導(dǎo)語：高職院校檔案信息化問題及解決方案一文來源于網(wǎng)友上傳，不代表本站觀點(diǎn)，若需要原創(chuàng)文章可咨詢客服老師，歡迎參考。

1前言

檔案管理模式正由傳統(tǒng)的手工管理轉(zhuǎn)變?yōu)榫C合應(yīng)用計(jì)算機(jī)技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的現(xiàn)代化管理。因而，加快高職院校檔案信息化建設(shè)步伐，有效整合利用檔案信息資源，滿足學(xué)校、社會對檔案信息資源的利用需求，已成為高職院校檔案事業(yè)發(fā)展的必然要求。

2高職院校檔案信息化建設(shè)的內(nèi)涵和意義

所謂檔案信息化，就是在國家檔案行政管理部門的統(tǒng)一規(guī)劃和組織下，在檔案管理活動中全面應(yīng)用現(xiàn)代信息技術(shù)，對檔案信息資源進(jìn)行處置、管理和為社會提供服務(wù)，加速實(shí)現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化的進(jìn)程［1］。在《全國檔案事業(yè)發(fā)展“十二五”規(guī)劃綱要》中，檔案信息化建設(shè)被列為“十二五”期間檔案事業(yè)發(fā)展八大主要任務(wù)之一。其內(nèi)容主要包括檔案信息化基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)、檔案信息資源建設(shè)、檔案管理應(yīng)用系統(tǒng)建設(shè)、檔案信息化標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范建設(shè)、檔案信息化人才隊(duì)伍建設(shè)、檔案信息安全保障體系建設(shè)［2］。高職院校在教學(xué)、科研以及管理等各項(xiàng)活動中都積累了豐富的檔案資料。隨著學(xué)校對檔案工作的重視以及檔案內(nèi)涵的不斷豐富，檔案的數(shù)量在急劇增加，使用的頻率也在不斷提高。同時，因計(jì)算機(jī)技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的快速普及，各種電子版的檔案也隨之越來越多。長期以來，學(xué)校的檔案管理模式多為手工方式，使得檔案管理工作效率低下，服務(wù)質(zhì)量不高，檔案信息化建設(shè)成為當(dāng)務(wù)之需。

3高職院校檔案信息化建設(shè)的現(xiàn)狀

3．1國外研究進(jìn)展

以美國為例，美國檔案管理機(jī)構(gòu)非常明顯地劃分為兩種類型:一種類型為聯(lián)邦級的檔案管理機(jī)構(gòu)，主要包括國家檔案館及其設(shè)置在各地的分館，構(gòu)成集中統(tǒng)一的管理體制;而另一種類型則為各地方政府、院校、企業(yè)、社會組織等自行設(shè)立的檔案管理機(jī)構(gòu)，它們形成了一種分散的、多元的、無中心的管理體制，彼此之間可以通過協(xié)會來溝通和協(xié)作。美國檔案管理的重要特點(diǎn)是檔案、圖書和資料的一體化管理模式，很多機(jī)構(gòu)的檔案管理在職能方面和圖書、資料管理都屬于統(tǒng)一的管理機(jī)構(gòu)，也就是圖書館，這在它們的高職院校中也是如此。在NARA的牽頭和組織下，美國建成了NAIL(檔案信息導(dǎo)航系統(tǒng))。NAIL是擁有全國各種檔案館藏信息的聯(lián)網(wǎng)可檢索數(shù)據(jù)庫。實(shí)現(xiàn)了全國數(shù)字資源的網(wǎng)上集成化查詢、檢索和利用，成為世界上第一個實(shí)現(xiàn)檔案信息網(wǎng)絡(luò)一體化的國家。除了國家級的大型工程外，還有許多專項(xiàng)工程:塔夫斯大學(xué)于1987年實(shí)施的Perseus(珀?duì)栃匏?工程;哥倫比亞、杜克和密西根大學(xué)合作實(shí)施的AdvancedPapyrologyInformationSystem(高級莎草紙信息系統(tǒng))工程等等。

3．2國內(nèi)高職院校檔案信息化現(xiàn)狀

筆者以江蘇為例，從以下幾個方面來說明高職院校檔案信息化建設(shè)的現(xiàn)狀。

3．2．1檔案信息化硬件設(shè)施建設(shè)開發(fā)情況

目前大多高職院校檔案室都有足夠的庫房面積，并且都配備有計(jì)算機(jī)、打印機(jī)、復(fù)印機(jī)以及掃描儀等電子設(shè)備，部分檔案室配備去濕機(jī)、光盤柜、底圖柜、消毒設(shè)備等設(shè)施。大多檔案室配有檔案柜，另有部分檔案室配有檔案密集架。部分檔案室使用了檔案管理軟件，但是錄入數(shù)據(jù)僅限于歸檔文件目錄，未著入全文數(shù)據(jù)庫，尚未開發(fā)與實(shí)物三維圖像、數(shù)碼照片、錄音、錄像等關(guān)聯(lián)信息。檔案辦公室電腦多與校園局域網(wǎng)聯(lián)接，但檔案管理系統(tǒng)沒有實(shí)現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)鏈接，檔案信息大多實(shí)行管理員單機(jī)查詢。歸檔的電子公文保存方式不規(guī)范，沒有按照檔案分類方案進(jìn)行，電子文件只存儲在計(jì)算機(jī)硬盤中。

3．2．2學(xué)校檔案管理機(jī)構(gòu)和人員情況

高職院校均設(shè)置綜合檔案室作為檔案管理機(jī)構(gòu)，隸屬學(xué)院(學(xué)校)辦公室、黨委辦公室等部門沒有獨(dú)立建制館(室)。50%的學(xué)校成立檔案工作委員會，負(fù)責(zé)領(lǐng)導(dǎo)學(xué)校的檔案工作。檔案室均配備1－2名及以上專職工作人員，75%的院校在二級機(jī)構(gòu)設(shè)置了兼職檔案員。專職檔案員文化程度:本科以下學(xué)歷占22．7%，本科生占27.3%，研究生占50%;具有檔案學(xué)專業(yè)學(xué)歷占31．8%，計(jì)算機(jī)專業(yè)占13．6%，其他專業(yè)占54．5%，年齡在35歲以下占45．5%，35－50歲占36．4%，50歲以上占18．2%，且女性居多，占91%。專職檔案管理員中非檔案管理專業(yè)居多，有部分是轉(zhuǎn)崗而來，缺乏扎實(shí)的專業(yè)知識技能。另一方面，兼職檔案員變換頻繁，檔案管理專業(yè)的培訓(xùn)較少，缺乏基本的知識技能。

3．2．3檔案的信息化收集和利用情況

由于高職院校辦學(xué)歷史相差較大，如蘇州農(nóng)業(yè)職業(yè)技術(shù)學(xué)院長達(dá)109年，而蘇州工藝美術(shù)職業(yè)技術(shù)學(xué)院建校僅17年，所以館藏檔案數(shù)量差別較大，有的上萬卷，有的只有1000多卷。檔案開放度與利用率情況更是差強(qiáng)人意，“以藏為主”、“重藏輕用”的現(xiàn)象十分突出。檔案資源一般只對本校的教職員工和學(xué)生開放，對社會開放較少，多數(shù)檔案室只提供檔案檢索目錄，不能提供全文檢索信息和聲像圖片檢索信息。學(xué)校少有專門的查檔室、檢索室和視聽室，如需查閱一般在辦公室進(jìn)行。檔案編研工作缺乏計(jì)劃和安排，一般只開展了一些如文件匯編、大事記等，但沒有形成常規(guī)化和程序化，而文獻(xiàn)出版、全宗介紹、檔案專題等編研工作鮮有開展，檔案資源的開放程度以及開發(fā)利用程度較低。

4高職院校檔案信息化建設(shè)中的問題分析

4．1檔案信息化建設(shè)觀念落后

目前部分高職院校領(lǐng)導(dǎo)及教職工，缺乏對學(xué)校檔案工作的足夠重視。檔案規(guī)章制度不健全，檔案工作人員不專業(yè)，管理方式比較落后，依然停留在立卷、歸檔、鑒定、保管等環(huán)節(jié)上，認(rèn)為只要不丟失、不損壞就行，缺乏檔案資源數(shù)字化、信息化管理觀念;認(rèn)為檔案工作是一項(xiàng)附帶工作，做好做壞無關(guān)緊要，不會對學(xué)校產(chǎn)生多大影響;認(rèn)為檔案信息化建設(shè)與自己毫無關(guān)系，是技術(shù)部門負(fù)責(zé)的工作。

4．2檔案信息化基礎(chǔ)設(shè)施薄弱

盡管高職院校目前具備一定的基礎(chǔ)設(shè)施，比如打印機(jī)、計(jì)算機(jī)以及掃描儀等，但目前這些檔案設(shè)施的配置還無法滿足信息化高速發(fā)展的需求。很少有高校會使用專門的檔案管理系統(tǒng)軟件，大部分都是運(yùn)用計(jì)算機(jī)對檔案進(jìn)行簡單管理。

4．3檔案信息化建設(shè)缺乏統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范

檔案管理工作規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化是指采用統(tǒng)一的規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)對文件檔案信息進(jìn)行存儲、交換以及共享，檔案信息化建設(shè)對檔案的數(shù)據(jù)格式、存儲形態(tài)、整理流程等方面的要求較高，而目前我國高職院校檔案管理缺乏完善的制度作為依據(jù)，檔案信息化建設(shè)隨意性較大，對于檔案文件的歸檔、整理方面還缺乏統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)作為參考。

4．4檔案工作隊(duì)伍綜合素質(zhì)有待提高

檔案信息化建設(shè)，對檔案工作人員的知識水平和技術(shù)水平有著較高要求，但由于檔案效益具有隱蔽性和滯后性，高職院校目前對檔案工作并不重視。首先，檔案信息化工作是一項(xiàng)要求細(xì)致的工作，各個環(huán)節(jié)都很繁瑣，要求檔案工作者能夠沉得下心、耐得住性子，專注以待。由于檔案室隸屬校辦，多數(shù)高職院校檔案工作人員不僅要完成檔案工作任務(wù)還要處理校辦的其他事務(wù)，專職不專，導(dǎo)致檔案工作得過且過，其他事務(wù)勉強(qiáng)應(yīng)付。檔案工作者的積極性不高，責(zé)任心缺乏，創(chuàng)新意識更是無從談起，嚴(yán)重制約學(xué)校檔案事業(yè)的發(fā)展。其次，擁有專業(yè)計(jì)算機(jī)知識以及專業(yè)檔案業(yè)務(wù)知識的復(fù)合型人才少之又少，這使得檔案信息化管理缺乏人才支撐。

5加強(qiáng)高職院校檔案信息化建設(shè)的對策

5．1樹立檔案信息化意識

檔案信息化建設(shè)是檔案滿足現(xiàn)代化需求的必然趨勢，包括檔案資源的開發(fā)利用、檔案管理制度的建立等多項(xiàng)內(nèi)容，檔案信息化建設(shè)水平能直接反映高職院?，F(xiàn)代化水平的高低。只有做好檔案信息化建設(shè)，才能促使高職院校多元化發(fā)展。要從根本上轉(zhuǎn)變觀念，強(qiáng)化檔案信息化管理觀念，運(yùn)用全新的理念來指導(dǎo)高職院校檔案信息化建設(shè)［3］。應(yīng)不斷的用現(xiàn)代化的方式來處理所遇到的問題，擺脫傳統(tǒng)的觀念，充分結(jié)合管理工作與重點(diǎn)工作，找出共性，將信息化建設(shè)工作落實(shí)到位。

5．2加強(qiáng)基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)

高職院校檔案室應(yīng)該根據(jù)學(xué)校自身的信息采集需求，配備專門的光盤刻錄機(jī)、計(jì)算機(jī)以及信息管理系統(tǒng)軟件等基礎(chǔ)設(shè)施，為了便于采集電子文件以及目錄數(shù)據(jù)，應(yīng)建立專門的電子檔案錄入的接收中心。檔案信息管理系統(tǒng)軟件除了要具備基本的管理功能，還應(yīng)該具備與其他數(shù)據(jù)庫共享數(shù)據(jù)的功能。

5．3加強(qiáng)檔案信息化標(biāo)準(zhǔn)體系建設(shè)

檔案管理需要遵循一定的程序，如檔案的收集、整理、歸檔以及利用等，都需要有合理的規(guī)范和標(biāo)準(zhǔn)作為支撐。對于電子檔案，應(yīng)該對其進(jìn)行集中式的管理，并在此基礎(chǔ)上建立一個實(shí)用性較強(qiáng)、大多數(shù)軟件均能接收的文件存儲及交換的格式標(biāo)準(zhǔn)，以此來確保校園內(nèi)檔案電子信息的資源共享。國家相關(guān)管理部門制定了一系列標(biāo)準(zhǔn)化管理規(guī)范及技術(shù)指導(dǎo)文件，如《電子文件歸檔與管理規(guī)范》、《磁性載體檔案管理與保護(hù)規(guī)范》等。高職院校應(yīng)嚴(yán)格執(zhí)行，并以此為依據(jù)科學(xué)制定適合本校實(shí)際情況的檔案信息化管理標(biāo)準(zhǔn)，確保所有檔案文件標(biāo)準(zhǔn)統(tǒng)一，保管和使用有序。

5．4加強(qiáng)人才隊(duì)伍的建設(shè)

一是要努力引進(jìn)和培養(yǎng)計(jì)算機(jī)專業(yè)人才，并加強(qiáng)培訓(xùn)他們的檔案業(yè)務(wù)知識，使其能更快適應(yīng)檔案信息化管理工作的需求。二是加強(qiáng)對已有檔案人員的業(yè)務(wù)技能培訓(xùn)，并將其納入技術(shù)考核體系中。應(yīng)充分利用繼續(xù)教育培訓(xùn)平臺，有針對性地對檔案人員的技能水平、知識水平展開培訓(xùn)，使其業(yè)務(wù)水平得到提高。在掌握計(jì)算機(jī)知識的同時，還具備檔案業(yè)務(wù)知識。只有培養(yǎng)出專業(yè)的復(fù)合型人才隊(duì)伍，才能使高職院校檔案信息化建設(shè)滿足現(xiàn)代信息化需求，使檔案管理工作向現(xiàn)代化、規(guī)范化方向邁進(jìn)。

6結(jié)語

總而言之，檔案信息化建設(shè)是順應(yīng)時展的必然趨勢，除了提高檔案管理效率，還提高了查詢檢索效率。所以高職院校檔案信息化建設(shè)勢在必行。要認(rèn)清形勢，不僅要制定規(guī)范可行的管理制度，還應(yīng)具備清晰明確的實(shí)施方案以及完善的基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)，只有這樣，才能穩(wěn)步高效地推進(jìn)高職院校檔案信息化建設(shè)。

作者:金榮蓉 王樹嫻 單位:南京鐵道職業(yè)技術(shù)學(xué)院

參考文獻(xiàn):

［2］國家檔案局中央檔案館關(guān)于印發(fā)《全國檔案信息化建設(shè)實(shí)施綱要》的通知檔發(fā)〔2002〕8號．

［3］童曉風(fēng)．對高?？萍紮n案數(shù)字化建設(shè)的思考［J］．檔案信息化，2013，(1):18～19．