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【摘要】中職學校會計檔案是指各學校在進行會計核算過程中接收或形成的，記錄和反映學校經(jīng)濟業(yè)務(wù)事項的、具有保存價值的文字、數(shù)據(jù)、圖表等各種形式的會計資料，是重要的史料和證據(jù)，是對學校業(yè)務(wù)進行分析、計劃、決策、監(jiān)督的重要依據(jù)。隨著中職學校的會計電算化的發(fā)展及會計信息化的逐步推進，只有通過運用現(xiàn)代信息技術(shù)對會計檔案信息資源進行科學收集、整理、保管和利用，使會計檔案信息化以方便查閱。為加快推進中職學校職業(yè)教育現(xiàn)代化的步伐，會計檔案信息化管理將成為中職學校發(fā)展的必然要求。

【關(guān)鍵詞】中職學校；會計檔案；信息化管理

1中職學校會計檔案信息化管理的必要性

中職學校會計檔案是指各學校在進行會計核算過程中接收或形成的，記錄和反映學校經(jīng)濟業(yè)務(wù)事項的、具有保存價值的文字、數(shù)據(jù)、圖表等各種形式的會計資料，是重要的史料和證據(jù)，是對學校業(yè)務(wù)進行分析、計劃、決策、監(jiān)督的重要依據(jù)。信息化下的會計檔案不僅包括傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案，而且還包括用計算機磁盤、硬盤、光盤存儲的會計數(shù)據(jù)和相應(yīng)的財務(wù)軟件系統(tǒng)。做好會計檔案管理工作，對準確掌握學校某時期的經(jīng)濟及財務(wù)活動有著重要的意義，是學?；A(chǔ)工作的重要組成部分，同時也是學校進行政策制定、財務(wù)規(guī)劃、預(yù)測經(jīng)費開支、實行有效管理和科學決策的重要信息來源和參考依據(jù)，對學校能否與時俱進、提升管理質(zhì)量起著一定的影響。隨著中職學校會計電算化的發(fā)展及會計信息化的逐步推進，信息化會計活動產(chǎn)生了信息化會計檔案?，F(xiàn)在中職學校會計檔案具有信息量大、時效性強、實時更新、查閱頻繁這一新的發(fā)展趨勢。這對當前的會計檔案管理方法是一種嚴峻的考驗，隨著國家經(jīng)濟工作的不斷發(fā)展，各種評估需要提供的會計資料、指標數(shù)據(jù)之間的劃分等越來越多，信息采集工作量日益增大。只有通過運用現(xiàn)代信息技術(shù)對會計檔案信息資源進行科學收集、整理、保管和利用，使會計檔案信息化以方便查閱，使中職學校的管理處于領(lǐng)先水平，才能加快推進中職學校職業(yè)教育現(xiàn)代化的步伐，走在職業(yè)教育的前列。

2中職學校會計檔案信息化管理存在的問題

2.1檔案數(shù)量多，查詢不便，管理水平落后

（1）目前很多中職學校的會計檔案管理仍主要停留于紙質(zhì)檔案管理，會計檔案有的一個月后才裝訂成冊。堆積如山的原始發(fā)票憑證，隨時有弄混淆、丟失的風險。每月在打印憑證及裝訂上都要耗去大量的人力物力，查賬時需要先在財務(wù)軟件系統(tǒng)中按年份查找到所需的憑證號，再到檔案室調(diào)取相關(guān)憑證資料并復印，極其不方便，大大影響工作效率。有的中職學校只重視會計業(yè)務(wù)，輕視會計檔案管理，沒有專職的會計檔案管理人員，未進行過會計檔案知識方面的培訓。學校檔案室里只存放有會計的紙質(zhì)檔案，信息化形成的電子會計資料檔案未歸檔管理，只由會計人員自行保管。有的檔案室管理只是物存放在檔案室，查詢調(diào)閱時沒有嚴格的登記手續(xù)。檔案室的硬件設(shè)施也未能跟上，相關(guān)防蟲害、防潮、防火、防盜措施不全。（2）在中職學校逐漸實現(xiàn)校園信息化建設(shè)的情況下，學校的有關(guān)學生學籍管理、教育教學資源等信息已基本上實現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)化管理，學校有關(guān)人員都可依據(jù)各自的權(quán)限在辦公網(wǎng)絡(luò)上實時取得資料并實現(xiàn)共享。但會計檔案信息卻依然停滯不前，僅局限在財務(wù)科，其他科室人員需要會計資料必須通過財務(wù)科查詢了解。財務(wù)人員有時要重復提供相關(guān)資料，至使騰不出時間和精力去做更多有價值的工作，從而制約了學校信息化建設(shè)的發(fā)展。（3）電子原始憑證數(shù)據(jù)采集和轉(zhuǎn)換無法完成，現(xiàn)有的會計軟件無法對銀行電子回單、電子繳稅單等各種電子原始憑證直接進行采集轉(zhuǎn)換，割斷了會計信息與原始業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)之間的聯(lián)系。

2.2會計檔案信息數(shù)據(jù)安全存在問題

在傳統(tǒng)的會計檔案保管中，經(jīng)濟業(yè)務(wù)都記錄在紙張上，所有的數(shù)據(jù)資料都是在會計憑證后附有原始發(fā)票及單據(jù)。裝訂成冊后并加蓋簽章。紙質(zhì)原件數(shù)據(jù)資料如果被修改就會留下痕跡。因此保留下來的會計檔案數(shù)據(jù)非法修改得到制止。但會計信息化條件下，存儲在計算機中的數(shù)據(jù)很容易被修改，甚至能不留下任何痕跡，對會計信息檔案復制竊取也更加容易且不易發(fā)現(xiàn)。若計算機硬盤突然損壞數(shù)據(jù)未備份也將很難得以恢復。隨著現(xiàn)代信息技術(shù)的發(fā)展應(yīng)用，計算機病毒感染、黑客入侵、間諜軟件等攻擊也對會計信息化檔案的安全造成威脅，數(shù)據(jù)的損失也將無法估量。

2.3會計檔案管理人員素質(zhì)有待提高

會計檔案為會計工作的重要環(huán)節(jié)，對于具體管理人員的專業(yè)性、技術(shù)性都有著十分嚴格的要求。長期以來，各中職學校只重視會計業(yè)務(wù)方面的繼續(xù)教育而忽視了與檔案管理、信息化建設(shè)相關(guān)聯(lián)的學習，使得會計人員專業(yè)水平素質(zhì)參差不齊，特別是精通現(xiàn)代信息化技術(shù)、又懂得與會計檔案信息化發(fā)展需求相結(jié)合利用使用的人才更是短缺。

3改進中職學校會計檔案信息化管理的思考

《福建省中等職業(yè)教育信息化建設(shè)推進計劃（2013-2017年）》的通知中提到，到2017年，全省中等職業(yè)學?；窘ǔ少Y源數(shù)字化、學習網(wǎng)絡(luò)化、辦公自動化、管理智能化和智慧型數(shù)字校園，中等職業(yè)教育信息化資源共建共享機制和高效的業(yè)務(wù)管理機制基本形成，現(xiàn)代信息技術(shù)與中等職業(yè)教育教學和管理深度融合，中等職業(yè)教育領(lǐng)域信息化應(yīng)用整體水平進入全國先進行列。隨著“互聯(lián)網(wǎng)+”、云計算、大數(shù)據(jù)等信息技術(shù)的發(fā)展，會計檔案也不例外。這也意味著會計檔案信息化管理是社會發(fā)展的需要，將成為中職學校發(fā)展的必然要求。

3.1改善會計檔案管理設(shè)備設(shè)施，實現(xiàn)會計檔案信息化

在國家政策的支持下，各中職學校都不同程度開展了信息化建設(shè)，如福建省僑興輕工學校就已基本上實現(xiàn)了校園網(wǎng)絡(luò)化的管理模式，學校通過OA辦公系統(tǒng)實現(xiàn)了會計的日常管理工作，如年度各科室預(yù)算安排、臨時用款計劃編制審批、出差申請、費用支出報銷、借款單、差旅費報銷等流程。流程報銷時都附有上傳的原始發(fā)票單據(jù)掃描件實行網(wǎng)絡(luò)現(xiàn)場辦公。會計人員和各分管領(lǐng)導可實時對流程進行審核及查詢。在此基礎(chǔ)上，會計在錄入記賬憑證時，在摘要中寫明該交易流水號，這樣就初步實現(xiàn)了電腦查詢原始憑證的功能。在“互聯(lián)網(wǎng)+”時代，新信息技術(shù)出現(xiàn)日漸普及，隨著越來越多電子原始憑證的出現(xiàn)，應(yīng)嘗試建立起原始憑證交換平臺，通過配備相適應(yīng)的現(xiàn)代化檔案管理設(shè)備設(shè)施及對網(wǎng)絡(luò)辦公軟件升級開發(fā)，促使網(wǎng)絡(luò)辦公系統(tǒng)與財務(wù)軟件系統(tǒng)相鏈接，通過網(wǎng)管接口進行常規(guī)經(jīng)濟業(yè)務(wù)的處理，驅(qū)動會計記賬自動讀取資料，完成常規(guī)經(jīng)濟業(yè)務(wù)的輸入。在財務(wù)軟件系統(tǒng)中的記賬憑證編制模塊下嵌入原始憑證掃描上傳功能，就可在財務(wù)軟件中實現(xiàn)會計檔案信息實時調(diào)閱的功能。同時在學校網(wǎng)絡(luò)辦公系統(tǒng)下建立起相適應(yīng)的會計檔案信息查詢功能模塊，對財務(wù)軟件中的數(shù)據(jù)進行鏈接，構(gòu)建起會計電子檔案明細賬，實現(xiàn)會計檔案信息化管理。在網(wǎng)絡(luò)辦公系統(tǒng)中可設(shè)置權(quán)限方便各科室相關(guān)人員直接進行業(yè)務(wù)需要查詢，做到個性調(diào)用，積極為教育教學、評估、審計等方面提供會計數(shù)據(jù)分析資料、規(guī)劃決策，以提高會計檔案的利用率，滿足不同利用者的需求，實現(xiàn)一定權(quán)限下的資源共享，提高會計檔案的資源利用率。

3.2加強保障會計檔案信息化系統(tǒng)的安全性

實現(xiàn)會計檔案信息化管理后，重點要解決會計檔案安全保密措施。為防止數(shù)據(jù)被篡改及泄密，要建立完善的內(nèi)部控制制度、電子檔案信息安全保障體系，嚴格權(quán)限分級、加強操作系統(tǒng)權(quán)限授權(quán)管理、密碼與口令卡控制、做好數(shù)據(jù)存儲備份，對傳輸、存檔的會計信息化檔案進行一定的加密措施。作為存放和處理會計信息化數(shù)據(jù)的計算機及服務(wù)器要有專人管理，除維護外，禁止外人操作財務(wù)用電腦。建立起網(wǎng)絡(luò)安全制度體系，注意數(shù)據(jù)庫的加密技術(shù)、加強網(wǎng)絡(luò)入侵防御系統(tǒng)、硬件設(shè)施的安全防范，防止非法入侵。會計檔案管理人員及時對檔案進行歸檔整理、儲存?zhèn)浞?。建立起會計電子資料備份管理制度，確保會計檔案資料的安全、完整和財務(wù)軟件系統(tǒng)的持續(xù)、穩(wěn)定運行。在此基礎(chǔ)上，也要做好紙質(zhì)檔案的存檔工作。

3.3培養(yǎng)會計檔案信息化管理人才

開展會計檔案信息化管理，人才是關(guān)鍵。會計檔案信息化管理對會計檔案管理人員提出了更高的要求，需要一批懂會計、有檔案管理學知識及計算機網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，又精通計算機操作技能的綜合型人才。為了提升中職學校會計檔案管理水平，可以通過各種途徑加強對初、中、高級會計檔案管理人員的培訓，增加檔案現(xiàn)代化、信息化等理論知識與技能，以提高其綜合業(yè)務(wù)能力。同時要求會計檔案管理人員在工作中要與時俱進，把所學的新知識應(yīng)用于工作中，有創(chuàng)新精神地參與工作，不斷提高會計檔案信息化管理工作效率和工作質(zhì)量。中職學校實施會計檔案信息化管理后，可以大大提高會計檔案的利用率，通過數(shù)據(jù)網(wǎng)絡(luò)平臺實現(xiàn)各個科室之間信息資源共享，提高會計檔案管理質(zhì)量，為學校管理者進行決策提供必要的參考。

作者:何玉杜 單位:福建省僑興輕工學校

參考文獻

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