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【摘要】中職學(xué)校會(huì)計(jì)檔案是指各學(xué)校在進(jìn)行會(huì)計(jì)核算過程中接收或形成的，記錄和反映學(xué)校經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)事項(xiàng)的、具有保存價(jià)值的文字、數(shù)據(jù)、圖表等各種形式的會(huì)計(jì)資料，是重要的史料和證據(jù)，是對(duì)學(xué)校業(yè)務(wù)進(jìn)行分析、計(jì)劃、決策、監(jiān)督的重要依據(jù)。隨著中職學(xué)校的會(huì)計(jì)電算化的發(fā)展及會(huì)計(jì)信息化的逐步推進(jìn)，只有通過運(yùn)用現(xiàn)代信息技術(shù)對(duì)會(huì)計(jì)檔案信息資源進(jìn)行科學(xué)收集、整理、保管和利用，使會(huì)計(jì)檔案信息化以方便查閱。為加快推進(jìn)中職學(xué)校職業(yè)教育現(xiàn)代化的步伐，會(huì)計(jì)檔案信息化管理將成為中職學(xué)校發(fā)展的必然要求。

【關(guān)鍵詞】中職學(xué)校；會(huì)計(jì)檔案；信息化管理

1中職學(xué)校會(huì)計(jì)檔案信息化管理的必要性

中職學(xué)校會(huì)計(jì)檔案是指各學(xué)校在進(jìn)行會(huì)計(jì)核算過程中接收或形成的，記錄和反映學(xué)校經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)事項(xiàng)的、具有保存價(jià)值的文字、數(shù)據(jù)、圖表等各種形式的會(huì)計(jì)資料，是重要的史料和證據(jù)，是對(duì)學(xué)校業(yè)務(wù)進(jìn)行分析、計(jì)劃、決策、監(jiān)督的重要依據(jù)。信息化下的會(huì)計(jì)檔案不僅包括傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案，而且還包括用計(jì)算機(jī)磁盤、硬盤、光盤存儲(chǔ)的會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)和相應(yīng)的財(cái)務(wù)軟件系統(tǒng)。做好會(huì)計(jì)檔案管理工作，對(duì)準(zhǔn)確掌握學(xué)校某時(shí)期的經(jīng)濟(jì)及財(cái)務(wù)活動(dòng)有著重要的意義，是學(xué)校基礎(chǔ)工作的重要組成部分，同時(shí)也是學(xué)校進(jìn)行政策制定、財(cái)務(wù)規(guī)劃、預(yù)測(cè)經(jīng)費(fèi)開支、實(shí)行有效管理和科學(xué)決策的重要信息來源和參考依據(jù)，對(duì)學(xué)校能否與時(shí)俱進(jìn)、提升管理質(zhì)量起著一定的影響。隨著中職學(xué)校會(huì)計(jì)電算化的發(fā)展及會(huì)計(jì)信息化的逐步推進(jìn)，信息化會(huì)計(jì)活動(dòng)產(chǎn)生了信息化會(huì)計(jì)檔案?，F(xiàn)在中職學(xué)校會(huì)計(jì)檔案具有信息量大、時(shí)效性強(qiáng)、實(shí)時(shí)更新、查閱頻繁這一新的發(fā)展趨勢(shì)。這對(duì)當(dāng)前的會(huì)計(jì)檔案管理方法是一種嚴(yán)峻的考驗(yàn)，隨著國家經(jīng)濟(jì)工作的不斷發(fā)展，各種評(píng)估需要提供的會(huì)計(jì)資料、指標(biāo)數(shù)據(jù)之間的劃分等越來越多，信息采集工作量日益增大。只有通過運(yùn)用現(xiàn)代信息技術(shù)對(duì)會(huì)計(jì)檔案信息資源進(jìn)行科學(xué)收集、整理、保管和利用，使會(huì)計(jì)檔案信息化以方便查閱，使中職學(xué)校的管理處于領(lǐng)先水平，才能加快推進(jìn)中職學(xué)校職業(yè)教育現(xiàn)代化的步伐，走在職業(yè)教育的前列。

2中職學(xué)校會(huì)計(jì)檔案信息化管理存在的問題

2.1檔案數(shù)量多，查詢不便，管理水平落后

（1）目前很多中職學(xué)校的會(huì)計(jì)檔案管理仍主要停留于紙質(zhì)檔案管理，會(huì)計(jì)檔案有的一個(gè)月后才裝訂成冊(cè)。堆積如山的原始發(fā)票憑證，隨時(shí)有弄混淆、丟失的風(fēng)險(xiǎn)。每月在打印憑證及裝訂上都要耗去大量的人力物力，查賬時(shí)需要先在財(cái)務(wù)軟件系統(tǒng)中按年份查找到所需的憑證號(hào)，再到檔案室調(diào)取相關(guān)憑證資料并復(fù)印，極其不方便，大大影響工作效率。有的中職學(xué)校只重視會(huì)計(jì)業(yè)務(wù)，輕視會(huì)計(jì)檔案管理，沒有專職的會(huì)計(jì)檔案管理人員，未進(jìn)行過會(huì)計(jì)檔案知識(shí)方面的培訓(xùn)。學(xué)校檔案室里只存放有會(huì)計(jì)的紙質(zhì)檔案，信息化形成的電子會(huì)計(jì)資料檔案未歸檔管理，只由會(huì)計(jì)人員自行保管。有的檔案室管理只是物存放在檔案室，查詢調(diào)閱時(shí)沒有嚴(yán)格的登記手續(xù)。檔案室的硬件設(shè)施也未能跟上，相關(guān)防蟲害、防潮、防火、防盜措施不全。（2）在中職學(xué)校逐漸實(shí)現(xiàn)校園信息化建設(shè)的情況下，學(xué)校的有關(guān)學(xué)生學(xué)籍管理、教育教學(xué)資源等信息已基本上實(shí)現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)化管理，學(xué)校有關(guān)人員都可依據(jù)各自的權(quán)限在辦公網(wǎng)絡(luò)上實(shí)時(shí)取得資料并實(shí)現(xiàn)共享。但會(huì)計(jì)檔案信息卻依然停滯不前，僅局限在財(cái)務(wù)科，其他科室人員需要會(huì)計(jì)資料必須通過財(cái)務(wù)科查詢了解。財(cái)務(wù)人員有時(shí)要重復(fù)提供相關(guān)資料，至使騰不出時(shí)間和精力去做更多有價(jià)值的工作，從而制約了學(xué)校信息化建設(shè)的發(fā)展。（3）電子原始憑證數(shù)據(jù)采集和轉(zhuǎn)換無法完成，現(xiàn)有的會(huì)計(jì)軟件無法對(duì)銀行電子回單、電子繳稅單等各種電子原始憑證直接進(jìn)行采集轉(zhuǎn)換，割斷了會(huì)計(jì)信息與原始業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)之間的聯(lián)系。

2.2會(huì)計(jì)檔案信息數(shù)據(jù)安全存在問題

在傳統(tǒng)的會(huì)計(jì)檔案保管中，經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)都記錄在紙張上，所有的數(shù)據(jù)資料都是在會(huì)計(jì)憑證后附有原始發(fā)票及單據(jù)。裝訂成冊(cè)后并加蓋簽章。紙質(zhì)原件數(shù)據(jù)資料如果被修改就會(huì)留下痕跡。因此保留下來的會(huì)計(jì)檔案數(shù)據(jù)非法修改得到制止。但會(huì)計(jì)信息化條件下，存儲(chǔ)在計(jì)算機(jī)中的數(shù)據(jù)很容易被修改，甚至能不留下任何痕跡，對(duì)會(huì)計(jì)信息檔案復(fù)制竊取也更加容易且不易發(fā)現(xiàn)。若計(jì)算機(jī)硬盤突然損壞數(shù)據(jù)未備份也將很難得以恢復(fù)。隨著現(xiàn)代信息技術(shù)的發(fā)展應(yīng)用，計(jì)算機(jī)病毒感染、黑客入侵、間諜軟件等攻擊也對(duì)會(huì)計(jì)信息化檔案的安全造成威脅，數(shù)據(jù)的損失也將無法估量。

2.3會(huì)計(jì)檔案管理人員素質(zhì)有待提高

會(huì)計(jì)檔案為會(huì)計(jì)工作的重要環(huán)節(jié)，對(duì)于具體管理人員的專業(yè)性、技術(shù)性都有著十分嚴(yán)格的要求。長(zhǎng)期以來，各中職學(xué)校只重視會(huì)計(jì)業(yè)務(wù)方面的繼續(xù)教育而忽視了與檔案管理、信息化建設(shè)相關(guān)聯(lián)的學(xué)習(xí)，使得會(huì)計(jì)人員專業(yè)水平素質(zhì)參差不齊，特別是精通現(xiàn)代信息化技術(shù)、又懂得與會(huì)計(jì)檔案信息化發(fā)展需求相結(jié)合利用使用的人才更是短缺。

3改進(jìn)中職學(xué)校會(huì)計(jì)檔案信息化管理的思考

《福建省中等職業(yè)教育信息化建設(shè)推進(jìn)計(jì)劃（2013-2017年）》的通知中提到，到2017年，全省中等職業(yè)學(xué)?；窘ǔ少Y源數(shù)字化、學(xué)習(xí)網(wǎng)絡(luò)化、辦公自動(dòng)化、管理智能化和智慧型數(shù)字校園，中等職業(yè)教育信息化資源共建共享機(jī)制和高效的業(yè)務(wù)管理機(jī)制基本形成，現(xiàn)代信息技術(shù)與中等職業(yè)教育教學(xué)和管理深度融合，中等職業(yè)教育領(lǐng)域信息化應(yīng)用整體水平進(jìn)入全國先進(jìn)行列。隨著“互聯(lián)網(wǎng)+”、云計(jì)算、大數(shù)據(jù)等信息技術(shù)的發(fā)展，會(huì)計(jì)檔案也不例外。這也意味著會(huì)計(jì)檔案信息化管理是社會(huì)發(fā)展的需要，將成為中職學(xué)校發(fā)展的必然要求。

3.1改善會(huì)計(jì)檔案管理設(shè)備設(shè)施，實(shí)現(xiàn)會(huì)計(jì)檔案信息化

在國家政策的支持下，各中職學(xué)校都不同程度開展了信息化建設(shè)，如福建省僑興輕工學(xué)校就已基本上實(shí)現(xiàn)了校園網(wǎng)絡(luò)化的管理模式，學(xué)校通過OA辦公系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)了會(huì)計(jì)的日常管理工作，如年度各科室預(yù)算安排、臨時(shí)用款計(jì)劃編制審批、出差申請(qǐng)、費(fèi)用支出報(bào)銷、借款單、差旅費(fèi)報(bào)銷等流程。流程報(bào)銷時(shí)都附有上傳的原始發(fā)票單據(jù)掃描件實(shí)行網(wǎng)絡(luò)現(xiàn)場(chǎng)辦公。會(huì)計(jì)人員和各分管領(lǐng)導(dǎo)可實(shí)時(shí)對(duì)流程進(jìn)行審核及查詢。在此基礎(chǔ)上，會(huì)計(jì)在錄入記賬憑證時(shí)，在摘要中寫明該交易流水號(hào)，這樣就初步實(shí)現(xiàn)了電腦查詢?cè)紤{證的功能。在“互聯(lián)網(wǎng)+”時(shí)代，新信息技術(shù)出現(xiàn)日漸普及，隨著越來越多電子原始憑證的出現(xiàn)，應(yīng)嘗試建立起原始憑證交換平臺(tái)，通過配備相適應(yīng)的現(xiàn)代化檔案管理設(shè)備設(shè)施及對(duì)網(wǎng)絡(luò)辦公軟件升級(jí)開發(fā)，促使網(wǎng)絡(luò)辦公系統(tǒng)與財(cái)務(wù)軟件系統(tǒng)相鏈接，通過網(wǎng)管接口進(jìn)行常規(guī)經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的處理，驅(qū)動(dòng)會(huì)計(jì)記賬自動(dòng)讀取資料，完成常規(guī)經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的輸入。在財(cái)務(wù)軟件系統(tǒng)中的記賬憑證編制模塊下嵌入原始憑證掃描上傳功能，就可在財(cái)務(wù)軟件中實(shí)現(xiàn)會(huì)計(jì)檔案信息實(shí)時(shí)調(diào)閱的功能。同時(shí)在學(xué)校網(wǎng)絡(luò)辦公系統(tǒng)下建立起相適應(yīng)的會(huì)計(jì)檔案信息查詢功能模塊，對(duì)財(cái)務(wù)軟件中的數(shù)據(jù)進(jìn)行鏈接，構(gòu)建起會(huì)計(jì)電子檔案明細(xì)賬，實(shí)現(xiàn)會(huì)計(jì)檔案信息化管理。在網(wǎng)絡(luò)辦公系統(tǒng)中可設(shè)置權(quán)限方便各科室相關(guān)人員直接進(jìn)行業(yè)務(wù)需要查詢，做到個(gè)性調(diào)用，積極為教育教學(xué)、評(píng)估、審計(jì)等方面提供會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)分析資料、規(guī)劃決策，以提高會(huì)計(jì)檔案的利用率，滿足不同利用者的需求，實(shí)現(xiàn)一定權(quán)限下的資源共享，提高會(huì)計(jì)檔案的資源利用率。

3.2加強(qiáng)保障會(huì)計(jì)檔案信息化系統(tǒng)的安全性

實(shí)現(xiàn)會(huì)計(jì)檔案信息化管理后，重點(diǎn)要解決會(huì)計(jì)檔案安全保密措施。為防止數(shù)據(jù)被篡改及泄密，要建立完善的內(nèi)部控制制度、電子檔案信息安全保障體系，嚴(yán)格權(quán)限分級(jí)、加強(qiáng)操作系統(tǒng)權(quán)限授權(quán)管理、密碼與口令卡控制、做好數(shù)據(jù)存儲(chǔ)備份，對(duì)傳輸、存檔的會(huì)計(jì)信息化檔案進(jìn)行一定的加密措施。作為存放和處理會(huì)計(jì)信息化數(shù)據(jù)的計(jì)算機(jī)及服務(wù)器要有專人管理，除維護(hù)外，禁止外人操作財(cái)務(wù)用電腦。建立起網(wǎng)絡(luò)安全制度體系，注意數(shù)據(jù)庫的加密技術(shù)、加強(qiáng)網(wǎng)絡(luò)入侵防御系統(tǒng)、硬件設(shè)施的安全防范，防止非法入侵。會(huì)計(jì)檔案管理人員及時(shí)對(duì)檔案進(jìn)行歸檔整理、儲(chǔ)存?zhèn)浞荨＝⑵饡?huì)計(jì)電子資料備份管理制度，確保會(huì)計(jì)檔案資料的安全、完整和財(cái)務(wù)軟件系統(tǒng)的持續(xù)、穩(wěn)定運(yùn)行。在此基礎(chǔ)上，也要做好紙質(zhì)檔案的存檔工作。

3.3培養(yǎng)會(huì)計(jì)檔案信息化管理人才

開展會(huì)計(jì)檔案信息化管理，人才是關(guān)鍵。會(huì)計(jì)檔案信息化管理對(duì)會(huì)計(jì)檔案管理人員提出了更高的要求，需要一批懂會(huì)計(jì)、有檔案管理學(xué)知識(shí)及計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，又精通計(jì)算機(jī)操作技能的綜合型人才。為了提升中職學(xué)校會(huì)計(jì)檔案管理水平，可以通過各種途徑加強(qiáng)對(duì)初、中、高級(jí)會(huì)計(jì)檔案管理人員的培訓(xùn)，增加檔案現(xiàn)代化、信息化等理論知識(shí)與技能，以提高其綜合業(yè)務(wù)能力。同時(shí)要求會(huì)計(jì)檔案管理人員在工作中要與時(shí)俱進(jìn)，把所學(xué)的新知識(shí)應(yīng)用于工作中，有創(chuàng)新精神地參與工作，不斷提高會(huì)計(jì)檔案信息化管理工作效率和工作質(zhì)量。中職學(xué)校實(shí)施會(huì)計(jì)檔案信息化管理后，可以大大提高會(huì)計(jì)檔案的利用率，通過數(shù)據(jù)網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)實(shí)現(xiàn)各個(gè)科室之間信息資源共享，提高會(huì)計(jì)檔案管理質(zhì)量，為學(xué)校管理者進(jìn)行決策提供必要的參考。

作者:何玉杜 單位:福建省僑興輕工學(xué)校

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