導(dǎo)語：淺談檔案信息化軟環(huán)境的發(fā)展?fàn)顩r一文來源于網(wǎng)友上傳，不代表本站觀點(diǎn)，若需要原創(chuàng)文章可咨詢客服老師，歡迎參考。

摘要：文章對(duì)信息化軟環(huán)境作了解釋、闡述了信息化軟環(huán)境發(fā)展現(xiàn)狀。筆者主要以“廣東省東莞市檔案館”為例，描述了信息化軟環(huán)境發(fā)展?fàn)顩r和存在的問題，對(duì)此提出了相應(yīng)的對(duì)策。

關(guān)鍵詞：檔案信息化；信息化；軟環(huán)境；東莞市；檔案館

一、檔案信息化軟環(huán)境的定義及現(xiàn)狀

就檔案信息化環(huán)境而言，通常分為兩種形式：其一為檔案信息化硬環(huán)境，即包括一些基礎(chǔ)設(shè)施和應(yīng)用系統(tǒng)；其二為檔案信息化軟環(huán)境，主要指信息資源、標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范、人才隊(duì)伍等。具體地，檔案信息化的軟環(huán)境建設(shè),是指包括檔案信息化中的觀念更新、管理規(guī)范、數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)、技術(shù)規(guī)范、相關(guān)法律法規(guī)體系建設(shè)、人才隊(duì)伍建設(shè)等[1]30。檔案信息化建設(shè)中，信息化猶如交通在高速公路建設(shè)中的位置一樣對(duì)整個(gè)檔案事業(yè)的發(fā)展起著舉足輕重的作用。首先為檔案信息化提供一個(gè)良好的環(huán)境，要從信息化硬環(huán)境和軟環(huán)境兩方面著手。把基礎(chǔ)設(shè)施、應(yīng)用系統(tǒng)、信息資源歸為檔案信息化硬環(huán)境，標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范和人才隊(duì)伍歸為檔案信息化軟環(huán)境。其次要明確這五方面的內(nèi)容及分別在檔案信息化建設(shè)中的作用。軟硬件基礎(chǔ)設(shè)施是信息化建設(shè)不可缺少的條件，檔案信息網(wǎng)絡(luò)是其核心；如今檔案信息化建設(shè)主要是針對(duì)電子檔案而言，那么應(yīng)用系統(tǒng)維持著檔案信息的開發(fā)和利用，在檔案網(wǎng)絡(luò)信息建設(shè)中將其作為重要的技術(shù)保障；檔案工作本身就具有一定的政治性，許多檔案信息會(huì)涉及國(guó)家政治經(jīng)濟(jì)和發(fā)展戰(zhàn)略，開發(fā)利用好信息資源建設(shè)也是檔案信息化取得成效的關(guān)鍵；以上硬件設(shè)施基本健全，但是缺乏一定的社會(huì)影響力。因此，筆者認(rèn)為要從軟環(huán)境著手加大宣傳力度，提高人們的檔案意識(shí)。目前，公眾及檔案工作人員對(duì)檔案的印象只是停留在紙質(zhì)檔案，認(rèn)為檔案館的職能僅僅是保存檔案，缺乏開發(fā)利用的思想。檔案室或者檔案館保存著大量冗余的檔案。造成這一現(xiàn)象部分原因在于檔案管理部門缺乏應(yīng)有的建設(shè)理念與服務(wù)意識(shí)，因此，改變傳統(tǒng)“重管輕用、重建輕用”的建設(shè)思路，認(rèn)真定位檔案信息化建設(shè)的功能，堅(jiān)持“檔案重在利用”的建設(shè)思路，真正發(fā)揮檔案的社會(huì)服務(wù)功能。對(duì)此，筆者就“廣東省東莞市檔案館”作了分析并提出了一些建議。

二、廣東省東莞市檔案信息化軟環(huán)境的發(fā)展?fàn)顩r

廣東省東莞市檔案館為了加大檔案宣傳力度，提高公眾的檔案意識(shí)，開發(fā)了自己專門的門戶網(wǎng)站，其中包括政務(wù)網(wǎng)，主要針對(duì)的是檔案業(yè)務(wù)。以政府部門為服務(wù)對(duì)象，提供了檔案在線移交平臺(tái)，各單位可以通過此平臺(tái)直接在網(wǎng)上提交電子檔案。用戶還可以在網(wǎng)上采集所需要的檔案信息，但是在采集之前需要注冊(cè)自己的賬戶和密碼才可以訪問網(wǎng)站。檔案工作人員還會(huì)向政府專網(wǎng)用戶提供檔案信息服務(wù)和業(yè)務(wù)指導(dǎo)。廣東省東莞市檔案館建立的政府專網(wǎng)是面向全市200余家立檔單位，在檔案之間、檔案館和機(jī)關(guān)檔案室之間建立一個(gè)互聯(lián)互通的檔案信息共享平臺(tái)。而且在保證網(wǎng)絡(luò)、數(shù)據(jù)和用戶得到管理和維護(hù)的安全環(huán)境下提供檔案管理和利用服務(wù)。該網(wǎng)站的主要特點(diǎn)是人數(shù)多、用戶訪問量較大、數(shù)據(jù)量也較大，系統(tǒng)穩(wěn)定性和數(shù)據(jù)安全性要求較高，必須提供永久性數(shù)據(jù)存儲(chǔ)與管理。因此，在檔案信息化建設(shè)中，硬件設(shè)備的配置必須與其特點(diǎn)相適應(yīng)。廣東省東莞市檔案館針對(duì)不同的對(duì)象提供不同的信息共享平臺(tái)。為了方便大眾利用檔案，還開發(fā)了支持大眾服務(wù)的檔案公眾網(wǎng)。提供了以社會(huì)大眾為服務(wù)對(duì)象通用服務(wù)。通過該網(wǎng)絡(luò)向大眾媒體提供多種形式的檔案資料查詢、瀏覽服務(wù)，如文字資料、語音資料、視頻資料等，還可以提供虛擬現(xiàn)實(shí)場(chǎng)景等特殊服務(wù)。公眾可以通過多種方式采集信息，對(duì)自己所需的信息進(jìn)行篩選和處理。另外，現(xiàn)在人們流行修訂家譜，檔案館對(duì)其還設(shè)立了網(wǎng)上家庭檔案館，類似于歐洲的私人檔案館，可以向互聯(lián)網(wǎng)用戶提供檔案服務(wù)和信息服務(wù)。不僅如此，檔案館還會(huì)針對(duì)一些中小企業(yè)開展檔案服務(wù)，完善各企業(yè)檔案部門的檔案，進(jìn)一步促進(jìn)企業(yè)的發(fā)展，提供企業(yè)經(jīng)濟(jì)效益。廣東省東莞市檔案館開發(fā)的廣東省東莞市檔案網(wǎng)是“基于互聯(lián)網(wǎng)的廣東省東莞市檔案信息資源社會(huì)共享平臺(tái)”[2]44,打造了國(guó)內(nèi)檔案行業(yè)的第一個(gè)檔案共享平臺(tái)，以檔案資源展示了利用為中心，資源類型豐富：文件級(jí)的案卷有868,912件、案卷級(jí)的有789,814件、全文級(jí)的有27,877件、珍品檔案有15件、今日檔案有453件、企業(yè)檔案有21件、采集的信息有8097件、檔案百科有300件[3]49。對(duì)各種類型的檔案通過多種服務(wù)手段、多種展示方式對(duì)公眾進(jìn)行全方位、立體式的檔案展示與傳播，從而進(jìn)一步拓寬了百姓對(duì)檔案的利用需求，加快了信息共享。綜上所述，可見檔案館在硬件基礎(chǔ)設(shè)施上投入了大量的資金和人力。筆者認(rèn)為，檔案館并未達(dá)到最終的目的。它的最終目的還是為公眾提供檔案，提高人們的檔案意識(shí)，固然廣東省東莞市檔案館是全國(guó)第一個(gè)設(shè)立信息化共享平臺(tái)，只是在技術(shù)和設(shè)備上的信息化，檔案意識(shí)的信息化還有待進(jìn)一步改進(jìn)和完善。

三、廣東省東莞市檔案信息化軟環(huán)境存在的問題

廣東省東莞市檔案館由于受資金、技術(shù)、人力等各方面條件的限制，檔案信息化工作不可能一蹴而就，但目前，各檔案管理部門的檔案信息化建設(shè)目的不明確，不重視信息化檔案建設(shè)的社會(huì)效益和經(jīng)濟(jì)效益，不能夠認(rèn)真定位信息化檔案的功能，沒有清晰的建設(shè)規(guī)劃思路，使得信息化檔案建設(shè)過程中出現(xiàn)了急功近利、全部信息化等現(xiàn)象，導(dǎo)致檔案信息化成了空中樓閣，難以滿足社會(huì)公眾需求。目前，各檔案管理部門都在積極建設(shè)信息化檔案，甚至不惜重金建設(shè)信息化檔案館，但信息化檔案依然缺少社會(huì)影響力，部分原因在于我們的檔案管理部門缺少應(yīng)有的服務(wù)意識(shí)，對(duì)檔案管理工作“重管輕用、重建輕用”，使檔案走不出檔案館這個(gè)門檻，在用戶與檔案管理部門之間存在著信息不暢通的問題。更由于檔案管理缺乏服務(wù)意識(shí)，導(dǎo)致檔案管理部門對(duì)檔案宣傳工作做得很少，甚至沒有，這就造成了社會(huì)信息閉塞問題，公眾對(duì)各部門信息化檔案了解知之甚少，難以激起對(duì)信息化檔案應(yīng)用的興趣與熱情。也是由于缺少檔案管理服務(wù)意識(shí)，我們的信息化檔案建設(shè)工作更加缺少監(jiān)督，建設(shè)的好與壞、健全與否、合理與否；用戶利用率是否達(dá)標(biāo)；是否有社會(huì)效益與經(jīng)濟(jì)效益產(chǎn)生，這些問題由于缺少應(yīng)有的監(jiān)督機(jī)制，檔案管理部門既成了檔案管理工作的政策制定者、執(zhí)行者，也成了管理工作的檢驗(yàn)者，使得檔案管理工作缺少了制度激勵(lì)，因此，引入第三方信息監(jiān)理方加以制衡，有利于信息化檔案管理工作的推進(jìn)。對(duì)許多檔案館而言，信息化檔案建設(shè)仍然是一個(gè)新命題，各館對(duì)信息化建設(shè)缺乏正確的認(rèn)識(shí)。實(shí)際上各館中都存在許多內(nèi)容陳舊、利用率低的檔案，將這部分檔案信息化沒有現(xiàn)實(shí)意義，一方面，浪費(fèi)了本就有限的人力物力，分散了開展檔案信息資源其他方面工作的精力；另一方面，造成了不必要的存儲(chǔ)壓力，增加了基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)負(fù)擔(dān)。這導(dǎo)致檔案館在管理檔案過程中顯得捉襟見肘，應(yīng)顧不暇。目前，我國(guó)檔案信息化質(zhì)量不高，主要原因之一在于缺少統(tǒng)一的建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)。就廣東省東莞市檔案網(wǎng)站建設(shè)來說，在網(wǎng)站設(shè)計(jì)、建設(shè)、運(yùn)行、維護(hù)過程中，由于缺少統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)，網(wǎng)站的主頁設(shè)計(jì)結(jié)構(gòu)呆板、單一，缺乏美學(xué)理念，圖片、文字、色彩等隨意組合，并無協(xié)調(diào)美感。欄目設(shè)置也過于簡(jiǎn)單，欄目名稱呆板，缺乏趣味性與親和力。其次，由于缺乏統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)，檔案管理部門大多各自為政，缺乏溝通。目前有大量館藏信息資源無法適應(yīng)跨系統(tǒng)，跨平臺(tái)的網(wǎng)絡(luò)化應(yīng)用需求，使信息資源開發(fā)出現(xiàn)各自為政、無法連通的現(xiàn)象。在大數(shù)據(jù)環(huán)境下，檔案信息不斷地向公眾開放。信息化發(fā)展的過程中，保護(hù)權(quán)利人的隱私變得尤為重要。廣東省東莞市檔案館為檔案事業(yè)的發(fā)展?fàn)I造良好的社會(huì)氛圍，推動(dòng)檔案信息化進(jìn)程，充分發(fā)揮檔案信息的社會(huì)價(jià)值。但在信息化過程中，由于《檔案法》對(duì)個(gè)人信息安全問題及個(gè)人隱私權(quán)問題缺少明確規(guī)定，而在信息收集與保存、傳輸、利用過程中，都會(huì)涉及個(gè)人信息隱私安全問題，所以為了安全起見，加強(qiáng)個(gè)人信息安全法制法規(guī)約束，有利于檔案信息化的推進(jìn)。如浙江省檔案局和浙江省保密局聯(lián)合下發(fā)《關(guān)于加強(qiáng)涉密檔案登記備份和信息化管理的通知》[4]7，就為規(guī)范本省檔案信息化建設(shè)提供了制度保障，這對(duì)我們加強(qiáng)個(gè)人信息安全法制建設(shè)有借鑒意義。由此可鑒，廣東省東莞市檔案館在信息化的進(jìn)程中還存在著很多問題，筆者給出了一些意見可供參考。

四、完善檔案信息化軟環(huán)境建設(shè)的建議

給公眾提供優(yōu)質(zhì)的檔案信息資源服務(wù)，使檔案使用者可以隨時(shí)隨地地查詢、利用檔案信息資源，能夠滿足社會(huì)的基本需要，這是檔案的共享服務(wù)功能和交流傳播功能所提出的要求。檔案信息化建設(shè)必須重視社會(huì)效益與經(jīng)濟(jì)效益的并重，在檔案信息化過程中，可以將信息化檔案分門別類進(jìn)行信息化，例如可以偏重民生檔案、地名檔案等公眾感興趣的檔案，而對(duì)在實(shí)際中無借鑒意義又重要性不高的檔案不予信息化，這既可節(jié)省成本，又能提升信息化檔案的社會(huì)價(jià)值，推動(dòng)信息化檔案的利用。而這需要我們建立完善的測(cè)評(píng)指標(biāo)。在推廣信息化檔案上，目前檔案管理部門缺少主動(dòng)精神，這將導(dǎo)致“坐以待斃”的后果。所以積極行動(dòng)，創(chuàng)新機(jī)制，將信息化檔案成果推向社會(huì)，積極吸引社會(huì)人員參與檔案建設(shè)，擴(kuò)大檔案工作的社會(huì)影響力，提高社會(huì)公眾對(duì)檔案部門的滿意度與認(rèn)可度。因此，檔案管理部門要積極探索創(chuàng)新，在加強(qiáng)檔案工作業(yè)務(wù)建設(shè)的同時(shí)，不斷擴(kuò)展檔案工作的社會(huì)職能，提升文化含量，強(qiáng)化育人功能,實(shí)現(xiàn)檔案服務(wù)社會(huì)的目的。譬如可開發(fā)建設(shè)檔案信息博物館這一檔案文化產(chǎn)品創(chuàng)新平臺(tái)，這對(duì)宣傳檔案信息化成果，擴(kuò)大檔案工作社會(huì)影響力，增強(qiáng)社會(huì)檔案意識(shí)必有重要意義。檔案主管部門要編制統(tǒng)一信息化標(biāo)準(zhǔn)，嚴(yán)格各項(xiàng)信息化涉及事項(xiàng)的標(biāo)準(zhǔn)，如檔案信息化的范圍，檔案網(wǎng)站建設(shè)的標(biāo)準(zhǔn)，歸檔文件的格式，元數(shù)據(jù)建設(shè)、全文數(shù)據(jù)庫建設(shè)的標(biāo)準(zhǔn)，硬件設(shè)施建設(shè)的標(biāo)準(zhǔn)等，規(guī)范這些標(biāo)準(zhǔn)，也是對(duì)檔案信息化技術(shù)創(chuàng)新提升打造了一個(gè)支撐平臺(tái)。其次，檔案信息化的最終目的是實(shí)現(xiàn)信息資源的共享，對(duì)于跨區(qū)域的信息調(diào)閱，檔案主管部門也要有意識(shí)地去建設(shè)，不能各自為政，缺乏溝通，應(yīng)在全國(guó)檔案協(xié)會(huì)等大型組織的支持下，統(tǒng)一意見，在相互理解的基礎(chǔ)上實(shí)現(xiàn)進(jìn)一步的信息化建設(shè)的標(biāo)準(zhǔn)統(tǒng)一，為將來實(shí)現(xiàn)全國(guó)范圍內(nèi)的跨系統(tǒng)，跨平臺(tái)的網(wǎng)絡(luò)化應(yīng)用做好準(zhǔn)備。檔案信息化建設(shè)是檔案事業(yè)發(fā)展的方向與趨勢(shì)，是適應(yīng)大數(shù)據(jù)環(huán)境下的重要舉措。努力保持信息化硬環(huán)境的技術(shù)支撐，合理地改進(jìn)和完善檔案信息化軟環(huán)境。不斷地提高公眾的檔案意識(shí)，逐步實(shí)現(xiàn)全國(guó)范圍內(nèi)的資源整合和公眾全方位地利用檔案，為檔案大眾和檔案工作人員營(yíng)造良好的檔案信息化平臺(tái)。

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作者:吳偉寧 單位:鴉片戰(zhàn)爭(zhēng)博物館