導語：醫(yī)院人事檔案信息化管理探討一文來源于網(wǎng)友上傳，不代表本站觀點，若需要原創(chuàng)文章可咨詢客服老師，歡迎參考。

美國著名檔案學者謝倫伯格曾經(jīng)說過：“對檔案的重視程度是衡量一個國家文明水平的最好尺度”?？梢姡瑱n案管理的重要性。同樣，醫(yī)院人事檔案是醫(yī)院對個人管理的重要憑證和工作基礎，是開發(fā)人力資源的基礎庫，是醫(yī)院考察和選拔領導干部，加強醫(yī)院人才隊伍建設的重要依據(jù)。隨著科學技術的飛速發(fā)展和人才的激烈競爭，以及公立醫(yī)院體制改革步伐的日益加快，提高醫(yī)院人事檔案信息的利用效率顯得非常必要和突出。固有的人事檔案管理模式已經(jīng)不能完全適應現(xiàn)代化綜合醫(yī)院發(fā)展的需要，不能使人事檔案信息得到充分利用，人事檔案管理工作必須具有更高標準、更高效率和更具人性化的現(xiàn)代化新模式———信息化管理模式，才能使其在人員聘用、備案、管理以及教育、培訓等工作中提供包括干部素質(zhì)、文化結(jié)構(gòu)、年齡結(jié)構(gòu)、業(yè)務專長、醫(yī)德醫(yī)風、工作實績等方面具有較高價值的信息，最大限度的實現(xiàn)醫(yī)院人力資源的價值、降低人力資源成本、提高醫(yī)院經(jīng)濟效益。

一、檔案管理工作的發(fā)展過程

在很長時期，我國企、事業(yè)單位的人事檔案與人力資源管理交織在一起，形成了具有中國特色的人事檔案管理模式，即人檔捆綁管理模式、人檔靈活管理模式和人檔分離管理模式。

（一）人檔捆綁管理模式

是“計劃經(jīng)濟時期”的管理模式。所有從業(yè)人員均為“單位人”，由詳細記錄每個人從業(yè)情況構(gòu)成其人事檔案主體；由所在單位人事部門管理；實行一人一檔制度，人員流動以檔案流動先行；檔案決定從業(yè)人員的可流動性、身份及“待遇”。

（二）人檔靈活管理模式

是“經(jīng)濟轉(zhuǎn)型前期”的管理模式。針對民營企業(yè)、外資企業(yè)的出現(xiàn)，從業(yè)人員的流動性增加，出現(xiàn)了“臨時工”人事檔案，只記錄個人部分情況；在不同單位有不同的檔案，出現(xiàn)一人多檔的“特例”。

（三）人檔分離管理模式

是“經(jīng)濟轉(zhuǎn)型期”模式，采用聘任制，人事檔案由人才交流中心托管，人檔分離管理。雖然不同時期有不同的管理模式，起到了相應的管理作用，但隨著我國改革開放的深入發(fā)展，更需要適應于經(jīng)濟發(fā)展的、新的人事檔案管理模式，即信息化管理模式。

二、人事檔案管理工作的現(xiàn)狀分析

現(xiàn)代醫(yī)學技術的發(fā)展突飛猛進，與之相對應的醫(yī)院內(nèi)涵建設得到了無限延伸與發(fā)展，硬件設施、軟件服務、人才梯隊、文化建設、人文關懷、歷史傳承等無不面面俱到。相反，由于人事檔案不能在短時期內(nèi)體現(xiàn)出價值，不能直接為醫(yī)院帶來經(jīng)濟效益，因此領導重視不夠，特別是在管理方式、科學管理水平、規(guī)范化及利用率、人性化管理等方面，導致管理工作嚴重滯后，成為了所有醫(yī)院的普遍現(xiàn)象。而由于人事檔案管理落后，導致人事檔案信息不能很好地為醫(yī)院建設所利用，對醫(yī)院人才建設帶來的隱性負面影響也越來越突出，主要表現(xiàn)為以下幾點：

（一）檔案的規(guī)章制度不夠完善

醫(yī)院人事檔案管理制度不健全，是各大醫(yī)院普遍存在的現(xiàn)象。在醫(yī)院檔案信息化建設的過程中發(fā)現(xiàn)“有檔無人，有人無檔”的現(xiàn)象比比皆是。而且，由于醫(yī)院檔案管理模式過分的強調(diào)保密性原則，人事檔案的查詢、調(diào)遣門檻高，利用僅僅局限于政審、調(diào)資、年終考核、辦理退休幾個方面，對于人事檔案的利用率極低，這樣的管理模式也使得人事檔案信息化建設步履維艱。

（二）人事檔案管理方式比較落后

長期以來，有關人事檔案信息基本基于紙質(zhì)檔案的建立與歸檔管理，沒有儲存電子文檔。即使配備計算機，但一般僅用于目錄的存儲與檢索，做一些簡單的利用，信息存儲量少，實用性較差。此外，由于在檔案信息特別是個人檔案信息的利用上，主要依靠紙質(zhì)檔案的歸檔和查閱，因而利用效率尤顯低下。大量的紙質(zhì)文檔，不僅給保存帶來不便，也增加了因查閱而出現(xiàn)失散的可能。

（三）資料信息收集不及時、不全面，檔案資料不完整

在日常工作中醫(yī)院每年都有晉升專業(yè)技術職稱、學歷繼續(xù)教育、調(diào)整工資以及干部任免等，這些材料的收集涉及到醫(yī)院多個部門，材料時間不一，收集難度較大，因此，人事資料信息收集往往不夠及時，不夠全面，從而導致人事檔案資料不夠完整。

（四）檔案資料利用度不夠，社會利用效率低

醫(yī)院的人事檔案資料是醫(yī)院廣大醫(yī)務、科研和管理人員長期從事實踐活動的結(jié)果，但目前對檔案資料的使用價值重視不夠，對檔案如何為醫(yī)院的醫(yī)療、科研、管理服務的目的不明確，人事檔案資料利用領域比較狹小，多數(shù)檔案僅具保存價值，不能很好地發(fā)揮檔案信息資源服務于社會。

三、人事檔案信息化管理的必要性

（一）有利于人事檔案資料的充分利用

人事檔案完整的記錄了個人的學習經(jīng)歷、工作經(jīng)歷和職稱等相關信息，是人事部門決定聘用、職稱評審及人員調(diào)動的重要依據(jù)。加強醫(yī)院人事檔案信息化管理建設，有利于迅速查閱員工相關信息，為醫(yī)院制定合理人才規(guī)劃，實施績效管理和組織員工培訓等提供科學依據(jù)，最大限度的實現(xiàn)人事檔案資料價值。

（二）有利于提高檔案管理工作的效率

醫(yī)院人事檔案數(shù)量多，信息量大，通過引進專門的醫(yī)院人事檔案管理軟件，建立完善的數(shù)據(jù)庫，不僅有利于醫(yī)院人事檔案的信息化管理，而且有利于醫(yī)院檔案管理人員以最快捷的方式查找所需要的人事信息，并且可以在不同的數(shù)據(jù)庫對信息進行交叉查詢、統(tǒng)計和分析，節(jié)省翻閱紙質(zhì)檔案的時間，提高檔案管理人員的工作效率。

（三）有利于對原始檔案資料的保護

傳統(tǒng)的博物館式的紙質(zhì)檔案的管理方式，在人員檔案資料查詢時，需要翻閱原始的紙質(zhì)檔案，不僅工作量大，查詢時間長，而且不利于原始檔案的保管，加快醫(yī)院人事檔案的信息化管理，可以減少對紙質(zhì)檔案的翻閱，降低因人為操作不當對紙質(zhì)檔案原件損害的幾率，延長紙質(zhì)檔案的使用壽命。

（四）檔案信息儲存更全面、及時

快速建立醫(yī)院人事檔案信息資源數(shù)據(jù)庫，除了要加大數(shù)據(jù)庫信息完整、準確，提高數(shù)據(jù)庫的查全率和查準率；還要及時修改補充信息數(shù)據(jù)庫，確保數(shù)據(jù)庫信息更加全面和具體。以往的人事檔案提取需要耗時耗力地在檔案室進行查找。信息化資源就避免了這種棘手的問題，它有清晰明了的查詢目錄，根據(jù)索引點擊某個按鈕就可以輕松地獲得需要的信息，方便快捷。

四、人事檔案信息化管理的方法

（一）建立長期有效的信息化系統(tǒng)的管理制度

要保障人事檔案信息化系統(tǒng)運行的安全、規(guī)范，必須在人事檔案原有的規(guī)章制度上建立信息系統(tǒng)的規(guī)章制度，只有在這樣的制度約束下進行，才能保障人事檔案信息化有序正常的開展?？芍贫ㄐ畔⑾到y(tǒng)科學的用戶權(quán)限使用制度，系統(tǒng)的維護要經(jīng)常和定期的對系統(tǒng)進行維護和升級更新，平時也要有定期備份數(shù)據(jù)庫，做到有備無患。

（二）強化培訓，提高對人事檔案管理信息化的認識

單位應鼓勵檔案管理工作人員積極參加檔案相關管理部門組織的檔案和檔案信息系統(tǒng)的相關培訓，應組織與人事檔案材料收集密切相關科室和個人學習宣傳貫徹《檔案法》，平時應通過海報、網(wǎng)絡等形式及時傳達最新的檔案資訊，這樣干部職工檔案意識就會自然而然的增強，檔案資料收集率也得到提高，人事檔案管理人員在收到齊全檔案材料的同時也可以及時更新和維護信息系統(tǒng)的數(shù)據(jù)，從而使得人事檔案信息系統(tǒng)能及時主動地為醫(yī)院的人事、科研、教學等各項工作服務。

（三）加強信息系統(tǒng)的建設與維護

人事檔案管理是一項政治性很強、嚴密性很高的工作，我們在確?；镜挠布O備建設完好的前提下，要加強對信息系統(tǒng)的日常管理與更新維護，嚴格管理控制設置使用權(quán)限，確保人事檔案信息數(shù)據(jù)的存儲安全。資源信息化是當今經(jīng)濟和社會發(fā)展的大趨勢。在堅持傳統(tǒng)的人事檔案收集、管理的原則下，應用信息化手段對人事檔案進行管理，充分發(fā)揮人才信息資源的使用價值，是人事檔案工作發(fā)展的必然趨勢。我們要采取有效措施，積極探索檔案現(xiàn)代管理模式，與時俱進、不斷創(chuàng)新，充分發(fā)揮人事檔案信息資源的優(yōu)勢，實現(xiàn)檔案信息綜合管理和利用，為醫(yī)院的改革與發(fā)展提供必要的服務。對醫(yī)院合理配置人員、開發(fā)人才資源，促進醫(yī)院快速發(fā)展起著重要的作用。

作者:昝瑩 單位:陜西省中醫(yī)藥研究院