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一、人力資源檔案信息化的動力來源

1.現(xiàn)代信息技術(shù)普及應(yīng)用的推動因素。現(xiàn)代信息技術(shù)是指完成信息獲取、加工、傳輸與利用等技術(shù)的總稱。其主旨在于對各種類型的信息進行收集、處理、存儲、檢索、傳遞、分析與顯示，是信息社會背景下科技進步的直接體現(xiàn)。伴隨著經(jīng)濟社會的快速發(fā)展，現(xiàn)代信息技術(shù)的普及應(yīng)用已成為實施人力資源檔案信息化建設(shè)的重要推動力量。人力資源檔案作為“檔案大家族”的特殊成員，具有自身的鮮明特點：在來源主體與形成渠道方面，突破了傳統(tǒng)人事檔案管理的固有模式：人力資源檔案的來源主體由機構(gòu)與組織內(nèi)部擴展到社會各個領(lǐng)域，導(dǎo)致人力資源檔案形成范圍更為廣闊，不僅局限在企業(yè)單位，而且拓展到不同的社會機構(gòu)與組織中；在載體形式與管理要求方面，人力資源檔案的載體類型多樣、體裁規(guī)制差異明顯，導(dǎo)致對人力資源檔案管理的要求更加復(fù)雜而具體。即不僅要繼續(xù)堅持傳統(tǒng)的人力資源檔案實體管理方式，保障人力資源檔案的原始憑證屬性，而且要堅持在此基礎(chǔ)上，更多地應(yīng)用現(xiàn)代信息技術(shù)手段，不斷地增加技術(shù)含量，在人力資源檔案信息內(nèi)容的序化類聚、檢索服務(wù)、開發(fā)利用等方面實現(xiàn)變革，以最大限度地順應(yīng)現(xiàn)代信息社會發(fā)展的要求；在利用需求與檢索手段方面，因人力資源檔案信息的需求取向零散繁復(fù)、人員構(gòu)成復(fù)雜多樣、時空范圍延宕不定，導(dǎo)致人力資源檔案檢索手段必須朝著集成化與復(fù)合化方向發(fā)展，建立內(nèi)容蘊含豐富、傳遞途徑多樣、服務(wù)方式靈活的檢索體系等。在這種情況下，如果繼續(xù)沿用傳統(tǒng)人事檔案管理的模式，則難以達到服務(wù)人才培養(yǎng)選任、服務(wù)優(yōu)秀人才脫穎而出，進而服務(wù)社會經(jīng)濟發(fā)展的基本要求。人力資源檔案信息化的社會需求已經(jīng)彰顯出強烈的迫切性，而現(xiàn)代信息技術(shù)在檔案管理活動中的普及應(yīng)用，既可以提高人力資源檔案管理的技術(shù)含量與服務(wù)手段，更為人力資源檔案信息化提供了強勁推動力量。

2.人才培養(yǎng)選任機制轉(zhuǎn)變的帶動因素。當前，隨著社會政治、經(jīng)濟體制改革的深入，加強對優(yōu)秀專業(yè)人才的培養(yǎng)、積蓄、選任等已成為各類社會機構(gòu)與組織履行職責(zé)、開展業(yè)務(wù)、完成任務(wù)的基礎(chǔ)條件之一，導(dǎo)致加強人力資源管理、實施人力資源檔案信息化建設(shè)成為一種必然趨勢和普遍訴求。人力資源檔案對于實現(xiàn)人才素質(zhì)復(fù)合化、人才培養(yǎng)目標化、人才使用便捷化、人才管理協(xié)調(diào)化目標具有不容低估的信息支撐作用，對其缺乏正確認識和深入理解，極易陷入人才任用受到制約甚至人才被埋沒的窘迫境地。因而，針對類型不同、特長各異的優(yōu)秀專業(yè)人才所產(chǎn)生的信息實施有目的、有針對性地分類收集積累，形成反映人才成長的個人業(yè)績、成果貢獻、綜合素質(zhì)、業(yè)務(wù)能力等方面的檔案材料，從而更好地為選拔、培養(yǎng)、任用專業(yè)人才創(chuàng)造條件已成為一種必然選擇。人力資源檔案信息化有助于實現(xiàn)對優(yōu)質(zhì)人力資源的占有與配置，有助于實現(xiàn)人才素質(zhì)復(fù)合化、人才培養(yǎng)目標化、人才使用便捷化、人才管理協(xié)調(diào)化的人事管理目標。隨著人力資源檔案收集渠道的拓寬、歸檔范圍的擴大，尤其是人力資源檔案信息利用方式與要求的變化，使以往單純依托“檔案實體”利用而達到滿足人力資源檔案信息需求的傳統(tǒng)手段，已難以適應(yīng)當前社會條件下人才選拔、培養(yǎng)、任用機制變革的現(xiàn)實要求。因而，人才選拔、培養(yǎng)、任用機制的變革客觀要求人力資源檔案管理活動亦應(yīng)隨之發(fā)生變化：從收集積累到信息傳遞、內(nèi)容范圍到載體形式、保管手段到利用服務(wù)，人力資源檔案管理的諸多業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)，無一例外地應(yīng)當建立與之相適應(yīng)的新型運轉(zhuǎn)模式———通過人力資源檔案信息化的有效實施和不斷深入，滿足社會各類機構(gòu)與組織對專業(yè)人才選拔、培養(yǎng)、任用的需要，促進人力資源檔案的整體開發(fā)與優(yōu)化配置，進而為形成優(yōu)勝劣汰的人才選拔、培養(yǎng)、任用競爭機制提供便捷途徑與信息支持，以增強各類專業(yè)人才的責(zé)任感、使命感、危機感，激發(fā)各類專業(yè)人才的積極性、主動性、創(chuàng)造性。

3.社會檔案利用意識提高的驅(qū)動因素。社會檔案意識是檔案及其所載信息內(nèi)容在社會公眾思想意識中的直接反映。隨著社會的發(fā)展與社會公眾信息意識的覺醒，公開檔案信息、實現(xiàn)檔案信息資源“為民所用”已成為整個社會普遍認同的基本理念，標志著社會整體的檔案利用意識得到了切實提高———同樣也驅(qū)動和影響著人力資源檔案信息化的實施歷程。人力資源檔案信息化具有鮮明的創(chuàng)新特點，必然對傳統(tǒng)人事檔案的管理方法、理念模式等形成巨大沖擊。因此，要積極爭取社會各方面的支持、要變被動為主動，破除傳統(tǒng)人事檔案管理理念、模式的桎梏，倡導(dǎo)建立新型人事檔案管理體系，以人力資源檔案信息化的實際舉措達到滿足社會檔案利用意識，尤其是對人力資源信息利用意識提高的需要。人力資源檔案信息化的建設(shè)目標之一在于：實現(xiàn)人力資源檔案信息的共享，通過信息化平臺及配套的網(wǎng)絡(luò)體系，實現(xiàn)人力資源檔案的物質(zhì)載體與信息內(nèi)容的“分離”，有助于滿足社會各方面對人力資源檔案信息的即時利用、專題利用等需求，實現(xiàn)不同社會組織、機構(gòu)及個人均可依托網(wǎng)絡(luò)環(huán)境，通過人力資源檔案信息化平臺得到不同程度的信息服務(wù)支持，方便快捷地獲取所需人力資源檔案信息的目的。

二、人力資源檔案信息化的建設(shè)原則

1.“立足當前”與“著眼未來”兼顧的原則。人力資源檔案信息化的階段性目標是強化人力資源檔案管理、實現(xiàn)人力資源檔案價值、發(fā)揮人力資源檔案作用，進而使人力資源檔案管理由面向機構(gòu)與組織人才選任的需求拓展到面向整個社會公共管理活動的需求。因而，實施人力資源檔案信息化建設(shè)必須將“滿足當前的機構(gòu)需要”與“滿足未來社會需要”結(jié)合為一體加以統(tǒng)籌考慮。人力資源檔案所特有的作用功能，理應(yīng)使其成為現(xiàn)代社會公共管理活動中不可缺少的信息載體和信任物品：既是人力資源檔案自身特有屬性的直接反映，也是加強人力資源檔案管理、實施人力資源檔案信息化建設(shè)的價值追求所在。伴隨著社會的發(fā)展，傳統(tǒng)“人事檔案”面臨著新問題———除因為必須依托檔案實體而受到制約等組織內(nèi)部層面的問題明顯外，涉及整個社會外部層面的問題表現(xiàn)更為突出。如“死檔棄檔”問題加大了檔案管理的業(yè)務(wù)投入成本“；人質(zhì)檔案”問題極大地限制了優(yōu)秀人才在機構(gòu)間的合理流動“；克隆檔案”問題頻頻引發(fā)機構(gòu)間的人事糾紛“;注水檔案”問題則嚴重地透支了社會信用，甚至達到挑戰(zhàn)“檔案公信力”的程度。而造成上述問題的原因之一在于：傳統(tǒng)人事檔案過分關(guān)注政治控制與身份依附屬性，片面強調(diào)其對機構(gòu)與組織的服務(wù)功能，而忽視人事檔案的信息記錄與信用憑證屬性，人為地制約其對整個社會的服務(wù)功能得到正確體現(xiàn)———暴露出傳統(tǒng)人事檔案管理的“短板”與“缺憾”！

2.“實體積累”與“信息集成”并重的原則。統(tǒng)籌兼顧、協(xié)調(diào)發(fā)展是檔案工作一貫倡導(dǎo)的基本要求，人力資源檔案信息化亦應(yīng)始終遵循這一基本要求組織實施。因此，要尊重人力資源檔案信息化的客觀規(guī)律，正確處理好“實體積累”與“信息集成”之間的關(guān)系，為實施人力資源檔案信息化建設(shè)提供科學(xué)保障。作為“真實記錄”和“原生信息”，決定了檔案必須是一種信息內(nèi)容與物質(zhì)載體融為統(tǒng)一整體的真實的、客觀的物理存在。唯有如此，才能從根本上使檔案所特有的“憑證價值”屬性得到保障。因而，在人力資源檔案信息化建設(shè)過程中，應(yīng)當始終堅持“實體積累”與“信息集成”并重的原則，處理好兩者之間的關(guān)系。既不能因開展了人力資源檔案信息化建設(shè)而忽視人力資源檔案實體的收集積累，也不可因片面強調(diào)實體積累而沖擊人力資源檔案信息化建設(shè)的有效實施———堅持“實體積累”與“信息集成”并重的原則，就是力圖以“實體積累”來保障人力資源檔案信息內(nèi)容的“真”，維系信息內(nèi)容的“依據(jù)與出處”；以“信息集成”來滿足人力資源檔案信息需求的“用”，實現(xiàn)不同利用群體之間“互通與共享”，構(gòu)建人力資源檔案的集成系統(tǒng)，從而將人力資源檔案信息化的優(yōu)勢發(fā)揮到極致。

3.“技術(shù)應(yīng)用”與“強化管理”結(jié)合的原則。事實上，人力資源檔案信息化的核心是運用現(xiàn)代信息技術(shù)對人力資源檔案及其信息進行“編碼化”處理。即將人力資源檔案的實體內(nèi)容、相互關(guān)系與利用過程等均置于計算機統(tǒng)籌的數(shù)字化環(huán)境之中。其目的在于充分發(fā)揮與有效利用人力資源檔案，更好地為社會各方面提供服務(wù)。人力資源檔案信息化取得社會普遍關(guān)注并發(fā)揮出巨大效能的關(guān)鍵所在，并不完全取決于人力資源檔案信息系統(tǒng)的內(nèi)核層構(gòu)建，亦即不完全取決于技術(shù)因素，而是更多地取決于整個運行系統(tǒng)的安全有序運轉(zhuǎn)。常言道“：三分技術(shù)，七分管理。”盡管人力資源檔案信息化離不開技術(shù)手段的支撐，但并不意味著人力資源檔案信息化可以忽視強化管理的作用！應(yīng)當注意到：現(xiàn)代信息技術(shù)也是一柄“雙刃劍”，在極大便利人力資源檔案管理與利用的同時，也會因現(xiàn)代信息技術(shù)本身存在的脆弱性、不完善性等因素，使得人力資源檔案在信息存儲、處理、傳輸過程中受到諸如信息遺漏、數(shù)據(jù)丟失，甚至重要信息被泄露、被竊取、被篡改以及被消除等諸多干擾。因此，在人力資源檔案信息化活動中,必須始終堅持“技術(shù)應(yīng)用”與“強化管理”結(jié)合的原則———依托人力資源檔案信息化實踐，按照人力資源檔案信息化的內(nèi)容特點、技術(shù)指標、安全規(guī)范等加以區(qū)分，制定科學(xué)的、標準化的制度與規(guī)則，從制度源頭上強化管理，切實保障人力資源檔案信息化能夠得到實現(xiàn)，充分發(fā)揮人力資源檔案信息化的作用和功能。

作者:楊丹單位:黑龍江大學(xué)人事檔案室