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一、高職院校檔案管理基本原則

對(duì)于高職院校來(lái)講，在進(jìn)行檔案管理工作時(shí)，需要堅(jiān)持按照以下三項(xiàng)原則進(jìn)行，以保證檔案管理工作的有序進(jìn)行，同時(shí)實(shí)現(xiàn)與現(xiàn)代科技有效結(jié)合，在發(fā)揮信息技術(shù)作為價(jià)值的同時(shí)，促進(jìn)高校檔案管理的持續(xù)發(fā)展。第一，真實(shí)性，在檔案管理過(guò)程，其工作基礎(chǔ)為保證檔案數(shù)據(jù)的真實(shí)可靠，屬于各項(xiàng)活動(dòng)的重要保障。當(dāng)進(jìn)行檔案管理時(shí)，應(yīng)該以檔案資料真實(shí)性為基礎(chǔ)，如果出現(xiàn)部分檔案資料的虛假情況，需要及時(shí)對(duì)其進(jìn)行糾正，避免后續(xù)工作無(wú)法有序進(jìn)行。對(duì)此，高職院校檔案管理工作中，檔案是否具有真實(shí)性，往往和檔案管理工作效率存在直接聯(lián)系，同時(shí)表現(xiàn)為管理過(guò)程技術(shù)與方案的應(yīng)用情況。從某種程度上來(lái)講，檔案管理真實(shí)性的原則除了應(yīng)該將事實(shí)作為基本，還屬于技術(shù)水準(zhǔn)，直接關(guān)系到科技人員、管理人員整體技術(shù)水平。第二，便捷性，和傳統(tǒng)檔案管理進(jìn)行對(duì)比發(fā)現(xiàn)，將信息技術(shù)運(yùn)用于高職院校的檔案管理工作，其管理模式隨之出現(xiàn)較大變化，從傳統(tǒng)紙質(zhì)與手工保存形式，逐漸轉(zhuǎn)變?yōu)橛?jì)算機(jī)系統(tǒng)的管理，為日后進(jìn)行查閱提供較大便利，具體表現(xiàn)為便捷性原則。當(dāng)高職院校進(jìn)行檔案管理時(shí)，針對(duì)不同地域人、時(shí)間段進(jìn)行信息瀏覽時(shí)，均不會(huì)對(duì)其造成不利影響，以實(shí)現(xiàn)高效瀏覽的目的。第三，安全性，高職院校在檔案管理中應(yīng)用信息技術(shù)，需要堅(jiān)持按照安全性的原則進(jìn)行，以保證檔案信息具有安全性特點(diǎn)，從而避免檔案管理受到其他不利影響。在高職院校的檔案管理中，其安全性原則具體包括：一方面，工作人員能夠?qū)n案信息進(jìn)行妥善保管，避免出現(xiàn)遺失、泄密情況；另一方面，可以預(yù)防檔案信息管理系統(tǒng)硬件與軟件出現(xiàn)人為、非人為破壞，如黑客惡意損壞、自然災(zāi)害遺失等。綜上所述，在高職院校進(jìn)行檔案管理時(shí)，堅(jiān)持按照真實(shí)性、編輯性、安全性原則，能夠確保檔案信息得到有效運(yùn)用，在實(shí)現(xiàn)檔案管理有效運(yùn)用的同時(shí)，以促進(jìn)高職院校的長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展。

二、信息技術(shù)在高職院校檔案管理中的作用

（一）管理人員技術(shù)水平的提升。伴隨高職院校信息建設(shè)要求持續(xù)提升，使管理人員技術(shù)水平得到顯著提高，具體表現(xiàn)為：首先，高職院校為了保證信息技術(shù)的運(yùn)用，會(huì)強(qiáng)化管理人員的應(yīng)用能力，通過(guò)相關(guān)培訓(xùn)和教育，使其正確了解信息技術(shù)。其次，管理人員創(chuàng)新顯著提升，在對(duì)信息技術(shù)進(jìn)行應(yīng)用后，管理人員逐漸認(rèn)識(shí)到信息建設(shè)的重要性，因此，在現(xiàn)實(shí)因素深入研究的基礎(chǔ)上，其綜合素質(zhì)會(huì)隨之不斷提高。（二）切實(shí)檔案信息化目標(biāo)。伴隨我國(guó)科學(xué)技術(shù)逐漸完善，在進(jìn)行檔案管理時(shí)，將信息技術(shù)運(yùn)用其中，能夠有效提升其效益，確保高職院?？梢约訌?qiáng)信息技術(shù)的應(yīng)用。而信息技術(shù)應(yīng)用于檔案管理中，其發(fā)展表現(xiàn)為：其一，檔案信息化管理系統(tǒng)各項(xiàng)功能逐漸完善。目前，在高職院校進(jìn)行檔案信息管理時(shí)，其管理系統(tǒng)內(nèi)存已經(jīng)得到明顯擴(kuò)大，能夠有效避免系統(tǒng)由于儲(chǔ)存量多大出現(xiàn)運(yùn)行過(guò)慢情況。其二，高職院校網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)的不斷優(yōu)化。高職院校進(jìn)行校園網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)的建設(shè)時(shí)，其存在的問(wèn)題已經(jīng)得到及時(shí)解決，從而向檔案管理的信息化管理提供重要保障。其三，高職院校相關(guān)信息資源實(shí)現(xiàn)共享的目的，并推動(dòng)高職院校檔案管理的信息化發(fā)展。

三、當(dāng)前高職院校檔案管理存在的問(wèn)題

（一）資金投入嚴(yán)重不足?，F(xiàn)階段，多數(shù)高職院校進(jìn)行檔案管理時(shí)，信息化建設(shè)相對(duì)比較滯后，且基礎(chǔ)設(shè)施呈現(xiàn)老舊的現(xiàn)狀，并不具備完整硬件設(shè)施，其主要原因?yàn)椋簡(jiǎn)挝活I(lǐng)導(dǎo)缺少檔案信息建設(shè)的正確認(rèn)識(shí)，即認(rèn)為檔案工作需要在短期內(nèi)完成，并不會(huì)對(duì)單位發(fā)展帶來(lái)影響；因政府財(cái)政缺少相關(guān)支持，導(dǎo)致高職院校出現(xiàn)舉步維艱的現(xiàn)象。（二）管理人員綜合素質(zhì)較低。根據(jù)高職院校檔案管理現(xiàn)狀發(fā)現(xiàn)，在進(jìn)行檔案管理團(tuán)隊(duì)的建設(shè)時(shí)，并未滿(mǎn)足良好素質(zhì)與科學(xué)高效等要求，使其整體缺少科學(xué)性特點(diǎn)，多數(shù)檔案管理人員更是身兼數(shù)職，普遍未進(jìn)行相關(guān)專(zhuān)業(yè)培訓(xùn)，同時(shí)不具備專(zhuān)業(yè)技術(shù)培訓(xùn)，使其信息化水平較低，不僅會(huì)影響檔案管理工作的展開(kāi)，而且還會(huì)阻礙信息化建設(shè)，使管理人員呈現(xiàn)基本知識(shí)、技能交差的現(xiàn)狀。（三）管理制度尚未完善。在信息技術(shù)逐漸完善的背景下，多數(shù)高職院校已經(jīng)實(shí)現(xiàn)了信息化檔案管理，對(duì)管理工作質(zhì)量進(jìn)行全面提升，通過(guò)對(duì)先進(jìn)技術(shù)、管理方法的合理應(yīng)用，以發(fā)揮其最大價(jià)值。但是，在傳統(tǒng)管理理念的影響下，使其并未形成完整管理制度，仍然是以實(shí)踐、經(jīng)驗(yàn)積累同步進(jìn)行的方式為主，并不具備完善的工作流程，從而造成管理問(wèn)題的出現(xiàn)。

四、高職院校檔案管理中信息技術(shù)的應(yīng)用途徑

（一）強(qiáng)化檔案管理的信息化建設(shè)意識(shí)。高職院校檔案管理過(guò)程，對(duì)于信息技術(shù)的應(yīng)用，需要將傳統(tǒng)管理模式的轉(zhuǎn)變作為前提條件，正確樹(shù)立檔案管理意識(shí)，同時(shí)加大管理人員信息化建設(shè)重視力度。另外，高職院校還應(yīng)該加強(qiáng)宣傳，使其宣傳得以落實(shí)，具體措施包括：首先，高職院校與檔案的管理人員需要予以正確認(rèn)識(shí)，除了需要將其作為重點(diǎn)管理內(nèi)容之外，還屬于高職院校持續(xù)發(fā)展的關(guān)鍵。其次，加強(qiáng)高職院校建設(shè)的資金投入，其原因?yàn)椋簷n案管理的信息化建設(shè)通常需要花費(fèi)較多資金，尤其是后期維護(hù)，所以，高職院校應(yīng)該根據(jù)檔案管理信息化建設(shè)需求，以實(shí)現(xiàn)專(zhuān)項(xiàng)資金的設(shè)立。最后，管理的貫徹落實(shí)，應(yīng)該利用管理流程的規(guī)范建立、管理人員工作職責(zé)的確定等方式，對(duì)相關(guān)工作內(nèi)容進(jìn)行具體落實(shí)，確保檔案管理工作更加規(guī)范化。（二）提升管理人員信息技術(shù)應(yīng)用能力。為了實(shí)現(xiàn)信息技術(shù)有效應(yīng)用，在進(jìn)行高職院校的檔案管理時(shí)，應(yīng)該將提升管理人員信息技術(shù)能力作為基礎(chǔ)，若是管理人員缺少較強(qiáng)技術(shù)能力，則會(huì)直接影響管理系統(tǒng)發(fā)揮其效應(yīng)。對(duì)此，高職院校檔案管理人員需要不斷加強(qiáng)自身綜合能力，積極參加相關(guān)技能培訓(xùn)與宣傳活動(dòng)，以此提高管理人員的計(jì)算機(jī)技術(shù)能力。除此之外，高職院校還應(yīng)該加強(qiáng)高素質(zhì)、高能力人才的選拔，通過(guò)有計(jì)劃的納入優(yōu)秀人才，且滿(mǎn)足應(yīng)用型與復(fù)合型需求，從而做好自身檔案管理工作，同時(shí)實(shí)現(xiàn)信息技術(shù)的高效運(yùn)用。（三）強(qiáng)化檔案信息的安全保障。檔案管理過(guò)程中，由于信息技術(shù)具備高效性與快捷性特點(diǎn)，同時(shí)存在安全漏洞與問(wèn)題，例如：在構(gòu)建信息化檔案管理系統(tǒng)時(shí)，經(jīng)常會(huì)發(fā)生檔案信息丟失、泄密等現(xiàn)象；版本更新不可讀或不兼容等，均會(huì)導(dǎo)致其出現(xiàn)損壞，并對(duì)高職院校造成較大損失。因此，在實(shí)際檔案管理工作中，高職院校需要針對(duì)可能出現(xiàn)意外情況做好相應(yīng)準(zhǔn)備，針對(duì)計(jì)算機(jī)加密功能進(jìn)行檔案資料的針對(duì)性加密，同時(shí)進(jìn)行檔案使用權(quán)限合理設(shè)置，以此提高其安全性。另外，在對(duì)檔案資料進(jìn)行使用和保密時(shí)，需要嚴(yán)格按照相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行，除了需要保證安全性要求之外，還應(yīng)該為其操作、使用提供便利，從而實(shí)現(xiàn)信息技術(shù)在高職檔案管理中的應(yīng)用。

總而言之，信息技術(shù)持續(xù)發(fā)展的背景下，高職院校需要對(duì)信息技術(shù)予以高度重視，尤其是在其檔案管理中的應(yīng)用，只有將信息技術(shù)合理應(yīng)用于檔案管理工作，加強(qiáng)物、人與財(cái)?shù)耐度?，并?duì)其管理制度進(jìn)行優(yōu)化和完善，才能充分發(fā)揮其信息技術(shù)的作用，進(jìn)而提高檔案管理整體水平。對(duì)此，高職院校發(fā)展過(guò)程，對(duì)檔案管理予以重視，通過(guò)強(qiáng)化檔案管理的信息化建設(shè)意識(shí)、提升管理人員信息技術(shù)應(yīng)用能力等措施，以實(shí)現(xiàn)信息技術(shù)的有效運(yùn)用，從而推動(dòng)高職院校持續(xù)發(fā)展。

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作者:張兆紅 單位:湖南高速鐵路職業(yè)技術(shù)學(xué)院