導(dǎo)語：農(nóng)業(yè)科技創(chuàng)新檔案管理研究一文來源于網(wǎng)友上傳，不代表本站觀點(diǎn)，若需要原創(chuàng)文章可咨詢客服老師，歡迎參考。

農(nóng)業(yè)是弱質(zhì)產(chǎn)業(yè)，農(nóng)業(yè)生產(chǎn)受到自然因素和人為因素的影響，因而科技水平是農(nóng)業(yè)生產(chǎn)可持續(xù)發(fā)展的重要保障。近年來“大眾創(chuàng)業(yè)、萬眾創(chuàng)新”的理念已深入人心，農(nóng)業(yè)科學(xué)的發(fā)展需要科技創(chuàng)新的引領(lǐng)。農(nóng)業(yè)科研檔案是科技管理工作的重要組成部分［1］，是農(nóng)業(yè)科研人員在科研活動(dòng)中形成的各種有保存價(jià)值的文字、圖表、數(shù)據(jù)、聲像等文件材料的總稱［2］。它完整地記錄了農(nóng)業(yè)科研人員課題申報(bào)、科研準(zhǔn)備、試驗(yàn)研究、結(jié)題鑒定、推廣應(yīng)用等階段的情況，是一種重要的信息資源，具有潛在的和現(xiàn)實(shí)的應(yīng)用價(jià)值。如何管理好農(nóng)業(yè)科技檔案，充分挖掘和利用其價(jià)值，以更好地服務(wù)于農(nóng)業(yè)科技創(chuàng)新，是農(nóng)業(yè)科研檔案管理人員和科研人員值得思考的問題，同時(shí)也是農(nóng)業(yè)科研單位科研管理水平的體現(xiàn)，對農(nóng)業(yè)科研單位的可持續(xù)發(fā)展有著重要的意義。

1農(nóng)業(yè)科研檔案的價(jià)值和在科技創(chuàng)新中的意義

1．1有利于科研手段和方法的創(chuàng)新。農(nóng)業(yè)科研檔案完整地記錄了農(nóng)業(yè)科研人員在各自領(lǐng)域中科學(xué)技術(shù)研究活動(dòng)情況，其研究成果通常都是在特定歷史條件下運(yùn)用新技術(shù)、新方法、新成果集合產(chǎn)生的，一定程度上代表了當(dāng)時(shí)的科技發(fā)展水平，同時(shí)也從某些方面記錄了農(nóng)業(yè)科研活動(dòng)中存在和發(fā)現(xiàn)的一些不足和問題，提出了相應(yīng)的改進(jìn)技術(shù)和方法。總結(jié)、分析農(nóng)業(yè)科研檔案中潛在的這些科技價(jià)值，可為農(nóng)業(yè)科研人員提供新思路和新方法，有利于科研手段和方法的創(chuàng)新。1．2有利于揚(yáng)長避短，發(fā)揮優(yōu)勢學(xué)科強(qiáng)項(xiàng)?？茖W(xué)研究都是在前人研究的基礎(chǔ)上向前推進(jìn)的，以此推動(dòng)科學(xué)的不斷前進(jìn)和發(fā)展。前人的科研成果資料往往記錄于農(nóng)業(yè)科研檔案中，通過對前人科研成果的統(tǒng)計(jì)分析，分門別類，尤其是對學(xué)科和專業(yè)進(jìn)行分類歸納和統(tǒng)計(jì)分析，可系統(tǒng)地了解本單位多年來在哪些學(xué)科、哪些專業(yè)方向具有較強(qiáng)的科研優(yōu)勢，哪些學(xué)科或?qū)I(yè)是弱勢，以便整合優(yōu)勢學(xué)科和專業(yè)，揚(yáng)長避短，在優(yōu)勢學(xué)科研究方向取得新的研究成果和突破性進(jìn)展;同時(shí)，加強(qiáng)和重視弱勢學(xué)科建設(shè)，彌補(bǔ)短板，促進(jìn)學(xué)科平衡發(fā)展。1．3有利于總結(jié)經(jīng)驗(yàn)和教訓(xùn)，避免走彎路。農(nóng)業(yè)科研檔案在記錄科研活動(dòng)取得新成果、新技術(shù)、新方法的同時(shí)，必然會(huì)對科研活動(dòng)過程中阻礙科學(xué)研究取得進(jìn)展的各種約束條件如環(huán)境因素、理論和技術(shù)支撐不足、學(xué)術(shù)水平和人才限制、資金缺乏等進(jìn)行概述和分析，歸納、統(tǒng)計(jì)和分析既往農(nóng)業(yè)科研活動(dòng)中的成功經(jīng)驗(yàn)和不足之處，可以避免或少走彎路。1．4避免低水平的重復(fù)研究投入，也可以抑制抄襲等學(xué)術(shù)不端行為。分析農(nóng)業(yè)科研檔案中科研人員的課題和項(xiàng)目研究情況，可以系統(tǒng)地了解他們已開展過的研究和正在開展的研究項(xiàng)目、采用的方法和手段、已取得的研究成果，比較不同學(xué)科和同一學(xué)科科研人員的研究情況，及時(shí)發(fā)現(xiàn)他們開展的研究項(xiàng)目是否雷同或?qū)儆诘退降闹貜?fù)研究投入，并給予提示和警示，同時(shí)也可以預(yù)防和發(fā)現(xiàn)抄襲等學(xué)術(shù)不端行為［2］。1．5啟發(fā)新思路，開拓新視野。對自己和他人已開展的研究思路、手段和方法進(jìn)行成功經(jīng)驗(yàn)和失敗教訓(xùn)總結(jié)，可以從中挖掘和提煉出新的思路、研究新的科研手段和方法，結(jié)合當(dāng)今農(nóng)業(yè)科技發(fā)展?fàn)顩r和國家、地方農(nóng)業(yè)發(fā)展中需要解決的問題，開展新的科學(xué)研究，以服務(wù)于國家農(nóng)業(yè)發(fā)展戰(zhàn)略。

2現(xiàn)階段農(nóng)業(yè)科研檔案管理不利于服務(wù)科技創(chuàng)新的狀況

農(nóng)業(yè)科研單位普遍存在有查閱、利用科研檔案要求卻忽視其歸檔管理的現(xiàn)象，普遍存在領(lǐng)導(dǎo)重視不夠，檔案管理法律法規(guī)及歸檔制度執(zhí)行不力，監(jiān)督考核機(jī)制不健全，資金投入不足，管理水平不高，管理難度大，服務(wù)形式被動(dòng)，檔案利用效率低，檔案管理人員綜合素質(zhì)不高等問題，不利于服務(wù)于科技創(chuàng)新，主要表現(xiàn)在以下幾個(gè)方面。2．1農(nóng)業(yè)科研檔案歸檔材料質(zhì)量不高，影響了檔案的開發(fā)利用價(jià)值。農(nóng)業(yè)科研單位通常以科研工作為重，“檔案工作說起來重要，忙起來不要，檢查起來抱佛腳”為常態(tài)，對檔案的法律法規(guī)學(xué)習(xí)宣傳認(rèn)識不夠，對視為輔助工作的檔案管理不夠重視。雖然制定了歸檔制度，但沒有配套保證歸檔質(zhì)量的獎(jiǎng)懲措施，沒有將科研檔案歸檔質(zhì)量納入科研項(xiàng)目負(fù)責(zé)人年終考核，造成科研人員長期將研究資料擱置身邊，科研原始數(shù)據(jù)據(jù)為己有，缺少研究過程中相關(guān)原始記錄，文件材料缺少需要簽字蓋章的原件，人為造成檔案核心資料缺失;還有的立卷檔案封面標(biāo)題表述不清，項(xiàng)目名稱、起止時(shí)間沒有標(biāo)注。這極大地降低或失去了檔案作為憑證的利用價(jià)值，也加大了檢索利用的難度，影響了后續(xù)科研人員對項(xiàng)目檔案精髓的挖掘和對前人經(jīng)驗(yàn)、智慧的總結(jié)。2．2農(nóng)業(yè)科研檔案管理人員隊(duì)伍不穩(wěn)定，綜合素質(zhì)不高。許多農(nóng)業(yè)科研單位的檔案管理工作都由綜合辦公室的一名工作人員承擔(dān)，學(xué)歷、專業(yè)、年齡和綜合素質(zhì)參差不齊，且事業(yè)單位檔案工作始終處于幕后的默默奉獻(xiàn)的地位，難以吸引人才，造成從檔人員更換不斷，檔案隊(duì)伍極不穩(wěn)定。由于隊(duì)伍不穩(wěn)定，一些從業(yè)人員對檔案理論和業(yè)務(wù)知識技能掌握不夠，極大地影響了各單位檔案工作的開展。另外，缺乏既有扎實(shí)的檔案管理理論和實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)，又有農(nóng)業(yè)科研專業(yè)背景，還能熟練應(yīng)用計(jì)算機(jī)、網(wǎng)絡(luò)知識的復(fù)合型檔案管理人才，使得農(nóng)業(yè)科研檔案信息化管理工作沒有人才基礎(chǔ)，不能與時(shí)俱進(jìn)跟上現(xiàn)代檔案管理的步伐。2．3農(nóng)業(yè)科研檔案數(shù)字化、信息化水平低。由于農(nóng)業(yè)科研單位投入檔案管理的經(jīng)費(fèi)有限，致使檔案硬件設(shè)施設(shè)備不完備、信息管理系統(tǒng)軟件應(yīng)用和更新不及時(shí)，檔案存儲(chǔ)主要還是采用紙質(zhì)材料庫存的形式，檔案載體單一，有的單位甚至沒配備電腦，只有幾個(gè)檔案柜，資料整理、分類、擺放都不規(guī)范，查找檢索極不方便;缺乏針對農(nóng)業(yè)科研檔案管理實(shí)際需要設(shè)計(jì)的專門軟件和網(wǎng)絡(luò)平臺，有的單位局域網(wǎng)建設(shè)都沒考慮檔案管理的要求，即使有也只是日常發(fā)文收文歸檔，沒有從科研檔案管理實(shí)際需求出發(fā)。再加上檔案數(shù)字化人才短缺，認(rèn)識不足，多數(shù)單位農(nóng)業(yè)科研檔案數(shù)字化、信息化工作進(jìn)展緩慢。

3服務(wù)農(nóng)業(yè)科技創(chuàng)新的農(nóng)業(yè)科研檔案管理建議

信息化、網(wǎng)絡(luò)化便捷了人們?nèi)粘Ｉ畹姆椒矫婷妫r(nóng)業(yè)科研檔案管理工作更是要融合高科技手段，改變工作模式，提高工作效率。高科技手段離不開智能化、電子化、現(xiàn)代化的管理設(shè)備，對檔案進(jìn)行合理的整理歸檔，同時(shí)促進(jìn)檔案管理制度與時(shí)俱進(jìn)、充滿時(shí)代活力，助推農(nóng)業(yè)科研檔案管理工作服務(wù)農(nóng)業(yè)科技創(chuàng)新。3．1提高檔案管理人員的創(chuàng)新意識農(nóng)業(yè)科研檔案管理工作應(yīng)該與時(shí)俱進(jìn)跟上科技創(chuàng)新的步伐，突破傳統(tǒng)管理理念和管理模式的束縛，緊緊圍繞農(nóng)業(yè)科技創(chuàng)新的新要求，抓住農(nóng)業(yè)科研檔案的特點(diǎn)，與農(nóng)業(yè)科研人員一起利用現(xiàn)代信息技術(shù)、借助現(xiàn)代技術(shù)手段對過去許多有價(jià)值、有意義的科研觀點(diǎn)進(jìn)行研究和分析，為科技創(chuàng)新獲得有價(jià)值的信息。3．2建設(shè)一支綜合素質(zhì)高的農(nóng)業(yè)科研檔案管理隊(duì)伍農(nóng)業(yè)科研檔案管理工作者既要熟悉檔案管理的理論知識、管理流程及技能，還應(yīng)具備農(nóng)業(yè)科學(xué)知識及相關(guān)交叉學(xué)科、邊緣學(xué)科及綜合學(xué)科的常識，更應(yīng)不斷學(xué)習(xí)緊跟時(shí)代步伐，適應(yīng)網(wǎng)絡(luò)化、數(shù)字化發(fā)展的要求，加強(qiáng)計(jì)算機(jī)、互聯(lián)網(wǎng)、信息技術(shù)方面知識的學(xué)習(xí)，拓展其在農(nóng)業(yè)科研檔案管理上的應(yīng)用。3．3建立健全合理的科研檔案管理體制機(jī)制(以農(nóng)業(yè)科研院所為例)合理的科研檔案管理體制機(jī)制是科研檔案歸檔材料齊全完整的重要保證，科研檔案歸檔材料質(zhì)量提高了才有查考利用的價(jià)值，才能為今后的開發(fā)利用工作奠定扎實(shí)基礎(chǔ)。3．3．1形成合理的院所兩級管理網(wǎng)絡(luò)。農(nóng)業(yè)科研單位(院所)科研檔案應(yīng)實(shí)行統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)分級管理原則，形成院科研處、辦公室、專業(yè)所協(xié)同管理，明確職責(zé)，即院科研處負(fù)責(zé)指導(dǎo)和督促課題組科研檔案的歸檔工作，會(huì)同院辦公室檔案管理部門督查在研課題的檔案收集保存情況，檢查課題驗(yàn)收前檔案材料的完整性和規(guī)范性;院辦公室檔案管理部門指導(dǎo)各類科研檔案文件材料的收集、整理和歸檔，協(xié)助科研處開展在研課題檔案工作督查;研究所確定一名分管所長，專(兼)職檔案員具體指導(dǎo)課題組科研材料歸檔，明確專業(yè)研究所課題主持人為課題科研檔案歸檔的第一責(zé)任人。3．3．2建檔做到“四同步”［3］。實(shí)行建檔工作和科研工作“四同步”，即下達(dá)科研計(jì)劃任務(wù)時(shí)課題建檔;檢查科研計(jì)劃進(jìn)度時(shí)檢查在研檔案歸檔情況;課題驗(yàn)收成果鑒定時(shí)完成科研檔案歸檔;成果評獎(jiǎng)職稱申報(bào)時(shí)需檔案管理人員出具歸檔情況證明。從而形成項(xiàng)目檔案立項(xiàng)建檔、過程管檔、驗(yàn)收存檔、成果歸檔及非項(xiàng)目檔案隨時(shí)歸檔的歸檔模式，文件材料歸檔滲透整個(gè)課題材料形成階段，確保收集材料無死角，歸檔案卷材料齊全完整，質(zhì)量高。3．3．3建立歸檔工作獎(jiǎng)懲制度。院檔案管理部門對各所屬部門歸檔工作進(jìn)行檢查，獎(jiǎng)優(yōu)罰劣，將課題主持人科研檔案歸檔優(yōu)劣納入年終考評計(jì)分。3．4規(guī)范農(nóng)業(yè)科研檔案材料收集范圍3．4．1按科研課題完成的4個(gè)階段確立規(guī)范的材料收集范圍。①課題準(zhǔn)備階段。收集的材料包括:申請書、可研報(bào)告、調(diào)研報(bào)告，合同(協(xié)議)、年度試驗(yàn)方案、課題經(jīng)費(fèi)計(jì)劃文件。②研究實(shí)施階段。收集的材料包括:室內(nèi)(田間)原始記錄，發(fā)表的論文(論著)，考察、交流、調(diào)研材料。③課題驗(yàn)收鑒定階段。收集的材料包括:項(xiàng)目技術(shù)(工作)總結(jié);引進(jìn)與育成品種(系)區(qū)試、生產(chǎn)試驗(yàn)材料及推廣應(yīng)用證明;經(jīng)費(fèi)使用決算、審計(jì)報(bào)告等材料;驗(yàn)收申請、驗(yàn)收材料、驗(yàn)收證書，鑒定申請、鑒定材料、鑒定證書等。④成果申報(bào)階段。收集的材料包括:科技成果申報(bào)表、登記表及附件;科技成果獎(jiǎng)勵(lì)申報(bào)及評審材料;著作權(quán)、專利權(quán)、各種證書的申請、受理、評審材料。3．4．2完善其他類別項(xiàng)目材料收集。包括國家及部省重點(diǎn)實(shí)驗(yàn)室、工程中心等重大科研平臺的文件材料;科研成果獲獎(jiǎng)、證書、獎(jiǎng)牌等;科研過程中取得的新品種權(quán)、品種審定、軟件著作權(quán)、獸藥、農(nóng)藥、發(fā)明專利等各類證書;科研活動(dòng)中產(chǎn)生的照片、音像等材料;科研活動(dòng)中產(chǎn)生的電子文件。3．5與時(shí)俱進(jìn)，加快檔案信息化建設(shè)的步伐農(nóng)業(yè)科研檔案信息化建設(shè)是建立在館藏資源數(shù)字化、材料收集網(wǎng)絡(luò)化基礎(chǔ)上的，一方面可通過構(gòu)建科研檔案網(wǎng)絡(luò)歸檔平臺，將科研文件材料在網(wǎng)絡(luò)上運(yùn)行辦理完畢后及時(shí)歸檔，上傳本單位內(nèi)網(wǎng)平臺;另一方面把不同載體的農(nóng)業(yè)科研檔案資源轉(zhuǎn)化為數(shù)字化信息，以數(shù)字化的形式存儲(chǔ)，以網(wǎng)絡(luò)化的形式互相連接，利用計(jì)算機(jī)系統(tǒng)進(jìn)行管理，形成一個(gè)結(jié)構(gòu)有序的農(nóng)業(yè)科研檔案信息庫，在做好保密工作、注意網(wǎng)絡(luò)安全的前提下實(shí)現(xiàn)本單位范圍內(nèi)資源共享、實(shí)現(xiàn)檔案檢索、查詢自動(dòng)化，便捷利用，提高科研人員利用檔案滿意度［4］。農(nóng)業(yè)科研檔案信息化建設(shè)應(yīng)從用戶需求出發(fā)，按信息化建設(shè)要求，在推進(jìn)檔案數(shù)字化進(jìn)程中，做到既重視傳統(tǒng)紙質(zhì)載體和內(nèi)容資源的收集又重視新型載體的收集，構(gòu)建一個(gè)門類齊全、內(nèi)容豐富、載體多樣的檔案信息體系，把不同門類的檔案合理有序地分類、編目、建立網(wǎng)絡(luò)平臺，組織上網(wǎng)數(shù)據(jù)和信息，開發(fā)檔案信息在線查詢系統(tǒng)，為用戶適時(shí)查詢檔案信息資源，通過電子計(jì)算機(jī)對檔案信息進(jìn)行加工存儲(chǔ)和檢索，提高檔案信息處理能力和查找能力。檔案信息化建設(shè)是新形勢下檔案管理的必然趨勢，各單位應(yīng)加大經(jīng)費(fèi)投入，將檔案信息化建設(shè)列入單位信息化建設(shè)規(guī)劃，作為重點(diǎn)推進(jìn)工作實(shí)施。實(shí)現(xiàn)從傳統(tǒng)時(shí)代向信息化時(shí)代跨越，也是服務(wù)科技創(chuàng)新的要求。3．5．1開發(fā)檔案信息管理系統(tǒng)軟件。開發(fā)切合農(nóng)業(yè)科研檔案歸檔實(shí)際應(yīng)用的系統(tǒng)軟件，實(shí)現(xiàn)網(wǎng)上檔案歸檔、檢索、統(tǒng)計(jì)以及部分原文閱讀，實(shí)現(xiàn)檔案信息管理系統(tǒng)與單位OA(辦公自動(dòng)化)系統(tǒng)對接以及OA系統(tǒng)中的電子文件在線歸檔。3．5．2館藏各類檔案文件進(jìn)行數(shù)字化加工。完成館藏各類檔案文件掃描，建立文件級目錄數(shù)據(jù)庫，對利用頻繁、重要的紙質(zhì)檔案建立全文數(shù)據(jù)庫，同時(shí)建立照片、音頻、視頻等多媒體數(shù)據(jù)庫［5］。完成館藏檔案數(shù)字化，形成以數(shù)字資源為基礎(chǔ)、安全管理為保障、遠(yuǎn)程利用為目標(biāo)的數(shù)字檔案室體系。3．6改變服務(wù)方式，充分開發(fā)、利用、盤活檔案資源利用是檔案工作的生命力所在。做好檔案各項(xiàng)基礎(chǔ)工作的同時(shí)，突出開發(fā)利用檔案信息資源，變被動(dòng)服務(wù)為主動(dòng)服務(wù)，改變坐等利用者上門查詢?yōu)楦鶕?jù)農(nóng)業(yè)科技創(chuàng)新工作的實(shí)際需要對館(室)藏資源進(jìn)行挖掘提煉，變“死檔案”為可以適時(shí)利用的“活信息”。3．6．1編制功能互補(bǔ)的檢索工具。編制全宗指南，為科學(xué)研究和工作查考提供所需檔案線索，幫助檔案人員熟悉檔案內(nèi)容，更好地開展檔案的整理、鑒定、檢索、提供利用、編研、對外宣傳報(bào)導(dǎo)等工作，提高科學(xué)管理水平;文書、科技、會(huì)計(jì)、音像、實(shí)物等不同門類檔案編制案卷目錄、全引目錄、歸檔文件目錄、分類目錄、專題目錄等不同形式、功能互補(bǔ)的檢索工具［5］。3．6．2開展多種檔案利用方式。充分挖掘館藏資源，開展多種檔案利用方式。拓展編研新形式，可以創(chuàng)新思路，與各研究所和相關(guān)部門聯(lián)合編研《科技成果匯編》《專家錄》《自主創(chuàng)新成果匯編》等編研材料;編寫制作《※※※周年》系列書籍、畫冊、宣傳DVD等，對外宣傳、推廣應(yīng)用成果、擴(kuò)大單位影響力。在財(cái)力條件允許情況下建立檔案利用新窗口———陳列室，可以利用館藏圖片、實(shí)物、電子翻書、視頻等方式展示單位發(fā)展歷程、科研成果、人物風(fēng)貌等。3．6．3提供創(chuàng)新形式的的檔案服務(wù)。在人們生活離不開手機(jī)、社交媒體廣泛應(yīng)用的今天，如何將之引入檔案實(shí)踐，豐富檔案服務(wù)形式服務(wù)于農(nóng)業(yè)科技創(chuàng)新值得思考。現(xiàn)階段應(yīng)用社交媒體創(chuàng)新檔案服務(wù)模式切實(shí)可行。以檔案數(shù)字化信息化為基礎(chǔ)，引入社交媒體可以提供新形式、多層次的檔案服務(wù)內(nèi)容，社交媒體憑借其強(qiáng)大的資源整合、與交互功能提供了檔案實(shí)體服務(wù)向網(wǎng)絡(luò)服務(wù)轉(zhuǎn)變的條件。它既能對現(xiàn)有服務(wù)進(jìn)行變革，也能提供全新的服務(wù)形式。傳統(tǒng)檔案服務(wù)由人工提供借閱、檢索、編研、咨詢等，利用效率低，利用者滿意度也低。引入微信等社交媒體可以利用廣闊的查閱平臺，利用者打破時(shí)空限制隨時(shí)隨地根據(jù)需要提出查閱請求，在檢索環(huán)節(jié)上可以增強(qiáng)即時(shí)互動(dòng)性，提高用戶滿意度;在編研環(huán)節(jié)可以減低傳統(tǒng)編研的出版成本，在編研過程中及時(shí)階段性成果，及時(shí)獲得用戶反饋，接納批評意見，增加了編研出版的開放和交互性，提高了編研的效率和質(zhì)量;交互性社交媒體如QQ等的引入與查閱者實(shí)時(shí)互動(dòng)交流，能及時(shí)為用戶答疑解惑。另外社交媒體還能衍生出新的服務(wù)方式，如根據(jù)用戶需求建立數(shù)據(jù)庫，定期向利用者推送有針對性的信息內(nèi)容或解決方案;智能終端APP在溝通交流和信息傳播方面的巨大優(yōu)勢可以引入檔案實(shí)踐，這些社交媒體的應(yīng)用為手機(jī)用戶利用檔案提供了極大方便［6］。社交媒體具有巨大應(yīng)用前景及影響力，引入檔案實(shí)踐后更能讓受眾了解農(nóng)業(yè)科研檔案，挖掘利用農(nóng)業(yè)科研檔案，體現(xiàn)農(nóng)業(yè)科研檔案的價(jià)值所在，從而以此為契機(jī)形成管好農(nóng)業(yè)科研檔案為科技創(chuàng)新服務(wù)的良好氛圍。

作者:韓千紅 單位:安徽省農(nóng)業(yè)科學(xué)院作物研究所

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