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1基層水利工程項目檔案管理現狀

根據《水利工程建設項目檔案管理規(guī)定》(水辦〔2005〕480號)，水利工程建設項目檔案包括工程立項、可研、設計、審批、招標投標、施工、質檢、監(jiān)理到竣工驗收、運行使用等全過程中形成的、應當歸檔保存的文字、圖紙、圖表、數據、聲像等各種載體的文件材料。具有內容豐富、專業(yè)性強、形成時間長、流程聯系緊密、文書科技一體等特點。經調查，現階段基層水利工程建設項目檔案管理情況如下。1.1檔案分類?；鶎铀こ添椖繖n案按照建設過程可分為項目前期、工程實施、竣工驗收、運行使用四個階段;按照參建主體可分為法人檔案、施工檔案、監(jiān)理檔案、設計檔案、財務檔案等;按照表現形式可分為文書檔案、電子檔案、實物檔案、聲像檔案等;按照保管期限分為短期(10年)、長期(30年)、永久三種。1.2檔案管理。水利工程建設項目在實施過程中，施工檔案一般由項目法人負責收集、整理和歸檔。其中:工程招標投標、施工圖紙、質量檢測、計量結算、現場管理、征地移民等資料直接由項目法人內設機構負責管理;項目前期檔案和財務檔案由地方水行政主管部門或委托具有獨立法人資格的水管單位管理。項目法人和主管部門制定了相應的檔案管理辦法，指定專人負責檔案管理工程。工程驗收之后移交地方水行政主管部門或工程運行管理單位。1.3檔案驗收。工程完工后，除骨干控制性水利工程檔案以外，大多數水利工程檔案沒有申請通過縣級檔案管理部門檢查驗收?，F有水利工程建設項目中，新建水庫、病險水庫加固、大中型涵閘、重要堤防工程檔案在竣工驗收之前，申請檔案管理部門進行驗收，其他項目一般由項目法人自行整理歸檔和保存。

2當前存在的主要問題

受項目法人的重視程度、管理水平、制度建設、基礎條件、管理投入以及檔案管理人員的業(yè)務素質等方面的影響，基層水利工程建設項目檔案仍然存在資料收集不齊全、整理不標準、歸檔不及時、保存不完整等突出問題，主要表現在以下幾個方面。2.1法人重視程度不夠。部分項目法人沒有認識到工程檔案對于工程后期運行、管理、維護、決策等方面的重要性，存在重外業(yè)、輕內業(yè)的思想。一是制度不健全。部分項目檔案管理制度實際操作性不強，要求不細，還有部分法人單位沒有制定和完善工程檔案管理制度。二是缺少專業(yè)檔案管理人員。大多數項目管理單位由施工員兼職檔案管理員，沒有對工程檔案管理進行系統(tǒng)地學習和培訓，檔案管理業(yè)務不熟。三是系統(tǒng)檢查不到位。除階段性驗收考評或結算審計之外，大多數項目法人沒有開展檔案專項檢查，日常管理也是“誰的檔案誰負責”的分散管理狀態(tài)。特別是臨時組建的項目部，人員流動性強，在工作銜接中，只注重業(yè)務和財務的交接，不重視檔案的交接確認，為后期的檔案管理工作留下了隱患。2.2檔案管理移交不到位?；鶎铀こ添椖款悇e較多，工程項目的實施大多數由對應的業(yè)務科室負責監(jiān)管，考慮后期業(yè)務工作需要，工程結束后，沒有系統(tǒng)整理并移交主管部門專業(yè)檔案室負責管理，導致水利工程檔案管理不規(guī)范。一是收集的檔案資料不齊備?，F有工程檔案以文書、圖紙、結算、質檢等資料，缺少聲像資料和電子檔案資料，還有部分工程項目招標投標資料、征地移民的原始資料不完整，工程檔案無法反映項目實施過程控制情況。二是檔案資料質量不符合規(guī)范要求。部分文書檔案原件遺失，以復印件代替;部分工程項目缺少竣工圖紙，以設計圖紙代替，竣工圖紙沒有蓋章簽字的現象也普遍存在。三是檔案驗收移交不到位。相當多的中小型水利工程完工后竣工驗收嚴重滯后，多數工程檔案沒有系統(tǒng)整理并通過縣級檔案管理部門驗收，也沒有移交主管部門管理，有的檔案在業(yè)務科室存放多年，在后期管理使用過程中遺失較多。四是檔案登記保存不規(guī)范。部分檔案登記不清楚，檔案編號沒有統(tǒng)一標準，導致了檔案管理的不規(guī)范、不科學。2.3檔案存放管理環(huán)境差。一是除縣級水行政主管部門以上，多數基層水管單位受條件限制，現有檔案室面積小，檔案管理投入不夠，檔案保存設施不足，以前年度發(fā)生的工程檔案損壞較重。二是部分是臨時組建的項目法人機構，沒有固定的辦公地點，也沒有專門的檔案室和檔案保存設施，隨意堆放，造成資料遺失或損壞。三是工程檔案電子信息化管理水平低。受條件限制，現有基層水利工程檔案90%以上的沒有實行電子錄入系統(tǒng)，出入登記不清楚，保存質量差，使用效率低，不利于工程項目檔案管理規(guī)范化建設。

3加強基層水利工程檔案管理的建議

隨著經濟社會的快速發(fā)展，各級黨委政府高度重視水利工作，基層水利工程建設投入日益增多，水利工程布局廣泛，規(guī)模不一，對工程檔案管理和規(guī)范化建設帶來了挑戰(zhàn)。《水利工程建設項目檔案管理規(guī)定》中明確提出，項目法人對對水利工程檔案工作負總責，須認真做好自身產生檔案的收集、整理、保管工作，并應加強對各參建單位歸檔工作的監(jiān)督、檢查和指導。必須建立基層水利工程檔案管理機制，探索可行有效的檔案管理途徑，提高檔案管理質量和水平，確保水利工程檔案管理的系統(tǒng)性、完整性和規(guī)范性。3.1建立工程檔案管理責任機制。項目法人和有關領導要提高對工程建設項目檔案工作的認識，改變重建設、輕檔案的思想。一是加強檔案管理業(yè)務學習。各項目法人、工程技術人員、監(jiān)管人員、檔案管理者要不斷學習檔案管理方面的法律法規(guī)，掌握相關的檔案專業(yè)知識，做到思想上重視、業(yè)務上精通、工作上統(tǒng)一。二是強化檔案管理責任。要把檔案工作責任制層層落實到人，明確項目法人職責，構建從上到下、分級負責、職責明確、科學嚴謹的工程建設項目檔案管理體系，提高增強水利工程檔案管理的主動性和責任感。三是完善檔案管理工作機制。從工程項目申報審批到組織實施，再互竣工驗收和移交保存，應確立領導專人負責，成立由建設單位、監(jiān)理單位、施工單位組成的領導小組，遵循工程建設和檔案工作的規(guī)律，堅持檔案工作與工程建設同步進行，統(tǒng)籌規(guī)劃，建立制度，制定措施。四是加強日常監(jiān)督檢查。聘請地方政府檔案管理部門組織對工程檔案進行專項檢查和指導，保障工程項目檔案工作一開始就步入正軌，隨時了解掌握水利工程檔案工作發(fā)展動態(tài)，推動工程檔案規(guī)范化管理。3.2加強工程檔案管理制度化建設。水利工程建設項目檔案涉及面廣，質量要求高，原件收集歸檔難度大，利用價值高，必須加強制度化管理。一是嚴格執(zhí)行行業(yè)規(guī)范和標準。依據《中華人民共各國檔案法》相關要求，嚴格執(zhí)行《水利工程檔案管理規(guī)定》和水利科學技術檔案管理相關規(guī)定，增強水利建設單位和施工單位檔案人員和工程技術人員的檔案意識和依法治檔的自覺性。二是分類制定并完善檔案管理制度。健全檔案工作的各項規(guī)章制度，如各種檔案的管理制度、崗位責任制、查借閱制度等，建立一個結構合理、管理科學的檔案組織體系。同時，把基層水利單位檔案工作業(yè)績列入項目法人和相關管理人員工作考核內容，嚴格考核問責和兌現。三是建立層層審核機制。把建設項目的建檔工作納入工程建設及管理程序，納入專業(yè)部門和專業(yè)人員職責范圍，層層審核把關，充分發(fā)揮專業(yè)部門與檔案部門的積極性，確?？⒐n案的內在質量。3.3注重檔案管理工作創(chuàng)新。水利工程建設項目大致分為立項階段、設計階段、施工階段、竣工驗收階段四個部分，考慮部分工程建設工期較長，為了保證工程項目檔案的齊全完整，可分階段進行項目檔案的收集。一是注重資料的收集歸類。檔案管理人員必須親臨施工現場收集資料，認真核對檔案資料的準確性和精確性，發(fā)現問題及時反映解決。二是注重溝通銜接。檔案管理人員要積極與參建單位內業(yè)管理人員和監(jiān)管人員配合，適時掌握工程進度、質量安全控制、計量結算等情況，收集原始資料，確保檔案資料的真實性。三是注重檔案收集時限要求。檔案管理員必須區(qū)別不同情況，確定相應的工作時限，以保證檔案的完整性，對于那些形成周期短、時間性強的檔案要做到及時收集;對于形成周期長的檔案，要明確收集時段，避免造成內容混淆、遺漏，降低檔案質量。四是完善登記移交手續(xù)。工程檔案收集后，應及時系統(tǒng)整理、分類、登記，定點保存，在管理使用或移交期間，要注重工程項目檔案移交手續(xù)，羅列檔案資料清單，注明用途、數量、出入方向等內容，做到有據可查。五是建立檔案統(tǒng)一管理模式。一般情況下，縣級水行政主管部門要對本區(qū)域內水利建設項目檔案管理負責，實行集中統(tǒng)一管理(不屬于縣級水行政主管部門管理、具有獨立法人機構的水電企業(yè)除外)，定期對所屬單位的工程檔案進行檢查、指導和收集、分類、整理、歸檔，并按照檔案管理時限統(tǒng)一移交縣級檔案管理部門保存，確保資料的完整性。3.4提高檔案管理人員綜合素質。水利工程項目檔案管理的好壞取決于檔案管理人員的素質和能力，也取決于檔案人員的事業(yè)心和責任心。隨著水利工程項目檔案種類增多，對檔案管理的要求和檔案員業(yè)務能力提出了更高的要求，必須加強對基層單位人員進行相關的專業(yè)培訓，掌握檔案和檔案工作的基礎理論知識，掌握最基本的實際操作技能。一是定期組織業(yè)務培訓。各地水行政不管部門要結合本地檔案管理實際需求，有針對性地組織短期培訓，增強實際操作技能的培訓，培訓內容包括各類檔案的收集、立卷、裝訂、整理、上架等全過程，及時了解黨和國家有關檔案方面的新方針、新做法，提高檔案員實際操作水平。二是提高檔案人員綜合素質。不管是專職檔案管理員，或者是施工過程中的兼職檔案管理人員，不僅要系統(tǒng)學習檔案概論、文書檔案、科技檔案、檔案保管、檔案利用等檔案常識，而且要學習檔案管理相關法律法規(guī)知識，使其具備檔案管理職責精神，增強基層檔案管理規(guī)范化、科學化意識。3.5加大基層水利工程檔案管理投入。加強基層水利工程項目檔案管理水平和質量，必須具備相應的硬軟件設施。一是落實水利工程檔案管理的資金渠道，建議在項目管理費中明確一定的支出比例專項用于水利工程檔案管理。二是按照“省一級”以上標準，完善檔案規(guī)范化建設，縣級水務(水利)局及所屬水管單位必須設置專門的檔案室，建設期間配備專職檔案管理人員，配置相應的硬件設施，做到庫房、辦公、閱覽三分開，且布局合理，便于檔案整理、存放、查閱。三是配備必要的檔案管理設備。如配備規(guī)范統(tǒng)一的檔案箱柜、電腦、傳真機、打印機、溫濕度控制等設備，為檔案工作提供良好的辦公環(huán)境和足夠的經費保障，促進基層水利檔案工作有序開展。四是建立基層水利工程檔案信息化管理系統(tǒng)。充分考慮操作便捷、安全可靠、人性化操作等因素，統(tǒng)一開發(fā)功能完備、科學合理、系統(tǒng)嚴謹、技術規(guī)范的水利工程檔案管理應用信息系統(tǒng)，提高基層水利工程檔案管理信息化水平。

作者:顧蕓 單位:湖北省南水北調工程建設管理局