導語：招標代理企業(yè)內(nèi)部控制優(yōu)化策略一文來源于網(wǎng)友上傳，不代表本站觀點，若需要原創(chuàng)文章可咨詢客服老師，歡迎參考。

摘要：招標代理企業(yè)是依法設立、從事招標代理業(yè)務并提供相關服務的社會中介組織，其需要直接參與到社會經(jīng)濟市場中，現(xiàn)階段，招標代理企業(yè)已呈現(xiàn)一定發(fā)展規(guī)模，在對外擴張速度加快、市場面逐漸拓寬的情況下，越來越多的招標代理企業(yè)意識到，必須要從自身出發(fā)，展開強有力的自我檢查、自我評估，及時發(fā)現(xiàn)內(nèi)部存在的問題進行優(yōu)化，使其與外部擴張速度足以匹配。而內(nèi)部控制作為當下企業(yè)主流的管理模式自然身先士卒，鑒于招標代理企業(yè)業(yè)務的特殊性，其內(nèi)部控制管理能夠?qū)θ粘I(yè)務活動起到一定約束作用，作為運行較復雜的管理系統(tǒng)，又處于招標代理這類性質(zhì)較特殊的企業(yè)，在真正操作中出現(xiàn)了很多管理上的問題。本文從招標代理企業(yè)內(nèi)部控制及信息化建設相關理論出發(fā)，分析招標代理企業(yè)普遍存在的內(nèi)部控制及信息化共性問題，希望能夠給出淺薄建議，進一步提高招標代理企業(yè)內(nèi)部控制及信息化建設質(zhì)量。

關鍵詞：招標代理企業(yè)；內(nèi)部控制；信息化；問題與策略

在如今的經(jīng)濟環(huán)境下，企業(yè)固然面對著多且復雜的風險因素，尤其是在網(wǎng)絡時代下，也正是這些客觀存在的風險倒逼企業(yè)提升風險意識。內(nèi)部控制對企業(yè)風險的合理規(guī)避十分重要，但縱觀我國內(nèi)部控制發(fā)展，其發(fā)展時間并不長，經(jīng)驗較少，相關的理論建設、實踐總結(jié)等較為滯后。本文對招標代理企業(yè)內(nèi)部控制及信息化建設的研究，具有重要的理論和現(xiàn)實意義。

一、招標代理企業(yè)現(xiàn)狀及內(nèi)部控制與信息化建設意義

（一）招標代理企業(yè)現(xiàn)狀。改革開放初期，招標代理行業(yè)開始出現(xiàn)，2000年頒布了《中華人民共和國招標投標法》，意味著我國招標行業(yè)開始有了較為系統(tǒng)、完整的管理辦法。通過其不斷的完善與發(fā)展，取得了高速進步，對社會經(jīng)濟建設、資本市場行為規(guī)范等，都產(chǎn)生了重大積極作用。幾十年來，我國招標代理企業(yè)多依靠市場準入規(guī)則和國家制度約束，因此在市場中多呈現(xiàn)出粗放式管理。加上2020年取消招標代理企業(yè)資質(zhì)要求后，全國有8700家的招標代理機構(gòu)分別在建設工程、機電進口、政府采購、中央投資項目、通訊工程建設等領域從事招標代理工作，雖然促進了招標投標活動的順利開展，保護了國家利益、社會公共利益以及招標人的合法權益，但是招標代理行業(yè)依舊沒有形成規(guī)范化的管理，雖然2013年2月4日國家發(fā)改委發(fā)布了《電子招標投標辦法》，建筑行業(yè)協(xié)會等幾個行業(yè)也推行了網(wǎng)上電子招標，但參加的企業(yè)很少，國家對電子招標監(jiān)管的力度不夠，傳統(tǒng)的招標方式已經(jīng)不適應中國經(jīng)濟迅猛發(fā)展的現(xiàn)狀，多數(shù)招標企業(yè)對信息化認識不足，或自身開展信息化基礎薄弱，這在下文也會詳細論述。（二）內(nèi)部控制及信息化建設意義?，F(xiàn)階段，我國招標代理企業(yè)實行內(nèi)部控制及信息化建設有以下幾方面意義：一是符合我國政策引導和法律要求。招投標實踐前提是基于法律法規(guī)的基礎上，實行內(nèi)部控制與信息化建設，能夠幫助招標代理企業(yè)更好的解讀國家政策，確保招標業(yè)務的順利展開；二是提高了內(nèi)部各項數(shù)據(jù)的可靠性、及時性。招標代理企業(yè)要保證一定的信息公開，內(nèi)部控制與信息化建設的海量數(shù)據(jù)存儲、篩選能力能夠為企業(yè)提供更貼合自身的數(shù)據(jù)，保證數(shù)據(jù)的使用效果；三是有效提升企業(yè)內(nèi)部管理水平。內(nèi)部控制與信息化建設均是當下行之有效且企業(yè)主要采納的管理方式，招投標環(huán)節(jié)實行內(nèi)部控制，能夠有效解決管理執(zhí)行不力、監(jiān)管不嚴等問題，為企業(yè)帶來高效率、高質(zhì)量的管理，并推動招標代理企業(yè)更好的融入到現(xiàn)代經(jīng)濟市場中。

二、招標代理企業(yè)內(nèi)部控制及信息化建設中現(xiàn)存問題

對照國際內(nèi)部控制行為規(guī)范，以我國《基本規(guī)范》中的內(nèi)控五要素為主，從五方面對當下招標代理企業(yè)內(nèi)部控制及信息化建設進行梳理。（一）內(nèi)控環(huán)境。多數(shù)招標代理企業(yè)內(nèi)部控制環(huán)境都存在問題，一是組織結(jié)構(gòu)設置不合理，權責無法匹配，職權分布不科學；二是行業(yè)準入門檻低，致使從業(yè)人員水平參差不齊，且多數(shù)急功近利、法制觀念淡薄，職員后續(xù)的道德、技能培訓等工作不到位，最終導致企業(yè)整體內(nèi)部控制意識不強，缺少基本內(nèi)控環(huán)境。（二）風險評估。在招標代理企業(yè)內(nèi)控風險管理層面，一方面是風險管理的意識淡薄，風險管控多依靠工作經(jīng)驗和個人職業(yè)判斷，另一方面是缺乏完善的風險管理機制，沒有建設起針對招投標業(yè)務活動的風險程序，缺少針對風險的現(xiàn)代化設計，難以提升風險管理的質(zhì)量，且缺少對風險防范結(jié)果的總結(jié)，無法對下次風險防范起借鑒作用。（三）控制活動。控制活動是招標代理企業(yè)進行內(nèi)控的重要環(huán)節(jié)，也是進行內(nèi)部控制管理時存在問題最多的環(huán)節(jié)。招投標環(huán)節(jié)，雖然有嚴格的控制措施和流程設計，但是仍存在過程不透明、暗箱操作、弄虛作假、設置門檻限制排斥潛在投標人、占用投標保證金不及時退還、代理服務費收取不規(guī)范多收少收企業(yè)無法控制、專家費支付不透明導致業(yè)務人員從中牟利、招標公告發(fā)布平臺多樣化等問題，導致招標代理企業(yè)無法及時把控招投標信息，喪失機會；開標評標環(huán)節(jié)，招標代理企業(yè)在合同管理上基本上實現(xiàn)了多重控制，但是近些年隨著基建工程項目越來越多，相應的業(yè)務也越來越多，開標評標環(huán)節(jié)又是整個招投標環(huán)節(jié)中最易出現(xiàn)違規(guī)的地方，且這些地方難以控制。如在利益驅(qū)動下，滋生了串標、圍標行為，違背了誠實信用、競爭擇優(yōu)的基本原則，影響了招投標市場的健康發(fā)展。另外，在評標過程中評分標準尺度不一，導致打分不準確，也影響了最終的結(jié)果；定標環(huán)節(jié)，一是可能未按照中標候選人順序定標，或是招標人延長定標期限也會影響定標，二是中標候選人自動放棄中標。一般情況下，在排名第一的中標候選人的投標文件中已經(jīng)提出了完整的邀約，除非是對放棄中標進一步說明，否則投標人會產(chǎn)生一定信譽問題，這既不利于招投標企業(yè)的下一步工作計劃，也不利于招標市場的健康發(fā)展。（四）信息與溝通。同上述提到的風險評估一樣，招標代理企業(yè)在信息溝通層面同樣存在著意識不到位的問題，主要表現(xiàn)在企業(yè)高層中。第一，企業(yè)信息化環(huán)境缺失，主要表現(xiàn)在兩方面：一是信息化建設的認知不足，招標代理企業(yè)普遍沒有認識到信息化的重要性，導致企業(yè)“上行下效”，全員缺乏信息化理念；二是企業(yè)信息化進程慢，企業(yè)內(nèi)部的信息傳遞不暢，先進的財務軟件沒有發(fā)揮實際作用，難以對業(yè)務活動進行有效監(jiān)管；第二，業(yè)務、財務矛盾問題。長期以來，不僅是招標代理企業(yè)，基本上所有的企業(yè)都會出現(xiàn)業(yè)務、財務矛盾，導致信息難以共享，前者注重市場開發(fā)，招攬更多業(yè)務，會認為財務的“節(jié)流”意識是縮手縮腳。而后者需要考慮到企業(yè)整體發(fā)展的開支，成本越低越好，雖然有經(jīng)營者組織協(xié)調(diào)，但無法從根本上改變問題，正是部門目標的不同，導致二者無法統(tǒng)一觀點，難以實現(xiàn)信息高效傳輸，既不利于企業(yè)信息化建設，也不利于內(nèi)部控制管理。（五）內(nèi)部監(jiān)督。對于內(nèi)部組織較完整、人員較充足的招標代理企業(yè)來說，基本上都設有獨立的內(nèi)審部門和紀委，利用其監(jiān)督審核作用，對招標過程全過程進行監(jiān)督，致力于發(fā)現(xiàn)其中不規(guī)范的地方，但實際上招標代理企業(yè)的監(jiān)督效果一般。其一，其內(nèi)部監(jiān)督流于形式，一是因為審計工作大多走過場，出具的審計結(jié)果沒有實際參考價值，如一些存在招標文件編制問題、串標圍標等惡劣影響的，很大一部分都是因為企業(yè)的內(nèi)部審計出現(xiàn)了問題；二是招投標專業(yè)性極強，尤其是像招標代理企業(yè)，這種涉及到多種項目服務的代理機構(gòu)，內(nèi)審人員如果缺少專業(yè)性知識很難進行全方面、多維度的審計監(jiān)督，無法得出項目建設的客觀結(jié)果；其二，政府監(jiān)管力度和能力不足。關于招標投標的最新法律修訂有2017年修訂的《中華人民共和國招標投標法》以及2019年修訂的《中華人民共和國招標投標法實施條例》，相應的部門規(guī)章則大多在2013年修訂，雖然相應的法律法規(guī)建設較為完善，但是要想真正落實并不容易。

三、招標代理企業(yè)內(nèi)部控制及信息化建設優(yōu)化策略

（一）優(yōu)化內(nèi)控環(huán)境，完善組織結(jié)構(gòu)。要想提高招標代理企業(yè)內(nèi)部控制和信息化建設質(zhì)量，必須從基本的組織架構(gòu)入手，優(yōu)化企業(yè)內(nèi)部控制環(huán)境，營造良好內(nèi)控氛圍。其一，重塑組織結(jié)構(gòu)，根據(jù)現(xiàn)有的業(yè)務量和企業(yè)未來預計的市場份額重新劃分部門，明確職責，在未來的發(fā)展中不斷優(yōu)化、調(diào)整，尤其體現(xiàn)出承擔內(nèi)部監(jiān)督作用的審計部門，使內(nèi)部框架結(jié)構(gòu)與企業(yè)戰(zhàn)略目標趨同。例如可成立業(yè)務部門和職能部門，職能部門里要專門設立企管部管理所有招投標業(yè)務，會同財務部門，從招標項目備案審核、公告發(fā)布、標書售賣、服務費收取、保證金收退、印鑒和合同管理到最終的文件存檔，期間一系列活動都需要按照規(guī)定進行；其二，實行特殊崗位特殊控制制度。招標代理企業(yè)業(yè)務性質(zhì)特殊，如評標標底、標底編寫人員等，需要對這些人員設置保密制度，簽訂保密承諾書，嚴格遵守保密原則，落實崗位控制，實行輪崗制度；其三，優(yōu)化人力資源管理，落實企業(yè)文化。招標代理企業(yè)的工作并非流水線，而是需要發(fā)揮主觀能動性，根據(jù)個體業(yè)務情況進行職業(yè)判斷，這要求相關人員必須具備較強的業(yè)務能力，可從人才招聘、培訓體系、績效評價和獎懲措施等方面入手。招標代理企業(yè)的企業(yè)文化可從行為文化（組織體育競技類活動，提高企業(yè)人員凝聚力）、制度文化（建設規(guī)章制度，約束道德行為，加強法制教育）、精神文化（營造積極向上環(huán)境氛圍，提升企業(yè)向心力）等方面入手，樹立招標代理企業(yè)文化形象，奠定內(nèi)部控制管理基礎。（二）引入風險管理機制，設置風險評估程序。其一，招標代理企業(yè)必須提升全員對風險防范的重要性認識，樹立敏感的風險意識，尤其是企業(yè)的管理層，要以身作則，切實引導各部門職員樹立正確風險觀。同時針對不同部門的工作重心設置相應風險識別機制，如財務部門的報表分析法，業(yè)務部門的業(yè)務流程法等，對風險的檔位、發(fā)生概率等都要做明確標識，進而借助現(xiàn)代信息技術，構(gòu)建獨屬于企業(yè)的風險信息庫，強化歸口管理。同時前延到風險預防、后延到風險分析，對招標流程預估中可能會出現(xiàn)的風險進行量化分析，形成完整的防范方案，遞交管理層，幫助企業(yè)迅速應對，提高提升企業(yè)應對風險的經(jīng)驗；其二，權衡風險收益。招標代理企業(yè)對風險的評估不僅是對企業(yè)資產(chǎn)安全的維護，同時也要衡量應對該風險所需耗費的成本等，不管采取何種風險應對措施，都必須以企業(yè)利益最大化為根本原則，找到風險和收益的制衡點，控制企業(yè)經(jīng)濟流失。（三）業(yè)務流程再造，重塑招標環(huán)節(jié)。招標代理企業(yè)要想實現(xiàn)內(nèi)部控制，必須從主營業(yè)務即招投標管理入手，強化其全過程梳理，形成現(xiàn)代化招投標業(yè)務流程。招標投標環(huán)節(jié)，可使用word等辦公軟件編制好招標文件之后，借助信息網(wǎng)絡，發(fā)布招標公告，運用OA辦公軟件系統(tǒng)確保招標程序合法，符合授權審批和責任溯源的要求，確保相關工作人員必須持證上崗，具備一定的資歷。同時完善相關規(guī)范制度，當展開招投標時，必須強化部門行政監(jiān)管，同時在招標現(xiàn)場，可增派監(jiān)督小組，維系現(xiàn)狀秩序，避免出現(xiàn)私下協(xié)商行為，保證公平、公正、公開的招標氛圍；開標評標環(huán)節(jié)，現(xiàn)場組織開評標并現(xiàn)場打分確定中標企業(yè)，全過程錄音錄像，投標企業(yè)提供紙質(zhì)和電子文件，確保各方信息掌握的對稱性，尤其是涉及到投標保證金管理，由于資金渠道廣泛，企業(yè)對資金的管理尤為重要。另外，強化對評標專家的監(jiān)管，建立評標專家考核和退出機制，對于存在不良行為或資歷不夠的評標專家必須取消其資格，依法從嚴查處；定標環(huán)節(jié)，加強對定標后的監(jiān)督管理工作，嚴格按照合同履行義務。（四）構(gòu)建財務共享中心，發(fā)揮信息系統(tǒng)作用。對于招標代理企業(yè)來說，及時、準確的信息共享十分重要，能夠幫助企業(yè)做出更準確的規(guī)劃。第一，強化外部信息收集，升級內(nèi)部信息匯總。2013年2月4日，國家發(fā)改委發(fā)布了《電子招標投標辦法》，建筑行業(yè)協(xié)會等幾個行業(yè)也推行了網(wǎng)上電子招標，但參加的企業(yè)很少，招標代理企業(yè)可積極采納這種新型辦法，例如建立網(wǎng)絡信箱，保護招標信息的安全。同時擴大其接觸面，吸引更多的市場投資者，提高招投標的質(zhì)量，在獲得大量信息之后，企業(yè)內(nèi)部各個部門必須提升信息分析匯總能力，加以篩選，編制報告，讓領導層對企業(yè)的需求以及現(xiàn)有能力等一目了然，給出指導性意見；第二，建立招標管理信息系統(tǒng)、建立財務共享服務中心。在網(wǎng)絡時代下，大數(shù)據(jù)和云計算等現(xiàn)代信息技術盛行，招標代理企業(yè)可積極發(fā)揮自身資金優(yōu)勢和管理優(yōu)勢，引入招標管理系統(tǒng)，建立共享服務系統(tǒng)平臺，實現(xiàn)業(yè)務、財務部門的數(shù)據(jù)對接。同時納入相應標準，使系統(tǒng)自動完成數(shù)據(jù)的審批和復核，保證了信息的透明可查，另外，招標管理系統(tǒng)運行實現(xiàn)了數(shù)據(jù)的隨機分配，極大的降低了串通舞弊行為，實現(xiàn)透明化管理。財務共享服務中心的建設能夠加快業(yè)務、財務融合的步伐，實現(xiàn)財務信息的跨時間、跨空間處理，同時還能夠從財務角度上形成業(yè)務追溯，保證招標代理企業(yè)的透明化管理。在實現(xiàn)這一切的大前提，是招標代理企業(yè)全員都深刻認識到信息化建設的重要性，只有將信息化管理的成果展示出來，展現(xiàn)信息化管理在企業(yè)發(fā)展進程中的促進作用，才能夠使企業(yè)全員自發(fā)的參與到信息化建設中，自發(fā)維護信息化系統(tǒng)的平穩(wěn)運行。（五）提升監(jiān)管力度，形成責任追究。第一，必須發(fā)揮招標代理企業(yè)內(nèi)部審計部門作用。經(jīng)濟市場競爭愈發(fā)激烈，通過內(nèi)部控制增強企業(yè)核心競爭力已經(jīng)成為了行業(yè)間的共識，招標代理企業(yè)必須充分利用內(nèi)部審計部門，發(fā)揮內(nèi)部審計和紀檢作用，內(nèi)審不僅是應對國家法律法規(guī)的手段，更是發(fā)現(xiàn)企業(yè)運作中存在問題的重要一環(huán)。企業(yè)可加派高級管理層牽頭內(nèi)部審計，提高內(nèi)審在企業(yè)內(nèi)部的權威性，繼而提升其監(jiān)督力度，自覺接受上級和社會民眾的監(jiān)督。同時發(fā)揮協(xié)同監(jiān)督作用，使內(nèi)部各職能部門相互牽制、相互管理，建立評估制度，選派第三方責任人定期對招標工作進行審查，這也是外部監(jiān)督力量的表現(xiàn)之一，不斷形成全方位監(jiān)督體系；第二，加大責任制度執(zhí)行力度，夯實日常監(jiān)督管理。企業(yè)順利運行的前提是權責分明，上到企業(yè)管理層，下到招標業(yè)務相關工作人員，都要有明確的職責劃分，同時借助內(nèi)部審計力量加大對人員責任履行情況的監(jiān)督，可發(fā)揮薪酬激勵作用，引導工作人員更好的完成工作任務，一旦發(fā)現(xiàn)招標相關的財務人員、監(jiān)督人員以及評標專家等出現(xiàn)違法亂紀行為，必須暫停一切工作，移交司法部門，依法追究責任，包括圍標、串標、行賄中標等，一經(jīng)發(fā)現(xiàn)，必須嚴懲，保證招標市場正常運行。

四、結(jié)束語

綜上所述，招標代理企業(yè)強化內(nèi)部控制與信息化建設，不僅是其提升內(nèi)部管理質(zhì)量、保證招投標透明化管理的必然手段，更是其適應現(xiàn)代經(jīng)濟市場激烈競爭的重要舉措。本文從招標代理企業(yè)發(fā)展現(xiàn)狀入手，著重分析其內(nèi)部控制及信息化建設中存在的問題，并結(jié)合實際，嘗試提出相應操作性強的建議，希望能夠為招標代理企業(yè)提升內(nèi)部控制與信息化質(zhì)量提供簡單思路。

參考文獻：

[1]李肖依.招標代理機構(gòu)內(nèi)部控制措施探討[J].財經(jīng)界,2019(24):88.

[2]陳曉可.探究全過程工程咨詢業(yè)務與招標代理機構(gòu)的轉(zhuǎn)型升級[J].環(huán)渤海經(jīng)濟瞭望,2019(08):116-117.

[3]褚珊,林君.高校招標內(nèi)部控制的信息化應用研究[J].財會研究,2018(11):53-56+60.

[4]許利俠.招標代理機構(gòu)內(nèi)部財務控制措施分析[J].企業(yè)改革與管理,2018(18):131-132.

作者：謝杰