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一、關(guān)于檔案利用工作

繼續(xù)教育學(xué)院網(wǎng)絡(luò)教育檔案室如何根據(jù)具體情況正確地貫徹執(zhí)行檔案工作相關(guān)方針政策，做好檔案利用工作，從而帶動(dòng)高校各項(xiàng)工作，是個(gè)認(rèn)識(shí)問(wèn)題也是個(gè)實(shí)際問(wèn)題。在以“強(qiáng)信念、謀發(fā)展、求發(fā)展”為辦學(xué)宗旨的環(huán)境下，對(duì)于高校檔案工作存在不同的認(rèn)識(shí)和理念，一種認(rèn)為既然“以利用工作為綱”，就應(yīng)當(dāng)積極促進(jìn)檔案利用工作的開(kāi)展，其他各項(xiàng)工作可以適當(dāng)減少投入；另一種理解認(rèn)為必須先把零散的檔案文件清理完畢才能開(kāi)展檔案利用工作。實(shí)踐證明，這兩種認(rèn)識(shí)都不夠全面。在前期我們確實(shí)是全力以赴大搞檔案利用工作，致使其他工作受到一定影響。之后我們根據(jù)實(shí)際情況進(jìn)行了相應(yīng)的調(diào)整，根據(jù)“以利用工作為綱”的原則，遵循檔案利用工作的原則和方法，對(duì)各項(xiàng)工作都作了適當(dāng)?shù)恼{(diào)整和具體安排，這樣既加強(qiáng)了檔案利用工作，又帶動(dòng)了其他方面的工作?？傊?，通過(guò)檔案工作實(shí)踐我們深深體會(huì)到，單純強(qiáng)調(diào)檔案利用工作或檔案整理工作，都是不符合檔案工作規(guī)律的。因此，應(yīng)采取相應(yīng)的措施開(kāi)展檔案利用工作：1.通過(guò)各種方法途徑對(duì)繼續(xù)教育學(xué)院網(wǎng)絡(luò)教育檔案室保存的檔案資料進(jìn)行宣傳，使有關(guān)部門(mén)了解檔案的內(nèi)容、所屬時(shí)期，以便利用者參考查詢。我們編寫(xiě)了“繼續(xù)教育學(xué)院網(wǎng)絡(luò)教育檔案介紹”(指南)、專題目錄，根據(jù)需要編寫(xiě)了相關(guān)參考資料，如把往屆生專業(yè)檔案、層次類別檔案、省份(地域)檔案、民族(少數(shù)民族)檔案和身份(正確年齡)檔案相關(guān)文件材料編輯成專題目錄，制定可操作標(biāo)準(zhǔn)參考使用，這些“參考工具”對(duì)往屆生咨詢查詢檔案信息資料具有很大的實(shí)用性和參考價(jià)值。2.設(shè)置專人負(fù)責(zé)繼續(xù)教育學(xué)院網(wǎng)絡(luò)教育檔案查詢利用工作。要做好檔案查詢利用工作，首先必須熟悉繼續(xù)教育網(wǎng)絡(luò)教育學(xué)院檔案室所保存的全部檔案資料的情況。因此，必須根據(jù)實(shí)際需要編制必要的檢索工具，才能實(shí)現(xiàn)方便、快捷、準(zhǔn)確查詢相關(guān)檔案資料信息的目的。目前，我們編制了十余種檢索工具，為檔案查詢利用工作創(chuàng)造了條件，使檔案查詢利用工作更加準(zhǔn)確方便。要做好檔案查詢利用工作，還要樹(shù)立良好的服務(wù)意識(shí)，端正服務(wù)態(tài)度，在日常接待工作中要遵循認(rèn)真、熱情、耐心的服務(wù)理念，切實(shí)做好檔案提供利用服務(wù)。3.收集檔案利用效果和利用需求。收集檔案利用效果的目的是為了了解檔案信息資料對(duì)往屆生利用檔案以及高校各項(xiàng)工作所起的作用，并據(jù)此總結(jié)提供利用經(jīng)驗(yàn)。收集利用效果的基本方法是采取和利用者當(dāng)面了解及函詢的方法。當(dāng)面了解就是在檔案室主動(dòng)向利用者詢問(wèn)或要求其查詢利用檔案后在“利用登記表”上填寫(xiě)利用目的和效果；函詢就是用信函向?qū)W院以外的利用單位或個(gè)人進(jìn)行詢問(wèn)。通過(guò)開(kāi)展檔案利用工作，可以檢查檔案整理工作中存在的問(wèn)題，從而改進(jìn)整理工作。自開(kāi)展檔案利用工作以來(lái)，發(fā)現(xiàn)過(guò)去的整理工作中存在不少問(wèn)題。例如：有些案卷標(biāo)題沒(méi)有標(biāo)明往屆生錄取時(shí)的相關(guān)信息，只標(biāo)明了往屆生畢業(yè)注冊(cè)時(shí)的信息，還有相反的情況；往屆生的年齡與法定實(shí)際年齡不符；往屆生參加成人高等教育考試當(dāng)時(shí)的年齡與國(guó)家成人考試規(guī)定的年齡不符；往屆生檔案信息資料不完整；往屆生畢業(yè)后沒(méi)有領(lǐng)取檔案信息資料；往屆生檔案信息資料丟失等等。由此可見(jiàn)，通過(guò)檔案利用工作，可以對(duì)檔案整理工作中存在的問(wèn)題及錯(cuò)漏進(jìn)行排查，及時(shí)糾正，提高檔案整理工作的質(zhì)量，以促進(jìn)檔案利用工作。

二、關(guān)于檔案整理工作

筆者從檔案整理工作中摸索到一些經(jīng)驗(yàn)，這里僅談?wù)務(wù)砉ぷ鞯慕M織、人員分工和任務(wù)定額等問(wèn)題。以往在分工上曾采取過(guò)三種形式：一個(gè)全宗由一個(gè)檔案人員負(fù)責(zé)；一個(gè)全宗由一個(gè)小組包干負(fù)責(zé)；按整理工作的幾個(gè)步驟由檔案室全體人員負(fù)責(zé)完成，這三種方式都各有優(yōu)缺點(diǎn)。個(gè)人負(fù)責(zé)整理工作好處是便于從頭到尾系統(tǒng)全面地熟悉和掌握檔案的情況，缺點(diǎn)是整理時(shí)間會(huì)比較長(zhǎng)，且由于檔案人員業(yè)務(wù)水平的差異，會(huì)造成檔案工作的質(zhì)量難以保證，也不利于發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)進(jìn)行糾正。以整理小組包干形式不易組織，每一個(gè)步驟不易銜接，容易發(fā)生紊亂，造成整理工作質(zhì)量較低，這種做法缺點(diǎn)較多。實(shí)踐證明，采取小組(三、五個(gè)人)整理檔案的形式比較好，檔案人員在小組里既有分工，又有合作。在整理工作分工上應(yīng)該有適當(dāng)?shù)亩~，便于安排計(jì)劃和衡量進(jìn)度的快慢，還可以起到互相督促的作用。工作定額可以有總的定額，也可以對(duì)整理工作的每個(gè)步驟都提出定額。定額的高低要根據(jù)整理全宗的實(shí)際情況和檔案人員業(yè)務(wù)水平等因素而定。關(guān)于邊整理邊利用的問(wèn)題，實(shí)踐證明是可以操作的。主要從三個(gè)方面實(shí)施和操作：一是就繼續(xù)教育學(xué)院網(wǎng)絡(luò)教育檔案室的全部工作來(lái)看，一部分人專門(mén)負(fù)責(zé)檔案整理，另一部分人專門(mén)負(fù)責(zé)檔案利用，也應(yīng)視為邊整理邊利用。二是就一個(gè)全宗來(lái)說(shuō)，完成檔案整理和編目工作即可以進(jìn)行提供利用，也是邊整理邊利用的一種方法。三是在完成一個(gè)全宗的整理之前，把要編的參考信息資料和案卷題目定下來(lái)，在整理過(guò)程中隨時(shí)注意收集相關(guān)信息資料，做標(biāo)識(shí)以待編研之用(或計(jì)算機(jī)“云”儲(chǔ)存)，這也是一種邊整理邊利用的方法。整理工作應(yīng)貫徹多快好省的方針，加快整理速度，盡快提供利用。必須簡(jiǎn)化整理方法，如暫不劃分保管期限等，節(jié)省一些時(shí)間；此外，還可以遵循輕重緩急的原則，利用頻繁的檔案先整理，利用價(jià)值不大的檔案緩整理，這都是可取的方法。

三、關(guān)于檔案統(tǒng)計(jì)工作

建立健全統(tǒng)計(jì)工作是檔案室了解掌握情況、制定計(jì)劃、研究工作、總結(jié)經(jīng)驗(yàn)的可靠依據(jù)和條件。過(guò)去的統(tǒng)計(jì)工作做得很不理想，沒(méi)有按工作需要開(kāi)展檔案統(tǒng)計(jì)工作，檔案室最基本的情況都沒(méi)有精確的統(tǒng)計(jì)，如：室存檔案有多少個(gè)全宗，多少卷，多少盒；已整理檔案的數(shù)量，未整理檔案的數(shù)量；每年查詢利用多少人次/卷/件等。由此在需要某一方面的統(tǒng)計(jì)信息時(shí)，就不得不臨時(shí)進(jìn)行統(tǒng)計(jì)，這對(duì)整個(gè)成人高等教育工作的發(fā)展是非常不利的。為了改變這種狀況，2016年底學(xué)院在“專業(yè)歸口，業(yè)務(wù)歸類，規(guī)范教育教學(xué)行政體系”工作中把此項(xiàng)工作建立起來(lái)，雖然統(tǒng)計(jì)工作還不夠健全和完善，但是一些基本的統(tǒng)計(jì)項(xiàng)目已經(jīng)開(kāi)始實(shí)施并常態(tài)化?，F(xiàn)在已經(jīng)完成了多項(xiàng)統(tǒng)計(jì)工作，其中包括：檔案庫(kù)存數(shù)量統(tǒng)計(jì)、檔案整理情況統(tǒng)計(jì)、檔案利用情況統(tǒng)計(jì)等。檔案統(tǒng)計(jì)工作的建立，為學(xué)院成人高等教育工作帶來(lái)諸多方便，為學(xué)院成人高等教育總體規(guī)劃和布局提供了準(zhǔn)確的數(shù)據(jù)依據(jù)。

四、關(guān)于資料工作

檔案室必須收集和保管與檔案相關(guān)的各種檔案材料和信息。繼續(xù)教育學(xué)院根據(jù)網(wǎng)絡(luò)教育檔案室保管的檔案資料信息為往屆生提供各類檔案信息查詢服務(wù)，同時(shí)為各地各級(jí)機(jī)關(guān)和企事業(yè)單位查詢檔案資料信息提供服務(wù)。檔案室在條件允許的情況下，應(yīng)收集保管一切與學(xué)院業(yè)務(wù)相關(guān)的檔案資料信息。五、關(guān)于勤儉辦館問(wèn)題檔案室工作必須遵照“勤儉辦事業(yè)”的原則。如果要求過(guò)高，樣樣都要具備現(xiàn)代化水平，是不符合當(dāng)前學(xué)院的實(shí)際情況的。應(yīng)盡量利用現(xiàn)有設(shè)備，在勤儉節(jié)約的原則下逐步完善。學(xué)院繼續(xù)教育學(xué)院網(wǎng)絡(luò)教育檔案室自籌備以來(lái)，本著節(jié)約辦事的原則，檔案庫(kù)房面積小、檔案柜架不足，我們就充分利用走廊空間，將從其他部門(mén)撥來(lái)的一些舊柜架作為補(bǔ)充。其次，檔案管理日常辦公用品，如卷皮等不浪費(fèi)，盡量利用好，非急需的事緩辦，節(jié)省了一定的開(kāi)支。

總之，繼續(xù)教育學(xué)院網(wǎng)絡(luò)教育檔案室近年特別是自黨中央實(shí)行“三嚴(yán)三實(shí)”主題教育和“不忘初心，牢記使命”專題教育以來(lái)，各項(xiàng)工作取得了顯著的成效，也摸索到許多經(jīng)驗(yàn)。通過(guò)兩個(gè)教育活動(dòng)，提高了繼續(xù)教育學(xué)院全體黨員干部的政治覺(jué)悟，加強(qiáng)了部門(mén)內(nèi)部的團(tuán)結(jié)，解決了因認(rèn)識(shí)不足而造成的思想混亂，因而大大提高了干部職工的覺(jué)悟和工作積極性，為促進(jìn)檔案室業(yè)務(wù)工作打下了堅(jiān)實(shí)的政治基礎(chǔ)。增強(qiáng)“四個(gè)意識(shí)”，堅(jiān)定“四個(gè)自信”，做到“兩個(gè)維護(hù)”，使我們成教人深深體會(huì)到檔案工作在黨和國(guó)家的各項(xiàng)建設(shè)中起著重要的助手作用，檔案工作的發(fā)展，體現(xiàn)了黨和國(guó)家對(duì)檔案工作的關(guān)懷和重視。今后繼續(xù)教育學(xué)院網(wǎng)絡(luò)教育檔案室的建設(shè)一定要“把政治挺在前面”，認(rèn)真貫徹執(zhí)行國(guó)家有關(guān)檔案工作的方針政策，“只爭(zhēng)朝夕，不負(fù)韶華”，把黨交給我們的高校檔案工作做得更好。

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作者:李昕陽(yáng) 李曉白