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摘要：檔案信息化建設是信息化環(huán)境下救助站檔案管理工作的重要內(nèi)容之一，近年來信息技術的快速發(fā)展，使其在各個領域的應用程度不斷加深，而且極大地提升了各領域的運行效率。本文以檔案信息化建設與檔案管理為主題展開論述，首先對本文的背景進行了簡要介紹，然后分析了檔案信息化建設的重要性，之后重點從多個層面針對檔案信息化建設與檔案管理完善策略進行了分析探討。

關鍵詞：檔案信息化建設；檔案管理；完善策略

一、引言

對于救助站而言，其傳統(tǒng)的檔案主要以文字、圖片、音響、實物等形式存在，在機構的長期運作過程中，檔案已成為本機構的重要無形資產(chǎn)之一。而隨著信息技術在救助站檔案管理工作中的不斷應用，機構檔案管理模式也發(fā)生了相應的變化，而檔案信息化建設已成為救助站檔案管理工作適應信息時展的必然選擇，基于此，本文則針對檔案信息化建設與檔案管理的相關內(nèi)容展開討論。

二、檔案信息化建設的重要性

檔案信息化建設，是救助站更好地融入當前時代變化并進一步完善本機構工作的重要選擇。在新形勢下，隨著救助站的持續(xù)運行以及救助人員數(shù)量的不斷增加，所生成的檔案信息量也會不斷增加，而傳統(tǒng)的檔案管理模式，會使檔案管理人員的工作量及工作壓力不斷增加。在信息技術的支撐下，會促使機構原先檔案管理形式的變化，如檔案會以數(shù)據(jù)信息的形式予以儲存，而且借助信息化管理系統(tǒng)能夠在較短的時間內(nèi)處理海量的信息內(nèi)容，這樣能夠?qū)⒐ぷ魅藛T的工作量大大的壓縮，工作效率也會隨之提升。并且，借助信息技術，救助站在檔案工作實踐中也會變得更加的正規(guī)化，比如，與傳統(tǒng)的檔案工作相比，分類更加的合理，檔案信息更加的全面，檔案信息的查找和調(diào)用更加的高效，這也能夠為救助站領導進行相關決策提供更加高效、可靠的信息參考，對于救助站整體運行效率的提升有著重要的促進者作用。

三、檔案信息化建設與檔案管理完善策略

（一）加強檔案管理制度的建設。制度是規(guī)范和指導檔案管理工作的重要保障，因此，在檔案信息化建設與檔案管理中，必須注重檔案管理制度的建設。對于救助站而言，要能夠真正認識到管理制度設立的必要性，然后利用所設立的制度，更好的指導各個環(huán)節(jié)的檔案管理工作，從而使本機構的檔案管理工作能夠不斷趨于規(guī)范。為此，所建立的管理制度中應該對本機構檔案管理的內(nèi)容及檔案工作環(huán)節(jié)予以明確，如檔案信息的建立、檔案信息的保存、檔案的使用等，本機構的檔案工作者必須按照制度內(nèi)容嚴格開展每一環(huán)節(jié)的檔案工作，通過這種方式，使得本機構的檔案管理工作在嚴格制度的約束下不斷朝著良性循環(huán)的方向進行。而且，在本機構所建立的制度中，還要融合必要的懲戒制，在制度要求的范圍內(nèi)容，如果本機構的檔案工作者因自身的失誤或疏忽引發(fā)不良后果，則必須進行追責，如果后果嚴重，則需要對相關人員進行嚴肅處理，利用這一方式形成警示作用，促使檔案管理工作者能夠樹立高度責任心，在檔案工作中嚴格要求自己，并不斷提升檔案管理工作實際成效。（二）建立起檔案管理信息系統(tǒng)。信息化管理系統(tǒng)的建立是檔案信息化建設的重要體現(xiàn)，只有借助專業(yè)化的信息化管理系統(tǒng)，才能夠真正實現(xiàn)本機構檔案管理模式的改進，為此，對于救助站而言，其可以與信息技術公司進行聯(lián)系，然后圍繞本機構的檔案管理內(nèi)容建立起相應的信息化管理系統(tǒng)。借助新的管理系統(tǒng)，進一步規(guī)范本機構的檔案管理人員，在新形勢下，傳統(tǒng)紙質(zhì)化的檔案資料要以數(shù)據(jù)信息的形式進行保存，如救助站的《救助登記表》《自行離站聲明書》《在站服務及離站登記表》《終止救助通知書》等。建立起的信息化管理系統(tǒng)要設置嚴格的權限，只有專門的檔案管理人員及獲得權限的人員才能夠?qū)ο到y(tǒng)進行訪問，而且，系統(tǒng)會對每一次訪問記錄進行記錄，在系統(tǒng)的運作過程中，不允許隨意使用外部硬盤進行系統(tǒng)數(shù)據(jù)信息的拷貝，防止系統(tǒng)進步病毒。而且，需要在信息技術公司的幫助下對系統(tǒng)進行定期檢查和維護，及時修補系統(tǒng)漏洞，而且，還需要做好系統(tǒng)的升級，確保系統(tǒng)得穩(wěn)定運行，進而為檔案管理工作的開展提供良好的保障。（三）對檔案管理機制進行適當?shù)膭?chuàng)新。在檔案管理工作中，根據(jù)機構的傳統(tǒng)管理習慣，往往是由特定的檔案管理部門及檔案工作者參與負責，而機構中的其他部門往往不會參與，而在新形勢下，借助信息技術可以實現(xiàn)部分檔案資源的共享，比如救助站救助對象的檔案信息在本機構內(nèi)部共享，這樣可以使本機構的各個部門都參與到檔案管理工作中，增加各部門之間的聯(lián)系成都，這對于本機構整體工作效率的提升有著重要的促進作用。借助信息化環(huán)境下的檔案共享機制，能夠時機構內(nèi)部各個部門之間相對割裂的狀態(tài)有所緩解。對于機構管理者而言，為了不斷提升檔案信息的實際作用，管理者要加大對檔案管理工作的重視程度，積極推進檔案工作的信息化水平。（四）加強數(shù)據(jù)庫建設。數(shù)據(jù)庫建設是檔案信息化建設的重要基礎，因為在檔案信息化建設中，必然會涉及大量檔案信息的處理，完備的數(shù)據(jù)庫可以為檔案管理工作的開展提供強有力的信息支持。具體而言，檔案數(shù)據(jù)庫的功能主要體現(xiàn)在兩個方面，第一，信息獲取功能。針對檔案管理工作的開展，可以利用數(shù)據(jù)庫信息系統(tǒng)進行檔案資源儲備，利用數(shù)據(jù)庫建立起完備的檔案數(shù)據(jù)信息體系，在數(shù)據(jù)庫的建設過程中，需要對各類檔案信息資源進行全面搜集，然后對獲取到的檔案信息資源進行篩選和整理，以此來不斷豐富數(shù)據(jù)庫內(nèi)容。對于救助站而言，則要鼓勵各個部門積極參與到數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)的建立中，比如將重要的檔案信息進行及時上傳，并將其作為本機構數(shù)據(jù)庫資源的一部分，進而不斷豐富數(shù)據(jù)庫內(nèi)容。第二，分類功能。為了方便機構管理者利用數(shù)據(jù)庫進行各類信息檢索，在數(shù)據(jù)庫信息系統(tǒng)的建設過程中要做好分類工作，先選擇標準，然后根據(jù)這一標準實施分類，比如，救助站可以以救助人員的年齡為依據(jù)進行檔案信息的分類。數(shù)據(jù)庫是機構檔案信息化建設的重要基礎，因此，有必要建立完善的數(shù)據(jù)庫信息系統(tǒng)，為此，機構還需要聯(lián)系信息技術公司對數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)進行定期維護，修補漏洞，進而充分發(fā)揮數(shù)據(jù)庫的實際作用。（五）做好檔案信息的利用工作。在傳統(tǒng)的檔案管理工作中，很多機構將主要精力放在了檔案信息的存檔方面，但是對檔案信息的利用程度并不高，在新形勢下，為了不斷完善檔案管理工作，則應該不斷提升檔案信息的利用程度。以救助站的未成年流浪乞討人員檔案信息利用為例，首先，要利用這一檔案信息進行打拐活動。在信息技術的支撐下，建立起未成年人流浪乞討人員檔案與打拐辦信息資源的互聯(lián)互通機制，進行相關信息的及時共享，在上述人員的身份信息、家庭信息、聲音信息、相貌信息、指紋信息、DNA信息等被救助站檔案管理系統(tǒng)所收錄后，及時與打拐辦進行共享，使其在獲取全面信息后能夠更加高效地開展工作，而打拐辦也可以將失蹤未成年人信息與救助站進行共享，這樣能夠使失蹤未成年人更快的被找到。其次，可以利用檔案信息幫助未成年流浪人員進口回歸家庭和學校。借助檔案信息化管理系統(tǒng)，快速查找未成年流浪起到人員的相關信息，如管轄地、親屬信息等，進而幫助其更快的回歸。一些信息雖然在短時間內(nèi)無法及時掌握，但是隨著調(diào)查工作的不斷深入，很多困難都會予以解決，尤其在檔案信息化之后，能夠?qū)崿F(xiàn)快速查詢功能，這對于上述人員的回歸有著重要的促進作用。（六）加強現(xiàn)代化檔案管理隊伍的建設。在機構的檔案工作具體安排過程中，管理人員自身業(yè)務素質(zhì)會直接關系到機構檔案管理工作的實際成效，因此，在檔案信息化建設與檔案管理中，機構必須不斷加強現(xiàn)代化檔案管理隊伍建設。在隊伍建設中，首先要注重機構現(xiàn)有檔案管理人員的培訓，在具體的培訓中，要注重檔案人員技能的培訓，還要加強正確工作理念的灌輸，使工作人員以正確態(tài)度看待自己的工作，利用兩方面的培訓工作，不斷提升本機構檔案工作者的整體水平，其中，既包括技能水平又包括工作意識。在培訓中還要注重培訓方法的科學運用，機構要能夠建立起完善的培訓流程，整個培訓活動的進行，要做到系統(tǒng)完善，借助這一培訓活動，既要提升參訓人員的理論水平，又要提升其業(yè)務能力。為了不斷提升整體培訓效果，培訓指導師還要對培訓方法進行不斷地改進，比如將各類真實案例融合到培訓活動中，使參訓人員能夠全面了解檔案管理工作會遇到的各類問題。其次，做好外部優(yōu)秀人才的引進。機構要圍繞檔案信息化建設與檔案管理工作的開展，從外部引進新型人才，所引進的人才一方面需要具備檔案管理工作經(jīng)驗，而且能夠?qū)π畔⑾到y(tǒng)進行熟練操作，使其加入本機構的檔案管理工作中，進而不斷提升機構檔案管理工作實際成效。（七）做好監(jiān)督管理工作。外部監(jiān)督工作的實施，能夠幫助機構及時發(fā)現(xiàn)其檔案管理工作存在的漏洞并及時改進，為此，機構可以建立起專門的監(jiān)督管理小組，對本機構的檔案管理工作進行系統(tǒng)的了解，然后全面參與到本機構的檔案管理工作中，通過對照相關流程，及時了解各個環(huán)節(jié)工作中存在的不足之處并予以指正，通過這種方式，將本機構檔案管理問題出現(xiàn)的概率控制在最低水平。為了確保監(jiān)督管理工作的實際成效，所建立的監(jiān)督小組需要保持相對獨立性，直接聽命于機構的最高領導，在工作中不能夠受到其他管理者的干擾。

四、總結

綜上所述，檔案信息化建設與檔案管理工作的開展有著重要的意義，但是從當前的情況的來看，很多機構的檔案信息化建設與檔案管理工作仍然存在一定的不足之處，為此，機構要能夠明確認識到檔案信息化建設的重要性，并從多個層面入手不斷完善其檔案信息化建設與檔案管理工作。

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作者:劉路 單位:菏澤市救助管理站