導(dǎo)語(yǔ)：高職院校檔案管理信息化建設(shè)思考一文來(lái)源于網(wǎng)友上傳，不代表本站觀點(diǎn)，若需要原創(chuàng)文章可咨詢客服老師，歡迎參考。

【摘要】高職院校檔案主要記錄院校教學(xué)管理以及教育活動(dòng)，是高校歷史發(fā)展和辦學(xué)特色的縮影[1]。在教學(xué)改革不斷深化的同時(shí)，檔案管理工作也需要做出改變。高職院校檔案主要包括學(xué)生個(gè)人信息檔案、教職工信息、校園設(shè)施管理，是學(xué)校日常運(yùn)作的信息基礎(chǔ)，傳統(tǒng)的檔案管理方式已落后于高職院校的現(xiàn)代化發(fā)展。如何解決檔案管理工作的困難，是高職院?，F(xiàn)代化建設(shè)中必須思考的問(wèn)題，本文將對(duì)此展開(kāi)簡(jiǎn)要論述。

【關(guān)鍵詞】高職院校；檔案管理；信息化建設(shè)

高職院校檔案管理工作需要提高學(xué)校的信息化水平，充分了解校內(nèi)檔案工作的實(shí)際困難，結(jié)合傳統(tǒng)檔案管理方式創(chuàng)新管理體系，提升管理質(zhì)量。信息系統(tǒng)覆蓋廣泛，通過(guò)有效的利用，能夠明確檔案管理方式，提升管理效率。信息系統(tǒng)具有強(qiáng)大的存儲(chǔ)和整理功能，可以擴(kuò)大檔案管理的空間，提升調(diào)取檔案的速度，結(jié)合虛擬數(shù)據(jù)系統(tǒng)優(yōu)化整理方式。檔案管理工作的信息化建設(shè)，可以有效提升信息資源的利用率，實(shí)現(xiàn)資源共享。

1高職院校檔案管理信息化常見(jiàn)問(wèn)題

1.1管理理念落后。目前大部分高職院校采用人力和信息雙重檔案管理機(jī)制，但人機(jī)在信息對(duì)接時(shí)容易形成差錯(cuò)。雖然信息技術(shù)已在很多高職院校內(nèi)普及，但管理人員并未深入發(fā)掘信息系統(tǒng)的功能，數(shù)字化管理模式的優(yōu)勢(shì)無(wú)法得到發(fā)揮。高職院校更注重教育活動(dòng)的質(zhì)量，導(dǎo)致檔案管理工作孤立存在于教學(xué)管理之外，無(wú)法結(jié)合教育資源和辦學(xué)特色整合檔案信息，共享難度大。1.2信息化設(shè)施不配套。檔案信息化需要強(qiáng)大的基礎(chǔ)設(shè)施的支持，但目前高職院校的教育資金相對(duì)緊張，無(wú)法提升配套的檔案管理設(shè)備。很多高職院校仍舊采用傳統(tǒng)的人工管理模式，智能化程度偏低，檔案查閱和數(shù)據(jù)調(diào)取耗時(shí)長(zhǎng)，影響檔案信息化管理水平。部分高職院校采用人工輸入的方式進(jìn)行檔案存儲(chǔ)，容易出現(xiàn)檔案錯(cuò)漏、丟失的情況。檔案室的電腦、錄入機(jī)等設(shè)備沒(méi)有專員定期檢查，容易出現(xiàn)硬件損壞現(xiàn)象。1.3管理人員素質(zhì)不高。大多數(shù)檔案管理工作人員屬于非專業(yè)人員，信息化程度偏低，管理經(jīng)驗(yàn)不足。部分管理人員沒(méi)有科學(xué)的管理常識(shí)，無(wú)法掌握專業(yè)的管理方式，工作流程缺乏系統(tǒng)規(guī)劃，管理細(xì)節(jié)缺乏專業(yè)性，導(dǎo)致不同種類(lèi)的檔案相互混合，增加查找難度。高職院校也沒(méi)有專門(mén)的針對(duì)檔案管理人員的培訓(xùn)活動(dòng)，導(dǎo)致管理人員缺乏信息技能，無(wú)法熟練操作信息化設(shè)備。

2檔案管理信息化的具體方式

2.1建立資源數(shù)據(jù)庫(kù)。資源數(shù)據(jù)庫(kù)可以方便檔案的存儲(chǔ)、處理、更新和調(diào)取，學(xué)校在建立資源庫(kù)時(shí)，需要注重檔案室的基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)，配備質(zhì)量?jī)?yōu)良的計(jì)算機(jī)、存儲(chǔ)器等硬件設(shè)施，增加信息處理系統(tǒng)、數(shù)據(jù)庫(kù)等軟件設(shè)施，并結(jié)合檔案管理工作制定使用標(biāo)準(zhǔn)，定期對(duì)硬件和軟件設(shè)備檢查，維修。高職院校需要注重各部門(mén)查取資源庫(kù)信息的權(quán)限，利用電子信息采集系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)檔案信息的共享。同時(shí)，學(xué)校需要結(jié)合專業(yè)的安全管理系統(tǒng)，保障檔案信息的安全。高職院?？梢越⒁栽萍夹g(shù)平臺(tái)為中心的遠(yuǎn)程教育系統(tǒng)和數(shù)字圖書(shū)館，提升智能信息的覆蓋率，重新整理紙質(zhì)版檔案信息，采用智能化檢索、讀取、存儲(chǔ)模式，提高紙質(zhì)版信息的數(shù)字化。2.2加強(qiáng)檔案隊(duì)伍建設(shè)。高職院校創(chuàng)建信息化管理隊(duì)伍可以分為兩個(gè)步驟，首先可以結(jié)合科學(xué)的薪資體制和晉升體制，引進(jìn)優(yōu)秀的專業(yè)人才，充實(shí)管理團(tuán)隊(duì)，激發(fā)管理活力。其次，可以根據(jù)當(dāng)前管理團(tuán)隊(duì)的工作水平，提高其信息素質(zhì)，通過(guò)定期展開(kāi)信息技術(shù)培訓(xùn)，培養(yǎng)管理人員的信息技術(shù)理論、檔案管理業(yè)務(wù)知識(shí)。例如可以根據(jù)管理人員的已有經(jīng)驗(yàn)，分層次、分階段展開(kāi)培訓(xùn)活動(dòng)，幫助管理人員深入研究信息技術(shù)的新知識(shí)、新技能；根據(jù)具體的工作內(nèi)容、時(shí)間，展開(kāi)不同形式的培訓(xùn)課程，如線上培訓(xùn)、線下培訓(xùn)、崗前培訓(xùn)活動(dòng)等，幫助管理人員掌握更多的專業(yè)能力；還可以利用專業(yè)的考核機(jī)制審核工作人員的信息意識(shí)和信息化技能。另外，高職院校需要培養(yǎng)檔案管理工作人員的思想素質(zhì)，提高其工作積極性，對(duì)管理工作保持熱情。2.3完善管理制度。實(shí)際工作中，不少管理人員并不明確自身職責(zé)，因此，高職院校需要完善管理制度，落實(shí)崗位責(zé)任制，不斷增強(qiáng)管理人員的工作責(zé)任感。高職院?？梢砸罁?jù)管理人員的工作情況、學(xué)校教學(xué)活動(dòng)情況，制定監(jiān)督制度和工作要求，形成有序的檔案管理體系，幫助人員認(rèn)知自身職責(zé)，樹(shù)立服務(wù)意識(shí)。在制定管理制度時(shí)，學(xué)校需要考慮工作者的實(shí)際要求，以剛?cè)岵?jì)的管理方式制定管理標(biāo)準(zhǔn)，避免管理制度出現(xiàn)高標(biāo)準(zhǔn)化、文本化現(xiàn)象，幫助工作人員逐步熟悉崗位職責(zé)，創(chuàng)造和諧的管理氛圍。學(xué)?？梢愿鶕?jù)信息化水平，制定嚴(yán)格的監(jiān)督機(jī)制，定期對(duì)檔案進(jìn)行處理、更新，保證檔案信息的時(shí)效性。2.4更新管理觀念。高職院校需要更新自身管理的觀念，將檔案管理工作作為學(xué)校發(fā)展的組成部分，從學(xué)校的辦學(xué)特色出發(fā)，制定符合自身發(fā)展的管理方案，結(jié)合現(xiàn)階段管理情況，創(chuàng)新管理措施。高職院?？梢越梃b其他院校的管理方式，或?qū)で笮畔⒅行摹⒕W(wǎng)絡(luò)中心的幫助，明確自身檔案管理的目標(biāo)，了解信息化建設(shè)的功能和作用，結(jié)合自身檔案管理漏洞，與教務(wù)處、行政處、教學(xué)管理等部門(mén)相互配合，實(shí)現(xiàn)統(tǒng)一規(guī)劃，集中管理，避免檔案管理工作孤立存在。高職院校領(lǐng)導(dǎo)需要重視檔案管理工作的信息化建設(shè)，結(jié)合網(wǎng)絡(luò)技術(shù)更新管理理念，堅(jiān)持以服務(wù)師生為中心，以信息技術(shù)為支持，打造自動(dòng)化、信息化的檔案管理方式。

3結(jié)束語(yǔ)

總而言之，現(xiàn)代化教學(xué)改革需要檔案管理工作進(jìn)行數(shù)字化轉(zhuǎn)變，結(jié)合先進(jìn)的信息技術(shù)有效提升檔案管理的工作效率[2]。管理人員需要改變對(duì)信息化管理工作的認(rèn)知，結(jié)合科學(xué)的管理觀念，利用有序的管理手段，更好地推進(jìn)檔案管理信息化建設(shè)。高職院校需要注重檔案信息化管理的基礎(chǔ)設(shè)施，整合多方信息資源，實(shí)現(xiàn)資源共享，提升檔案管理信息化建設(shè)水平。

參考文獻(xiàn)

[1]林瑋.數(shù)字化時(shí)代檔案管理信息化的建設(shè)策略[J].環(huán)球市場(chǎng),2019(20):236.

[2]宋金波.關(guān)于檔案信息化建設(shè)與檔案管理的探索[J].農(nóng)民致富之友,2019(12):225.

作者:劉世杰 單位:吉林省四平市雙遼市國(guó)有林總場(chǎng)