導(dǎo)語：檔案管理信息化建設(shè)意義和方法一文來源于網(wǎng)友上傳，不代表本站觀點(diǎn)，若需要原創(chuàng)文章可咨詢客服老師，歡迎參考。

摘要：隨著社會發(fā)展和技術(shù)進(jìn)步，檔案行業(yè)在管理手段、開發(fā)利用等方面有了極大的發(fā)展與進(jìn)步，特別是國家各級專業(yè)檔案館和檔案管理中心，初步實(shí)現(xiàn)了信息化，實(shí)現(xiàn)了檔案管理、開發(fā)利用的科學(xué)化、現(xiàn)代化和標(biāo)準(zhǔn)化。企事業(yè)單位的檔案管理也有了長足的發(fā)展，但相對于國家專業(yè)檔案館在信息化建設(shè)方面存在一定差距，形成了與全國檔案管理發(fā)展的脫節(jié)，在很大程度上影響了相互間的交流與合作，影響了企事業(yè)單位檔案工作的發(fā)展。因此，加快我國企事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)，跟上國家檔案管理發(fā)展的步伐，實(shí)現(xiàn)與全國檔案信息的同步溝通，對于推進(jìn)企事業(yè)單位的建設(shè)與發(fā)展具有重要的現(xiàn)實(shí)意義。本文就事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)意義和方法進(jìn)行了闡述。

關(guān)鍵詞：事業(yè)單位；檔案管理；信息化；意義；方法

檔案管理是一個古老的行業(yè)，在人類歷史發(fā)展和社會管理中有著重要且不可替代的作用，它的現(xiàn)實(shí)意義體現(xiàn)在當(dāng)今社會各個領(lǐng)域，國家建立了各級檔案館和檔案管理中心，國家各級機(jī)關(guān)和各企事業(yè)單位設(shè)立了檔案室，它真實(shí)全面地記錄了國家政治經(jīng)濟(jì)、科學(xué)文化、工農(nóng)業(yè)建設(shè)、軍隊(duì)國防建設(shè)、文學(xué)藝術(shù)等多個領(lǐng)域的發(fā)展歷史進(jìn)程和成果，對于指導(dǎo)當(dāng)前國民經(jīng)濟(jì)建設(shè)和文化發(fā)展、社會管理、精神文明建設(shè)等發(fā)揮著重要的作用。隨著社會發(fā)展和技術(shù)進(jìn)步，檔案行業(yè)在管理手段、開發(fā)利用等方面有了極大的發(fā)展與進(jìn)步，特別是國家各級專業(yè)檔案館和檔案管理中心，初步實(shí)現(xiàn)了信息化，實(shí)現(xiàn)了檔案管理、開發(fā)利用的科學(xué)化、現(xiàn)代化和標(biāo)準(zhǔn)化，促進(jìn)了我國檔案事業(yè)的發(fā)展。企事業(yè)單位的檔案管理也有了長足的發(fā)展，但相對于國家專業(yè)檔案館在信息化建設(shè)方面存在一定差距，形成了與全國檔案管理發(fā)展的脫節(jié)，在很大程度上影響了相互間的交流與合作，制約了企事業(yè)單位檔案工作的發(fā)展。因此，加快我國企事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)，跟上國家檔案管理發(fā)展的步伐，實(shí)現(xiàn)與全國檔案信息的同步溝通，對于推進(jìn)企事業(yè)單位的建設(shè)與發(fā)展，具有重要的現(xiàn)實(shí)意義，已成企事業(yè)單位檔案工作的當(dāng)務(wù)之急。

一、檔案管理信息化的概念與要素

檔案管理信息化就是通過建立檔案信息化管理系統(tǒng)和檔案信息網(wǎng)絡(luò)，將數(shù)字技術(shù)應(yīng)用于檔案的收集、編制、存儲、查找、檢索、傳輸、開發(fā)利用各個環(huán)節(jié)，改變傳統(tǒng)紙質(zhì)、影像、實(shí)物檔案管理手段，實(shí)現(xiàn)檔案信息資源數(shù)字化，存儲集成化，傳遞網(wǎng)絡(luò)化，開發(fā)利用智能化。其要素是檔案信息資源、檔案信息網(wǎng)絡(luò)、信息技術(shù)和設(shè)備、檔案信息化法規(guī)標(biāo)準(zhǔn)。

二、事業(yè)單位檔案信息化建設(shè)的意義

1.檔案管理信息化與無紙化辦公實(shí)現(xiàn)無縫連接，能夠減少管理工作成本，提高檔案管理工作效率。檔案信息化可以實(shí)現(xiàn)檔案管理部門與單位各管理部門的網(wǎng)絡(luò)連接，事業(yè)單位各項(xiàng)文字材料從制作到領(lǐng)導(dǎo)閱示簽發(fā)，到職能處室承辦，歸檔、建檔都實(shí)現(xiàn)了網(wǎng)上流轉(zhuǎn)和計(jì)算機(jī)處理，提高了單位管理工作效率和檔案管理效率。2.檔案資料的收集、整理、查詢等工作變得非常方便，使得檔案資料實(shí)現(xiàn)高密度永久保存。檔案信息實(shí)現(xiàn)數(shù)字化處理，運(yùn)用計(jì)算機(jī)進(jìn)行檔案的收集、整理、編制檢索工具、內(nèi)容介紹和編制目錄，可以任意整序、分類、排列、檢索，實(shí)現(xiàn)檔案全文自動檢索。檔案儲存實(shí)現(xiàn)集成化，極大地提升了檔案信息存儲量和高密度。3.能夠?qū)崿F(xiàn)檔案資料更加安全的加密保護(hù)。檔案信息管理系統(tǒng)可以借助墻技術(shù)、攻擊檢測技術(shù)和數(shù)據(jù)恢復(fù)技術(shù)等，實(shí)現(xiàn)對信息的加密和權(quán)限管控，從技術(shù)上保證檔案信息的電子檔案安全和保密，防控計(jì)算機(jī)黑客的入侵、網(wǎng)絡(luò)病毒的泛濫等網(wǎng)絡(luò)信息泄密事故的發(fā)生。4.可以實(shí)現(xiàn)基礎(chǔ)數(shù)據(jù)的快速統(tǒng)計(jì)和分析。互聯(lián)網(wǎng)時代的到來，使大數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)與分析成為現(xiàn)代化管理的有效工具，也成為科學(xué)正確決策的依據(jù)。檔案信息化為實(shí)現(xiàn)大數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)分析創(chuàng)造了條件。如利用干部培訓(xùn)中心歷年干部培訓(xùn)檔案信息，開展干部培訓(xùn)人數(shù)、學(xué)習(xí)成績、培訓(xùn)效果等大數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)分析，更好地指導(dǎo)干部培訓(xùn)工作等。5.建立檔案信息網(wǎng)絡(luò)可以實(shí)現(xiàn)單位檔案信息與全國同類單位和國家檔案館檔案信息的互通交流和傳遞，為檔案信息的開發(fā)利用共享創(chuàng)造了條件，提供了便利。

三、事業(yè)單位檔案信息化建設(shè)的方法

1.制定單位的檔案管理信息化的總體規(guī)劃。事業(yè)單位檔案信息化建設(shè)是一個系統(tǒng)工程，涉及單位管理的方方面面，應(yīng)該在服從服務(wù)于事業(yè)單位整體發(fā)展戰(zhàn)略的基礎(chǔ)上，制定單位檔案管理信息化建設(shè)規(guī)劃，根據(jù)事業(yè)單位自身的特點(diǎn)與發(fā)展目標(biāo)，在深入調(diào)查和科學(xué)論證的基礎(chǔ)上，制定切實(shí)可行的檔案管理信息化長遠(yuǎn)規(guī)劃及近期計(jì)劃，與單位其他管理部門的改革發(fā)展協(xié)調(diào)進(jìn)行，與本單位公文管理、信息中心建設(shè)同步進(jìn)行，與單位辦公自動化系統(tǒng)的發(fā)展相適應(yīng)，形成完整可行的相互支持的單位檔案信息建設(shè)規(guī)劃，實(shí)現(xiàn)檔案管理信息化建設(shè)。2.逐漸實(shí)現(xiàn)檔案管理的信息資源數(shù)字化。檔案信息資源的數(shù)字化是進(jìn)行檔案信息化建設(shè)的一個重要前提和基礎(chǔ)，檔案數(shù)字化就是應(yīng)用先進(jìn)的信息數(shù)字技術(shù)，把單位各種物質(zhì)載體形式的檔案加工轉(zhuǎn)化成數(shù)字化的信息，建立起檔案全文數(shù)據(jù)庫和檔案目錄數(shù)據(jù)庫。具體做法為：一是單位在日常工作中形成的文字版公文以及電子版、影像資料通過數(shù)字化處理轉(zhuǎn)化成數(shù)字檔案存檔；二是對于單位原藏各種介質(zhì)載體的檔案，選取重點(diǎn)且符合條件的檔案進(jìn)行數(shù)字化處理，使之轉(zhuǎn)化成為數(shù)字檔案；三是對于上級或兄弟單位傳遞的各種介質(zhì)的公文及文字材料，在使用解密后轉(zhuǎn)化成為數(shù)字檔案，以此建成分類的數(shù)字檔案數(shù)據(jù)庫，實(shí)現(xiàn)檔案資源的數(shù)字化。在此基礎(chǔ)上，引進(jìn)檔案信息管理辦公軟件，運(yùn)用計(jì)算機(jī)技術(shù)實(shí)現(xiàn)檔案目錄編排和檢索，形成高密度的檔案信息存儲和快捷的查詢調(diào)閱，為實(shí)現(xiàn)檔案管理信息化奠定基礎(chǔ)。3.建立檔案網(wǎng)站，逐步實(shí)現(xiàn)檔案信息傳遞網(wǎng)絡(luò)化。事業(yè)單位要建立本單位檔案信息站點(diǎn)和網(wǎng)站，以網(wǎng)頁形式給人們提供相關(guān)的檔案信息和服務(wù)，進(jìn)行檔案信息的網(wǎng)上咨詢、查找，以及電子文件的實(shí)時歸檔及直接提供使用；檔案網(wǎng)站要與本單位內(nèi)部OA網(wǎng)聯(lián)通，實(shí)現(xiàn)單位內(nèi)部辦公自動化系統(tǒng)與檔案管理的互通，信息共享；把檔案管理系統(tǒng)納入本單位的管理信息系統(tǒng)，構(gòu)建一體化系統(tǒng)，把本單位各個部門的信息統(tǒng)籌考慮進(jìn)去，實(shí)現(xiàn)資源共享，最大限度地提升檔案管理的綜合效益和系統(tǒng)效益；通過互聯(lián)網(wǎng)加入全國或地區(qū)區(qū)域檔案網(wǎng)絡(luò)，實(shí)現(xiàn)全國或地區(qū)檔案信息網(wǎng)上交流互通，真正做到檔案管理信息化和網(wǎng)絡(luò)化；建設(shè)信息檔案的網(wǎng)站，要重視所用設(shè)備的選擇，使用標(biāo)準(zhǔn)化設(shè)備，使用先進(jìn)主流產(chǎn)品，選擇先進(jìn)軟件，并注重設(shè)備更新與軟件升級，確保設(shè)備的先進(jìn)性和軟件的領(lǐng)先性，以此保證網(wǎng)站信息傳遞快捷和運(yùn)行效率。4.檔案信息化應(yīng)做到規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化。規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化是進(jìn)行檔案信息化建設(shè)的一項(xiàng)重要內(nèi)容，也是保證檔案信息網(wǎng)絡(luò)數(shù)據(jù)正常運(yùn)行的基本條件。事業(yè)單位在進(jìn)行檔案管理信息化建設(shè)時，必須嚴(yán)格執(zhí)行國家推薦信息化管理的標(biāo)準(zhǔn)，遵循地區(qū)信息網(wǎng)絡(luò)管理規(guī)范，結(jié)合單位自身發(fā)展的需求和特點(diǎn)來制定內(nèi)部的管理標(biāo)準(zhǔn)體系。在技術(shù)規(guī)范上，對數(shù)據(jù)庫結(jié)構(gòu)和格式等作出統(tǒng)一的規(guī)定，對檔案數(shù)據(jù)庫管理的軟件、硬件的文檔格式、數(shù)據(jù)指標(biāo)等進(jìn)行統(tǒng)一規(guī)范，以此實(shí)現(xiàn)檔案信息在全國及地區(qū)網(wǎng)絡(luò)傳輸解碼中做到統(tǒng)一格式，數(shù)據(jù)共享，避免因軟、硬件和文檔格式的不同，造成數(shù)據(jù)無法轉(zhuǎn)換解碼或者不能讀取的網(wǎng)絡(luò)障礙。5.建立檔案網(wǎng)站服務(wù)平臺，為社會提供信息服務(wù)。事業(yè)單位大多承擔(dān)著社會服務(wù)管理職能，掌握關(guān)系國計(jì)民生的有關(guān)信息，在政策允許的前提下，要積極利用檔案信息網(wǎng)站和網(wǎng)絡(luò)，建立檔案信息網(wǎng)站服務(wù)平臺，利用所藏檔案信息為社會服務(wù)，與民生網(wǎng)、咨政網(wǎng)并網(wǎng)，采取信息互補(bǔ)、互通的方式向公民提供社會資信、民生信息、個人信息等方面的信息服務(wù)。與相關(guān)業(yè)務(wù)單位聯(lián)網(wǎng)，實(shí)行業(yè)務(wù)信息互通互補(bǔ)。如給軍轉(zhuǎn)干部履職部門提供干部培訓(xùn)情況和專業(yè)能力信息，為軍轉(zhuǎn)干部提供學(xué)習(xí)咨詢、網(wǎng)上輔導(dǎo)服務(wù)等，以此加強(qiáng)檔案信息的開發(fā)利用。

四、事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)需具備的條件

1.要有檔案管理信息化建設(shè)共識和意識。檔案管理信息化建設(shè)是對傳統(tǒng)檔案管理的一次改革，不僅涉及傳統(tǒng)管理理念的轉(zhuǎn)變，還要進(jìn)行不小的資金投入，再加上檔案管理在事業(yè)單位整體工作中處于輔助地位，因此，開展檔案管理信息化建設(shè)必須要有領(lǐng)導(dǎo)的重視和職工的共識。只有領(lǐng)導(dǎo)重視，才會有應(yīng)有的投入；只有員工的共識，才有檔案信息化建設(shè)的積極性和自覺性。這是開展檔案信息化建設(shè)的前提條件。2.要有一支專兼職結(jié)合、掌握現(xiàn)代化檔案管理知識的管理隊(duì)伍?，F(xiàn)代化檔案管理知識包括：文書檔案專業(yè)基礎(chǔ)理論知識和實(shí)際操作業(yè)務(wù)技能；電子數(shù)據(jù)信息的采集技術(shù)，計(jì)算機(jī)軟件的正確運(yùn)用，互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)運(yùn)用等方面的知識。單位要采取內(nèi)部培養(yǎng)、外部引進(jìn)的方法，盡快提高檔案管理人員的綜合素質(zhì)，建設(shè)一支專兼職結(jié)合的高素質(zhì)檔案管理隊(duì)伍。3.要具備符合檔案信息化建設(shè)的設(shè)備、設(shè)施。硬件設(shè)備主要包括：計(jì)算機(jī)、數(shù)碼照相機(jī)、掃描儀、語音輸入器、多媒體傳輸設(shè)備等，以此完成數(shù)字模擬整合、數(shù)字編碼、存儲、傳播等工作。軟件則需要引進(jìn)和購買系統(tǒng)軟件，并及時進(jìn)行更新?lián)Q代。設(shè)施建設(shè)重點(diǎn)是配置符合數(shù)字檔案儲存保護(hù)的檔案室和相關(guān)防磁防射線和防光照家具等。4.要具備網(wǎng)絡(luò)安全保障體系，包括完善的網(wǎng)絡(luò)管理辦法，健全的管理組織和管理責(zé)任制，有效的技術(shù)防護(hù)措施等，建立完備的綜合防范機(jī)制，確保網(wǎng)絡(luò)傳輸和社會服務(wù)中涉及國家機(jī)密、專利技術(shù)、商業(yè)機(jī)密等檔案信息資料的安全。

總之，事業(yè)單位檔案信息化建設(shè)是我國檔案管理的發(fā)展趨勢，是實(shí)現(xiàn)國家檔案事業(yè)發(fā)展不可或缺的部分，也是事業(yè)單位推進(jìn)各項(xiàng)工作發(fā)展的必要手段。作為檔案管理人員，我們要以新時代中國特色社會主義思想為指針，以國家檔案局頒布《全國檔案信息化建設(shè)實(shí)施綱要》為指導(dǎo)，與時俱進(jìn)，加強(qiáng)學(xué)習(xí)，努力工作，為全面實(shí)現(xiàn)我國檔案管理信息化做出應(yīng)有貢獻(xiàn)。

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作者:宋林靜 單位:河北省軍隊(duì)轉(zhuǎn)業(yè)干部培訓(xùn)中心