高職檔案管理信息化建設(shè)探討

時(shí)間:2022-05-09 08:42:43

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高職檔案管理信息化建設(shè)探討

摘要:高職院校檔案記錄著學(xué)校的各項(xiàng)活動(dòng)內(nèi)容,包括學(xué)校的發(fā)展歷史,招生情況以及學(xué)校教學(xué)活動(dòng)等,檔案管理工作也是高職院校管理內(nèi)容的重要組成部分。隨著科學(xué)技術(shù)的快速發(fā)展,尤其是信息網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的普及,檔案管理信息化也成為高職院校發(fā)展的必然趨勢(shì),就建設(shè)現(xiàn)代化的信息檔案管理體系對(duì)高職院校發(fā)展的意義,以及通過(guò)什么樣的方式進(jìn)行建設(shè)兩個(gè)方面進(jìn)行探討。

關(guān)鍵詞:高職院校;檔案管理;信息化

1檔案信息化建設(shè)的含義

檔案信息化建設(shè)主要是指利用現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)實(shí)現(xiàn)檔案數(shù)據(jù)采集的自動(dòng)化、信息處理的規(guī)范化、資料使用的便捷化、檔案管理的一體化。檔案信息化建設(shè)不同于傳統(tǒng)檔案管理模式,它與計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)緊密結(jié)合,通過(guò)規(guī)范、統(tǒng)一的檔案處理系統(tǒng),將傳統(tǒng)紙張檔案轉(zhuǎn)化為數(shù)據(jù)檔案,檔案信息化建設(shè)離不開(kāi)專業(yè)的技術(shù)人才,既需要了解檔案的基本工作流程,也需要掌握計(jì)算機(jī)技術(shù)的操作運(yùn)用。

2檔案信息化建設(shè)的重要意義

2.1有利于推動(dòng)高校現(xiàn)代化管理水平,提高檔案管理效率。檔案信息化建設(shè)是高校現(xiàn)代化建設(shè)的重要組成部分,更是高校管理工作的重要內(nèi)容,檔案管理包含多方面的內(nèi)容,既有科研、教育內(nèi)容,也有規(guī)章制度、校園建設(shè)等方面內(nèi)容,提高檔案管理的信息化水平有利于加大高職院校的信息化建設(shè)力度,提高管理效率。高職院校在進(jìn)行檔案信息化的建設(shè)過(guò)程中會(huì)對(duì)相關(guān)信息化設(shè)備進(jìn)行升級(jí)改造,培養(yǎng)一批現(xiàn)代化信息技術(shù)人才,提高信息化管理系統(tǒng)。檔案信息化建設(shè)是高校進(jìn)行現(xiàn)代化建設(shè)的前提和基礎(chǔ),通過(guò)信息化建設(shè)能夠確保高校工作的順利開(kāi)展,為高校科研、教育工作提供便利。2.2有利于提高檔案管理水平,增強(qiáng)檔案利用率。檔案信息化建設(shè)能夠?qū)鹘y(tǒng)紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)化為數(shù)字檔案,實(shí)現(xiàn)檔案的數(shù)字化管理。這樣用戶就能夠通過(guò)網(wǎng)絡(luò)獲取所需要的檔案信息,實(shí)現(xiàn)檔案信息的重復(fù)利用。信息化檔案不會(huì)受到外界因素的影響,不會(huì)因?yàn)槭褂貌划?dāng)而造成破損或者毀壞的現(xiàn)象發(fā)生,而且通過(guò)網(wǎng)絡(luò)能夠提高信息檔案的使用效率,只要是合法用戶都可以進(jìn)行檔案資料的查閱和使用。另外,信息化檔案在管理上也比較方便,只要通過(guò)檔案管理系統(tǒng)對(duì)信息進(jìn)行錄入、保存、存檔就能夠使用,而且對(duì)于新增檔案信息和內(nèi)容都能夠第一時(shí)間進(jìn)行補(bǔ)充,提高檔案的及時(shí)性和完善性,檔案管理人員也能夠通過(guò)管理系統(tǒng)快速的查出檔案信息,提高工作效率。2.3符合現(xiàn)代化的發(fā)展需求,實(shí)現(xiàn)檔案管理的優(yōu)化升級(jí)。隨著我國(guó)教育水平的不斷提高,高職院校的數(shù)量和規(guī)模在不斷擴(kuò)大,在學(xué)生人數(shù)不斷增長(zhǎng)的過(guò)程中,高職院校的各種管理工作也變得較為困難,學(xué)生檔案信息處理也較為麻煩,而通過(guò)檔案信息化管理體系的建設(shè),能夠有效的提高高職院校檔案管理效率,適應(yīng)現(xiàn)代化教育的發(fā)展需求。

3檔案信息化建設(shè)的方式

3.1轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)管理理念,提高信息化建設(shè)意識(shí)。想要實(shí)現(xiàn)高職院校檔案信息化的順利開(kāi)展,就需要提高高職院校檔案管理人員的現(xiàn)代化意識(shí),轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)管理理念,只有如此才能確保檔案信息化建設(shè)的順利開(kāi)展。首先,高職院校要做好信息化建設(shè)的宣傳工作,定期對(duì)檔案管理人員進(jìn)行培訓(xùn),提高他們的認(rèn)知水平;其次,要提高檔案管理人員對(duì)現(xiàn)代技術(shù)的了解,高職院??梢云刚?qǐng)一些檔案信息化建設(shè)優(yōu)秀的管理人員到學(xué)校開(kāi)展交流學(xué)習(xí)活動(dòng),讓檔案管理人員認(rèn)識(shí)到檔案信息化建設(shè)的重要意義,從根本上提高對(duì)檔案信息化建設(shè)的重視度。3.2加大檔案信息化建設(shè)的投入力度。想要實(shí)現(xiàn)檔案信息化建設(shè),就需要加大檔案信息化建設(shè)的投入力度,從多個(gè)方面確保檔案信息化的順利實(shí)現(xiàn)。首先,要完善校園網(wǎng)絡(luò)建設(shè),為檔案信息化建設(shè)提供基本保障。檔案信息化建設(shè)是在網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下完成的,通過(guò)網(wǎng)絡(luò)能夠?qū)崿F(xiàn)檔案信息的數(shù)據(jù)化處理,并將檔案信息傳遞到檔案管理系統(tǒng);其次,要完善硬件設(shè)施,購(gòu)買(mǎi)計(jì)算機(jī)、交換器等基礎(chǔ)設(shè)備,為檔案信息化建設(shè)提供必備工具;再次,要有完善的軟件系統(tǒng),高??梢宰约嘿?gòu)買(mǎi)檔案管理系統(tǒng)或者通過(guò)技術(shù)人員制作自己學(xué)校的檔案系統(tǒng),只有具備高效的檔案處理系統(tǒng)才能有效將傳統(tǒng)檔案轉(zhuǎn)化為數(shù)據(jù)檔案,實(shí)現(xiàn)檔案數(shù)據(jù)化管理;最后,還要提高信息化檔案管理的防御措施,確保網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下檔案信息管理的安全性,要建立安全防護(hù)系統(tǒng),定期對(duì)網(wǎng)絡(luò)環(huán)境進(jìn)行檢測(cè),為檔案信息化管理提供一個(gè)穩(wěn)定、安全的環(huán)境。3.3培養(yǎng)信息化檔案管理人才。人才是檔案管理的基礎(chǔ),在建設(shè)檔案管理信息化的過(guò)程中,必須要重視專業(yè)人才的培訓(xùn),提高檔案管理的效率。首先,要提高傳統(tǒng)檔案管理人員的計(jì)算機(jī)水平,通過(guò)培訓(xùn)提高他們對(duì)網(wǎng)絡(luò)檔案管理系統(tǒng)的使用,實(shí)現(xiàn)人才的優(yōu)化升級(jí);其次,要引進(jìn)現(xiàn)代化檔案管理人才,提高管理隊(duì)伍的整體水平。

4結(jié)語(yǔ)

高職院校檔案管理信息化建設(shè)是現(xiàn)代化發(fā)展的需求,有利于提高高職院校的管理水平和檔案使用效率,在信息化建設(shè)中,高職院校要結(jié)合自身情況,從高職院校檔案管理的具體情況出發(fā)制定合適的信息化建設(shè)策略,只有如此才能有效發(fā)揮高職院校檔案管理信息化的水平。

參考文獻(xiàn):

[1]宋曉玲.新階段高職院校檔案管理信息化建設(shè)淺析[J].陜西檔案,2016(1).

[2]季順霞.高職院校檔案管理的信息化建設(shè)探析[J].中國(guó)管理信息化,2015(9).

作者:李晶國(guó) 單位:赤峰工業(yè)職業(yè)技術(shù)學(xué)院