導(dǎo)語：事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)探討一文來源于網(wǎng)友上傳，不代表本站觀點(diǎn)，若需要原創(chuàng)文章可咨詢客服老師，歡迎參考。

【摘要】檔案管理信息化建設(shè)是現(xiàn)今事業(yè)單位檔案工作最重要的部分，伴隨著新型檔案管理體系的持續(xù)增長，加強(qiáng)信息化管理對事業(yè)單位檔案工作的完善力度的進(jìn)一步提升。相比于傳統(tǒng)普通的事業(yè)單位檔案管理的方法，信息化管理形成了一個(gè)更加方便、有效率的工作方法，將對檔案的使用過程進(jìn)行簡單化、系統(tǒng)化的改善。本文作者主要通過描述事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)的實(shí)際操作，從本質(zhì)上對這項(xiàng)工作的思想認(rèn)識(shí)進(jìn)行推廣，為我國的信息管理提供更加便捷的服務(wù)。

【關(guān)鍵詞】檔案管理;信息化;重要性

1前言

現(xiàn)今，我們國家的社會(huì)體制正在持續(xù)的向著完美化的節(jié)段前進(jìn)，是國家發(fā)展最為重要的組成要素之一，事業(yè)單位也是國家的焦點(diǎn)所在。然而，在事業(yè)單位的常規(guī)工作當(dāng)中，檔案管理就是其中最為重要的要素之一，它直接影響著事業(yè)單位的今后的發(fā)展朝向以及單位領(lǐng)導(dǎo)人員的重要決定。在現(xiàn)今這個(gè)信息技術(shù)快速進(jìn)步的社會(huì)，原來普通的檔案管理方式已經(jīng)不能夠滿足現(xiàn)今這個(gè)時(shí)代人們的需求了，怎么樣找到原來傳統(tǒng)檔案管理中的缺點(diǎn)，做出有效的解決辦法，將檔案管理信息化的建設(shè)進(jìn)一步完美化，這顯然已經(jīng)成為事業(yè)單位的工作的重中之重了。

2我國事業(yè)單位檔案管理目前存在的問題

2．1沒有合理開發(fā)檔案信息資源

依照現(xiàn)在的狀況來看，我們國家的事業(yè)單位正在發(fā)展使用檔案資源信息這一方面依舊處在相對落后的狀態(tài)。很長一段時(shí)間，我們國家的檔案管理的方式都是以收集以及儲(chǔ)存信息為中心，并沒有相比較更加完整的系統(tǒng)能夠讓檔案資源有一個(gè)更加合適的發(fā)展使用。當(dāng)然，這和檔案信息包含的內(nèi)容很多，反復(fù)加工困難重重有極大的關(guān)聯(lián)，但是，事業(yè)單位的檔案資源有極大一部分記載著重要的信息，包含事業(yè)單位的發(fā)展過程以及一部分重點(diǎn)的文獻(xiàn)資源，這對事業(yè)單位更甚是整個(gè)城市的將來的發(fā)展都具有重要的影響，所以，有關(guān)的事業(yè)單位應(yīng)當(dāng)盡快將開發(fā)使用檔案資源的工作加快發(fā)展起來，保證檔案資源的有效快速發(fā)展，真正的實(shí)現(xiàn)檔案信息擁有的作用。

2．2缺乏必要的檔案信息內(nèi)容安全的措施

在事業(yè)單位管理著檔案資料，其中記載的很多內(nèi)容都是非常重要的，更甚的有一些內(nèi)容關(guān)系到我們國家的機(jī)密，如果這些重要機(jī)密外泄除去，那么會(huì)產(chǎn)生巨大的不好的影響，關(guān)系到國家以及百姓們的利益和安危。但是大多的事業(yè)單位卻忽略這方面的工作的重要性，具體表現(xiàn)在公開的檔案信息審查不夠仔細(xì)、工作人員的保密方面的理念不夠深入等等。事業(yè)單位現(xiàn)在正處于檔案信息管理信息的建設(shè)快速發(fā)展的狀態(tài)，但是將計(jì)算機(jī)融合到檔案信息的管理問題中，這在便于管理的同時(shí)又為檔案信息外泄帶來了更大的風(fēng)險(xiǎn)，在這個(gè)網(wǎng)絡(luò)化的時(shí)代，黑客破解檔案管理網(wǎng)站、竊取機(jī)密文件的狀況也是顯而易見的。

2．3檔案管理工作人員素質(zhì)低下

由于社會(huì)因素原因，每年從事檔案管理工作人員的數(shù)量非常少，人員更新和流動(dòng)不是特別頻繁。在事業(yè)單位從事負(fù)責(zé)檔案管理的工作人員，大多數(shù)都是從很早之前就開始聘用的，相對來說這些人的文化水平普遍較低，再加上存在有事業(yè)單位聘用檔案管理工作人員的資質(zhì)審核不夠嚴(yán)謹(jǐn)?shù)臓顩r發(fā)生，事業(yè)單位大多會(huì)存有工作人員品質(zhì)較低的狀況。這樣的人經(jīng)常是對自己的工作沒有一個(gè)仔細(xì)認(rèn)真的態(tài)度，工作效率極低，對于公共的服務(wù)態(tài)度惡劣，這就在極大的程度上阻礙了檔案資源的正確有效的發(fā)展以及利用。

3事業(yè)單位檔案管理工作信息化建設(shè)的途徑

3．1提高管理人員專業(yè)素質(zhì)

提高管理人員在信息記錄每一個(gè)過程方面的技術(shù)和能力，對于促進(jìn)檔案管理工作信息化建設(shè)有著非常巨大的作用。我們應(yīng)當(dāng)提高工作管理人員的專業(yè)素質(zhì)和人才質(zhì)量，加強(qiáng)對人員計(jì)算機(jī)技能的培養(yǎng)，多對他們進(jìn)行職業(yè)技能方面的培訓(xùn)和管理方面綜合素質(zhì)的訓(xùn)練，使其與現(xiàn)在社會(huì)的實(shí)際發(fā)展需求相一致，保證條件上的滿足。提高人事檔案、重點(diǎn)檔案的管理，要培養(yǎng)管理人員從思想上認(rèn)識(shí)到工作中需要注意問題的重要性。要注重對檔案管理人員的專業(yè)能力進(jìn)行評(píng)估，建立良好的評(píng)價(jià)體系，有利于培養(yǎng)高素質(zhì)、優(yōu)秀的人才，從而才能滿足于人們對于檔案管理機(jī)構(gòu)的期許，實(shí)現(xiàn)管理人員對信息文件地良好管理。

3．2加快檔案管理的軟、硬件建設(shè)

為了有效地節(jié)省檔案管理所占用的時(shí)間，使用性能穩(wěn)定、受到外界破壞較少的硬件、軟件設(shè)備進(jìn)行管理不失為一種比較好的方法。有關(guān)單位應(yīng)當(dāng)加大投資力度，對成套設(shè)備進(jìn)行采購，加強(qiáng)管理人員對相關(guān)技術(shù)設(shè)備使用的方法進(jìn)行技術(shù)上的培訓(xùn)。這不僅可以大力的促進(jìn)檔案管理的工作，而且還可以保證檔案能夠得到長期的、有效的保護(hù)。計(jì)算機(jī)管理技術(shù)對全世界數(shù)據(jù)的存儲(chǔ)和管理有著非常廣泛地使用，是保證電子存儲(chǔ)數(shù)據(jù)安全和完整的重要方法，它也滲透在檔案管理的各個(gè)階段。計(jì)算機(jī)軟、硬件由于具有良好的存儲(chǔ)容量，足以為設(shè)備提供大量的空間用來存儲(chǔ)數(shù)據(jù)，對于減少信息存儲(chǔ)工作的時(shí)間，減輕管理人員大量的工作方面是非常有效的。提高信息檔案管理機(jī)構(gòu)的人員水平，我們不但需要有效地引進(jìn)先進(jìn)的技術(shù)管理設(shè)備，更要重視對檔案信息自身的建設(shè)。檔案管理的綜合發(fā)展不但需要對檔案管理內(nèi)容制定相應(yīng)的規(guī)章制度，更要對軟件應(yīng)用進(jìn)行充分的使用，為檔案管理提供基礎(chǔ)上的幫助。

3．3建立實(shí)用的檔案信息網(wǎng)站

檔案信息網(wǎng)站是文件檔案管理機(jī)構(gòu)在互聯(lián)網(wǎng)上的，用于及時(shí)展示信息的互聯(lián)網(wǎng)網(wǎng)站。建立一個(gè)較好的檔案信息網(wǎng)站的方法，為檔案管理機(jī)構(gòu)實(shí)現(xiàn)全面化的管理，對檔案管理實(shí)施信息化發(fā)展具有不可替代的作用。以網(wǎng)頁的形式來提供人事檔案、網(wǎng)上咨詢信息檔案等其他內(nèi)容的信息服務(wù)，對社會(huì)中實(shí)際存在的內(nèi)容和電子文檔進(jìn)行歸檔管理，對文件下載和存檔提供導(dǎo)航服務(wù)，是使用互聯(lián)網(wǎng)進(jìn)行文件管理的一個(gè)重要的標(biāo)志，可以顯著地提升信息管理的實(shí)用性。建立信息檔案網(wǎng)站的做法可以對情報(bào)檔案、情報(bào)信息等其他資源進(jìn)行充分的共享，有了更加廣泛地可選擇能力的提升，這是值得發(fā)展的。使用計(jì)算機(jī)操作系統(tǒng)和互聯(lián)網(wǎng)進(jìn)行檔案信息的管理，不斷適應(yīng)日益更新的社會(huì)對檔案管理和發(fā)展的需求，是滿足我國相關(guān)檔案管理標(biāo)準(zhǔn)的重要舉措。檔案管理最好選用面向主流市場的，有良好行為記錄的標(biāo)準(zhǔn)化設(shè)備，這樣才能提供有保障的信息化建設(shè)的服務(wù)。保持與軟件公司和國內(nèi)外材料生產(chǎn)廠家的溝通，定制適合檔案管理工作的操作系統(tǒng)，保證軟件的時(shí)效性，不斷對檔案信息進(jìn)行更新，也方便對數(shù)據(jù)的管理和開發(fā)展開工作。

4結(jié)語

綜上所述，就目前而言，我國在信息文件管理方面的制度和建設(shè)做得還不到位，仍然存在有記錄和管理人員缺乏專業(yè)知識(shí)技能的培訓(xùn)，對檔案的信息和內(nèi)容安全性、保密性工作的重視，對必要管理環(huán)節(jié)的了解比較薄弱，沒有對檔案信息資源進(jìn)行充分的、合理地利用等問題。有關(guān)部門應(yīng)重視起來，積極探索信息化管理檔案的實(shí)際性、可行性，逐步完善檔案信息管理機(jī)構(gòu)的管理，為我國信息管理提供更加便捷的服務(wù)。

作者:趙春輝 單位:哈爾濱市軍隊(duì)離休退休干部第二休養(yǎng)所

參考文獻(xiàn):

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