導(dǎo)語(yǔ)：電力企業(yè)數(shù)字檔案室建設(shè)研究一文來(lái)源于網(wǎng)友上傳，不代表本站觀點(diǎn)，若需要原創(chuàng)文章可咨詢(xún)客服老師，歡迎參考。

摘要：電力企業(yè)開(kāi)展數(shù)字檔案室建設(shè)既是自身轉(zhuǎn)型發(fā)展的內(nèi)在要求，也是貫徹落實(shí)省委省政府有關(guān)要求的重要舉措。實(shí)踐中，國(guó)網(wǎng)紹興市上虞區(qū)供電有限公司組建了嚴(yán)密的工作架構(gòu)、開(kāi)發(fā)了符合要求的檔案管理軟件、整合了目錄數(shù)據(jù)庫(kù)、開(kāi)展了“存量數(shù)字化”并推進(jìn)“增量電子化”、實(shí)施了數(shù)據(jù)集成遷移，這一系列舉措使得數(shù)字檔案室建設(shè)卓有成效。

關(guān)鍵詞：電力企業(yè);數(shù)字檔案室;建設(shè)實(shí)踐;企業(yè)數(shù)字

檔案室建設(shè)是企業(yè)檔案信息化建設(shè)的重要內(nèi)容，企業(yè)開(kāi)展數(shù)字檔案室建設(shè)能變革傳統(tǒng)的檔案管理模式、流程和體制，更新檔案工作理念，推動(dòng)企業(yè)檔案工作快速發(fā)展。企業(yè)開(kāi)展數(shù)字檔案室建設(shè)亦是貫徹省委省政府相關(guān)要求的舉措，省委省政府明確要求大力發(fā)展覆蓋全省的數(shù)字檔案館（室）等新興文化服務(wù)平臺(tái)，并明確提出到2020年國(guó)有企事業(yè)單位檔案室要全部建成數(shù)字檔案室。下面筆者以所在單位國(guó)網(wǎng)紹興市上虞區(qū)供電有限公司為例，談?wù)勲娏ζ髽I(yè)如何做好數(shù)字檔案室建設(shè)。

1組建工作架構(gòu)

國(guó)網(wǎng)紹興市上虞區(qū)供電有限公司組建了嚴(yán)密的工作架構(gòu)，由公司一把手掛帥，下設(shè)4個(gè)專(zhuān)業(yè)組，分別為存量檔案數(shù)字化組、增量檔案電子化歸檔組、數(shù)字檔案質(zhì)量督查組、綜合保障組，并明確各專(zhuān)業(yè)組由一名分管副總領(lǐng)導(dǎo)。各專(zhuān)業(yè)組職責(zé)清晰、任務(wù)明確且各有側(cè)重，保證了數(shù)字檔案室建設(shè)工作有序推進(jìn)；一把手親自領(lǐng)導(dǎo)，還為協(xié)調(diào)各部門(mén)和爭(zhēng)取資金等提供了便利。

2開(kāi)發(fā)檔案管理軟件

目前很多單位采用了能接收協(xié)同辦公系統(tǒng)電子文件的數(shù)字檔案管理軟件，但是這些管理軟件卻不能接收有些業(yè)務(wù)系統(tǒng)產(chǎn)生的專(zhuān)業(yè)電子文件，是因?yàn)闊o(wú)法與這些業(yè)務(wù)系統(tǒng)的接口兼容、與其數(shù)據(jù)格式保持一致，這時(shí)先要將相關(guān)的紙質(zhì)業(yè)務(wù)文件歸檔，再將檔案進(jìn)行數(shù)字化，此舉既增加了工作成本，又使得原生電子文件變成了數(shù)字化副本。在數(shù)字檔案室建設(shè)過(guò)程中，公司十分重視開(kāi)發(fā)合適的檔案管理軟件，并建立軟件與各大業(yè)務(wù)系統(tǒng)的集成接口，實(shí)現(xiàn)電子文件網(wǎng)絡(luò)采集和自動(dòng)歸檔。

3整合目錄數(shù)據(jù)庫(kù)

公司雖早已經(jīng)建立覆蓋室藏實(shí)體的目錄數(shù)據(jù)庫(kù)，但錄入的數(shù)據(jù)質(zhì)量不高，很多關(guān)鍵詞沒(méi)有在條目上體現(xiàn)，且不能支持高效率的搜索和查尋。我們根據(jù)電力企業(yè)的特點(diǎn)，參照省市有關(guān)規(guī)定，專(zhuān)門(mén)制定了《國(guó)網(wǎng)紹興市上虞區(qū)供電有限公司文件級(jí)目錄著錄細(xì)則》，規(guī)定了公司各類(lèi)檔案特別是業(yè)務(wù)類(lèi)檔案的文件級(jí)目錄數(shù)據(jù)庫(kù)結(jié)構(gòu)和著錄細(xì)則，并組織專(zhuān)業(yè)人員對(duì)原室藏檔案目錄數(shù)據(jù)庫(kù)進(jìn)行梳理和修改，為示范數(shù)字檔案室建設(shè)奠定了基礎(chǔ)。

4開(kāi)展“存量數(shù)字化”

由于公司電力系統(tǒng)工程資料繁多且存在多種類(lèi)型的重要藍(lán)圖，如工程前期資料、線路路徑圖、衛(wèi)星地理圖、主接線圖、招投標(biāo)資料等，我們依據(jù)《浙江省電力單位紙質(zhì)檔案數(shù)字化加工技術(shù)規(guī)范》《浙江省電力單位電子公文歸檔管理實(shí)施辦法》事先制定了紙質(zhì)檔案數(shù)字化加工技術(shù)規(guī)范，明確掃描方式、圖像保存格式、文件命名方式以及掃描質(zhì)量要求，將所有應(yīng)數(shù)字化檔案掃描成TIFF格式，并轉(zhuǎn)換為PDF格式進(jìn)行掛接，這樣既滿(mǎn)足了數(shù)據(jù)批量掛接的要求，又方便了電子文件質(zhì)量檢查。此外我們還十分重視對(duì)實(shí)物進(jìn)行數(shù)字化，這些實(shí)物包括獎(jiǎng)杯、獎(jiǎng)牌、錦旗、獲獎(jiǎng)證書(shū)等，它們記載了公司的工作業(yè)績(jī)和所取得的社會(huì)、經(jīng)濟(jì)效益等，具有重要價(jià)值，我們通過(guò)掃描、高清拍照等手段進(jìn)行數(shù)字化。

5實(shí)施數(shù)據(jù)集成遷移

公司信息化管理起步較早，開(kāi)展數(shù)字檔案室建設(shè)時(shí)需要將公司多年來(lái)形成的、保存在各平臺(tái)上的各門(mén)類(lèi)、各類(lèi)型的電子檔案數(shù)據(jù)遷移導(dǎo)入到統(tǒng)一的檔案管理平臺(tái)上。遷移工作看似簡(jiǎn)單，但在實(shí)際工作中會(huì)產(chǎn)生各種細(xì)節(jié)問(wèn)題，極易導(dǎo)致遷移失敗，進(jìn)而造成遷移數(shù)據(jù)丟失，這些問(wèn)題包括原文件號(hào)與目錄號(hào)不一致、之前錄入的題名和責(zé)任者格式不規(guī)范、批量掛接時(shí)工作人員沒(méi)有認(rèn)真校驗(yàn)造成目錄著錄不完整、頁(yè)數(shù)不符或者順序不對(duì)等。因此在遷移過(guò)程中需要檔案人員認(rèn)真校對(duì)、反復(fù)核查相關(guān)信息，確保電子檔案的完整性、準(zhǔn)確性與可用性。

6推進(jìn)“增量電子化”

在完成上述工作的基礎(chǔ)上，要及時(shí)推進(jìn)“增量電子化”，并形成常態(tài)化工作機(jī)制。實(shí)踐中公司采取了多項(xiàng)舉措，如大力推行無(wú)紙化辦公，實(shí)現(xiàn)電子公文流轉(zhuǎn)網(wǎng)絡(luò)化；在招標(biāo)文件中明確項(xiàng)目投標(biāo)單位在投標(biāo)時(shí)提供紙質(zhì)版與電子版標(biāo)書(shū)；在行政管理考核中增加與電子化歸檔工作相關(guān)的內(nèi)容；等等。

作者:陳彬 單位:國(guó)網(wǎng)紹興市上虞區(qū)供電有限公司