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1高職院校信息化項目風(fēng)險應(yīng)對組織機制建設(shè)

高校信息化項目建設(shè)必須有一個合理的組織管理結(jié)構(gòu)，才能夠應(yīng)對各類風(fēng)險。高職院校成立的學(xué)校信息化項目建設(shè)的風(fēng)險管理組織機構(gòu)，由專門責(zé)任部門、各部門負責(zé)人以及院系信息員組成。在信息化項目的建設(shè)中，由于風(fēng)險管理組織機構(gòu)的規(guī)劃、組織、協(xié)調(diào)能力還不夠，所以應(yīng)對風(fēng)險的能力還是比較弱。應(yīng)該按照以下兩個方面來進行治理和調(diào)整。

1.1專設(shè)風(fēng)險管理機構(gòu)

高職院校沒有設(shè)立專門的風(fēng)險管理機構(gòu)，在應(yīng)對突發(fā)風(fēng)險時，顯得手忙腳亂，方寸全無，這既耽誤了應(yīng)對風(fēng)險的有利時機，也耗費了人力和財力。風(fēng)險管理機構(gòu)應(yīng)由法人代表任組長，統(tǒng)籌管理項目的風(fēng)險。項目風(fēng)險管理小組另設(shè)專職副組長信息科科長1名，直接領(lǐng)導(dǎo)小組開展工作，審計處長，財務(wù)處長，信息科成員及招標采購小組為成員，分別負責(zé)信息化項目的日常事務(wù)的管理工作，對信息化項目的風(fēng)險動態(tài)進行預(yù)測和把握，制定好風(fēng)險應(yīng)對措施，當(dāng)風(fēng)險發(fā)生時，風(fēng)險管理機構(gòu)對各個部門進行風(fēng)險應(yīng)對任務(wù)分配，協(xié)調(diào)統(tǒng)一作戰(zhàn)應(yīng)對風(fēng)險。項目風(fēng)險管理小組密切跟蹤項目的開發(fā)進程中，每一時期、每一階段項目開發(fā)進程的各種風(fēng)險不確定因素。項目風(fēng)險管理小組依據(jù)權(quán)限和職責(zé)要求對這些風(fēng)險因素進行處置，一些簡單、明確的風(fēng)險事項可由項目風(fēng)險管理小組直接處置，而對那些有重大風(fēng)險事件項目則形成請示，提交項目領(lǐng)導(dǎo)小組做出決議。

1.2成立三個工作組共同應(yīng)對風(fēng)險

高職院校在信息化項目的建設(shè)中，不僅沒有細分項目工作組，并且工作組的權(quán)責(zé)還不夠分明。學(xué)院應(yīng)該成立專門的信息化項目建設(shè)“領(lǐng)導(dǎo)小組”、“實施小組”、“監(jiān)理小組”，這三個小組各有任務(wù)，權(quán)責(zé)分明，相互制約。領(lǐng)導(dǎo)小組主要負責(zé)對項目建設(shè)總體方向的準確把握，對整個項目有明確的規(guī)劃，對項目的重大事項有決策權(quán)，對項目各個事項有組織協(xié)調(diào)的義務(wù)。實施小組主要由專業(yè)技術(shù)人員組成，主要負責(zé)項目的具體建設(shè)工作。監(jiān)理小組主要負責(zé)對施工質(zhì)量、施工進度以及項目在施工過程中出現(xiàn)的各類問題進行檢查、監(jiān)督和指導(dǎo)，并要積極向領(lǐng)導(dǎo)小組反應(yīng)施工情況。這樣一來，在信息化項目遇到風(fēng)險時，監(jiān)理小組發(fā)現(xiàn)風(fēng)險問題，然后直接將情況反映到領(lǐng)導(dǎo)小組，領(lǐng)導(dǎo)小組在制定好風(fēng)險應(yīng)對措施后，對風(fēng)險的重大決策由領(lǐng)導(dǎo)小組直接向各個部門發(fā)號如何應(yīng)對風(fēng)險的命令，這樣保證了風(fēng)險問題的迅速解決，減少了風(fēng)險帶來損失的幾率。

2高職院校信息化項目風(fēng)險應(yīng)對措施

根據(jù)對高職院校校園網(wǎng)項目各類風(fēng)險的評估結(jié)果，我們依照風(fēng)險評估順序分別對財務(wù)風(fēng)險、質(zhì)量風(fēng)險、規(guī)劃風(fēng)險、項目進度風(fēng)險、信息技術(shù)風(fēng)險，領(lǐng)導(dǎo)風(fēng)險的應(yīng)對措施做進一步的分析和探討。

2.1財務(wù)風(fēng)險應(yīng)對

財務(wù)風(fēng)險對項目的危害性極大，一旦發(fā)生對項目的影響非常巨大。所以，我們應(yīng)當(dāng)謹慎應(yīng)對此類風(fēng)險，解決控制財務(wù)風(fēng)險不能盲目操作，需要綜合考慮各個方面：首先要在成本預(yù)算初期預(yù)留一定風(fēng)險儲備金，避免在特殊情況下項目進展過程受阻，產(chǎn)生更多的預(yù)算外成本；其次，在項目開展過程中要協(xié)調(diào)好各子項目的進行速度，避免顧此失彼和重復(fù)建設(shè)的現(xiàn)象導(dǎo)致財政支出的浪費。

2.2質(zhì)量風(fēng)險應(yīng)對

學(xué)院對信息化項目質(zhì)量風(fēng)險的應(yīng)對重點是提高項目建設(shè)質(zhì)量，加強質(zhì)量管理，建立有效的質(zhì)量管理體系。首先由監(jiān)理組織對信息化項目的各個階段進行質(zhì)量把關(guān)和風(fēng)險監(jiān)控。其次，由審計監(jiān)查部門制定出信息化施工質(zhì)量管理標準，其中包括對設(shè)備的型號和性能要求，對系統(tǒng)的效果要求，以及各工作人員的操作規(guī)范、權(quán)限和職責(zé)。第三，建立培訓(xùn)機制，提高實施人員的操作技能，在一定程度上規(guī)避由于信息化項目實施人員的操作技能欠缺而導(dǎo)致的風(fēng)險。

2.3規(guī)劃風(fēng)險應(yīng)對

在項目開始之前，高職院校應(yīng)該根據(jù)每個階段的要求、目標等具體情況仔細選擇項目實施團隊及負責(zé)人。項目負責(zé)人除了指定總體規(guī)劃之外，還要預(yù)計項目在每個階段可能遇到的問題，同時制定出應(yīng)急措施和解決辦法。在項目的開發(fā)過程中，領(lǐng)導(dǎo)小組制定的項目計劃必須明確各階段實施的重點，并研討確定可管理的各子任務(wù)階段的目標，避免項目范圍的蔓延，以便迅速地推進項目，更快地取得效果。采用風(fēng)險規(guī)避措施來應(yīng)對規(guī)劃風(fēng)險的具體做法為回避整體目標風(fēng)險。如規(guī)劃和決策不切實際，當(dāng)風(fēng)險發(fā)生時，很可能信息化項目要導(dǎo)致失敗，還會造成更大的損失，在確定不能找出其它有效方法來消除此風(fēng)險的極端情況下。繼續(xù)項目的實施只會造成更大的浪費，應(yīng)馬上中止或取消項目，回避風(fēng)險。

2.4項目進度風(fēng)險的應(yīng)對

項目進度風(fēng)險的發(fā)生多數(shù)與項目資金是否到位緊密相連，所以學(xué)校要保證資金的暢通，領(lǐng)導(dǎo)小組要對項目每個階段進行預(yù)算，將項目資金按預(yù)算安排至各個階段，在上一個階段結(jié)束后，領(lǐng)導(dǎo)小組要及時對資金進行核算，將盈余移至下一個施工階段，若有資金缺口，除了彌補缺口外，還應(yīng)該及時查清問題的所在，以便吸取經(jīng)驗教訓(xùn)進行下一個階段的施工。

2.5信息技術(shù)風(fēng)險的應(yīng)對

技術(shù)風(fēng)險是極不希望發(fā)生的風(fēng)險，通過控制、調(diào)整規(guī)劃，可以進一步減少風(fēng)險或轉(zhuǎn)移風(fēng)險。首先，由于該校是由項目相關(guān)的多個部門共同擬定業(yè)務(wù)需求，技術(shù)人員需分別與每個部門確認需求分析，加上由于學(xué)校是新合并而成，人員崗位調(diào)動較大，溝通協(xié)調(diào)困難。所以在項目過程中的信息化項目需求可能發(fā)生變化。加強部門間的及時溝通，從而減輕風(fēng)險。其次，是小型機；開發(fā)、測試環(huán)境用Linux操作系統(tǒng)，生產(chǎn)環(huán)境用AIX操作系統(tǒng)；開發(fā)、測試環(huán)境在開發(fā)、測試環(huán)境與生產(chǎn)環(huán)境不同，因為信息化設(shè)備在開發(fā)、測試用的是PC服務(wù)器，生產(chǎn)環(huán)境局域網(wǎng)內(nèi)運行，生產(chǎn)環(huán)境在廣域網(wǎng)及局域網(wǎng)內(nèi)運行。再次，由于新系統(tǒng)流程改變了收發(fā)文件、學(xué)生入學(xué)后的信息采集方式，且涉及面廣，培訓(xùn)等涉及的人員及工作量大。針對流程再造風(fēng)險，通過學(xué)校網(wǎng)站等進行告知，并組織對涉及的人員進行新系統(tǒng)操作培訓(xùn)。提前采取應(yīng)對措施，減輕或降低風(fēng)險。尋求有力的技術(shù)支持，實現(xiàn)風(fēng)險轉(zhuǎn)移或分擔(dān)。為預(yù)防引進高新技術(shù)設(shè)備或者新技術(shù)應(yīng)用出現(xiàn)的技術(shù)風(fēng)險，可購買技術(shù)服務(wù)，尋找第三方技術(shù)支持。有關(guān)設(shè)備維護等可選擇網(wǎng)聯(lián)設(shè)備維保服務(wù)，將設(shè)備故障風(fēng)險轉(zhuǎn)移。

2.6領(lǐng)導(dǎo)風(fēng)險的應(yīng)對

高職院校校園項目在開展信息化項目的建設(shè)時，必須要有一個固定的領(lǐng)導(dǎo)小組對其進行規(guī)劃、指導(dǎo)和決策。領(lǐng)導(dǎo)小組要明確高校信息化項目建設(shè)中各參與者在項目中的責(zé)任，任務(wù)和參與的方式，積極鼓勵參與者獻計獻策。領(lǐng)導(dǎo)小組必須合理評估項目的阻力、工作量，并合理設(shè)定各個階段的項目目標。建立一個專業(yè)素質(zhì)較高，值得信任的項目團隊和分層授權(quán)結(jié)構(gòu)，領(lǐng)導(dǎo)小組給項目小組充分的授權(quán)，核心的項目小組由最高領(lǐng)導(dǎo)統(tǒng)一調(diào)度指揮，并根據(jù)項目組織和管理存在的局部問題適時調(diào)整和補充項目組織規(guī)定。通過風(fēng)險減輕措施，一方面加強管理，減少低級操作失誤，另一方面落實匯報、檢查制度，及時發(fā)現(xiàn)并解決問題，使風(fēng)險得到有效控制。如加強變更審批管理，通過加強管理監(jiān)控來有效降低風(fēng)險發(fā)生和及時消除風(fēng)險影響。

3高職院校信息化項目風(fēng)險監(jiān)控

第一，監(jiān)控項目進展與風(fēng)險處理過程。在高職院校信息化項目的推進過程中，信息化項目的情況變化，也就是項目推進過程和項目環(huán)境變化可能會導(dǎo)致風(fēng)險管理過程與預(yù)期情況產(chǎn)生差別，期間項目風(fēng)險可能會增大或衰退，所以在項目執(zhí)行過程中，項目領(lǐng)導(dǎo)小組、施工小組和監(jiān)理小組還要對風(fēng)險處理過程進行有效監(jiān)控，核對風(fēng)險控制情形是否有利于高校總體建設(shè)目標，核對風(fēng)險管理實施情況和預(yù)見風(fēng)險控制成效的是否基本一致。要求從風(fēng)險監(jiān)控過程中及時獲取反饋意見，發(fā)現(xiàn)那些隨著項目推進而變化的或者新出現(xiàn)的風(fēng)險，并根據(jù)項目進度和實際需求變化來改良和細化風(fēng)險處理措施。良好的風(fēng)險監(jiān)控措施能為高校信息化項目領(lǐng)導(dǎo)小組及時提供風(fēng)險警報信息，有助于調(diào)整風(fēng)險應(yīng)對策略，以在風(fēng)險發(fā)生時做出有效決策。第二，風(fēng)險處理標準化。高職院校的信息化的領(lǐng)導(dǎo)小組應(yīng)該通過識別和評估對該項目的重要風(fēng)險進行深入了解，并通過與其它高校信息化項目相關(guān)工作人員進行交流來了解在高校信息化項目過程中的常見重要風(fēng)險和處理方法。然后將經(jīng)常采用的風(fēng)險應(yīng)對方法制定成標準，這個標準包括，風(fēng)險發(fā)生時領(lǐng)導(dǎo)小組該采取的決策，施工小組對項目的補救方法等，這樣使得若再發(fā)生相同或類似的風(fēng)險，學(xué)校各部門不至于出現(xiàn)混亂的狀態(tài)，各個部門通過標準化的風(fēng)險處理方法，第一時間采取屬于自己的風(fēng)險應(yīng)對任務(wù)，這樣節(jié)省了風(fēng)險應(yīng)對事件，降低了風(fēng)險損失?？偠灾?，風(fēng)險監(jiān)控貫穿于整個風(fēng)險管理過程，主要是以風(fēng)險管理計劃和應(yīng)對措施為依據(jù)，根據(jù)實際風(fēng)險發(fā)展變化情況，充分利用可用于風(fēng)險控制的各類資源來進一步完善風(fēng)險管理程序，獲取更好的風(fēng)險管理效果。同時，風(fēng)險監(jiān)控也是一個連續(xù)的過程，我們應(yīng)在風(fēng)險管理過程中引入不斷調(diào)整、持續(xù)改進的思想。在信息化項目建設(shè)過程中進行風(fēng)險監(jiān)控的同時，還應(yīng)該關(guān)注實際整個風(fēng)險管理過程要根據(jù)情況變化，不斷地監(jiān)控、反思、分析、總結(jié)和改進，從而逐漸提高高校的信息化項目風(fēng)險管理水平。

作者:勞甄妮 單位:廣西衛(wèi)生職業(yè)技術(shù)學(xué)院

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