導(dǎo)語(yǔ)：交通企業(yè)會(huì)計(jì)檔案管理論文一文來(lái)源于網(wǎng)友上傳，不代表本站觀點(diǎn)，若需要原創(chuàng)文章可咨詢客服老師，歡迎參考。

摘要：近年來(lái)，隨著國(guó)家在重大基礎(chǔ)設(shè)施投資力度逐漸加強(qiáng)，全國(guó)有45個(gè)城市在修建或計(jì)劃修建城市軌道交通，包括地鐵、輕軌、有軌電車等。由于城市軌道交通項(xiàng)目建設(shè)投資資金規(guī)模大、建設(shè)周期長(zhǎng)、涉及專業(yè)多、建造過(guò)程復(fù)雜，其管理難度與復(fù)雜度也較一般企業(yè)大，由此產(chǎn)生的各類檔案數(shù)量也巨大。其中財(cái)務(wù)管理作為工程管理中重要組成部分，會(huì)計(jì)檔案管理也成為重中之重，這直接關(guān)系到項(xiàng)目財(cái)務(wù)管理水平，也直接決定項(xiàng)目能否通過(guò)國(guó)家驗(yàn)收，因此我們必須要重視這項(xiàng)會(huì)計(jì)基礎(chǔ)工作。本文將結(jié)合本人在本行業(yè)中的工作經(jīng)驗(yàn)與體會(huì)，談?wù)勡壍澜煌?a href="http://www.eimio.cn/lunwen/jjgl/qiyekuaijilunwen/201707/650275.html" target="_blank">企業(yè)會(huì)計(jì)檔案管理的重要性以及如何做好會(huì)計(jì)檔案管理。

關(guān)鍵詞：城市軌道交通；會(huì)計(jì)檔案；檔案管理

一、會(huì)計(jì)檔案管理的內(nèi)容

根據(jù)最新的《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》【中華人民共和國(guó)財(cái)政部國(guó)家檔案局令第79號(hào)】，下列會(huì)計(jì)資料應(yīng)該歸檔：（一）會(huì)計(jì)憑證，包括原始憑證、記賬憑證；（二）會(huì)計(jì)賬簿，包括總賬、明細(xì)賬、日記賬、固定資產(chǎn)卡片及其他輔助性賬簿；（三）財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)報(bào)告，包括月度、季度、半年度、年度財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)報(bào)告；（四）其他會(huì)計(jì)資料，包括銀行存款余額調(diào)節(jié)表、銀行對(duì)賬單、納稅申報(bào)表、會(huì)計(jì)檔案移交清冊(cè)、會(huì)計(jì)檔案保管清冊(cè)、會(huì)計(jì)檔案銷毀清冊(cè)、會(huì)計(jì)檔案鑒定意見書及其他具有保存價(jià)值的會(huì)計(jì)資料。從該管理辦法可以看出，會(huì)計(jì)檔案管理內(nèi)容非常廣泛，涉及日常會(huì)計(jì)工作全過(guò)程，包括出納、會(huì)計(jì)、稅務(wù)、報(bào)表等全部會(huì)計(jì)人員產(chǎn)生的會(huì)計(jì)資料，給會(huì)計(jì)檔案管理造成很大困擾與難度。

二、會(huì)計(jì)檔案管理現(xiàn)狀及原因分析

目前，全國(guó)各城市軌道交通企業(yè)，除北上廣深等幾個(gè)大城市建設(shè)時(shí)間較長(zhǎng)，其他大部分城市剛剛興建地鐵，日常工作主要圍繞地鐵新線建設(shè)與開通進(jìn)行，能把日常工作做好，已經(jīng)疲于應(yīng)付。受建設(shè)工期影響，一線業(yè)務(wù)部門工作重點(diǎn)在現(xiàn)場(chǎng)，確保工程質(zhì)量安全與進(jìn)度。據(jù)筆者調(diào)查研究，目前各城市軌道交通企業(yè)連建設(shè)檔案管理尚無(wú)完善的制度與流程，會(huì)計(jì)檔案管理雖有國(guó)家法律規(guī)章規(guī)定，但實(shí)際執(zhí)行情況及效果并不容樂(lè)觀。銀行余額調(diào)節(jié)表因?yàn)槭聞?wù)所審計(jì)，情況相對(duì)較好，會(huì)計(jì)報(bào)表，納稅報(bào)表，增值稅進(jìn)項(xiàng)發(fā)票底聯(lián)等非日常用會(huì)計(jì)檔案管理要求尚不理想。很多公司目前按照辦法規(guī)定，憑證與會(huì)計(jì)報(bào)表都能完成，但時(shí)間有所滯后，延長(zhǎng)兩三個(gè)月是常態(tài)，半年后裝訂憑證也非少數(shù)。至于辦法里規(guī)定的其他會(huì)計(jì)資料，基本無(wú)暇顧及，最終嚴(yán)重影響項(xiàng)目竣工財(cái)務(wù)決算與國(guó)家驗(yàn)收。會(huì)計(jì)檔案管理現(xiàn)狀不理想，其完善程度與國(guó)家要求甚遠(yuǎn)，經(jīng)過(guò)綜合分析，既有主觀因素影響，也有客觀因素影響；既有外部因素影響，也有內(nèi)部因素影響。(一)內(nèi)部原因1.領(lǐng)導(dǎo)不夠重視，檔案管理員身兼多職。按照辦法規(guī)定，公司應(yīng)設(shè)立專門的會(huì)計(jì)檔案管理機(jī)構(gòu)，但現(xiàn)實(shí)情況是很多公司因各種原因，財(cái)務(wù)人員編制比較緊缺，很少設(shè)立專門的會(huì)計(jì)檔案管理人員，一般由部門文員兼會(huì)計(jì)檔案管理員。財(cái)務(wù)部門資料很多，特別是各種收款付款單據(jù)、票據(jù)量很大，管理要求高，文員很難投入足夠資源與精力于會(huì)計(jì)檔案管理。只有會(huì)計(jì)師事務(wù)所審計(jì)、政府審計(jì)要求提交各種資料或者積壓太多時(shí)，才進(jìn)行憑證裝訂等工作。這也從側(cè)面說(shuō)明領(lǐng)導(dǎo)對(duì)會(huì)計(jì)檔案管理工作尚不夠重視，覺(jué)得沒(méi)必要投入專門人力資源開展會(huì)計(jì)檔案管理工作，等其他工作完成后，再來(lái)整理會(huì)計(jì)檔案也來(lái)得及。2.根據(jù)財(cái)務(wù)部門內(nèi)部分工慣例，會(huì)計(jì)檔案管理一般都設(shè)有財(cái)務(wù)部會(huì)計(jì)核算模塊。會(huì)計(jì)核算本身工作繁瑣，且工作量較大。特別是新公司，業(yè)務(wù)與財(cái)務(wù)制度流程不太完善，會(huì)計(jì)核算也不太規(guī)范，財(cái)務(wù)人員平花費(fèi)大量時(shí)間與業(yè)務(wù)部門進(jìn)行溝通等工作；除此之外，與公司外部門各項(xiàng)溝通，如會(huì)計(jì)師事務(wù)所審計(jì)、政府審計(jì)、稅局稽查等，也需要大量溝通協(xié)調(diào)工作。這種工作現(xiàn)狀造成會(huì)計(jì)檔案管理工作也難以按時(shí)開展。3.大多數(shù)企業(yè)對(duì)于財(cái)務(wù)信息化投入較大，沒(méi)有信息化建設(shè)，財(cái)務(wù)管理無(wú)法有效進(jìn)行對(duì)于會(huì)計(jì)檔案管理信息化建設(shè)，停留在手工時(shí)代水平。會(huì)計(jì)檔案都是各種紙質(zhì)材料，包括各類憑證、原始出入庫(kù)單、發(fā)票、收據(jù)、各類批文等，這些資料作為憑證附件存在。每個(gè)月按時(shí)把憑證收集完善、整理、入盒、編號(hào)，然后做個(gè)檔案臺(tái)帳記錄，由會(huì)計(jì)檔案管理員放在個(gè)人電腦進(jìn)行共享，供大家使用。整個(gè)檔案管理過(guò)程，幾乎全手工操作，很少借助現(xiàn)代信息技術(shù)，所以，這么多年會(huì)計(jì)檔案管理水平一直沒(méi)有很大發(fā)展與進(jìn)步，越來(lái)越跟不上公司與時(shí)展。(二)外部原因1.會(huì)計(jì)師事務(wù)所審計(jì)對(duì)公司財(cái)務(wù)管理有較大約束力，但更多關(guān)注于會(huì)計(jì)報(bào)表層面，并不會(huì)過(guò)多關(guān)注會(huì)計(jì)管理細(xì)節(jié)，特別是會(huì)計(jì)檔案管理。在年報(bào)審計(jì)中，公司只要能提供會(huì)計(jì)憑證及事務(wù)所要求的會(huì)計(jì)資料即可，事務(wù)所并不會(huì)檢查會(huì)計(jì)檔案資料是來(lái)自于具體經(jīng)辦會(huì)計(jì)手里，還是來(lái)自于會(huì)計(jì)檔案室。這就造成會(huì)計(jì)檔案管理沒(méi)有硬性外部約束。2.對(duì)于城市軌道交通項(xiàng)目，建設(shè)項(xiàng)目最后一環(huán)就是項(xiàng)目竣工驗(yàn)收。目前，根據(jù)國(guó)家驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)有十三項(xiàng)專業(yè)驗(yàn)收，其中就有一項(xiàng)檔案驗(yàn)收，如果檔案驗(yàn)收通不過(guò)，即整個(gè)項(xiàng)目竣工驗(yàn)收通不過(guò)。需要關(guān)注的是，項(xiàng)目竣工驗(yàn)收里的檔案特指工程檔案，即與工程相關(guān)的招標(biāo)、合同、圖紙、變更資料等，會(huì)計(jì)檔案并不是檔案驗(yàn)收關(guān)注的重點(diǎn)，正是這點(diǎn)恰恰造成公司把更多精力放在工程檔案管理，而忽略了會(huì)計(jì)檔案管理。

三、會(huì)計(jì)檔案管理不完善造成的影響

會(huì)計(jì)檔案管理工作，雖然在一般人眼里并不是十分重要的事情，但如果管理不到位，其對(duì)日常財(cái)務(wù)管理及最終項(xiàng)目驗(yàn)收均有重要影響，具體如下：（一）會(huì)計(jì)日常工作中，由于各種原因經(jīng)常需要查閱憑證，檔案歸檔不及時(shí)，就會(huì)造成憑證在經(jīng)辦會(huì)計(jì)或出納手中積壓，時(shí)間越長(zhǎng)、積壓越多，這時(shí)查找憑證往往需要耗費(fèi)更多的人力物力進(jìn)行查找，造成管理成本不必要增加。另外，由于會(huì)計(jì)檔案不及時(shí)裝訂、歸檔，且分散在不同會(huì)計(jì)人員手中，造成憑證丟失的風(fēng)險(xiǎn)大大增加，且有些重要資料如原始發(fā)票等資料一旦丟失，給公司、個(gè)人造成的損失會(huì)更加巨大。（二）軌道行業(yè)投資巨大，是政府關(guān)注重點(diǎn)。所以，各種政府審計(jì)、專項(xiàng)審計(jì)層出不窮，為了應(yīng)對(duì)各項(xiàng)審計(jì)，會(huì)計(jì)檔案管理不到位、不完善，就會(huì)導(dǎo)致提供各類資料時(shí)手忙腳亂，一來(lái)效率很低，提交資料時(shí)間較長(zhǎng)；二來(lái)造成外部審計(jì)人員對(duì)公司不滿意，甚至認(rèn)為公司不配合審計(jì)工作，故意不提供相關(guān)資料。（三）城市軌道交通項(xiàng)目作為關(guān)系國(guó)計(jì)民生的重大工程項(xiàng)目，通過(guò)國(guó)家項(xiàng)目竣工驗(yàn)收是對(duì)國(guó)家對(duì)人民最好的答復(fù)。如果日常會(huì)計(jì)檔案管理沒(méi)有規(guī)范，到項(xiàng)目竣工決算時(shí)資料不全或難以查找，會(huì)極大影響項(xiàng)目竣工財(cái)務(wù)決算。

四、關(guān)于完善會(huì)計(jì)檔案管理的建議

針對(duì)會(huì)計(jì)檔案管理工作不完善，結(jié)合上述原因分析及其造成的影響考慮，針對(duì)不同的原因采取不同的措施，具體如下：（一）提醒公司領(lǐng)導(dǎo)重視，加大資源投入公司領(lǐng)導(dǎo)重視是做好會(huì)計(jì)檔案管理工作的重要前提，只有領(lǐng)導(dǎo)重視，這項(xiàng)工作開展就會(huì)順暢很多，投入到這項(xiàng)工作的資源將會(huì)大大加強(qiáng)。（二）會(huì)計(jì)檔案管理工作制度化、流程化、標(biāo)準(zhǔn)化由于會(huì)計(jì)檔案管理工作是整個(gè)會(huì)計(jì)管理工作最后一個(gè)環(huán)節(jié)，所以，有必要把會(huì)計(jì)檔案管理工作制度化、流程化、標(biāo)準(zhǔn)化，把流程做細(xì)，工作分配到人，前置環(huán)節(jié)定到具體時(shí)點(diǎn)。當(dāng)然，要想把這些工作落實(shí)到具體工作來(lái)，還需要做好會(huì)計(jì)檔案管理宣傳與培訓(xùn)，讓會(huì)計(jì)檔案管理思想深入每個(gè)會(huì)計(jì)人員之心。將會(huì)計(jì)檔案管理當(dāng)作會(huì)計(jì)工作的最終目標(biāo)，然后按流程倒推給每個(gè)環(huán)節(jié)設(shè)置時(shí)間節(jié)點(diǎn)，且這個(gè)時(shí)間節(jié)點(diǎn)作為硬性要求，非特殊情況不得變化，比如每月5號(hào)收齊所有銀行對(duì)賬單，每月10號(hào)收齊所有銀行余額調(diào)節(jié)表，每月15號(hào)收齊上月會(huì)計(jì)憑證等。（三）加強(qiáng)全過(guò)程管理，從事前規(guī)劃、事中執(zhí)行跟蹤、事后檢查反饋因?yàn)闀?huì)計(jì)工作日復(fù)一日，年復(fù)一年像大氣循環(huán)一樣重復(fù)，從不間斷，所以，只有把會(huì)計(jì)檔案管理工作當(dāng)作標(biāo)桿，上個(gè)月完成這項(xiàng)工作，下個(gè)月才能正常開展。否則就像駱駝背上的稻草，越來(lái)越重，最終會(huì)被最后一根稻草壓跨。這里特別要提醒一點(diǎn)，因?yàn)闀?huì)計(jì)檔案涉及人員較多、環(huán)節(jié)較多、流程較長(zhǎng)，設(shè)計(jì)一個(gè)良好的制度流程特別重要，且要有專人監(jiān)督實(shí)際執(zhí)行情況，把監(jiān)督工作制度化、流程化、規(guī)范化，及時(shí)向領(lǐng)導(dǎo)反饋問(wèn)題并及時(shí)跟蹤解決，方能做到萬(wàn)無(wú)一失。（四）加大信息技術(shù)資源投入，利用信息技術(shù)手段提高會(huì)計(jì)檔案管理工作效率，降低管理成本如今是信息時(shí)代，會(huì)計(jì)檔案管理工作也要跟上時(shí)代步伐，如上所述，如果技術(shù)手段還停留在紙質(zhì)層面，進(jìn)行整理、歸檔、查閱，提高效率非常困難，只能靠人力投入來(lái)實(shí)現(xiàn)。目前，全球發(fā)展趨勢(shì)是財(cái)務(wù)共享中心，其會(huì)計(jì)檔案管理是基于IT技術(shù)發(fā)展，引入了影像系統(tǒng)、報(bào)賬系統(tǒng)、ERP系統(tǒng)、銀企直聯(lián)系統(tǒng)等一系列業(yè)務(wù)財(cái)務(wù)系統(tǒng)，利用大數(shù)據(jù)、云存儲(chǔ)平臺(tái)等技術(shù)手段來(lái)提高會(huì)計(jì)檔案管理效率，并且使得管理成本大大下降，提高公司內(nèi)部、外部人員檔案使用滿意度，為項(xiàng)目竣工驗(yàn)收打下堅(jiān)實(shí)基礎(chǔ)。

作者:陳玉均 單位:廣州地鐵集團(tuán)有限公司

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