導(dǎo)語(yǔ)：疫情防控常態(tài)化下智能預(yù)約報(bào)銷探析一文來(lái)源于網(wǎng)友上傳，不代表本站觀點(diǎn)，若需要原創(chuàng)文章可咨詢客服老師，歡迎參考。

摘要：2003年的“SARS”催生了諸如阿里巴巴、京東、淘寶等在線消費(fèi)的發(fā)展，而今年的肺炎疫情，則激發(fā)了在線教學(xué)、線上答辯、線上招生以及零接觸網(wǎng)上辦公模式的變革。互聯(lián)網(wǎng)、大數(shù)據(jù)等信息化技術(shù)手段在疫情防控中得到廣泛應(yīng)用并發(fā)揮了重要的作用。此次疫情，給高校傳統(tǒng)財(cái)務(wù)報(bào)銷面對(duì)面、線下模式的變革提供了機(jī)會(huì)，本文基于高校信息化建設(shè)和未來(lái)高校財(cái)務(wù)管理發(fā)展趨勢(shì)，提出線上、“非接觸式”智能報(bào)銷模式的途徑，旨在提升高校報(bào)賬效率和減輕報(bào)賬人員的壓力，也為高校財(cái)務(wù)管理轉(zhuǎn)型提供保障。

關(guān)鍵詞：疫情；高校；智能；財(cái)務(wù)報(bào)銷

一、引言

2020年初，一場(chǎng)潛伏周期長(zhǎng)，傳染性極強(qiáng)的病毒肺炎迅速蔓延全國(guó)，各地均開(kāi)啟公共衛(wèi)生事件一級(jí)響應(yīng)。在此情形下，教育部一再宣布延遲全國(guó)各高校開(kāi)學(xué)時(shí)間，原因在于高校師生來(lái)自全國(guó)五湖四海，又值寒假期間，不乏師生會(huì)選擇旅游或探親，人員流動(dòng)性極大。一旦復(fù)學(xué)，可能會(huì)導(dǎo)致疫情再次傳播，從而會(huì)給學(xué)校防疫工作帶來(lái)更多的困難與壓力。目前，我國(guó)國(guó)內(nèi)疫情雖已基本得到控制，但是由于的特殊性以及國(guó)外病例的輸入，聯(lián)防聯(lián)控機(jī)制依然不可缺失。在疫情防控常態(tài)化下，于各高校而言，在積極響應(yīng)教育部“停課不停教，停課不停學(xué)”的號(hào)召的同時(shí)，也要保障校內(nèi)科研工作、教學(xué)研究、日常管理、各項(xiàng)經(jīng)費(fèi)報(bào)銷等事項(xiàng)的順利進(jìn)行。高校財(cái)務(wù)部門作為學(xué)校經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)管理的主要職能部門，在面對(duì)疫情的形勢(shì)下，要打破傳統(tǒng)的面對(duì)面線下辦公模式，迅速適應(yīng)“零接觸”和線上辦公，更多地采用信息技術(shù)等手段來(lái)實(shí)現(xiàn)由“管控式”到“服務(wù)+管控式”的轉(zhuǎn)變。

二、肺炎疫情對(duì)高校財(cái)務(wù)報(bào)銷工作的影響

（一）傳統(tǒng)的面對(duì)面線下報(bào)銷方式增加疫情傳播風(fēng)險(xiǎn)。多年來(lái)，高校傳統(tǒng)的財(cái)務(wù)報(bào)銷模式主要有四個(gè)業(yè)務(wù)流程：報(bào)銷人制單、領(lǐng)導(dǎo)審批、財(cái)務(wù)審核、和資金支付，而這些業(yè)務(wù)流程基本以線下為主，這不可避免地導(dǎo)致報(bào)銷人員與領(lǐng)導(dǎo)、財(cái)務(wù)審批人員、出納人員之間進(jìn)行面對(duì)面的接觸溝通。一份報(bào)銷單據(jù)從原始憑證的收集（包括各類紙質(zhì)發(fā)票、火車票、飛機(jī)票等）到制單再到歸檔可無(wú)能會(huì)經(jīng)多人手中傳遞，此種情形無(wú)疑會(huì)增加疫情傳播風(fēng)險(xiǎn)，更會(huì)給高校疫情防控工作帶來(lái)巨大阻力，影響高校其他方面工作有序開(kāi)展。（二）教職工居家網(wǎng)上辦公時(shí)效一定程度上受到封閉的內(nèi)部局域網(wǎng)限制。在疫情較為嚴(yán)重期間，基于高校教育工作安全考慮，多數(shù)高校一再延期開(kāi)學(xué)。在此形勢(shì)下，不僅要做好防疫工作，切實(shí)保障全體教職工生命安全，更要支持高?！巴Ｕn不停學(xué)、業(yè)務(wù)不停辦”的相關(guān)要求，保證教學(xué)科研活動(dòng)以及財(cái)務(wù)工作的順利開(kāi)展。因此，高校信息部門在保證學(xué)校網(wǎng)絡(luò)安全的前提下，與其他部門通力合作，打通網(wǎng)絡(luò)訪問(wèn)限制，構(gòu)建遠(yuǎn)程辦公平臺(tái)，實(shí)現(xiàn)居家辦公模式，從而有效降低人員流動(dòng)風(fēng)險(xiǎn)。但是出于對(duì)高校財(cái)務(wù)工作的保密性及安全性考慮，財(cái)務(wù)信息系統(tǒng)都是建立在封閉的內(nèi)部局域網(wǎng)之上，加之物理隔離等手段確保財(cái)務(wù)信息的安全，使得當(dāng)前的“線上辦公”變成“電話+微信+郵件”等輔助方式的辦公，無(wú)法及時(shí)有效處理財(cái)務(wù)相關(guān)事項(xiàng)，一定程度上也會(huì)激發(fā)財(cái)務(wù)與其他相關(guān)部門的矛盾。（三）特殊時(shí)期，特事特辦事項(xiàng)給財(cái)務(wù)工作帶來(lái)潛在風(fēng)險(xiǎn)。疫情之下，人員的流動(dòng)和接觸勢(shì)必會(huì)增加感染風(fēng)險(xiǎn)，但防疫也影響了正常工作的開(kāi)展。特殊時(shí)期，傳統(tǒng)管控制度下的業(yè)務(wù)流程要滿足疫情防控“零接觸”的要求，日常業(yè)務(wù)將基本停滯，一些重要業(yè)務(wù)先行辦理，諸如涉及防控資金業(yè)務(wù)的處理和其他一些重要資金的支付，本著特事特辦的原則，以微信截圖、拍照或者電話語(yǔ)音的形式進(jìn)行溝通、審批和支付，這樣的業(yè)務(wù)辦理形式存在事后領(lǐng)導(dǎo)補(bǔ)簽、單據(jù)補(bǔ)交、賬務(wù)滯后處理等問(wèn)題。所有這些優(yōu)先處理的賬務(wù)報(bào)銷事項(xiàng)需依靠財(cái)務(wù)工作人員事后人為進(jìn)行跟蹤與完善，一定程度上會(huì)帶來(lái)單據(jù)缺失，領(lǐng)導(dǎo)審批遺漏、資金錯(cuò)付等潛在風(fēng)險(xiǎn)，給財(cái)務(wù)管理工作造成嚴(yán)重阻礙。

三、疫情背景下，高校財(cái)務(wù)智能預(yù)約報(bào)銷模式探析

近年來(lái)，各高校已在積極利用信息化手段，進(jìn)行業(yè)務(wù)流程改造。今年，面對(duì)突如其來(lái)的疫情，對(duì)于高校財(cái)務(wù)工作而言，既是機(jī)遇也是挑戰(zhàn)。以此為契機(jī)，借助數(shù)字化平臺(tái)，打造“非接觸式”線上報(bào)銷系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)“網(wǎng)上預(yù)約報(bào)銷－網(wǎng)上領(lǐng)導(dǎo)簽批－財(cái)務(wù)零接觸審核－智能生成憑證－網(wǎng)銀結(jié)算－電子影像化檔案”的全流程網(wǎng)絡(luò)化，讓師生、領(lǐng)導(dǎo)和財(cái)務(wù)實(shí)現(xiàn)零接觸、無(wú)等候?qū)崟r(shí)處理報(bào)銷業(yè)務(wù)。（一）確定相關(guān)系統(tǒng)模塊和流程，打造新型財(cái)務(wù)報(bào)銷模式。新型財(cái)務(wù)報(bào)銷模式在制度上需符合高校內(nèi)控要求，技術(shù)上需借助互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)和數(shù)字化平臺(tái)，該模式主要涉及網(wǎng)上預(yù)約報(bào)銷系統(tǒng)、網(wǎng)上簽批系統(tǒng)、自助物流投遞系統(tǒng)、賬務(wù)處理系統(tǒng)、銀校互聯(lián)系統(tǒng)及電子影像檔案系統(tǒng)構(gòu)成。高校財(cái)務(wù)全流程零接觸智能報(bào)銷系統(tǒng)交互流程，如圖1所示。（二）梳理財(cái)務(wù)相關(guān)制度，對(duì)相關(guān)業(yè)務(wù)進(jìn)行流程設(shè)計(jì)。財(cái)務(wù)工作人員根據(jù)不同業(yè)務(wù)類型及經(jīng)費(fèi)使用性質(zhì)，在預(yù)約報(bào)銷平臺(tái)設(shè)計(jì)與之對(duì)應(yīng)的報(bào)銷模塊，主要涉及日常報(bào)銷、往來(lái)借款、酬金發(fā)放、差旅報(bào)銷等內(nèi)容。這些業(yè)務(wù)模塊的網(wǎng)上報(bào)銷流程大致分為以下步驟，區(qū)別主要在于審批人及審批權(quán)限的不同：①系統(tǒng)填報(bào)。報(bào)銷人登錄網(wǎng)上預(yù)約報(bào)賬系統(tǒng)，填寫報(bào)銷單，上傳相關(guān)票據(jù)及報(bào)銷材料，提交審批申請(qǐng)。②在線審批。報(bào)銷平臺(tái)根據(jù)事先設(shè)置好的業(yè)務(wù)審批流程，自動(dòng)識(shí)別并推送至各節(jié)點(diǎn)審批人，審批人按照級(jí)次進(jìn)行審批③打印單據(jù)、自助投遞。審批流程完結(jié)后，報(bào)銷人收到相關(guān)推送信息，可在網(wǎng)上報(bào)銷系統(tǒng)打印帶有審批人簽字的報(bào)銷單，并通過(guò)自助投遞設(shè)備進(jìn)行投遞④財(cái)務(wù)人員接單初審。財(cái)務(wù)處取單、進(jìn)行初審并分單。⑤智能憑證生成。會(huì)計(jì)人員收到紙質(zhì)報(bào)銷單后，輸入報(bào)銷單號(hào)，自動(dòng)生成憑證并實(shí)現(xiàn)預(yù)算會(huì)計(jì)的自動(dòng)觸發(fā)。⑥會(huì)計(jì)復(fù)審。復(fù)核人員對(duì)記賬憑證和報(bào)銷業(yè)務(wù)進(jìn)行最終審核。若存在問(wèn)題，將退回報(bào)銷單。⑦資金支付。對(duì)會(huì)計(jì)復(fù)審無(wú)誤的報(bào)銷業(yè)務(wù)，出納通過(guò)無(wú)現(xiàn)金報(bào)賬系統(tǒng)或網(wǎng)銀系統(tǒng)及時(shí)進(jìn)行付款，完成業(yè)務(wù)報(bào)銷。⑧憑證歸檔。檔案人員對(duì)相關(guān)憑證電子掃描，上傳至影像系統(tǒng)，方便后續(xù)查閱。（三）搭建網(wǎng)上預(yù)約報(bào)賬互動(dòng)溝通平臺(tái)，提升服務(wù)質(zhì)量。優(yōu)化后的財(cái)務(wù)智能報(bào)銷系統(tǒng)削弱了傳統(tǒng)模式中最重要的會(huì)計(jì)記賬功能，這主要取決于當(dāng)前高校財(cái)務(wù)信息化的實(shí)現(xiàn)程度和水平。就當(dāng)前信息化水平而言，高校財(cái)務(wù)要實(shí)現(xiàn)智能憑證生成的完整性和準(zhǔn)確性，則需確保前期網(wǎng)上預(yù)約報(bào)銷單據(jù)填寫的規(guī)范以及在選擇業(yè)務(wù)類型時(shí)要與報(bào)銷費(fèi)用相匹配，這對(duì)各部門的報(bào)銷人員具有一定的會(huì)計(jì)基本要求。高校財(cái)務(wù)部門對(duì)于系統(tǒng)的更新升級(jí)及新平臺(tái)的推廣應(yīng)用都會(huì)進(jìn)行相應(yīng)的前期培訓(xùn)與指導(dǎo)，但高校師生在新系統(tǒng)使用磨合期，難免還會(huì)遇到各種各樣的問(wèn)題，遇到問(wèn)題需要及時(shí)溝通，若溝通不暢就會(huì)影響報(bào)賬的順利進(jìn)行。高校財(cái)務(wù)部門應(yīng)牽頭搭建預(yù)約報(bào)賬互動(dòng)溝通平臺(tái)，為師生解決各類報(bào)銷問(wèn)題創(chuàng)造必要條件。鑒于高校財(cái)務(wù)人員日常工作的繁忙，可以建立在線聯(lián)絡(luò)員機(jī)制，其中在線聯(lián)絡(luò)員專門負(fù)責(zé)在交互平臺(tái)上與高校師生進(jìn)行交流，并做到定期向高校師生推送學(xué)校的財(cái)務(wù)政策相關(guān)信息和最新報(bào)銷公告。同時(shí)，由在線聯(lián)絡(luò)員負(fù)責(zé)與報(bào)銷人的日常溝通，報(bào)銷人在報(bào)賬過(guò)程中遇到問(wèn)題或者是對(duì)智能報(bào)銷系統(tǒng)的相關(guān)建議，可以通過(guò)留言、在線溝通等形式與聯(lián)絡(luò)員溝通，通過(guò)在線聯(lián)絡(luò)員的引導(dǎo)和幫助，給報(bào)銷人員提供便利，提高報(bào)賬效率。

四、高校財(cái)務(wù)無(wú)接觸智能報(bào)銷模式的創(chuàng)新與意義

高校財(cái)務(wù)現(xiàn)行報(bào)銷最常見(jiàn)的問(wèn)題集中體現(xiàn)在報(bào)銷等候時(shí)間長(zhǎng)和反復(fù)“跑腿”兩個(gè)方面?，F(xiàn)行高校財(cái)務(wù)無(wú)接觸智能報(bào)銷模式在很大程度上解決了報(bào)銷人員和財(cái)務(wù)人員共同面對(duì)的“報(bào)賬難”問(wèn)題，實(shí)現(xiàn)“共贏”。1.高效縮短報(bào)銷時(shí)長(zhǎng)。在網(wǎng)上預(yù)約無(wú)接觸智能報(bào)銷模式下，高校師生可以不受時(shí)間和空間的限制，隨時(shí)、隨地登錄網(wǎng)上預(yù)約報(bào)銷平臺(tái)，填寫報(bào)銷單，并將簽字審批后的預(yù)約報(bào)銷單據(jù)打印出來(lái)放置物流投遞系統(tǒng)，節(jié)省了現(xiàn)場(chǎng)辦公模式下報(bào)銷人在報(bào)銷業(yè)務(wù)處理時(shí)的排隊(duì)時(shí)間，無(wú)需費(fèi)時(shí)等候。2.實(shí)現(xiàn)“教工少跑腿”。高校財(cái)務(wù)報(bào)銷人主要是高?？蒲薪處?，他們對(duì)財(cái)務(wù)部門的相關(guān)規(guī)章制度和財(cái)務(wù)報(bào)銷規(guī)定缺乏深入的了解，在財(cái)務(wù)報(bào)銷過(guò)程中，會(huì)時(shí)常出現(xiàn)報(bào)銷單據(jù)缺少相應(yīng)的原始支撐材料，出現(xiàn)反復(fù)“跑腿”現(xiàn)象。而新的財(cái)務(wù)報(bào)銷模式將會(huì)計(jì)人員的工作整體前置，財(cái)務(wù)人員根據(jù)業(yè)務(wù)類型對(duì)報(bào)銷業(yè)務(wù)進(jìn)行分類。報(bào)銷人只需根據(jù)系統(tǒng)提示填寫相關(guān)信息及上傳附件，極大降低教工報(bào)銷的“返工率”。3.與內(nèi)控制度相輔相成。網(wǎng)上預(yù)約報(bào)銷模式是完全通過(guò)線上交互，數(shù)據(jù)推送，此系統(tǒng)已結(jié)合財(cái)務(wù)規(guī)章制度和內(nèi)控標(biāo)準(zhǔn)設(shè)定好審批流程和節(jié)點(diǎn)，當(dāng)報(bào)銷人提交網(wǎng)上預(yù)約報(bào)銷單后，系統(tǒng)會(huì)根據(jù)級(jí)次逐級(jí)推送給審批人。審批人可在網(wǎng)頁(yè)端及手機(jī)端通過(guò)電子簽名的方式審閱各類報(bào)銷單據(jù)，確保了網(wǎng)上信息傳遞雙方身份的真實(shí)性、信息的保密性。此外，如果報(bào)銷項(xiàng)目或費(fèi)用項(xiàng)超過(guò)預(yù)算，系統(tǒng)自動(dòng)提示該項(xiàng)目無(wú)法填報(bào)，能夠有效控制預(yù)算超支。在一定程度上，提高內(nèi)控制度的執(zhí)行力，實(shí)現(xiàn)對(duì)各項(xiàng)經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的有效約束。4.提升財(cái)務(wù)人員業(yè)務(wù)處理的高效性、準(zhǔn)確性。由于報(bào)銷人員在網(wǎng)上填制預(yù)約單環(huán)節(jié)，就已經(jīng)將支出項(xiàng)目、業(yè)務(wù)費(fèi)用項(xiàng)、報(bào)銷金額、摘要信息、轉(zhuǎn)賬戶名、賬號(hào)等信息均以填報(bào)完成，財(cái)務(wù)人員只需將預(yù)約報(bào)銷單號(hào)轉(zhuǎn)入賬務(wù)處理系統(tǒng)即可自動(dòng)生成記賬憑證，因此極大地提高了業(yè)務(wù)報(bào)銷處理效率。另外，所有相關(guān)報(bào)銷信息由報(bào)銷人自主填報(bào)，不僅大大減少了會(huì)計(jì)、出納日常的工作量，還提高了銀行支付信息的準(zhǔn)確性。5.報(bào)銷人員實(shí)時(shí)掌握?qǐng)?bào)銷進(jìn)程。在智能報(bào)銷模式下，報(bào)銷人不需要在現(xiàn)場(chǎng)等待業(yè)務(wù)處理進(jìn)程。預(yù)約報(bào)賬系統(tǒng)嵌入的查詢功能和短信推送功能，可以為報(bào)銷人隨時(shí)、隨地查詢報(bào)銷處理進(jìn)展情況提供便利，有助于報(bào)銷人對(duì)業(yè)務(wù)處理的全過(guò)程跟蹤。同時(shí)，先進(jìn)的短信平臺(tái)可以將報(bào)銷完成情況和付款信息推送到報(bào)銷申請(qǐng)人的手機(jī)上，以便申請(qǐng)人可以及時(shí)掌握?qǐng)?bào)銷的完成情況。

五、結(jié)語(yǔ)

此次肺炎疫情于高校財(cái)務(wù)管理工作而言機(jī)遇與挑戰(zhàn)并存，高校應(yīng)充分利用信息化技術(shù)，擁抱新思維、變革舊模式，實(shí)現(xiàn)財(cái)務(wù)報(bào)銷及辦事流程等一體化、數(shù)字化和智能化，推動(dòng)高校財(cái)務(wù)管控流程的不斷優(yōu)化與變革，以適應(yīng)新時(shí)代高校高質(zhì)量發(fā)展的需要。基金項(xiàng)目：江蘇省商業(yè)會(huì)計(jì)學(xué)會(huì)2020年度重點(diǎn)課題《業(yè)財(cái)融合視角下高校財(cái)務(wù)信息化建設(shè)研究》項(xiàng)目編號(hào)：2020JSSYKJ201。

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作者:范玲玲 郭秀國(guó) 單位:揚(yáng)州工業(yè)職業(yè)技術(shù)學(xué)院