導(dǎo)語(yǔ)：智能化管理技術(shù)在檔案館的重要性一文來(lái)源于網(wǎng)友上傳，不代表本站觀點(diǎn)，若需要原創(chuàng)文章可咨詢客服老師，歡迎參考。

【摘要】目的:為了提高榆林市檔案管理工作效率，引進(jìn)智能化管理技術(shù)。方法:針對(duì)榆林市檔案館管理工作存在的不足進(jìn)行分析，對(duì)現(xiàn)有的硬件設(shè)施和軟件設(shè)施進(jìn)行升級(jí)改造。結(jié)果:榆林市檔案館的硬件設(shè)施和軟件設(shè)施經(jīng)過(guò)合理的、科學(xué)的升級(jí)改造后，智能化管理技術(shù)被引進(jìn)后，管理環(huán)境、管理效率、管理質(zhì)量得到了大大提高。結(jié)論:智能化管理技術(shù)目前來(lái)說(shuō)對(duì)榆林市檔案館管理工作具有不可替代的重要性。

【關(guān)鍵詞】智能化管理技術(shù)；榆林市檔案管理；檔案管理重要性；管理

隨著現(xiàn)代信息技術(shù)發(fā)展，越來(lái)越多的智能化科學(xué)技術(shù)被應(yīng)用到檔案管理中，特別是智能化管理技術(shù)，是提高檔案館庫(kù)房安全和檔案保持質(zhì)量的重要手段。為了提升榆林市檔案管理水平，提高工作效率，節(jié)省人力和資源，針對(duì)榆林市檔案館現(xiàn)狀，本檔案館根據(jù)用戶使用習(xí)慣，結(jié)合當(dāng)前環(huán)境與安全監(jiān)控系統(tǒng)，利用集成化技術(shù)平臺(tái)，對(duì)榆林市檔案館智能化管理技術(shù)進(jìn)行改造升級(jí)。經(jīng)過(guò)升級(jí)后，榆林市檔案館的管理水平得到了很大提高，在當(dāng)前條件下實(shí)現(xiàn)簡(jiǎn)便、快捷、方便的成效，節(jié)約了大量的財(cái)力、人力。筆者將此智能化管理技術(shù)供相關(guān)行業(yè)參考借鑒。

1.榆林市檔案館管理技術(shù)升級(jí)前的管理現(xiàn)狀

榆林市檔案館座落在榆林市航宇路上，整棟大樓有7層，檔案館庫(kù)房位于辦公樓一樓，擁有各年類建設(shè)檔案資料。每年都要接收很多的工程檔案，其中，如2018年就接收工程檔案4239卷。檔案管理工作量大，接待人員查閱檔案量也是很大。每年檔案館對(duì)檔案資料要進(jìn)行分類、編目等工作，如2018年，就分類、編目及整理建規(guī)局2012-2017年城建檔案244卷，2016年文書檔案492卷，完善審核整理局機(jī)關(guān)人事檔案200多卷，排列上架城建檔案4239卷，接待查閱人員350多人次，調(diào)閱檔案750多卷，復(fù)印圖紙800多張，開出13個(gè)工程接收證明書。而這些檔案管理工作大多都是采用人工辦公，工作效率低、工作質(zhì)量差強(qiáng)人意。雖然近年來(lái)，榆林市檔案館引進(jìn)了電腦等先進(jìn)的管理設(shè)備，對(duì)檔案資料的保存、查閱、共享起到了一些積極的作用，但是相對(duì)以前的管理技術(shù)，進(jìn)步不是很明顯，還是需要花費(fèi)大量的人力、財(cái)力、物力才能解決，對(duì)檔案管理工作沒(méi)有有效地向前推進(jìn)。現(xiàn)在是信息高速發(fā)展時(shí)期，榆林市檔案館的檔案管理工作就跟不上時(shí)展，在這種形勢(shì)下，檔案館檔案管理工作也要與時(shí)俱進(jìn)，借助先進(jìn)的智能化技術(shù)，使得檔案資料得到最大限度利用，利國(guó)利民。為了提高檔案管理水平，榆林市檔案館引進(jìn)了智能化管理技術(shù)，對(duì)現(xiàn)有的管理?xiàng)l件進(jìn)行改造升級(jí)。

2.智能化管理技術(shù)升級(jí)改造的硬件設(shè)施

本著對(duì)檔案館資料的環(huán)境安全性考慮，本次改造升級(jí)的區(qū)域主要涉及庫(kù)房、查閱室、控制室、機(jī)房、聲像庫(kù)房及重要過(guò)道。2.1數(shù)字視頻監(jiān)控系統(tǒng)。數(shù)字視頻是計(jì)算機(jī)采用外設(shè)產(chǎn)品即數(shù)字影像設(shè)備在其視音頻處理硬件與軟件技術(shù)高度結(jié)合，將數(shù)字信號(hào)轉(zhuǎn)變成光學(xué)信號(hào)的過(guò)程。榆林市檔案館采用數(shù)字視頻監(jiān)控設(shè)施，集中統(tǒng)一監(jiān)控管理檔案館的庫(kù)房、查閱室、控制室、機(jī)房、聲像庫(kù)房、過(guò)道等等重要場(chǎng)地，每個(gè)監(jiān)控點(diǎn)合理布局，既能全方位監(jiān)測(cè)到位，也要不留死角，避免盲區(qū)存在。同時(shí)，方便監(jiān)控管理人員全方位監(jiān)測(cè)工作，統(tǒng)一布局監(jiān)測(cè)工作?？紤]檔案館資料的重要性，視頻監(jiān)控資料要達(dá)到規(guī)定保存時(shí)間，因此要選用適宜的相關(guān)設(shè)備以便能長(zhǎng)久保存，視頻資料在回放、傳輸、查詢、打印等處理工作質(zhì)量要有保證，同時(shí)，視頻監(jiān)控設(shè)備要操作簡(jiǎn)單。2.2智能防盜報(bào)警系統(tǒng)。依據(jù)檔案館內(nèi)館外位置、環(huán)境實(shí)際情況，選用適宜的防盜報(bào)警設(shè)備。選用先進(jìn)、實(shí)用、可靠的防盜系統(tǒng)的同時(shí)，還要重視系統(tǒng)開放性、可擴(kuò)展性好。對(duì)檔案館周圍及館內(nèi)重要區(qū)域的出入口、財(cái)務(wù)及貴重資料存放區(qū)建立必要的入侵防范警戒措施，及時(shí)發(fā)現(xiàn)各種安全隱患和館內(nèi)違反規(guī)章行為，采用紅外對(duì)射器、紅外探測(cè)器。一旦發(fā)生盜竊事件，系統(tǒng)會(huì)自動(dòng)啟動(dòng)伴有紅色警示光的指示燈，同時(shí)顯示報(bào)警點(diǎn)的電子地圖，方便館區(qū)安保人員立刻就位。2.3新風(fēng)系統(tǒng)。根據(jù)本次升級(jí)改造建設(shè)環(huán)境要求，改造了庫(kù)房、查閱室、控制室、機(jī)房、聲像庫(kù)房空調(diào)系統(tǒng)建設(shè)，要達(dá)到室內(nèi)空氣循環(huán)流動(dòng)。2.4消防監(jiān)控、治安監(jiān)控系統(tǒng)。在檔案館內(nèi)，為了方便消防和安保工作的管理工作，建立了智能化消防監(jiān)控和治安監(jiān)控系統(tǒng)。消防控制室要設(shè)置在檔案館內(nèi)首層，距離通往室外的出入要小于20米。館內(nèi)內(nèi)部人員和外部的消防人員要能很容易找到接近的房間部位，設(shè)在館內(nèi)交通方便和發(fā)生火災(zāi)時(shí)不易延燃的位置。在館內(nèi)，依據(jù)保存的資料、設(shè)備、設(shè)施選用相關(guān)的滅火設(shè)施。屋頂設(shè)有煙霧和紅外熱感應(yīng)設(shè)備，及時(shí)地將消防信息傳輸?shù)较揽刂剖?。?dāng)檔案館內(nèi)出現(xiàn)火災(zāi)時(shí)，消防監(jiān)控系統(tǒng)能自動(dòng)啟動(dòng)進(jìn)行滅火把損失降到最低。本著檔案館安防管理系統(tǒng)的安全性、實(shí)用性、經(jīng)濟(jì)性考慮，對(duì)檔案館房間實(shí)行門禁制，進(jìn)出房間實(shí)行刷卡制、進(jìn)出自動(dòng)數(shù)控記錄，重要場(chǎng)所實(shí)行專人雙卡制、權(quán)限制等方式，確保館區(qū)的資料進(jìn)行安全。選用的監(jiān)控設(shè)備存儲(chǔ)容量也要滿足存儲(chǔ)時(shí)間，一般最少要能保存3個(gè)月以上。庫(kù)房管理系統(tǒng)要配置相應(yīng)的控制溫度濕度的設(shè)備，隨時(shí)能自動(dòng)啟動(dòng)設(shè)備彌補(bǔ)溫濕度不足，防止溫度濕度過(guò)高過(guò)低給保存資料帶來(lái)的損壞。依據(jù)保存資料的性質(zhì)，配置相應(yīng)的保存器皿，做好防鼠防蟲。庫(kù)房管理系統(tǒng)也要與管理中心的系統(tǒng)聯(lián)動(dòng)(報(bào)警)，做到遠(yuǎn)程控制庫(kù)房的溫控設(shè)備等。

3.智能化管理技術(shù)升級(jí)改造的軟件設(shè)施

檔案館的管理高水平不僅僅體現(xiàn)在硬件條件，更是要體現(xiàn)辦公自動(dòng)化，實(shí)現(xiàn)簡(jiǎn)單、準(zhǔn)確、便捷的高效率的數(shù)字化辦公水平。因此，本次升級(jí)改造對(duì)管理的軟件進(jìn)行了大規(guī)模的升級(jí)。主要包括以下方面：（1）運(yùn)用系統(tǒng)、功能、網(wǎng)絡(luò)和軟件應(yīng)用多種結(jié)合集成，設(shè)計(jì)模塊化管理結(jié)構(gòu)，對(duì)檔案館管理工作分類，實(shí)施模塊管理。（2）對(duì)整個(gè)管理系統(tǒng)，設(shè)置整體系統(tǒng)，在每個(gè)管理模塊內(nèi)，設(shè)置重要的子系統(tǒng)，方便快捷的管理。對(duì)設(shè)置的控件和插件進(jìn)行擴(kuò)展，達(dá)到擴(kuò)展監(jiān)控和管理應(yīng)用目的。（3）建立TCP/IP網(wǎng)絡(luò)遠(yuǎn)程控制與管理系統(tǒng)，采用檔案館網(wǎng)絡(luò)到各樓層配線間的主干網(wǎng)絡(luò)骨架，然后在辦公室分散分支網(wǎng)絡(luò)骨架，高度集成統(tǒng)一管理平臺(tái)。（4）將館內(nèi)資料變成網(wǎng)絡(luò)化信息，通過(guò)局域網(wǎng)共享平臺(tái)傳遞館內(nèi)資料，不受時(shí)段限制，信息利用最大化。（5）建立館內(nèi)圖文、視頻、影像資料智能化檢索，提高檢索速度。（6）建立用戶便捷使用系統(tǒng)，用戶經(jīng)過(guò)使用確權(quán)放行，可以隨時(shí)隨地查閱檔案資料。（7）對(duì)于可開放的檔案資料，建立信息共享平臺(tái)。（8）配備相關(guān)的先進(jìn)的軟件辦公設(shè)備。

4.榆林市檔案館智能化管理技術(shù)取得的成效

榆林市檔案館管理技術(shù)經(jīng)升級(jí)改造后，檔案館實(shí)現(xiàn)了網(wǎng)絡(luò)信息與專項(xiàng)集成平臺(tái)管理軟件的有機(jī)結(jié)合，建立了設(shè)備、功能、信息互相關(guān)聯(lián)、完整、協(xié)調(diào)的管理體系，將龐大、復(fù)雜、分散的工作進(jìn)行了系統(tǒng)化分解，實(shí)現(xiàn)了檔案館現(xiàn)有資料、任務(wù)、信息共享的簡(jiǎn)單、快捷、準(zhǔn)確、可控管理，極大地提高檔案館的管理效率和綜合服務(wù)能力，還能實(shí)現(xiàn)對(duì)整個(gè)檔案館最優(yōu)化的管理與實(shí)施決策，達(dá)到高效、經(jīng)濟(jì)、節(jié)能、協(xié)調(diào)運(yùn)行狀態(tài)，為使用者提供一個(gè)舒適、溫馨、安全的工作環(huán)境。同時(shí)，采用智能化管理極大地節(jié)約了人力、物力、財(cái)力，具有很高的實(shí)用性和經(jīng)濟(jì)性。主要體現(xiàn)在以下三個(gè)方面:4.1實(shí)現(xiàn)了數(shù)字化交互糅合管理檔案。在榆林市檔案館管理技術(shù)升級(jí)改造以前，檔案管理方法落后，資料錄入消耗大量的人力和時(shí)間，而且查閱相關(guān)檔案資料費(fèi)時(shí)費(fèi)力，增加管理成本。榆林市檔案館管理技術(shù)改造升級(jí)后，這些問(wèn)題就迎刃而解了。只需要定期地將數(shù)據(jù)錄入到計(jì)算機(jī)管理系統(tǒng)，并且保存，信息便可進(jìn)入管理系統(tǒng)。需要查閱時(shí)，只要進(jìn)入相關(guān)管理模塊，就可以輕松地查閱到相關(guān)資料。智能化管理技術(shù)要求管理人員上崗前要進(jìn)行系統(tǒng)、正規(guī)的崗位培訓(xùn)，達(dá)到靈活準(zhǔn)確地使用相關(guān)的管理軟件，就可實(shí)現(xiàn)智能化管理。4.2館內(nèi)存放檔案資料質(zhì)量有保障。對(duì)館內(nèi)存放的紙質(zhì)版資料，有專業(yè)的防控措施，電子版數(shù)字化的資料保存環(huán)境都嚴(yán)格執(zhí)行存放管理制度，確保所有存放資料的完整性、永久性。對(duì)有不易超過(guò)永久保存或非人為損壞的資料，定期進(jìn)行原資料重新制定工作，避免館內(nèi)保存一些資料因存放年代久遠(yuǎn)而丟失。對(duì)重要機(jī)房、辦公設(shè)備控制環(huán)境溫濕度，解決了檔案管理技術(shù)中一些常見的、重要的問(wèn)題。如數(shù)字化檔案存儲(chǔ)計(jì)算要求機(jī)房環(huán)境要適宜，不能過(guò)高過(guò)低使計(jì)算機(jī)設(shè)備產(chǎn)生故障，影響?zhàn)^內(nèi)檔案資料存放。總之，自從實(shí)施智能化管理技術(shù)以來(lái)，這些以前出現(xiàn)的問(wèn)題就不存在了。4.3檔案管理安全性有保障。以前出現(xiàn)的各類檔案管理安全問(wèn)題，或人為原因，或自然災(zāi)害如火災(zāi)事故，是檔案丟失、損壞的主要原因。而自從智能化管理技術(shù)實(shí)施以來(lái)，能及時(shí)、有效地發(fā)現(xiàn)館內(nèi)檔案資料的缺失、損壞，及時(shí)糾正、及時(shí)彌補(bǔ)。同時(shí)也對(duì)檔案館庫(kù)的智能化管理，提供了高效、舒適、便利和安全的工作環(huán)境，系統(tǒng)提供科學(xué)、先進(jìn)的報(bào)警體系，確保檔案館檔案資料的安全、科學(xué)的管理，大大地提高檔案管理的安全性。

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作者:朱光艷 單位:陜西省榆林市城市建設(shè)檔案館