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計算機(jī)軟件在企業(yè)辦公自動化管理上應(yīng)用的意義

企業(yè)辦公自動化原本就是一個逐漸成長進(jìn)步的概念，其充分借助了現(xiàn)代化的科學(xué)技術(shù)，尤其是互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)，將計算機(jī)軟件運用在企業(yè)辦公自動化管理方面，愈來愈受廣大企業(yè)的歡迎。計算機(jī)軟件在企業(yè)辦公自動化管理方面的運用，讓企業(yè)辦公業(yè)務(wù)逐漸物化在現(xiàn)代化先進(jìn)設(shè)施中，促成了由辦公室管理者與設(shè)備一起組成的人機(jī)信息處理體系，從而實現(xiàn)了企業(yè)期望的管理目標(biāo)，給企業(yè)帶來最佳的經(jīng)濟(jì)效益。計算機(jī)軟件在企業(yè)辦公自動化管理方面的運用規(guī)范了以往舊的企業(yè)管理隨意混亂狀態(tài)，其給企業(yè)帶來的是管理的規(guī)范、標(biāo)準(zhǔn)及流程化，促使企業(yè)信息管理資源達(dá)到最大程度開放及準(zhǔn)確，此外，企業(yè)信息的傳導(dǎo)形式呈現(xiàn)的多樣化，促成了企業(yè)辦公自動化的扁平化管理。企業(yè)辦公自動化不但是信息革命的結(jié)果，而且也是社會信息化技術(shù)的根本保障。計算機(jī)軟件的運用，協(xié)助企業(yè)辦公自動化促成了人、計算機(jī)及互聯(lián)網(wǎng)信息于一體的管理體系，提升了企業(yè)管理水準(zhǔn)，給企業(yè)的長足發(fā)展奠定了基礎(chǔ)。[2]

計算機(jī)軟件在企業(yè)辦公自動化管理

上的應(yīng)用所帶來的積極影響企業(yè)辦公自動化體系的實行，給企業(yè)辦公管理帶來很多的積極作用，主要體現(xiàn)在如下幾個方面。改善了企業(yè)辦公流程計算機(jī)軟件的運用，可以借助計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)互相協(xié)調(diào)，一同合作，真正達(dá)到人機(jī)辦公體系的自動化。此外，各個企業(yè)之間借助運用計算機(jī)軟件也建構(gòu)了互通橋梁，促成了跨地跨行業(yè)之間的相互交流及合作。可以預(yù)見，目前及未來一定會有愈來愈多的企業(yè)辦公室在實行自動化管理中運用計算機(jī)軟件。從改善企業(yè)流程方面分析，主要表現(xiàn)在如下兩個因素。如企業(yè)工程部門與企業(yè)財務(wù)部門可以同步實行會審，企業(yè)工程部門注重在合同的工程方面的內(nèi)容，而財務(wù)部門則注重合同的資金方面地內(nèi)容。如遭遇比較著急的合同會審時，部分環(huán)節(jié)不確定一定要參與的環(huán)節(jié)可越過。[3]計算機(jī)軟件于企業(yè)辦公自動化管理中的運用，可以讓企業(yè)辦公所需要的材料逐漸大幅度降低，同時，計算機(jī)軟件的運用，提升了企業(yè)辦公管理的效率，減低了辦工事務(wù)中無需去做的環(huán)節(jié)，壓縮了成本投資；而且也減低了企業(yè)辦公職員的成本。計算機(jī)軟件的運用給企業(yè)辦公成本營造了節(jié)儉形式，為企業(yè)創(chuàng)造了顯著的經(jīng)濟(jì)效益。辦公自動化的實行對企業(yè)辦公成本的影響主要表現(xiàn)在如下兩個方面。實行辦公自動化，真正實現(xiàn)無紙化辦公，能夠大幅度的節(jié)約辦公費用。例如：平日往來函件、貨單傳真發(fā)送等，不但提升了傳遞速度，而且節(jié)約了復(fù)印方面所需紙張等。企業(yè)部門與企業(yè)、企業(yè)部門以及企業(yè)部門內(nèi)部因為地域的局限，相互溝通不便利，一般因為一項業(yè)務(wù)的達(dá)成，需車輛往來耗時耗油耗費等成本很大。實行辦公自動化以后，部分業(yè)務(wù)可以利用互聯(lián)網(wǎng)授權(quán)實施，大大減低交通成本。[4]運用計算機(jī)軟件在企業(yè)辦公自動化管理的宗旨就是促成企業(yè)實現(xiàn)規(guī)范、標(biāo)準(zhǔn)以及流程化等管理，把人從繁忙緊張的環(huán)境里解脫出來，最大程度的發(fā)揮人的創(chuàng)造力。促使企業(yè)辦公的效率的大幅度提升。企業(yè)實施辦公自動化運用計算機(jī)軟件需要辦公職員具備掌握一定能力的計算機(jī)軟件技術(shù)能力，因此，企業(yè)每位員工一定要充分利用自己的創(chuàng)造力去實現(xiàn)自動化管理。隨著辦公自動化理論深入研究以及信息技術(shù)進(jìn)一步發(fā)展，辦公自動化體統(tǒng)將會在社會的各個領(lǐng)域得到更加廣泛的運用。面對日益激烈的市場競爭趨勢，企業(yè)若尋求發(fā)展，獲得先機(jī)，處于不敗之地，就一定要實施辦公自動化管理，機(jī)動靈活運用計算機(jī)軟件，充分發(fā)揮計算機(jī)技術(shù)的先進(jìn)性，不斷提升企業(yè)的辦公的效率，為企業(yè)創(chuàng)造更加可觀的經(jīng)濟(jì)效益。

本文作者：康谷工作單位：江蘇自動化研究所