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【摘要】本文研究信息技術(shù)與人員檔案管理工作的結(jié)合，闡述了借助計(jì)算機(jī)進(jìn)行人員信息管理的必要性及不足之處，并且給出了信息化檔案管理的基本要求以及完善的途徑。

【關(guān)鍵詞】醫(yī)院人事檔案；信息化管理；必要性；具體措施；思考

一、促進(jìn)檔案管理信息化的必要性

（一）為選聘人員提供信息參考。以往的傳統(tǒng)檔案管理主要是通過(guò)紙質(zhì)材料進(jìn)行收集與記錄，這樣不僅會(huì)浪費(fèi)大量的人力物力，同時(shí)檔案還容易出現(xiàn)丟失、損壞等現(xiàn)象。借助計(jì)算機(jī)技術(shù)對(duì)醫(yī)院人員檔案進(jìn)行存儲(chǔ)與梳理，這種無(wú)紙化管理能夠大大方便檔案信息整理工作，解決了過(guò)去檔案管理方法的弊端。當(dāng)醫(yī)院需要招收人才時(shí)，借助互聯(lián)網(wǎng)計(jì)算機(jī)技術(shù)，可以方便快捷地獲取想要了解的人才資料，有利于盡快熟悉求職人員的基本情況，從而能夠根據(jù)學(xué)歷、工作經(jīng)歷、所獲獎(jiǎng)項(xiàng)等等因素快速進(jìn)行判斷與選擇。人員信息不僅可以用于人員的選聘，還可以用于對(duì)內(nèi)部人員的專(zhuān)業(yè)情況進(jìn)行分析，以便更好地根據(jù)這些情況對(duì)人員進(jìn)行培訓(xùn)與教育。（二）增強(qiáng)信息管理的有效性。在以往的信息管理過(guò)程中，由于檔案信息數(shù)量大、內(nèi)容繁雜，包括各種醫(yī)生和護(hù)士的從業(yè)執(zhí)照，以及學(xué)歷、證書(shū)、獲獎(jiǎng)情況等，這就導(dǎo)致檔案信息管理的工作量非常大，經(jīng)常出現(xiàn)檔案信息損壞與丟失的情況。相關(guān)政府部門(mén)會(huì)定期審核這些資料信息，以保證其真實(shí)可靠性。以往的紙質(zhì)檔案與材料移送會(huì)導(dǎo)致巨大的不便。計(jì)算機(jī)技術(shù)的引入為傳統(tǒng)信息整理工作提供了極大的幫助，使人員的信息管理高效、快捷，能夠隨時(shí)調(diào)出所需資料進(jìn)行查看，借助計(jì)算機(jī)技術(shù)，實(shí)現(xiàn)了醫(yī)院信息管理的現(xiàn)代化。（三）保障人員信息的真實(shí)性。以往的醫(yī)院信息管理都是依靠傳統(tǒng)的紙質(zhì)材料，但是這種方式難以適應(yīng)現(xiàn)代化高效化的工作要求，正逐步得到改變與更新。運(yùn)用計(jì)算機(jī)進(jìn)行檔案存儲(chǔ)最大的優(yōu)點(diǎn)就在于容量大，一個(gè)小小的硬盤(pán)就可以容納龐大的數(shù)據(jù)信息，然而紙質(zhì)的材料所占空間較大，同時(shí)對(duì)于存放的空間濕度、溫度等環(huán)境要求較高，容易老化損壞。人員信息是一個(gè)動(dòng)態(tài)變化的過(guò)程，經(jīng)常需要進(jìn)行補(bǔ)充與調(diào)整，紙質(zhì)材料更改步驟繁瑣，且人工填寫(xiě)容易出現(xiàn)錯(cuò)誤，不能避免由于利益驅(qū)使偷改材料的情況。

二、目前醫(yī)院人員信息管理的弊端

（一）管理手段過(guò)于陳舊。隨著經(jīng)濟(jì)與科技的快速發(fā)展，醫(yī)院越來(lái)越重視自身的各種硬件儀器設(shè)施以及醫(yī)療水平的提高，從而大大提高了整體醫(yī)療水平。許多醫(yī)院在更新醫(yī)療設(shè)備時(shí)沒(méi)有重視醫(yī)院信息管理手段的提升，導(dǎo)致醫(yī)院的信息管理部門(mén)仍然處于一種工作效率低下的情況。甚至有的醫(yī)院信息管理部門(mén)電腦非常老舊，無(wú)法繼續(xù)正常使用，卡頓程度嚴(yán)重，難以承擔(dān)最基本的信息處理工作。（二）信息管理體系不規(guī)范?，F(xiàn)如今許多醫(yī)院的信息管理體系不規(guī)范，沒(méi)有明確的要求與標(biāo)準(zhǔn)，導(dǎo)致醫(yī)院信息管理部門(mén)員工工作時(shí)主觀性非常強(qiáng)，缺乏必要的規(guī)范性。而且由于缺乏制度的規(guī)范，一些工作人員消極怠工，工作懶散，缺乏責(zé)任心，這個(gè)時(shí)候非常需要一個(gè)嚴(yán)格且強(qiáng)有力的制度對(duì)這種現(xiàn)象進(jìn)行管理。只有制定了完備的信息管理體系，才能夠讓工作人員的活動(dòng)有規(guī)可循，有制度的約束，能在一定程度上提升員工工作的主動(dòng)性。（三）信息管理人員專(zhuān)業(yè)素質(zhì)不強(qiáng)。影響信息管理工作的一個(gè)重要因素在于醫(yī)院信息管理人員的專(zhuān)業(yè)素質(zhì)，目前醫(yī)院相關(guān)從業(yè)人員的普遍專(zhuān)業(yè)素質(zhì)不強(qiáng)，有的信息管理工作者并沒(méi)有學(xué)習(xí)過(guò)相關(guān)的專(zhuān)業(yè)知識(shí)，有的則年紀(jì)較大。這就導(dǎo)致這些信息管理者對(duì)于計(jì)算機(jī)技術(shù)的運(yùn)用能力不佳，對(duì)于計(jì)算機(jī)技術(shù)的學(xué)習(xí)能力較差，所以短時(shí)間內(nèi)難以熟練掌握各種信息的錄入與查詢(xún)技巧，這些都不利于信息管理工作效率的提升。（四）檔案實(shí)際利用率低。人事檔案信息關(guān)系到一個(gè)人的核心信息，具有隱秘性，不能輕易被他人獲取與查看。所以通常個(gè)人檔案都采取一種嚴(yán)格的封閉式存放方式，這能夠大大提升個(gè)人信息的安全性與隱私性，但是從另一種角度來(lái)看，這種隱秘性某種程度上阻礙了檔案信息的管理。同時(shí)，個(gè)人信息檔案含有大量的信息，從一個(gè)人出生至今各個(gè)方面的重要信息都會(huì)納入檔案的記錄范圍內(nèi)，通過(guò)檔案信息的調(diào)取，能獲得個(gè)人的基本情況，但是難以真正了解員工的性格、素質(zhì)等方面的因素。目前醫(yī)院檔案信息管理工作存在著一定的僵化，內(nèi)容千篇一律，不能真正體現(xiàn)個(gè)人的情況，也不能將其作為參考標(biāo)準(zhǔn)，實(shí)用性較差?？偟膩?lái)說(shuō)，現(xiàn)在的重要問(wèn)題就是如何平衡檔案信息的隱私性與檔案信息的信息化發(fā)展之間的關(guān)系。在保證檔案信息的安全與隱私的條件下，能夠?qū)⑿畔浫胗?jì)算機(jī)中，并且能夠根據(jù)需要隨時(shí)提取。

三、借助計(jì)算機(jī)管理檔案信息的要求

（一）保護(hù)隱私。醫(yī)院的檔案信息管理工作最重要的是確保信息的安全性與私密性，能夠防止檔案信息被無(wú)關(guān)人員盜用，保護(hù)員工的個(gè)人信息安全。利用計(jì)算機(jī)技術(shù)進(jìn)行檔案的存儲(chǔ)與管理，必須要加強(qiáng)計(jì)算機(jī)系統(tǒng)的安全性，加強(qiáng)網(wǎng)絡(luò)安全防火墻，避免不良病毒的入侵，防止信息被他人獲取。同時(shí)，醫(yī)院必須要對(duì)檔案信息的建設(shè)工作加以重視，增強(qiáng)資金以及人力物力的投入，建立現(xiàn)代化、信息化的數(shù)據(jù)管理系統(tǒng)。從而能夠從長(zhǎng)遠(yuǎn)角度提高醫(yī)院檔案信息管理工作的效率，使檔案信息能夠真正發(fā)揮其作用。（二）嚴(yán)格管理。醫(yī)院的信息檔案管理必須要有一個(gè)嚴(yán)格的標(biāo)準(zhǔn)，在信息的處理歸類(lèi)、信息的錄入以及信息的共享等方面要有具體的要求。只有這樣，才能避免信息檔案管理過(guò)程中的主觀隨意性，更好地確保數(shù)據(jù)信息的真實(shí)可靠。要著眼于醫(yī)院信息檔案信息化管理系統(tǒng)的長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展來(lái)設(shè)計(jì)與規(guī)劃，以便于使信息化管理跟上時(shí)展的步伐，確保能夠長(zhǎng)期發(fā)揮作用，大大提升信息管理工作的效率。

四、計(jì)算機(jī)技術(shù)與信息檔案結(jié)合的優(yōu)化路徑

（一）完善檔案信息管理體系。完善醫(yī)院的檔案信息管理體系是進(jìn)行現(xiàn)代化信息管理的前提條件。只有在制定完備的信息管理工作規(guī)范的基礎(chǔ)上，才能更好地對(duì)各種主觀隨意的工作作風(fēng)進(jìn)行糾正。在了解目前人事檔案管理工作的基礎(chǔ)上建立有效的管理體系，然后再明確各個(gè)工作環(huán)節(jié)及步驟，把工作具體劃分到各個(gè)人員身上，建立失職追責(zé)制度，從外部對(duì)工作人員的行為進(jìn)行約束。同時(shí)，為了保障檔案信息的安全性與保密性，必須要對(duì)每次檔案信息的調(diào)取與查看進(jìn)行記錄，并且要具體記錄查看的范圍與時(shí)間，從而保證檔案處于嚴(yán)格的管理與監(jiān)控之下，嚴(yán)格保障醫(yī)院人員的信息安全。（二）定期完善信息管理的相關(guān)設(shè)施。要想促進(jìn)醫(yī)院檔案信息管理的現(xiàn)代化與信息化，必須要有一定的硬件設(shè)備作為條件與基礎(chǔ)，所以必須要有計(jì)算機(jī)以及信息管理的軟件與系統(tǒng)。要定期排查計(jì)算機(jī)設(shè)備的有效性，對(duì)問(wèn)題設(shè)備進(jìn)行更換與維修，對(duì)于軟件系統(tǒng)要及時(shí)加以更新，從而保障信息管理工作的高效進(jìn)行。并且，可以安排信息管理工作人員去信息管理好的醫(yī)院學(xué)習(xí)，借鑒其優(yōu)秀的管理模式與管理制度。（三）建立信息管理人員的教育與培訓(xùn)制度。當(dāng)前許多醫(yī)院的檔案信息管理工作者并非專(zhuān)業(yè)人員，所以檔案管理工作能力不佳，效率難以提升，所以要加強(qiáng)專(zhuān)業(yè)人才的聘用，選擇具有熟練計(jì)算機(jī)技術(shù)以及信息管理經(jīng)驗(yàn)的有關(guān)人才。建立人員的定期教育與培訓(xùn)制度，加強(qiáng)員工的專(zhuān)業(yè)知識(shí)儲(chǔ)備，對(duì)員工進(jìn)行專(zhuān)業(yè)能力的培訓(xùn)，對(duì)員工進(jìn)行思想道德方面的教育，使其具有較高的責(zé)任感，提高工作的積極性。同時(shí)，必須要通過(guò)一定的獎(jiǎng)懲制度對(duì)員工的工作水平進(jìn)行考量，鼓勵(lì)上進(jìn)員工，懲罰消極、怠工的人員。（四）提升檔案信息管理的保密性。要想保障檔案信息化管理過(guò)程中的安全性，必須要對(duì)計(jì)算機(jī)系統(tǒng)的安全性進(jìn)行加強(qiáng)，確保計(jì)算機(jī)的安全性，不受其他電腦病毒的入侵，從而保障數(shù)據(jù)存儲(chǔ)以及錄入過(guò)程中的保密性。并且要提高檔案信息工作人員的意識(shí)，讓其認(rèn)識(shí)到檔案信息的重要性及其泄漏的嚴(yán)重后果，從而增強(qiáng)工作的責(zé)任感與使命感，自覺(jué)在工作過(guò)程中保護(hù)信息的安全。同時(shí)，檔案管理人員在具備熟練的計(jì)算機(jī)使用技術(shù)的基礎(chǔ)上，定期對(duì)計(jì)算機(jī)的安全性進(jìn)行檢查，及時(shí)察覺(jué)風(fēng)險(xiǎn)并進(jìn)行完善。（五）堅(jiān)持檔案信息管理的及時(shí)性。由于每個(gè)人都是不斷變化發(fā)展著的，所以檔案信息需要不斷進(jìn)行更新、補(bǔ)充、完善。具體需要進(jìn)行三個(gè)方面的工作：首先，加強(qiáng)檔案信息管理系統(tǒng)的建設(shè)。根據(jù)需要可以引進(jìn)國(guó)內(nèi)外先進(jìn)的檔案信息處理技術(shù)，對(duì)過(guò)去的檔案信息進(jìn)行大規(guī)模的錄入與更新，工作完成之后，可以通過(guò)互聯(lián)網(wǎng)便捷地對(duì)這些檔案進(jìn)行管理。其次，要及時(shí)對(duì)人事檔案進(jìn)行更新與補(bǔ)充。由于醫(yī)院的人事檔案需要記錄每個(gè)人的工資情況、職位變動(dòng)情況、獎(jiǎng)懲情況以及職稱(chēng)情況，這些內(nèi)容總是處于不斷變化之中，所以要定期對(duì)數(shù)據(jù)信息進(jìn)行完善與更新，保證檔案信息的時(shí)效性與準(zhǔn)確性。再次，要重視人才的培養(yǎng)與教育。加強(qiáng)人才的教育與培訓(xùn)，提升信息管理人員的計(jì)算機(jī)使用能力，及時(shí)對(duì)新進(jìn)人員以及調(diào)走的人員檔案進(jìn)行處理。

五、結(jié)語(yǔ)

總的來(lái)說(shuō)，醫(yī)院的信息管理部門(mén)必須要深入了解醫(yī)院信息管理工作的情況，再結(jié)合有關(guān)醫(yī)院信息化管理的成功案例，對(duì)自身的信息管理工作進(jìn)行創(chuàng)新與提升。此外，還應(yīng)該注重信息管理員工的教育與培訓(xùn)，提升其專(zhuān)業(yè)能力，制定完善的信息管理制度，使醫(yī)院的信息管理工作符合規(guī)范，全面提高醫(yī)院的現(xiàn)代化信息檔案管理能力。

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作者：謝瑤 單位：四川大學(xué)華西醫(yī)院