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摘要：隨著我國(guó)信息化建設(shè)的快速發(fā)展，城建檔案管理信息化也得到長(zhǎng)足發(fā)展，數(shù)字化、信息化管理在城建檔案管理中發(fā)揮了應(yīng)有的作用，提高了城市建設(shè)工程檔案管理、利用、保管、編研等方面的利用效率，有利于資源共享，為社會(huì)和政府提供了更好的服務(wù)。

關(guān)鍵詞：城建檔案；數(shù)字化管理

隨著我國(guó)現(xiàn)代化建設(shè)的不斷深入，城市建設(shè)中的房屋建筑、道路橋梁以及地下管線基礎(chǔ)設(shè)施等工程項(xiàng)目的數(shù)量也越來(lái)越多。城建檔案工作在20世紀(jì)80年代起步，經(jīng)90年代的快速發(fā)展，逐漸形成了一定的規(guī)模體系。城建檔案作為城市發(fā)展進(jìn)程研究的重要依據(jù)，傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理方式已經(jīng)無(wú)法適應(yīng)現(xiàn)代化的發(fā)展需求，無(wú)法滿(mǎn)足人們對(duì)信息傳遞和共享的實(shí)際要求。因此，推動(dòng)城建檔案數(shù)字化建設(shè)，勢(shì)在必行。

一、檔案數(shù)字化的概念

檔案數(shù)字化是指通過(guò)掃描儀、數(shù)碼相機(jī)等圖像采集設(shè)備，對(duì)原始紙質(zhì)檔案信息進(jìn)行完整地采集，形成能夠被計(jì)算機(jī)系統(tǒng)所識(shí)別的文件類(lèi)型，最后存儲(chǔ)到磁帶、光盤(pán)等信息載體中，以提高對(duì)檔案的管理效率，實(shí)現(xiàn)資源共享。隨著科技的發(fā)展，人們提高了對(duì)檔案數(shù)字化管理的認(rèn)識(shí)，加大了對(duì)檔案數(shù)字化管理的研究力度，在整個(gè)檔案系統(tǒng)范圍內(nèi)開(kāi)展了檔案管理數(shù)字化建設(shè)工作，并且已經(jīng)形成較為合理的管理體系，在城建檔案領(lǐng)域中也積極嘗試實(shí)踐了檔案管理方式的轉(zhuǎn)變。當(dāng)前，雖然紙質(zhì)檔案仍是主要的保存方式，但紙質(zhì)檔案數(shù)字化已經(jīng)成為檔案管理的必然趨勢(shì)。隨著檔案數(shù)字化管理技術(shù)的日趨成熟，檔案數(shù)字化發(fā)展必將越來(lái)越快，對(duì)檔案管理工作的作用也越來(lái)越重要。

二、城建檔案數(shù)字化管理應(yīng)注意的問(wèn)題和相關(guān)建議

（一）做好檔案鑒定，滿(mǎn)足實(shí)際需要。城建檔案涉及門(mén)類(lèi)豐富，數(shù)量眾多，但并不是所有的紙質(zhì)檔案都需要或者都適合進(jìn)行數(shù)字化管理，需要根據(jù)實(shí)際進(jìn)行數(shù)字化檔案的選擇，以真正提高工作效率。在進(jìn)行檔案數(shù)字化處理之前，應(yīng)先調(diào)查摸底現(xiàn)有館藏檔案，搞清檔案的數(shù)量、類(lèi)型、信息利用等基本情況，確定應(yīng)該對(duì)哪些紙質(zhì)檔案進(jìn)行數(shù)字化管理。同時(shí)，以現(xiàn)實(shí)需要為前提，按照“珍貴檔案、重點(diǎn)檔案、特色檔案、利用率高的檔案”優(yōu)先數(shù)字化的原則，制定檔案數(shù)字化規(guī)劃，分階段、分步驟地實(shí)施，把現(xiàn)有重要實(shí)體檔案資源轉(zhuǎn)變成數(shù)字信息資源。當(dāng)前，城建檔案館館藏檔案絕大部分來(lái)源于建設(shè)工程檔案，因此工程檔案是城建檔案數(shù)字化管理的重點(diǎn)。做好重點(diǎn)檔案管理數(shù)字化管理工作。一是需要對(duì)珍貴瀕危檔案進(jìn)行數(shù)字化，這些珍貴瀕危檔案涉及很多重要的信息資源，具有重要的歷史價(jià)值和研究?jī)r(jià)值，需要重點(diǎn)保護(hù)。二是涉及民生工程建設(shè)檔案，比如有關(guān)醫(yī)院、學(xué)校、銀行、電力等的建筑工程以及道路、橋梁、交通、水利、地下管線等基礎(chǔ)設(shè)施和國(guó)家、省市重點(diǎn)建設(shè)項(xiàng)目檔案應(yīng)進(jìn)行數(shù)字化管理。三是利用需求量大的檔案也需要進(jìn)行數(shù)字化管理。比如，房屋建筑工程中的住宅小區(qū)項(xiàng)目建設(shè)、保障性安居工程建設(shè)檔案和各類(lèi)新區(qū)園區(qū)建設(shè)規(guī)劃拆遷檔案、村鎮(zhèn)規(guī)劃、建設(shè)檔案等。可以采取分期進(jìn)行數(shù)字化管理，以滿(mǎn)足使用者對(duì)這些檔案資源信息的需求。在工程檔案中，特別是房屋建筑工程檔案，其前期工程準(zhǔn)備階段文件包括決策立項(xiàng)文件，征地拆遷文件，勘察、測(cè)繪和設(shè)計(jì)文件，招投標(biāo)文件和開(kāi)工審批文件以及竣工驗(yàn)收文件、竣工圖等，這些檔案利用頻率較高，應(yīng)優(yōu)先進(jìn)行數(shù)字化管理。有條件的地方也可以采取全部館藏工程檔案數(shù)字化，把現(xiàn)有的實(shí)體檔案資源轉(zhuǎn)變成數(shù)字信息資源，從而利用計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)為社會(huì)和政府提供服務(wù)。（二）嚴(yán)格信息管控，確保檔案數(shù)字化質(zhì)量。在進(jìn)行紙質(zhì)檔案數(shù)字化處理時(shí)，應(yīng)建立嚴(yán)格的管理制度。嚴(yán)格的管理制度有利于提高檔案管理人員的責(zé)任心，樹(shù)立質(zhì)量與安全第一的意識(shí)，保證檔案數(shù)字化工作的順利開(kāi)展。還應(yīng)建立數(shù)字化標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范，以確保加工環(huán)節(jié)的規(guī)范化與檔案數(shù)字化的質(zhì)量。首先，城建檔案管理部門(mén)在委托數(shù)字化加工專(zhuān)業(yè)公司提供服務(wù)時(shí)，要與數(shù)字化加工專(zhuān)業(yè)公司簽署服務(wù)質(zhì)量協(xié)議，提出質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)與質(zhì)量要求，以此規(guī)范檔案數(shù)字化加工行為。還要簽署安全保密協(xié)議，嚴(yán)防在數(shù)字化加工過(guò)程中發(fā)生紙質(zhì)檔案的損毀、丟失、泄密等現(xiàn)象。其次，科學(xué)、準(zhǔn)確、規(guī)范地錄入機(jī)讀條目信息。檔案信息數(shù)據(jù)的錄入是館藏檔案數(shù)字化加工的重要環(huán)節(jié)，規(guī)范化地錄入機(jī)讀條目，可以使將來(lái)檔案信息的利用環(huán)節(jié)變得更加快捷便利，同時(shí)也可以為城建檔案信息安全提供保障，提高對(duì)檔案的管理效率，有利于資源信息的共享整合和高效利用。最后，嚴(yán)格監(jiān)督檢查工作，對(duì)數(shù)字化檔案的掃描質(zhì)量及時(shí)跟進(jìn)。檢查校驗(yàn)工作直接影響到城建檔案數(shù)字化加工的質(zhì)量，需要專(zhuān)業(yè)知識(shí)充足、經(jīng)驗(yàn)豐富的工作人員進(jìn)行校驗(yàn)工作，盡可能避免因人為因素而出現(xiàn)的工作疏漏，保證城建檔案的安全性和真實(shí)性以及數(shù)據(jù)信息的準(zhǔn)確性和完整性。（三）加強(qiáng)信息維護(hù)，確保檔案安全。資源的安全問(wèn)題是城建檔案管理工作的首要問(wèn)題。現(xiàn)代計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)及信息技術(shù)在為人們的生產(chǎn)生活提供便利的同時(shí)，也為一些不法分子進(jìn)行違法活動(dòng)提供了可乘之機(jī)。不法分子可以利用網(wǎng)絡(luò)竊取檔案管理中心的檔案信息，破壞檔案信息的機(jī)密性。因此，在進(jìn)行紙質(zhì)工程檔案數(shù)字化處理時(shí)，檔案管理人員應(yīng)注意加強(qiáng)對(duì)檔案信息的安全維護(hù)工作。城建檔案管理人員要提高信息安全意識(shí)，嚴(yán)格遵守相關(guān)的安全保密制度，加強(qiáng)安全防護(hù)，防止失密、泄密的發(fā)生。在紙質(zhì)檔案進(jìn)行數(shù)字化加工過(guò)程時(shí)，需要對(duì)計(jì)算機(jī)系統(tǒng)進(jìn)行掃描檢測(cè)，以確保沒(méi)有非法拷貝程序和病毒程序。同時(shí)，應(yīng)研發(fā)先進(jìn)有效的電子文件管理系統(tǒng)、館藏檔案數(shù)字化加工系統(tǒng)及檔案信息安全軟件，提高計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)的系統(tǒng)安全，提高軟件的安全性，確保城建檔案信息的安全可靠。城建檔案數(shù)字化加工之后同樣需要重視檔案信息安全性的管理。首先，檔案管理人員應(yīng)對(duì)掃描后的數(shù)字化檔案進(jìn)行核實(shí)，將已實(shí)現(xiàn)數(shù)字化的城建檔案原件妥善保管，及時(shí)銷(xiāo)毀加工過(guò)程中的相關(guān)硬盤(pán)，以防檔案信息被泄露。其次，做好日常安全管理和信息維護(hù)。在使用者查詢(xún)檔案信息時(shí)，需進(jìn)行詳細(xì)身份信息的登記，詳細(xì)詢(xún)問(wèn)調(diào)取檔案的目的、用途，并跟蹤管理。在互聯(lián)網(wǎng)上提供已公開(kāi)檔案目錄查詢(xún)服務(wù)的，必須認(rèn)真采用身份認(rèn)證、防火墻、數(shù)據(jù)備份等安全防護(hù)措施，保證計(jì)算機(jī)系統(tǒng)和數(shù)據(jù)的安全保密。對(duì)不同的用戶(hù)給予不同的權(quán)限，防止非法登錄和非法操作數(shù)據(jù)。重要數(shù)據(jù)應(yīng)嚴(yán)格進(jìn)行備份，并應(yīng)異地保存。此外，城建檔案管理人員還要加強(qiáng)監(jiān)督巡查工作，隨時(shí)對(duì)檔案信息庫(kù)進(jìn)行抽查，及時(shí)對(duì)信息安全軟件進(jìn)行升級(jí)，采取必要的計(jì)算機(jī)病毒防范措施，避免網(wǎng)絡(luò)受到病毒破壞，防止不法分子侵入檔案管理網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)進(jìn)行不法活動(dòng)，以保證數(shù)字化檔案信息資源的安全存儲(chǔ)與調(diào)用。城建檔案數(shù)字化管理是一項(xiàng)系統(tǒng)的工作，任重道遠(yuǎn)。城建檔案館應(yīng)加強(qiáng)城建檔案信息安全保障體系建設(shè)，健全檔案信息安全管理體制。城建檔案管理人員要提高認(rèn)識(shí)，不斷提升自身的檔案數(shù)字化工作能力，增強(qiáng)對(duì)數(shù)字化檔案管理的力度，加強(qiáng)數(shù)據(jù)質(zhì)量控制，做好檔案數(shù)字化的全程監(jiān)控，保證檔案的真實(shí)性與原始性，努力實(shí)現(xiàn)城建檔案存儲(chǔ)數(shù)字化和利用網(wǎng)絡(luò)化，為數(shù)字化城市建設(shè)和經(jīng)濟(jì)發(fā)展服務(wù)。

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作者:史昊 單位:渭南市城建檔案和規(guī)劃展示館