導語：城建檔案數(shù)字化管理分析一文來源于網(wǎng)友上傳，不代表本站觀點，若需要原創(chuàng)文章可咨詢客服老師，歡迎參考。

摘要：隨著我國信息化建設的快速發(fā)展，城建檔案管理信息化也得到長足發(fā)展，數(shù)字化、信息化管理在城建檔案管理中發(fā)揮了應有的作用，提高了城市建設工程檔案管理、利用、保管、編研等方面的利用效率，有利于資源共享，為社會和政府提供了更好的服務。

關鍵詞：城建檔案；數(shù)字化管理

隨著我國現(xiàn)代化建設的不斷深入，城市建設中的房屋建筑、道路橋梁以及地下管線基礎設施等工程項目的數(shù)量也越來越多。城建檔案工作在20世紀80年代起步，經(jīng)90年代的快速發(fā)展，逐漸形成了一定的規(guī)模體系。城建檔案作為城市發(fā)展進程研究的重要依據(jù)，傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理方式已經(jīng)無法適應現(xiàn)代化的發(fā)展需求，無法滿足人們對信息傳遞和共享的實際要求。因此，推動城建檔案數(shù)字化建設，勢在必行。

一、檔案數(shù)字化的概念

檔案數(shù)字化是指通過掃描儀、數(shù)碼相機等圖像采集設備，對原始紙質(zhì)檔案信息進行完整地采集，形成能夠被計算機系統(tǒng)所識別的文件類型，最后存儲到磁帶、光盤等信息載體中，以提高對檔案的管理效率，實現(xiàn)資源共享。隨著科技的發(fā)展，人們提高了對檔案數(shù)字化管理的認識，加大了對檔案數(shù)字化管理的研究力度，在整個檔案系統(tǒng)范圍內(nèi)開展了檔案管理數(shù)字化建設工作，并且已經(jīng)形成較為合理的管理體系，在城建檔案領域中也積極嘗試實踐了檔案管理方式的轉(zhuǎn)變。當前，雖然紙質(zhì)檔案仍是主要的保存方式，但紙質(zhì)檔案數(shù)字化已經(jīng)成為檔案管理的必然趨勢。隨著檔案數(shù)字化管理技術(shù)的日趨成熟，檔案數(shù)字化發(fā)展必將越來越快，對檔案管理工作的作用也越來越重要。

二、城建檔案數(shù)字化管理應注意的問題和相關建議

（一）做好檔案鑒定，滿足實際需要。城建檔案涉及門類豐富，數(shù)量眾多，但并不是所有的紙質(zhì)檔案都需要或者都適合進行數(shù)字化管理，需要根據(jù)實際進行數(shù)字化檔案的選擇，以真正提高工作效率。在進行檔案數(shù)字化處理之前，應先調(diào)查摸底現(xiàn)有館藏檔案，搞清檔案的數(shù)量、類型、信息利用等基本情況，確定應該對哪些紙質(zhì)檔案進行數(shù)字化管理。同時，以現(xiàn)實需要為前提，按照“珍貴檔案、重點檔案、特色檔案、利用率高的檔案”優(yōu)先數(shù)字化的原則，制定檔案數(shù)字化規(guī)劃，分階段、分步驟地實施，把現(xiàn)有重要實體檔案資源轉(zhuǎn)變成數(shù)字信息資源。當前，城建檔案館館藏檔案絕大部分來源于建設工程檔案，因此工程檔案是城建檔案數(shù)字化管理的重點。做好重點檔案管理數(shù)字化管理工作。一是需要對珍貴瀕危檔案進行數(shù)字化，這些珍貴瀕危檔案涉及很多重要的信息資源，具有重要的歷史價值和研究價值，需要重點保護。二是涉及民生工程建設檔案，比如有關醫(yī)院、學校、銀行、電力等的建筑工程以及道路、橋梁、交通、水利、地下管線等基礎設施和國家、省市重點建設項目檔案應進行數(shù)字化管理。三是利用需求量大的檔案也需要進行數(shù)字化管理。比如，房屋建筑工程中的住宅小區(qū)項目建設、保障性安居工程建設檔案和各類新區(qū)園區(qū)建設規(guī)劃拆遷檔案、村鎮(zhèn)規(guī)劃、建設檔案等?？梢圆扇》制谶M行數(shù)字化管理，以滿足使用者對這些檔案資源信息的需求。在工程檔案中，特別是房屋建筑工程檔案，其前期工程準備階段文件包括決策立項文件，征地拆遷文件，勘察、測繪和設計文件，招投標文件和開工審批文件以及竣工驗收文件、竣工圖等，這些檔案利用頻率較高，應優(yōu)先進行數(shù)字化管理。有條件的地方也可以采取全部館藏工程檔案數(shù)字化，把現(xiàn)有的實體檔案資源轉(zhuǎn)變成數(shù)字信息資源，從而利用計算機網(wǎng)絡為社會和政府提供服務。（二）嚴格信息管控，確保檔案數(shù)字化質(zhì)量。在進行紙質(zhì)檔案數(shù)字化處理時，應建立嚴格的管理制度。嚴格的管理制度有利于提高檔案管理人員的責任心，樹立質(zhì)量與安全第一的意識，保證檔案數(shù)字化工作的順利開展。還應建立數(shù)字化標準規(guī)范，以確保加工環(huán)節(jié)的規(guī)范化與檔案數(shù)字化的質(zhì)量。首先，城建檔案管理部門在委托數(shù)字化加工專業(yè)公司提供服務時，要與數(shù)字化加工專業(yè)公司簽署服務質(zhì)量協(xié)議，提出質(zhì)量標準與質(zhì)量要求，以此規(guī)范檔案數(shù)字化加工行為。還要簽署安全保密協(xié)議，嚴防在數(shù)字化加工過程中發(fā)生紙質(zhì)檔案的損毀、丟失、泄密等現(xiàn)象。其次，科學、準確、規(guī)范地錄入機讀條目信息。檔案信息數(shù)據(jù)的錄入是館藏檔案數(shù)字化加工的重要環(huán)節(jié)，規(guī)范化地錄入機讀條目，可以使將來檔案信息的利用環(huán)節(jié)變得更加快捷便利，同時也可以為城建檔案信息安全提供保障，提高對檔案的管理效率，有利于資源信息的共享整合和高效利用。最后，嚴格監(jiān)督檢查工作，對數(shù)字化檔案的掃描質(zhì)量及時跟進。檢查校驗工作直接影響到城建檔案數(shù)字化加工的質(zhì)量，需要專業(yè)知識充足、經(jīng)驗豐富的工作人員進行校驗工作，盡可能避免因人為因素而出現(xiàn)的工作疏漏，保證城建檔案的安全性和真實性以及數(shù)據(jù)信息的準確性和完整性。（三）加強信息維護，確保檔案安全。資源的安全問題是城建檔案管理工作的首要問題?，F(xiàn)代計算機網(wǎng)絡及信息技術(shù)在為人們的生產(chǎn)生活提供便利的同時，也為一些不法分子進行違法活動提供了可乘之機。不法分子可以利用網(wǎng)絡竊取檔案管理中心的檔案信息，破壞檔案信息的機密性。因此，在進行紙質(zhì)工程檔案數(shù)字化處理時，檔案管理人員應注意加強對檔案信息的安全維護工作。城建檔案管理人員要提高信息安全意識，嚴格遵守相關的安全保密制度，加強安全防護，防止失密、泄密的發(fā)生。在紙質(zhì)檔案進行數(shù)字化加工過程時，需要對計算機系統(tǒng)進行掃描檢測，以確保沒有非法拷貝程序和病毒程序。同時，應研發(fā)先進有效的電子文件管理系統(tǒng)、館藏檔案數(shù)字化加工系統(tǒng)及檔案信息安全軟件，提高計算機網(wǎng)絡的系統(tǒng)安全，提高軟件的安全性，確保城建檔案信息的安全可靠。城建檔案數(shù)字化加工之后同樣需要重視檔案信息安全性的管理。首先，檔案管理人員應對掃描后的數(shù)字化檔案進行核實，將已實現(xiàn)數(shù)字化的城建檔案原件妥善保管，及時銷毀加工過程中的相關硬盤，以防檔案信息被泄露。其次，做好日常安全管理和信息維護。在使用者查詢檔案信息時，需進行詳細身份信息的登記，詳細詢問調(diào)取檔案的目的、用途，并跟蹤管理。在互聯(lián)網(wǎng)上提供已公開檔案目錄查詢服務的，必須認真采用身份認證、防火墻、數(shù)據(jù)備份等安全防護措施，保證計算機系統(tǒng)和數(shù)據(jù)的安全保密。對不同的用戶給予不同的權(quán)限，防止非法登錄和非法操作數(shù)據(jù)。重要數(shù)據(jù)應嚴格進行備份，并應異地保存。此外，城建檔案管理人員還要加強監(jiān)督巡查工作，隨時對檔案信息庫進行抽查，及時對信息安全軟件進行升級，采取必要的計算機病毒防范措施，避免網(wǎng)絡受到病毒破壞，防止不法分子侵入檔案管理網(wǎng)絡系統(tǒng)進行不法活動，以保證數(shù)字化檔案信息資源的安全存儲與調(diào)用。城建檔案數(shù)字化管理是一項系統(tǒng)的工作，任重道遠。城建檔案館應加強城建檔案信息安全保障體系建設，健全檔案信息安全管理體制。城建檔案管理人員要提高認識，不斷提升自身的檔案數(shù)字化工作能力，增強對數(shù)字化檔案管理的力度，加強數(shù)據(jù)質(zhì)量控制，做好檔案數(shù)字化的全程監(jiān)控，保證檔案的真實性與原始性，努力實現(xiàn)城建檔案存儲數(shù)字化和利用網(wǎng)絡化，為數(shù)字化城市建設和經(jīng)濟發(fā)展服務。

參考文獻：

[1]胡靈娟.城建檔案管理數(shù)字化建設問題的思考[J].城建檔案.2015(10).

[2]劉訓文.關于城建檔案管理數(shù)字化建設問題的思考[J].企業(yè)改革與管理.2015(20).

[3]楊曉華.新形勢下城建檔案管理全面數(shù)字化淺析[J]，決策與信息.2014(2).

作者:史昊 單位:渭南市城建檔案和規(guī)劃展示館