導(dǎo)語(yǔ)：檔案數(shù)字化管理必要性及路徑一文來(lái)源于網(wǎng)友上傳，不代表本站觀點(diǎn)，若需要原創(chuàng)文章可咨詢客服老師，歡迎參考。

檔案數(shù)字化以系統(tǒng)理論為基礎(chǔ)，以現(xiàn)代化方法為工具，借助計(jì)算機(jī)、數(shù)字通信技術(shù)，組成最佳的結(jié)構(gòu)體系。通過(guò)一定的技術(shù)手段將存儲(chǔ)于傳統(tǒng)載體上的、以模擬形態(tài)存在的檔案信息轉(zhuǎn)化為以數(shù)字形態(tài)存在的、計(jì)算機(jī)可以識(shí)別和處理的信息，并加以存儲(chǔ)、組織、檢索、維護(hù)的過(guò)程。運(yùn)用現(xiàn)代化技術(shù)手段，通過(guò)科學(xué)的管理提高檔案數(shù)字化管理的水平是我們努力的方向。為什么說(shuō)檔案數(shù)字化管理是信息時(shí)代的必然要求？如何實(shí)現(xiàn)檔案數(shù)字化管理？本文主要說(shuō)明了檔案數(shù)字化管理的必要性和實(shí)現(xiàn)檔案數(shù)字化管理的路徑。

一、實(shí)現(xiàn)檔案數(shù)字化管理的必要性

以紙張等非數(shù)字化介質(zhì)為載體的檔案信息長(zhǎng)期以來(lái)多數(shù)以實(shí)物的形式存放在檔案館室中，這會(huì)給檔案管理和檔案利用帶來(lái)巨大難題：一方面，實(shí)物檔案信息的存儲(chǔ)異常困難，而且隨著檔案信息數(shù)量的增大，安全存儲(chǔ)這些實(shí)物檔案信息要耗費(fèi)大量的人力物力和財(cái)務(wù)；另一方面，檔案信息的實(shí)物形式限制了其流通效率，使得這些檔案信息得不到有效利用。而檔案數(shù)字化管理可以實(shí)現(xiàn)快速檢索、異地傳輸、遠(yuǎn)程利用，易于進(jìn)行復(fù)制、更改等操作。檔案數(shù)字化管理可以極大地提高檔案信息的易用性，為檔案信息價(jià)值的充分發(fā)揮創(chuàng)造便利條件。在實(shí)行檔案數(shù)字化管理過(guò)程中形成的數(shù)字化檔案是隨著計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、數(shù)據(jù)庫(kù)技術(shù)以及多媒體技術(shù)的發(fā)展而產(chǎn)生的一種新型檔案信息形態(tài)，它把分散于不同載體、不同的信息資源以數(shù)字化的形式存儲(chǔ)，以網(wǎng)絡(luò)化的方式互相連接，從而可以及時(shí)利用，實(shí)現(xiàn)資源共享。

二、實(shí)現(xiàn)檔案數(shù)字化管理的優(yōu)越性

（一）強(qiáng)化經(jīng)濟(jì)效益。社會(huì)經(jīng)濟(jì)的飛速發(fā)展使落后的辦公方式與龐大的信息量之間形成了尖銳的矛盾，使用粗放型管理模式增加了辦公人員和辦公費(fèi)用，致使成本大幅上漲，效率卻十分低下，而檔案數(shù)字化管理使傳統(tǒng)的以紙質(zhì)為載體的檔案信息對(duì)象轉(zhuǎn)為機(jī)讀檔案，不僅節(jié)約了保管費(fèi)用，節(jié)省了占地空間，而且查閱起來(lái)極為方便迅速，從而避免了反復(fù)印制資料而造成的紙張和人員的浪費(fèi)。（二）提高辦公效率。檔案數(shù)字化管理可以實(shí)現(xiàn)快速檢索、異地傳輸、遠(yuǎn)程利用，易于進(jìn)行復(fù)制、更改等操作，使檔案信息能夠及時(shí)歸檔，盡快提供利用。隨著信息化的深入，越來(lái)越多的單位采用了計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)的工作方式，工作效率得以極大提升。尤其是對(duì)外業(yè)務(wù)，如外單位來(lái)文、保險(xiǎn)合同、銀行票據(jù)等，將這些業(yè)務(wù)文件數(shù)字化，納入業(yè)務(wù)系統(tǒng)，可以借助于信息技術(shù)，提升文件處理流程的效率。（三）有利于檔案信息原件保護(hù)。將紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)變?yōu)閿?shù)字化電子檔案后，檔案信息的使用更加安全。尤其對(duì)珍貴的歷史檔案信息制作數(shù)字化副本，可以減少因檔案信息利用時(shí)的物理接觸對(duì)其造成的損傷。此外，當(dāng)檔案實(shí)體保持原有狀態(tài)時(shí)，通過(guò)數(shù)字化，其信息生命可憑借數(shù)字化方式得以延續(xù)。

三、如何實(shí)現(xiàn)檔案數(shù)字化管理

針對(duì)檔案館室目前存在大量紙質(zhì)文檔信息的現(xiàn)狀，結(jié)合檔案館室對(duì)檔案信息快速便捷的應(yīng)用需求，通過(guò)檔案數(shù)字化加工系統(tǒng)來(lái)完成檔案采集，并通過(guò)檔案系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)管理。檔案數(shù)字化采集的主要方式有：通過(guò)一定的技術(shù)手段將存儲(chǔ)于傳統(tǒng)載體上的、以模擬形態(tài)存在的檔案信息轉(zhuǎn)化為以數(shù)字形態(tài)存在的、計(jì)算機(jī)可以識(shí)別和處理的信息。以檔案信息為操作對(duì)象，通過(guò)模數(shù)信號(hào)轉(zhuǎn)換、目錄錄入、數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)、軟件應(yīng)用等手段獲得有序、可用的數(shù)字化信息。檔案數(shù)字化管理的主要任務(wù)是通過(guò)建立海量存儲(chǔ)備份、災(zāi)難恢復(fù)系統(tǒng)和系統(tǒng)安全解決方案，制定相應(yīng)的安全策略，以保障檔案資源的原始性、安全性、可靠性和可用性。數(shù)字化檔案的利用通過(guò)整合檔案資源信息，為更多用戶提供更及時(shí)、更滿意的服務(wù)。檔案館室的數(shù)字化館室藏凡屬公開范圍的，宜通過(guò)互聯(lián)網(wǎng)網(wǎng)站的方式對(duì)外，通過(guò)查詢、就地閱覽等方式提供在線服務(wù)利用。檔案館室的數(shù)字化信息通過(guò)內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)為內(nèi)部用戶所共享，便于在一個(gè)可擴(kuò)展的政府網(wǎng)絡(luò)應(yīng)用系統(tǒng)上采集、處理、海量存儲(chǔ)、歸檔、組織、、利用和管理各種多媒體信息，提高了檔案利用率，實(shí)現(xiàn)辦公自動(dòng)化系統(tǒng)和檔案系統(tǒng)的無(wú)縫銜接，還可使先前靜止的文檔資源在應(yīng)用中增值。綜上所述，我們了解到實(shí)現(xiàn)檔案數(shù)字化管理，是檔案事業(yè)長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展的需要。隨著檔案事業(yè)的不斷發(fā)展，檔案的種類和數(shù)量急劇增長(zhǎng)，給保管和利用帶來(lái)一系列問(wèn)題。同時(shí)利用者也對(duì)檔案工作提出了更高的要求，他們希望檔案部門能及時(shí)地?zé)o遺漏地向其提供所需要的檔案資源，并迅速傳遞到每一個(gè)需要利用地方。手工管理的落后狀態(tài)，無(wú)法解決檔案工作面臨的種種難題，不可避免地會(huì)影響檔案事業(yè)的深入開展。因此，改革落后的檔案管理手段已成為十分緊迫的任務(wù)，而實(shí)現(xiàn)檔案數(shù)字化管理是解決這一難題的最佳方法。

作者:孫妍 單位:七臺(tái)河市城鄉(xiāng)規(guī)劃局城建檔案館