導(dǎo)語(yǔ)：檔案數(shù)字化管理優(yōu)勢(shì)與不足一文來(lái)源于網(wǎng)友上傳，不代表本站觀點(diǎn)，若需要原創(chuàng)文章可咨詢客服老師，歡迎參考。

檔案數(shù)字化管理就是把傳統(tǒng)的以錄音帶、紙張、錄像帶等為存儲(chǔ)介質(zhì)的各類原始檔案資料，通過(guò)壓縮、掃描、轉(zhuǎn)化等手段轉(zhuǎn)換為圖片文件、聲音文件與錄像文件等，再通過(guò)存儲(chǔ)管理技術(shù)把圖片與索引字段存儲(chǔ)在光盤庫(kù)、磁帶庫(kù)等各類大容量存儲(chǔ)介質(zhì)里，到廣域網(wǎng)、局域網(wǎng)、國(guó)際互聯(lián)網(wǎng)、機(jī)關(guān)企事業(yè)單位內(nèi)部網(wǎng)，便于使用者利用各種方便的查詢手段快速檢索所需要的檔案資料，實(shí)現(xiàn)了數(shù)字化檔案管理的新興管理技術(shù)。隨著現(xiàn)代互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的發(fā)展，檔案數(shù)字化管理已成為一種管理趨勢(shì)，但同時(shí)也需要認(rèn)清檔案數(shù)字化管理的優(yōu)勢(shì)與不足，對(duì)其優(yōu)勢(shì)充分利用，對(duì)其不足不斷改進(jìn)，使其更好地為現(xiàn)代社會(huì)發(fā)展服務(wù)。

一、檔案數(shù)字化管理優(yōu)勢(shì)

（一）能增強(qiáng)立卷制度執(zhí)行力。1983年4月，中共中央辦公廳、國(guó)務(wù)院辦公廳的《機(jī)關(guān)檔案工作條例》的規(guī)定：“凡機(jī)關(guān)工作中形成的具有保存價(jià)值的文件材料均由文書部門或業(yè)務(wù)部門進(jìn)行立卷，并定期向檔案部門歸檔”，從上述規(guī)定可見，文書處理部門整理（立卷）在我國(guó)是一項(xiàng)基本制度。傳統(tǒng)的檔案管理工作，檔案立卷是檔案管理的重要步驟，現(xiàn)代化管理檔案也要求所有檔案均需立卷。但至今，在檔案管理工作中，部門立卷的落實(shí)程度始終有待考量，不少單位檔案室迄今仍未建構(gòu)健全的部門立卷制度，或制度形同虛設(shè)，沒有很好的執(zhí)行，個(gè)別部門每年僅送幾次較散亂的資料給檔案室相應(yīng)負(fù)責(zé)人代替部門進(jìn)行立卷，但檔案管理人員知識(shí)結(jié)構(gòu)和業(yè)務(wù)領(lǐng)域受限，同時(shí)每日均有大量工作需完成，對(duì)每一個(gè)部門的工作內(nèi)容未必了解透徹，必然也就不能保證所上交材料的完整和成套性。但檔案數(shù)字化后，結(jié)合網(wǎng)絡(luò)管理，由檔案員將各部門已輸入到電腦中的文件資料進(jìn)行統(tǒng)一立卷編目，如此可提高檔案歸檔質(zhì)量。

（二）能縮短檔案資料整理工作時(shí)間。傳統(tǒng)的檔案管理工作大多都是在固定時(shí)間、固定人員與固定地點(diǎn)進(jìn)行的，檔案資料的鑒定、整理、歸檔等流程需花費(fèi)大量時(shí)間完成，且有時(shí)還會(huì)出現(xiàn)事半功倍的現(xiàn)象。檔案數(shù)字化管理，突破了原有辦公管理的局限性，電腦成為現(xiàn)代辦公的主要途徑，管理人員可通過(guò)編碼與解碼的方式完成電子檔案的存儲(chǔ)，且可用不同載體對(duì)檔案進(jìn)行復(fù)制與存儲(chǔ)。相關(guān)部門僅可將需歸檔資料錄入電腦終端，并通過(guò)后臺(tái)傳輸至檔案管理終端，管理人員就可利用電腦里已設(shè)的管理系統(tǒng)完成對(duì)資料的歸檔，如此縮短了工作時(shí)間，操作簡(jiǎn)便，提高了工作質(zhì)量。

（三）提高了查詢效率。在當(dāng)前社會(huì)經(jīng)濟(jì)飛速發(fā)展的背景下，產(chǎn)生了海量的檔案資源，如果依靠人工完成對(duì)檔案資源的查詢費(fèi)時(shí)、繁瑣。實(shí)現(xiàn)數(shù)字化檔案管理后，查詢者僅在指定頁(yè)面上搜索關(guān)鍵詞就能得到需要的信息，提升了查詢效率。工作人員也將有大量時(shí)間從事檔案資源的整理、分類等基礎(chǔ)性工作。（四）增強(qiáng)紙質(zhì)檔案原件的保護(hù)。紙質(zhì)檔案實(shí)現(xiàn)數(shù)字化后，可以把原件妥善地保存起來(lái)，工作中檔案的利用完全可以通過(guò)數(shù)字化副本代替原件實(shí)現(xiàn)，這樣可以避免或減少對(duì)檔案原件的損壞，以便有效地延長(zhǎng)原件的保存時(shí)間；尤其是那些歷史久遠(yuǎn)的珍貴檔案材料，實(shí)現(xiàn)數(shù)字化處理后無(wú)疑會(huì)得以更好地保存。

二、檔案數(shù)字化管理的不足

（一）檔案數(shù)字化管理有一定的風(fēng)險(xiǎn)性。在信息技術(shù)逐日普及的今天，網(wǎng)絡(luò)信息安全問題隨之凸顯，電腦病毒與黑客非法入侵等均為計(jì)算機(jī)系統(tǒng)里的檔案信息造成了極大威脅，增加了檔案保密管理難度。另外，部分檔案在轉(zhuǎn)換成電子檔案時(shí)，主要利用電子編碼技術(shù)來(lái)進(jìn)行檔案編輯，電子編碼技術(shù)在應(yīng)用時(shí)有一定的弊端，如果對(duì)原始憑證內(nèi)容進(jìn)行修改也不會(huì)留下任何痕跡，相關(guān)管理人員是很難及時(shí)發(fā)現(xiàn)的。所以，違反《檔案法》的行為應(yīng)備加警惕。

（二）電子文件檔案儲(chǔ)存受載體制約性強(qiáng)。電子文件對(duì)軟硬件設(shè)備的依賴性相當(dāng)強(qiáng)，計(jì)算機(jī)儲(chǔ)存設(shè)備容量雖大，不過(guò)面對(duì)呈幾何級(jí)數(shù)發(fā)展的電子文件也有窮盡之時(shí)，且計(jì)算機(jī)應(yīng)用軟件更新相當(dāng)快，不少早期形成的文件在新的軟硬件環(huán)境下無(wú)法讀取，即使是同時(shí)期的電子文件也可能存在著軟件不兼容問題，這些問題均不利于電子檔案的安全、長(zhǎng)期乃至永久管理。

（三）數(shù)字檔案的法律效力問題。檔案是原始的記憶，具有憑證作用和法律效應(yīng)。但數(shù)字檔案有其特殊性，由于它的內(nèi)容容易被修改，并且內(nèi)容和載體易分離，真實(shí)性存在“信任危機(jī)”。因此，數(shù)字檔案突顯囧態(tài)，在法律面前很難成為合法有力的證據(jù)。

（四）工作人員業(yè)務(wù)素質(zhì)需要提高。因檔案數(shù)字化與數(shù)字化檔案信息管理必然會(huì)用到計(jì)算機(jī)軟硬件與掃描、存儲(chǔ)、數(shù)字影像處理等多種現(xiàn)代化技術(shù)，增強(qiáng)檔案管理業(yè)務(wù)水平，并非僅懂得現(xiàn)代計(jì)算機(jī)技術(shù)的人即能勝任并完成工作，唯有一專多能的復(fù)合型人才方可勝任。因而應(yīng)重視檔案數(shù)字化與數(shù)字化檔案管理人員的培養(yǎng)。總之，在計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)不斷發(fā)展的21世紀(jì)，檔案數(shù)字化管理是檔案事業(yè)發(fā)展的必然趨勢(shì)?，F(xiàn)代信息技術(shù)必將實(shí)現(xiàn)由手工檔案管理至自動(dòng)化管理的變革，進(jìn)而提高管理工作效率，減少勞動(dòng)強(qiáng)度，加快文件傳輸。作為檔案管理人員應(yīng)正確權(quán)衡檔案數(shù)字化管理利弊，緊跟時(shí)展步伐，摸索出科學(xué)檔案管理新思路、新方法，規(guī)范檔案信息化管理，發(fā)揮檔案信息數(shù)據(jù)資源的利用價(jià)值，方可凸顯檔案工作的服務(wù)效能。

作者:毛羽豐 毛寧 單位:遼寧省科學(xué)技術(shù)情報(bào)研究所 沈陽(yáng)科欣檔案服務(wù)中心

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