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一、教學檔案數(shù)字化管理的必要性

目前，許多學校教學檔案管理都滯后于時代的發(fā)展，檔案的管理主要是以紙質和實物載體為主，在安全保管、快速查閱、有效利用方面存在缺陷。為了確保教學檔案長期保存，需要花費大量的人力、物力、財力。紙質和實物檔案占用的空間也比較大，對保管的環(huán)境和儲藏室要求也比較高，這無形中也增加了管理成本。教學檔案大多是紙質檔案，在查閱過程中，由于對紙質檔案反復查閱，很容易損壞檔案原件，保存的難度也加大。隨著計算機和網絡技術在檔案管理中的應用日趨廣泛，教學檔案數(shù)字化也是學校檔案管理的必然趨勢。教學檔案的數(shù)字化管理對促進檔案信息資源有效整合，豐富信息資源庫，實現(xiàn)資源共享具有十分重要的作用。教學檔案數(shù)字化管理是指以電子檔案為對象，以電子計算機等數(shù)字設備為手段，基于網絡實現(xiàn)教學檔案收集、整理、保管、保護、共享利用的檔案管理模式。它既是傳統(tǒng)教學檔案管理手段的補充和延伸，更是傳統(tǒng)教學檔案的發(fā)展和革新。一方面，教學檔案的數(shù)字化應該具備傳統(tǒng)教學檔案的基本功能，它包括了檔案信息的收集、整理、保管、編目、保護、利用等；另一方面，它也與傳統(tǒng)教學檔案有著本質的區(qū)別。因此，加快學校教學檔案的數(shù)字化管理是學校信息化建設的需要，是學校管理信息化進程的必然所在。

二、教學檔案數(shù)字化管理的主要內涵

學校教學檔案數(shù)字化的內涵主要在于加強綜合檔案館（室）軟件和硬件的建設。首先，要充分利用校園網絡，構建網絡化和分層級的檔案信息管理平臺，提高管理效率和檔案的利用率。建立和完善網絡化管理系統(tǒng)，通過校園網內運行，方便快捷，設置校內外訪問控制列表，確保系統(tǒng)運行安全。其次，為了達到教學檔案存儲的安全性，要建立多級存儲系統(tǒng)。教學檔案的數(shù)據(jù)存儲可采用磁盤、磁盤列陣、磁帶庫等多級存儲方式，通過數(shù)據(jù)多級存儲，確保數(shù)據(jù)安全。最后，為提高檔案查詢的準確度和效率，實現(xiàn)檢索工具的多樣化，采用案卷檢索、目錄檢索和全文檢索。要設置分類目錄、專題目錄、案卷目錄、全宗文件目錄。對檔案中的一些關鍵詞、檔案號等進行編排，提高檢索和查詢速度，提高檔案的利用率和實現(xiàn)快速查閱功能。教學檔案在收集歸檔時，對紙質和實物檔案的歸檔要進行處理，完成教學檔案的電子化。鑒于電子文檔可以修改，其載體呈現(xiàn)不穩(wěn)定的狀態(tài)。因此，紙質和實物載體的保存顯得尤為重要。在歸檔時做好紙質、實物檔案與電子文檔的相互印證和標注，同時做好歸檔工作。教學檔案數(shù)字化管理，要對檔案實體進行掃描，然后進行數(shù)據(jù)采集。檔案采集同時對圖像進行糾偏、去污等處理。要核對電子信息，對檔案原件及數(shù)據(jù)進行審核，確認無誤后，對電子數(shù)據(jù)進行歸檔，為檔案的利用提供準確可靠的數(shù)據(jù)信息。在教學檔案數(shù)字化建設的整個過程中，各部門、各操作環(huán)節(jié)相互配合，協(xié)同操作，以流水線方式完成教學檔案信息的采集、審核和入庫工作。教學檔案的查閱實行分級審核方式，按管理和使用權限查閱，確保信息安全。教學檔案數(shù)字化查閱，以校園網為網絡基礎，在校內外實現(xiàn)查檔、閱檔功能。學校綜合檔案館（室）在系統(tǒng)安全管理方面進行多方考慮：可按日期、按時間或長期有效等多種方式，完成閱檔授權。按閱檔權限審批，對教學檔案閱檔過程進行詳細的記錄。教學檔案信息采用加密信道傳輸?shù)榷喾N方式，使系統(tǒng)運行更加安全可靠。檔案數(shù)字化較之傳統(tǒng)檔案管理有不可替代的先進性。首先，提高了管理的效能。過去一直使用粗放型模式，即以增加辦公人員和費用為唯一手段，致使管理成本大幅上漲。而數(shù)字化管理教學檔案使傳統(tǒng)的以紙質為載體的檔案信息對象轉為機讀檔案，不僅節(jié)省了保管費用和空間，而且查閱起來極為迅速快捷，從而避免了紙張和人員的浪費。其次，提高了教學檔案管理的效率。數(shù)字化檔案管理使教學資料能及時歸檔，并盡快提供利用，使教學檔案的查閱變得更加簡單、快捷。由于信息的超時空流動，數(shù)字化檔案加速了信息化校園的建設，教學檔案也從文件實體的保管變成了提供利用方便的信息存儲和控制中心。最后，增強了教學檔案原件的保護。將紙質的教學檔案轉變?yōu)閿?shù)字電子檔案以后，檔案的使用更加安全。許多學校都有悠久的辦學歷史，尤其對歷史久遠的教學檔案材料，數(shù)字化處理后無疑是對其更好地保護。通過教學檔案的數(shù)字化處理后，防止了部分檔案篡改、損害和銷毀的行為。因此，教學檔案的數(shù)字化管理具有豐富的內涵和利用價值。

三、教學檔案數(shù)字化管理存在的問題

教學檔案是一所學校在教學實施過程中形成的最原始的材料。由于學校都是按照各個學科教研室進行教學管理，由各科室完成教學檔案，在教學檔案的管理中還存在著許多問題，具體表現(xiàn)在以下幾個方面：第一，教學檔案管理理念滯后。一些學校管理理念滯后，不注重教學檔案信息資源的價值，沒有及時開發(fā)和利用教學檔案信息資源。由于長期采取封閉式的管理模式，教學檔案沒有開發(fā)利用。管理人員服務意識不強，服務技術水平低下，經費投入不足，設備陳舊，影響了教學檔案數(shù)字化管理的進程。第二，教學檔案信息化程度低。由于長期受傳統(tǒng)觀念和傳統(tǒng)教學檔案管理模式等因素的影響，目前一些學校在教學檔案收集、管理中還是采取最原始的方法，管理信息化還處在原始階段，沒有充分利用網絡信息技術，管理效能低下。大多數(shù)教學檔案以紙質載體為主，在檔案的收集、整理和保管過程中都是采取手工操作為主的方法。由于學校教學檔案數(shù)量較多，電子檔案的管理沒有建立系統(tǒng)化，沒有在校園網管理系統(tǒng)下運行，不利于教學檔案的利用和快速查閱，造成校園網資源浪費。第三，教學檔案目錄查詢系統(tǒng)不完善。學校教學檔案的管理，一般采取按目錄整理保存的方式，沒有建立電子檔案查詢系統(tǒng)，教學檔案查詢時效低下，無法適應和滿足教學的需要。電子檔案在查詢利用過程中，沒有建立完善的安全保障措施，系統(tǒng)管理在受到“黑客”攻擊時，致使系統(tǒng)不能正常運行。第四，教學檔案信息缺乏系統(tǒng)管理。由于學校教學檔案都是由各科室、教研室獨立完成后歸檔，電子檔案保存比較分散，缺乏系統(tǒng)的管理，沒有依靠計算機網絡系統(tǒng)集成，教學檔案資源不能共享，以至出現(xiàn)重復建檔、利用手段單一的現(xiàn)象。由于一些學校教學檔案管理的信息化程度比較低，沒有充分利用計算機和網絡技術來提高管理的效率。

四、教學檔案數(shù)字化管理的措施

一是提高檔案管理者信息素養(yǎng)。檔案管理信息化建設是為教學服務的，在教學檔案數(shù)字化管理進程中，不僅僅是計算機軟硬件的建設，更要體現(xiàn)的是人與管理技術之間的集合。所以，學校檔案管理人員要掌握現(xiàn)代信息基本技能，掌握計算機和網絡技術，熟悉計算機管理軟件，熟練掌握各種現(xiàn)代信息技術，運用網絡工具，為學校教學檔案信息開發(fā)打下良好的基礎。學校檔案管理人員要養(yǎng)成良好的信息收集能力，熟悉網上的檔案信息資源，引導查閱者獲得更多信息資源。要逐步提高對學校教學檔案信息的加工、提煉能力。學校要加強檔案管理人員的信息化培訓，熟練掌握現(xiàn)代信息技術，不斷提高自身的專業(yè)能力和信息素養(yǎng)。

二是推進教學檔案管理信息化進程。教學檔案數(shù)字化能夠推動學校信息化建設，它具有紙質檔案和實物檔案不可比擬的優(yōu)點，使信息檢索更方便，傳遞速度更快，不受時間限制，可以提高工作效率和檔案的利用率。學校信息化進程是信息收集、傳播和運用能力的發(fā)展，將充分顯示其對教育的變革作用。檔案信息化建設涉及數(shù)字化檔案信息資源建設、計算機網絡建設、辦公自動化和文檔一體化管理。學校要把計算機、通訊、網絡等現(xiàn)代計算機技術運用于教學檔案管理之中。在教育信息化發(fā)展的大背景下，我們必須發(fā)揮學校教學檔案實現(xiàn)信息化的獨特優(yōu)勢，將教學檔案保管和利用的單一功能向信息采集、管理和服務等多項職能轉變，實現(xiàn)檔案信息資源合理配置，為學校發(fā)展提供高效、優(yōu)質的服務?？焖佟?yōu)質的教學信息支持學校的教育管理決策。學校要把教學檔案信息化納入學校數(shù)字校園建設規(guī)劃中，實施數(shù)字化校園發(fā)展戰(zhàn)略。要不斷加大教學檔案管理的軟、硬件投入，在信息化建設中，要加大計算機設備的投入，要配備數(shù)字化設備，如掃描儀、數(shù)碼攝像、攝影設備等。要充分利用信息技術的優(yōu)勢，更好地為學校的教育發(fā)展服務。

三是創(chuàng)新教學檔案管理工作機制。推進學校教學檔案數(shù)字化建設，創(chuàng)新教學檔案管理機制，加快學校教學檔案管理信息化進程。教學檔案數(shù)字化是檔案建設最基礎的工作，學校要對庫存的傳統(tǒng)載體檔案加工成數(shù)字檔案，通過計算機檢索、閱讀電子檔案，提高教學管理水平和效率。要加強教學檔案一體化建設，通過檔案數(shù)字化建設完成電子數(shù)據(jù)備份系統(tǒng)建設。首先，將教學檔案的紙質載體與數(shù)字檔案相結合，逐步推進檔案的信息化管理程度。對紙質文件做好收集、裝訂、分類、排列、編號、編目、裝盒等工作，同時要對紙質文件建立機讀目錄、掃描、刻錄、脫機備份，實現(xiàn)信息化管理。其次，建立學校教學檔案的基礎數(shù)據(jù)庫，讓學校檔案數(shù)據(jù)之間可以互相轉換，實現(xiàn)資源共享。

四是完善教學檔案規(guī)范化管理。制定實施相應的標準規(guī)范，建立健全各項規(guī)章制度，是學校教學檔案管理數(shù)字化建設的關鍵性所在。將學校檔案館藏的檔案通過掃描轉化為可供計算機識別和處理的數(shù)字化信息，收集電子文件歸檔存儲。建立電子檔案字符內部編碼標準和數(shù)據(jù)處理格式標準。在數(shù)據(jù)利用方面，建立數(shù)據(jù)輸出標準。在引進、開發(fā)、研制學校教學管理檔案時，必須建立符合計算機系統(tǒng)管理的相關標準和技術規(guī)范，如教學檔案的收集標準，分類、錄入等符合標準化管理要求。建立教學檔案的規(guī)范化管理體系，對教學電子檔案的歸檔、傳統(tǒng)載體檔案的數(shù)字化處理、數(shù)字檔案的保管與利用進行科學管理，才能實現(xiàn)教學檔案的標準化和數(shù)字化管理，達到資源共享。

五是加強教學檔案數(shù)據(jù)的安全管理。學校要加強教學電子檔案的管理，確保數(shù)據(jù)存儲安全。隨著數(shù)字化的建設，網絡的不安全性也日益凸顯。要注重對網絡安全信息技術的研究與開發(fā)，采取有效防范措施，確保教學電子檔案的安全。要完善電子檔案的管理制度，在查閱、利用上設置訪問權限和身份認證，防止數(shù)據(jù)被更改、刪除和復制，確保檔案數(shù)據(jù)的原始性、真實性。做好電子檔案的數(shù)據(jù)備份。在安全措施方面，可采取物理安全措施、信息加密措施、網絡安全管理措施、訪問控制措施等。在訪問控制方面做好入網訪問、權限、目錄、網絡服務器、網絡監(jiān)測、網絡鎖定、網絡端口和防火墻等控制，通過加強網絡信息安全技術，確保教學檔案信息安全。六是提高教學檔案管理效率。學校教學檔案數(shù)量較大，給歸檔工作和數(shù)字化管理帶來很大難度，要建立一支專兼職相結合的管理隊伍，專職檔案管理人員負責檔案的審核、指導工作，兼職檔案人員完成具體材料的收集、整理和歸檔及數(shù)字化工作?；A材料的裝訂整理和數(shù)字化處理由兼職人員完成，立卷、審核和指導則由專職檔案人員完成。由于教學檔案的形成涉及的部門和人員比較廣，數(shù)據(jù)的收集整理按類同步分別進行。教學檔案的數(shù)量比較大，為了規(guī)范管理，以學期為單位進行收集整理歸檔，提高教學檔案的信息化程度，提高管理效率。對現(xiàn)有檔案管理人員進行培訓，提高專業(yè)能力和信息素養(yǎng)，進一步推進管理的效能。

信息資源作為一種重要的生產要素，在社會發(fā)展中發(fā)揮著重要的作用。在計算機環(huán)境下，傳統(tǒng)的紙質檔案已難以適應時代的發(fā)展與需要。學校的檔案管理要與時代同步，加快教學檔案數(shù)字化管理是時展的需要。教學檔案管理要以信息化推動管理升級，以數(shù)字化管理為載體，將檔案資源轉化為數(shù)字化的檔案信息，以數(shù)字化的形式存儲、網絡化的形式互相連接，利用計算機系統(tǒng)進行管理，形成一個有序結構的教學檔案信息庫，及時提供利用，實現(xiàn)資源共享，不斷提高學校教學檔案的管理水平。

作者:林艷梅單位:廣東省湛江衛(wèi)生學校