導(dǎo)語(yǔ)：流程表單在企業(yè)管理的應(yīng)用一文來源于網(wǎng)友上傳，不代表本站觀點(diǎn)，若需要原創(chuàng)文章可咨詢客服老師，歡迎參考。

摘要：流程表單是企業(yè)管理中早已存在，且伴隨流程管理而以另一種形式顯現(xiàn)出來的管理記錄，它與質(zhì)量記錄、管理表格、管理痕跡是一種包含與被包含的關(guān)系。流程表單作為基礎(chǔ)管理的重要組成部分，是流程顆粒度大小的重要判定依據(jù)，其規(guī)范化和模板化不但能提高工作效率、規(guī)范企業(yè)管理行為，而且能夠?yàn)榱鞒炭?jī)效提供有效的基礎(chǔ)數(shù)據(jù)支撐，是企業(yè)持續(xù)穩(wěn)定發(fā)展的基石。

關(guān)鍵詞：流程表單；流程顆粒度；規(guī)范化；模板化；流程績(jī)效指標(biāo)

流程表單、質(zhì)量記錄、管理表格、管理痕跡的含義及其相互關(guān)系

1.概念定義在流程梳理和優(yōu)化的過程中，會(huì)經(jīng)常接觸到一些詞語(yǔ)，如流程表單、質(zhì)量記錄、管理表格和管理痕跡。要弄清這4種管理記錄之間的關(guān)系，先要了解它們的定義和范圍。（1）流程表單，是指企業(yè)經(jīng)營(yíng)過程中，根據(jù)要求和規(guī)定預(yù)先設(shè)定的格式，用來記錄或備忘經(jīng)營(yíng)行為的文字或數(shù)據(jù)的管理記錄，一般包括企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)過程流轉(zhuǎn)的表格、計(jì)劃、報(bào)告或請(qǐng)示、合同等。（2）質(zhì)量記錄，是“闡明所取得的結(jié)果或提供所完成活動(dòng)的證據(jù)的文件”（GBT19000—2008質(zhì)量管理體系基礎(chǔ)和術(shù)語(yǔ)）。質(zhì)量記錄可分為兩種：一種是對(duì)質(zhì)量體系要素運(yùn)行狀態(tài)和運(yùn)行結(jié)果的記載，稱為質(zhì)量體系記錄；一種是對(duì)產(chǎn)品質(zhì)量形成過程狀態(tài)和結(jié)果的記載，是產(chǎn)品質(zhì)量記錄。（3）管理表格，是企業(yè)經(jīng)營(yíng)管理過程中使用的單據(jù)和表格。（4）管理痕跡，包括紙質(zhì)實(shí)物和電子虛擬印跡兩大塊，涵蓋企業(yè)生產(chǎn)運(yùn)營(yíng)中保留下來的文字、圖片、實(shí)物、電子檔案等資料。2.流程表單、質(zhì)量記錄、管理表格、管理痕跡的關(guān)系這4種管理記錄之間并沒有非此即彼那么涇渭分明的界限，在不同的管理方法或體系中有不同呈現(xiàn)狀態(tài)，自然也就有了不同的稱謂。比如，在生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)中經(jīng)常用到的《質(zhì)量驗(yàn)收單》，在4種管理方法中有不同的歸屬，但本質(zhì)上還是這張表單。而在實(shí)際應(yīng)用過程中，四種管理記錄之間又不是完全一致的，業(yè)務(wù)涉及的范圍，從大到小依次是管理痕跡、流程表單、管理表格、質(zhì)量記錄。之所以這樣排列，是因?yàn)楣芾砗圹E除文字文檔外，還應(yīng)包括圖片、視頻等內(nèi)容；流程表單放在管理表格的前面，是因?yàn)槠洳坏ㄕ５墓芾肀砀瘢€包括計(jì)劃、報(bào)告和請(qǐng)示、合同等；質(zhì)量記錄僅限于質(zhì)量管理體系中的定義，所以放在最后。流程表單是流程顆粒度重要的判定依據(jù)在流程梳理過程中，會(huì)遇到一個(gè)兩難的問題：如果把所有的判斷、分叉、YesNo、突發(fā)情況都寫進(jìn)流程圖，這個(gè)流程圖就會(huì)很冗長(zhǎng)煩瑣。而如果所有判斷、分叉、YesNo、突發(fā)情況都不寫，或一筆帶過，只描述最正常的情況，那么，用這個(gè)流程圖指導(dǎo)實(shí)際工作時(shí)就打了很大的折扣。把流程圖梳理到什么樣的顆粒度才合適，就有了不同的標(biāo)準(zhǔn)。雖然這些標(biāo)準(zhǔn)看起來都沒有問題，但是在使用過程中卻發(fā)現(xiàn)執(zhí)行起來較難，不好把握。在實(shí)際流程梳理過程摸索中發(fā)現(xiàn)，這些流程顆粒度標(biāo)準(zhǔn)可以通過流程表單進(jìn)行判定。在判定一個(gè)流程（或子流程）是否完整時(shí)，一定會(huì)用到流程的六要素：輸入、活動(dòng)、活動(dòng)相互作用、輸出、顧客、價(jià)值（見下圖）。而在這個(gè)六要素中，信息是貫穿始終的，這就是信息流。無論輸入的資源包含什么，其中一定存在信息，在輸出結(jié)果中也會(huì)有信息的存在。這個(gè)信息的表現(xiàn)形式就是流程表單，而且這個(gè)表單一定是跨部門或跨崗位流轉(zhuǎn)的表單。由此可將流程顆粒度標(biāo)準(zhǔn)定義為：至少存在一個(gè)或一個(gè)以上的跨部門、或跨崗位流轉(zhuǎn)流程表單，或者說一個(gè)標(biāo)準(zhǔn)的流程圖中，至少有一個(gè)或一個(gè)以上跨部門或跨崗位的流程表單。因?yàn)橐粋€(gè)完整的流程圖一定包括動(dòng)作流、信息流，流程表單則作為信息流轉(zhuǎn)的必要載體，是相生相隨的。

流程表單的規(guī)范化和模板化能極大提高工作效率

企業(yè)花費(fèi)大量精力建立了厚厚的流程手冊(cè)，而怎樣才能使流程手冊(cè)落地，最有效的方法就是流程表單模板化。“管理制度化、制度流程化、流程表單化、表單IT化”，是從流程設(shè)計(jì)到流程執(zhí)行落地的發(fā)展趨勢(shì)。王玉榮等認(rèn)為：“表單模板的設(shè)計(jì)體現(xiàn)了企業(yè)的精細(xì)化管理水平。”華為公司總裁任正非在《華為的冬天》中對(duì)模板化的論述是：“各流程管理部門、合理化管理部門，要善于引導(dǎo)各類已經(jīng)優(yōu)化的、已經(jīng)證實(shí)行之有效的工作模板化。清晰流程，重復(fù)運(yùn)行的流程，工作一定要模板化。一項(xiàng)工作達(dá)到同樣績(jī)效，少用工，又少用時(shí)間，這才說明管理進(jìn)步了。我們認(rèn)為，抓住主要的模板建設(shè)，又使相關(guān)的模板的流程連結(jié)起來，才會(huì)使IT成為現(xiàn)實(shí)。在這個(gè)問題上，我們要加強(qiáng)建設(shè)。”1.通過表單模板化體現(xiàn)管理者思路，提高工作效率每一張表單的制定過程本身，就體現(xiàn)了對(duì)流程的理解和對(duì)過往經(jīng)驗(yàn)的總結(jié)。一個(gè)高水準(zhǔn)的表單設(shè)計(jì)者，完全可用直觀的圖形或簡(jiǎn)潔的文字，將流程制度執(zhí)行中的關(guān)鍵節(jié)點(diǎn)以表單的方式予以體現(xiàn)，它僅是流程的另一種表現(xiàn)形式。由于不同的崗位、不同的經(jīng)歷，對(duì)同一文字要求會(huì)存在理解程度上的差異，因此，怎樣保障制度流程能夠按照設(shè)計(jì)者的初衷在實(shí)施過程中不走樣，這就要流程表單的設(shè)計(jì)者與流程的設(shè)計(jì)者在理解上完全一致，而且通過表單模板體現(xiàn)出來。表單模板化至少有5個(gè)方面的好處：一是有利于通過圖表等形式，將各種管理要素簡(jiǎn)明扼要地呈現(xiàn)出來；二是有利于讓管理者和執(zhí)行者對(duì)各自分管的工作事項(xiàng)、實(shí)現(xiàn)的工作目標(biāo)、采取的方法措施做到心中有數(shù)、按圖索驥；三是有利于規(guī)范管理者、執(zhí)行者的管理、執(zhí)行行為，杜絕和減少管理、執(zhí)行上的隨意化、無序化和盲目化；四是有利于管理者實(shí)施動(dòng)態(tài)控管，隨時(shí)掌握每一項(xiàng)工作在不同節(jié)點(diǎn)的進(jìn)展情況，直接作出處置決策，讓管理更加高效、執(zhí)行更加有力；五是有利于將好的工作經(jīng)驗(yàn)加以固化、推廣和延續(xù)。2.在表單模板設(shè)計(jì)中可融入對(duì)業(yè)務(wù)的操作指導(dǎo)很多企業(yè)有大量的工作流，其表單模板設(shè)計(jì)往往是在申請(qǐng)內(nèi)容后面留出空格，然后，由審批人對(duì)應(yīng)相應(yīng)空格填寫。這樣不僅申請(qǐng)人迷茫，審批人估計(jì)也需要多次查閱制度說明。如果在表單模板的設(shè)計(jì)中就考慮將流程的檢查要求、專業(yè)知識(shí)融入表單模板中，直接呈現(xiàn)在員工面前，就能使員工在使用時(shí)直接對(duì)照說明和注意事項(xiàng)，一次性地把工作做好，不但減少了員工的反復(fù)，減少了抱怨，而且能夠減少填表人的工作量，提高工作效率。下表是某企業(yè)合同審批表單模板的部分示例。從表中可見，合同審批人不再是籠統(tǒng)地簽字，而是要對(duì)照審核要求進(jìn)行細(xì)致的檢查。合同審批表單模板的示例（部分）3.流程表單的規(guī)范化是流程信息化基礎(chǔ)和保障流程信息化絕不是簡(jiǎn)單地采用一套流程管理軟件就可以實(shí)現(xiàn)的，必須要有一套完整、準(zhǔn)確、細(xì)化的基礎(chǔ)數(shù)據(jù)做支撐。這些基礎(chǔ)數(shù)據(jù)的來源就是流程表單，也就是流程表單的標(biāo)準(zhǔn)化和規(guī)范化。日常在做管理表格時(shí)，都是遵照信息要素完整并不冗余原則、易瀏覽查詢?cè)瓌t和表單索引、關(guān)聯(lián)信息清晰原則，以及表單填寫責(zé)任人明確等原則來規(guī)范表格的制作。實(shí)際上這些原則同樣適用于對(duì)基礎(chǔ)數(shù)據(jù)的要求。現(xiàn)在管理軟件開發(fā)方面，“表格編程”技術(shù)漸進(jìn)入了一個(gè)方興未艾的新階段。由于“表格編程”技術(shù)強(qiáng)調(diào)的是業(yè)務(wù)對(duì)象及業(yè)務(wù)間的邏輯，而不像“代碼編程”那樣，注重的是關(guān)系型數(shù)據(jù)庫(kù)技術(shù)，因此，這就徹底地扭轉(zhuǎn)了編程技術(shù)上的難度和等級(jí)，更適合管理領(lǐng)域的應(yīng)用。這也再次證明，表單在流程信息化中的關(guān)鍵作用。

流程表單能為流程績(jī)效指標(biāo)提供有效的基礎(chǔ)數(shù)據(jù)支撐

流程績(jī)效指標(biāo)是跟蹤、評(píng)價(jià)、改進(jìn)的前提和關(guān)鍵，而流程表單無疑是流程績(jī)效指標(biāo)數(shù)據(jù)重要的來源之一，且從3個(gè)層面上為流程績(jī)效指標(biāo)提供數(shù)據(jù)支撐。1.從部門輸入、輸出流程表單方面進(jìn)行上下游接口部門的評(píng)價(jià)流程管理與職能管理最大的區(qū)別，就是弱化了部門的概念，實(shí)現(xiàn)了企業(yè)無形和有形資源的跨部門無障礙流通。但企業(yè)在實(shí)際的運(yùn)營(yíng)過程中，又不可能避開部門、僅說流程，因?yàn)榱鞒痰膱?zhí)行還是要靠部門來落實(shí)的。因此，要將將部門和流程很好地結(jié)合起來，從而保證企業(yè)資源和信息能在部門間最佳流轉(zhuǎn)，實(shí)現(xiàn)物流、信息流、資金流“三流”合一，而企業(yè)信息在部門間流通的載體就是流程表單。假如以部門為最小流轉(zhuǎn)單元，下游部門就是上游部門的客戶，輸入流程表單的質(zhì)量高低，就是對(duì)上游部門服務(wù)質(zhì)量好壞的體現(xiàn)。將輸入表單通過完整性、及時(shí)性、準(zhǔn)確性等關(guān)鍵點(diǎn)，構(gòu)建起流程執(zhí)行監(jiān)控指標(biāo)，從而實(shí)現(xiàn)了下游部門對(duì)上游部門流程服務(wù)質(zhì)量的評(píng)價(jià)。2.通過結(jié)構(gòu)化的流程表單數(shù)據(jù)分析，建立流程績(jī)效的過程監(jiān)控類指標(biāo)流程績(jī)效指標(biāo)一般分為兩種類型：一是過程監(jiān)控類指標(biāo)（ProcessPerformanceIndication，PPI），如高速路上的測(cè)速設(shè)備；二是結(jié)果導(dǎo)向類指標(biāo)（KeyPerformanceIndi-cators，KPI），如交叉路口的紅綠燈。KPI作為一種績(jī)效管理方法，已為大家很熟悉了，而PPI指標(biāo)的獲取很大程度上就要依靠結(jié)構(gòu)化的流程表單數(shù)據(jù)了。結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)就是存儲(chǔ)在數(shù)據(jù)庫(kù)里，可用二維表結(jié)構(gòu)來邏輯表達(dá)實(shí)現(xiàn)的數(shù)據(jù)。當(dāng)結(jié)構(gòu)化的流程數(shù)據(jù)大量積累沉淀后，通過特定的算法或模型，對(duì)大量的數(shù)據(jù)進(jìn)行分析，從而揭示數(shù)據(jù)當(dāng)中隱藏的歷史規(guī)律，進(jìn)而判斷未來的發(fā)展趨勢(shì)，也就能產(chǎn)生“啤酒和尿布”等大數(shù)據(jù)挖掘、實(shí)現(xiàn)精準(zhǔn)營(yíng)銷的故事。3.流程表單本身的數(shù)據(jù)也能為KPI提供數(shù)據(jù)支持KPI是通過對(duì)企業(yè)內(nèi)部流程的輸入端、輸出端的關(guān)鍵參數(shù)進(jìn)行設(shè)置、取樣、計(jì)算、分析，衡量流程績(jī)效的一種目標(biāo)式量化管理指標(biāo)，而可量化是KPI的重要特征之一。但量化是什么呢？流程表單中的數(shù)據(jù)，就是KPI量化數(shù)據(jù)的重要來源。從前面的分析中可知，流程表單就是企業(yè)生產(chǎn)運(yùn)營(yíng)中的管理表格和記錄。從這點(diǎn)來講，企業(yè)對(duì)基礎(chǔ)數(shù)據(jù)準(zhǔn)確性、及時(shí)性、完整性的要求。是完全適用于流程表單數(shù)據(jù)要求的。否則，KPI也就失去了其存在的意義和價(jià)值。綜上所述，流程表單并不是什么新生事物，如流程一樣，“本來就在那里，只是沒有受到相應(yīng)的尊重和了解”，但它又是伴隨流程管理的興起而已全新的面目呈現(xiàn)，具有自己特有的功能和效用。它同樣是企業(yè)基礎(chǔ)管理重要的組成部分，是企業(yè)流程能夠有效執(zhí)行的基礎(chǔ)和保障，是企業(yè)持續(xù)健康穩(wěn)定發(fā)展的基石和支撐。

作者:安志偉 單位:許昌富思特?zé)煓C(jī)配件有限公司

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