導(dǎo)語：行政秘書辦公室精細(xì)化管理研究一文來源于網(wǎng)友上傳，不代表本站觀點，若需要原創(chuàng)文章可咨詢客服老師，歡迎參考。

【摘要】精細(xì)化管理是高校二級學(xué)院行政秘書工作開展中的重要手段，通過精細(xì)化管理能夠有效的提升工作效率，因此在行政秘書辦公室工作中的應(yīng)用越來越廣泛。該研究對高校二級學(xué)院行政秘書工作特點進行了分析，闡述了二級學(xué)院行政秘書辦公室工作精細(xì)化管理的重要性，重點討論了精細(xì)化管理中遇到的阻礙，并提出相應(yīng)的解決措施，借此提升行政秘書的工作效率，保證工作的順利完成。

【關(guān)鍵詞】行政秘書；精細(xì)化管理；措施

一、高校二級行政秘書工作特點

1.復(fù)雜性。高校二級行政秘書辦公室工作具有復(fù)雜性的特點，這是由于行政秘書需要負(fù)責(zé)管理很多的事情，包括學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)指示的傳達、資料的整理收集、活動的組織安排，這些工作開展中需要行政秘書接觸不同的人員，這樣就使得行政秘書的工作量比較大，因此行政秘書辦公室工作比較復(fù)雜。2.重要性。高校二級學(xué)院行政秘書辦公室工作還具有重要性的特點，重要性是由行政秘書的工作決定的，行政秘書主要負(fù)責(zé)處理高校二級學(xué)院的一些辦公室事務(wù)，幫助領(lǐng)導(dǎo)更好的完成工作。如果行政秘書的工作無法順利完成，勢必對高校二級學(xué)院活動的開展產(chǎn)生一定的影響，因此說行政秘書的工作非常重要。3.綜合性。高校二級學(xué)院行政秘書辦公室工作具有綜合性的特點，綜合性體現(xiàn)在兩個方面：首先行政秘書能力需要具有綜合性，行政秘書需要具有豐富的專業(yè)知識，行政秘書需要具有豐富的專業(yè)知識，能夠準(zhǔn)確了解領(lǐng)導(dǎo)的需求。行政秘書同時還需要具有很好的溝通能力，能夠根據(jù)不同的接觸群體采用不同的溝通方式，保證工作的順利進行。綜合性還體現(xiàn)在高校二級學(xué)院行政秘書需要負(fù)責(zé)多項內(nèi)容，包括任務(wù)傳達、資料整理收集等。

二、二級學(xué)院行政秘書辦公室工作精細(xì)化管理的重要性

1.有利于提升工作效率。精細(xì)化管理工作的開展可以提升行政秘書的工作效率，高校二級學(xué)院行政秘書通過精細(xì)化管理合理的安排自身的工作內(nèi)容，按照事情的輕重緩急開展工作，保證各項工作的順利進行。高校二級學(xué)院行政秘書工作中進行精細(xì)化管理能夠避免遺漏工作，將工作落實到實處，做好領(lǐng)導(dǎo)與教師之間的對接工作，提升工作效率。2.有利于秘書自身的成長。行政秘書辦公室工作開展中進行精細(xì)化管理還有利于秘書自身的成長。隨著社會的進步，競爭日益激烈，這種情況下高校二級學(xué)院行政秘書需要不斷提升自身能力。行政秘書在辦公室工作中進行精細(xì)化管理能夠養(yǎng)成一個良好的工作習(xí)慣，更好的履行自身的職責(zé)。精細(xì)化管理需要行政官秘書具有較高的素質(zhì)，因而行政秘書需要進行自我能力提升，從而更好的完成自身的工作。3.有利于提升教職工的滿意度。行政秘書工作的實質(zhì)是服務(wù)，是協(xié)調(diào)關(guān)系更好的開展學(xué)校工作，高校二級學(xué)院行政秘書精細(xì)化管理工作開展有利于提升教職工的滿意度。精細(xì)化管理可以將教職工以及學(xué)生的意見及時反饋給公司領(lǐng)導(dǎo)，從而使領(lǐng)導(dǎo)更好的了解教職工的需求，結(jié)合高校自身情況滿足教職工以及學(xué)生的需求，增強滿意度。

三、行政秘書辦公室工作精細(xì)化管理中遇到的阻礙

1.行政秘書的素質(zhì)有待提升。行政秘書是辦公室工作精細(xì)化管理工作的實施主體，秘書的素質(zhì)直接關(guān)系到精細(xì)化管理的效率。高校二級學(xué)院行政秘書素質(zhì)有待提升，降低了精細(xì)化管理的效率。高校二級學(xué)院行政秘書素質(zhì)有待提升表現(xiàn)在以下幾個方面：第一，溝通能力有待提升，很多行政秘書在溝通時方法具有單一性，不能根據(jù)溝通對象的不同采用多種不同的溝通方式，這樣就影響到溝通的效果，不利于工作的進行。第二，行政秘書工作開展中工作情緒不高，行政秘書的工作量比較大，并且瑣碎，很多行政秘書工作開展中存在消極怠工的行為。導(dǎo)致行政秘書素質(zhì)有待提升的原因是多方面的，既有秘書自身原因，也有外部原因。在自身原因方面，行政秘書在業(yè)余時間不重視知識的積累。在外部原因方面，高校不重視行政秘書培訓(xùn)工作，針對行政秘書的培訓(xùn)工作比較少。2.不重視工作計劃制定。行政秘書辦公室工作精細(xì)化管理工作開展中不善于制定相應(yīng)的工作計劃，容易導(dǎo)致工作遺漏問題的出現(xiàn)。行政秘書需要負(fù)責(zé)的事務(wù)比較多，很多行政秘書并沒有做好事情記錄工作，只是憑借自己的想象力記憶工作內(nèi)容，這種工作方式具有很多的弊端。不重視工作計劃制定會導(dǎo)致工作方向出現(xiàn)偏差，行政秘書工作開展中需要按照輕重緩急的順序進行，沒有詳細(xì)的工作計劃，行政秘書工作開展中只是按照時間順序進行，這樣就導(dǎo)致很多不緊急但是重要的事情放到最后進行處理，影響到學(xué)校工作的進行。3.監(jiān)督工作不到位。高校二級學(xué)院行政秘書精細(xì)化管理工作中還存在監(jiān)督工作不到位的問題，不能對行政秘書的工作進行有效的監(jiān)督，不能約束行政秘書的行為。在進行監(jiān)督的過程中主要的衡量指標(biāo)是行政秘書的出勤情況，沒有將工作效率、教職工的滿意度等情況納入到考核工作中，這樣就影響到了考核結(jié)果的真實性。監(jiān)督工作不到位導(dǎo)致行政秘書在工作中存在投機取巧的行為，對于一些簡單的事情采用置之不理的處理方式。監(jiān)督工作開展中缺乏對行政秘書的激勵與處罰，激勵與處罰方式具有單一性，常用的處罰方式批評教育，這種處罰方式具有一定的效果，但是警示作用不明顯。在激勵時也只是進行口頭表揚，這樣就影響行政秘書的工作積極性。

四、提升行政秘書辦公室工作精細(xì)化管理效率的策略

1.提升行政秘書素質(zhì)。在進行辦公室精細(xì)化管理時需要提升秘書的素質(zhì)，提升秘書素質(zhì)可以從以下幾個方面入手：第一，發(fā)揮行政秘書的主觀能動性，對行政秘書進行激勵，促使行政秘書在業(yè)余時間積累相關(guān)的知識，完善知識結(jié)構(gòu)，更好的進行指示傳達。提升行政秘書素質(zhì)還可以通過培訓(xùn)活動的開展，定期對高校二級學(xué)院行政秘書進行培訓(xùn)，在培訓(xùn)中普及工作技巧以及溝通手段，增強行政秘書的專業(yè)能力。提升行政秘書的素質(zhì)還可以開展進修工作，對行政秘書的能力進行綜合評估，及時對行政秘書能力欠缺進行彌補。進修時行政秘書之家可以進行相互交流，學(xué)習(xí)其他秘書的工作方法，取長補短。同時也應(yīng)該做好經(jīng)驗總結(jié)工作，避免自身在工作中出現(xiàn)類似的錯誤。提升行政秘書素質(zhì)還需要增強其職業(yè)認(rèn)同感，認(rèn)識到自身肩負(fù)的責(zé)任，這樣才能在工作中更好的履行自身的職責(zé)。2.合理制定工作計劃。高校二級學(xué)院行政秘書辦公室精細(xì)化管理工作開展中需要制定合理的工作計劃，做到細(xì)致認(rèn)真。行政秘書可以將自己需要完成的工作在電腦上進行記錄備份，對工作的重點以及完成日期進行記錄，對于已經(jīng)完成的工作進行相應(yīng)的標(biāo)記，避免重復(fù)工作情況的出現(xiàn)。在制定工作時應(yīng)先完成緊急重要的工作，其次完成緊急不重要的。按照緊急以及重要情況完成工作，保證工作的順利進行。工作計劃制定時可以利用電子設(shè)備，如手機、計算機等，通過這些電子設(shè)備的使用更加詳細(xì)的了解工作情況。3.加強對工作的監(jiān)督。最后在行政秘書辦公室工作精細(xì)化管理工作開展中需要做好監(jiān)督工作，通過監(jiān)督了解精細(xì)化管理中存在的不足，并進行針對性的調(diào)整。監(jiān)督工作開展時需要采用多種指標(biāo)，了解教職工對于行政秘書工作的滿意情況，滿意度越高說明行政秘書精細(xì)化管理取得了一定的成績；反之則說明行政秘書精細(xì)化管理中存在一些失職，需要進行相應(yīng)的調(diào)整。監(jiān)督工作結(jié)束后需要對工作優(yōu)異的行政秘書進行獎勵，可以采用獎金發(fā)放的形式，也可以進行表彰，從行政秘書的需求出發(fā)，保證激勵工作的針對性。對于存在失職行為的行政秘書需要進行相應(yīng)的處罰，約束行政秘書的行為。

五、總結(jié)

高校二級學(xué)院行政秘書辦公室工作具有復(fù)雜性、重要性以及綜合性的特點，因此需要進行精細(xì)化管理。行政秘書辦公室工作精細(xì)化管理具有重要的作用，有利于提升工作效率，保證各項工作的順利進行，促進秘書的成長。然而辦公室工作精細(xì)化管理中存在的問題包括行政秘書素質(zhì)有待提升、不重視工作計劃制定以及監(jiān)督工作不到位，這些問題制約著精細(xì)化管理工作的開展。因此行政秘書辦公室工作精細(xì)化管理工作開展中需要提升行政秘書素質(zhì)、合理制定工作計劃以及加強對工作的監(jiān)督，通過這些措施能夠有效的辦公室工作中進行精細(xì)化管理，保證高校二級學(xué)院工作的順利進行。

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作者:徐燕娟 單位:江蘇城鄉(xiāng)建設(shè)職業(yè)學(xué)院