導(dǎo)語(yǔ)：醫(yī)院合同管理內(nèi)部控制研究一文來(lái)源于網(wǎng)友上傳，不代表本站觀點(diǎn)，若需要原創(chuàng)文章可咨詢客服老師，歡迎參考。

摘要：作為重慶市首家醫(yī)院集團(tuán)（醫(yī)聯(lián)體）的核心醫(yī)院，重慶醫(yī)科大學(xué)附屬第一醫(yī)院HRP項(xiàng)目建設(shè)已初見成效，構(gòu)建了集團(tuán)化管理的基礎(chǔ)應(yīng)用架構(gòu)，以信息化為依托，實(shí)現(xiàn)多院區(qū)數(shù)據(jù)集中管理，實(shí)時(shí)透視下屬單位的經(jīng)營(yíng)過程與結(jié)果，實(shí)現(xiàn)了財(cái)務(wù)、成本、物資、HR的一體化應(yīng)用。在信息化建設(shè)全面提升的背景下，根據(jù)重慶市公立醫(yī)院全面實(shí)施行政事業(yè)單位內(nèi)部控制建設(shè)的要求，在HRP平臺(tái)中嵌入“合同管理信息系統(tǒng)”，實(shí)現(xiàn)傳統(tǒng)手工管理到信息化管理的轉(zhuǎn)變，同時(shí)對(duì)醫(yī)院合同管理內(nèi)部控制進(jìn)行優(yōu)化，實(shí)施合同管理內(nèi)部控制信息化建設(shè)，為管控合同風(fēng)險(xiǎn)、實(shí)現(xiàn)控制目標(biāo)、提高管理效率和效果提供有效、合理的保障。

關(guān)鍵詞：HRP；合同管理；內(nèi)控信息化

近年來(lái)，信息技術(shù)如何影響合同管理成為大家關(guān)注的方向，已有文獻(xiàn)從合同管理的信息化手段、系統(tǒng)構(gòu)建、控制方法等方面進(jìn)行研究。劉華等認(rèn)為，可以應(yīng)用知識(shí)管理的理論與方法構(gòu)建合同管理信息平臺(tái)，其原理是以網(wǎng)絡(luò)為基礎(chǔ)，在總的合同管理信息平臺(tái)下構(gòu)建合同庫(kù)、知識(shí)庫(kù)、專家?guī)旌椭R(shí)交流中心四個(gè)模塊[1]。馬穎認(rèn)為，建立合同內(nèi)部控制系統(tǒng)的過程是以控制為導(dǎo)向，使其在制度安排上更注重在合同準(zhǔn)備、簽訂、履行及履行后的過程中，安排有效“體制”、“制度”、“人”以及“途徑”，使得合同的動(dòng)態(tài)風(fēng)險(xiǎn)在每個(gè)過程中都有相應(yīng)的控制手段發(fā)揮作用，成為一個(gè)適時(shí)的動(dòng)態(tài)過程控制系統(tǒng)[2]。閆秀杰認(rèn)為，合同款收付進(jìn)度是判斷合同履行風(fēng)險(xiǎn)的重要參考證據(jù)，可以從會(huì)計(jì)核算角度，增設(shè)“合同”輔助核算方式對(duì)合同款收付涉及的會(huì)計(jì)業(yè)務(wù)進(jìn)行獨(dú)立歸集，實(shí)現(xiàn)合同款收付過程明細(xì)管理[3]。耿桂鳳等認(rèn)為，通過完善合同管理，醫(yī)院將財(cái)務(wù)管理與經(jīng)營(yíng)管理有機(jī)結(jié)合，拓寬了財(cái)務(wù)管理領(lǐng)域，實(shí)現(xiàn)全方位財(cái)務(wù)內(nèi)部控制，并且對(duì)合同管理所涉及的每一個(gè)崗位、每一個(gè)操作環(huán)節(jié)都進(jìn)行了規(guī)范，盡量做到精益求精；同時(shí)，通過對(duì)財(cái)務(wù)在合同管理中所分管內(nèi)容進(jìn)一步細(xì)化崗位職責(zé)、健全內(nèi)部控制制度，不斷提高財(cái)務(wù)管理水平，使財(cái)務(wù)工作由記賬核算型向經(jīng)營(yíng)管理型轉(zhuǎn)變，財(cái)務(wù)工作領(lǐng)域由事后的靜態(tài)核算向全過程、全方位的動(dòng)態(tài)控制轉(zhuǎn)變，財(cái)務(wù)工作由被動(dòng)接受向主動(dòng)服務(wù)轉(zhuǎn)變[4]。這些現(xiàn)有研究，為從信息化的角度對(duì)基于HRP平臺(tái)的公立醫(yī)院合同管理內(nèi)控優(yōu)化提供了有力的借鑒。

一、醫(yī)院合同管理內(nèi)部控制的現(xiàn)狀

合同管理尚處于傳統(tǒng)手工管理階段，信息化程度不高。醫(yī)院采用EXCEL表格形式對(duì)合同進(jìn)行登記，合同原件通過掃描采集后形成電子檔與Excel鏈接后供相關(guān)部門共同使用。采購(gòu)、審計(jì)、財(cái)務(wù)等部門均采用人工核對(duì)方式管理經(jīng)濟(jì)合同，管理效率低下。

二、基于HRP平臺(tái)的合同管理內(nèi)部控制信息化建設(shè)

（一）建設(shè)目標(biāo)。將內(nèi)控理念、控制流程、控制方法等要素通過信息化的手段固化到醫(yī)院信息系統(tǒng)中，實(shí)現(xiàn)內(nèi)控控制體系的系統(tǒng)化與常態(tài)化，減少或消除人為操縱因素，保護(hù)信息安全，確保交易處理的完整性和準(zhǔn)確性、授權(quán)性和有效性，以期實(shí)現(xiàn)合同管理的合規(guī)性與風(fēng)險(xiǎn)管控。（二）合同管理業(yè)務(wù)流程規(guī)劃。結(jié)合重慶市財(cái)政局頒布的《重慶市行政事業(yè)單位內(nèi)部控制工作操作指引》中的合同控制內(nèi)容、合同全生命周期管理過程、合同各環(huán)節(jié)主要風(fēng)險(xiǎn)和合同業(yè)務(wù)關(guān)鍵控制點(diǎn)，基于現(xiàn)有HRP平臺(tái)中開發(fā)合同管理系統(tǒng)功能應(yīng)用，主要從合同對(duì)象資信的調(diào)查、擬訂合同草稿、確定合同內(nèi)容、合同履行、執(zhí)行追蹤、合同風(fēng)險(xiǎn)預(yù)警、風(fēng)險(xiǎn)防范等方面為重點(diǎn)重構(gòu)對(duì)合同管理的內(nèi)部控制。重建的合同管理業(yè)務(wù)信息化流程如下圖所示。1.合同訂立由業(yè)務(wù)部。門（按業(yè)務(wù)歸屬分屬相應(yīng)職能部門）具體負(fù)責(zé)經(jīng)濟(jì)合同的前期準(zhǔn)備、調(diào)查、談判及文本的起草。在合同調(diào)查階段，借助互聯(lián)網(wǎng)采集資信數(shù)據(jù)與合同調(diào)查對(duì)象提供的資信數(shù)據(jù)進(jìn)行核查比對(duì)，在HRP平臺(tái)上開設(shè)信息版塊系統(tǒng)地收集、存儲(chǔ)簽約對(duì)象的基本信息、納稅信息、業(yè)務(wù)活動(dòng)、資質(zhì)、信譽(yù)和能力等。對(duì)簽約對(duì)象進(jìn)行科學(xué)、全面、準(zhǔn)確的資信調(diào)查，分析合同對(duì)象的競(jìng)爭(zhēng)力和潛在風(fēng)險(xiǎn)，更加規(guī)范管理合同調(diào)查對(duì)象，為簽訂合同提供決策支持，規(guī)避合同風(fēng)險(xiǎn)。在HRP平臺(tái)中設(shè)立合同起草功能，合同信息的錄入采用標(biāo)準(zhǔn)合同方式和框架合同方式，一種通過選擇合同類型、填寫有關(guān)合同的關(guān)鍵性要素自動(dòng)生成；另一種設(shè)置通用框架和條款模塊，通過選擇框架和條款模塊進(jìn)行修訂后快速生成自定義合同。合同起草錄入后，由系統(tǒng)將文本內(nèi)容與標(biāo)準(zhǔn)化模板進(jìn)行對(duì)比并提醒不全事項(xiàng)或錯(cuò)誤事項(xiàng)。合同草稿完成后，形成《經(jīng)濟(jì)合同備審表》進(jìn)入審批流程，相關(guān)職能部門負(fù)責(zé)人審查后再由復(fù)核小組（審計(jì)、法律、紀(jì)檢、財(cái)務(wù)）進(jìn)行審核，合同內(nèi)容審改后簽訂經(jīng)濟(jì)合同。2.合同履行。合同履行階段流程由基于HRP平臺(tái)的合同管理系統(tǒng)進(jìn)行，在合同簽訂完畢后由合同業(yè)務(wù)承辦人在“合同錄入”功能錄入合同簽約對(duì)象的信息、金額、編號(hào)、日期等基本數(shù)據(jù)，并掃描合同文本及相關(guān)資料上傳到HRP平臺(tái)上，通過附件的形式保存，同時(shí)完成合同的收付計(jì)劃，設(shè)置到期提醒。在收付計(jì)劃時(shí)間的前五個(gè)工作日，由系統(tǒng)自動(dòng)提示財(cái)務(wù)部門進(jìn)行合同款項(xiàng)收付操作，財(cái)務(wù)人員根據(jù)授權(quán)審批制度確認(rèn)相關(guān)職能部門負(fù)責(zé)人已審批復(fù)核后，根據(jù)合同履行的進(jìn)度向合同對(duì)象收付款。合同中的各項(xiàng)義務(wù)履行完畢之后，財(cái)務(wù)部門進(jìn)行合同結(jié)算后轉(zhuǎn)承辦部門進(jìn)行歸檔操作。在HRP平臺(tái)為各職能、業(yè)務(wù)部門工作人員授予相應(yīng)的權(quán)限，相關(guān)職能審查部門及合同復(fù)核小組成員通過登錄院內(nèi)平臺(tái)完成審核合同、實(shí)時(shí)查詢執(zhí)行進(jìn)度，通過臺(tái)賬、圖表等分析合同履行情況，獲取多維度合同信息，提高合同管理內(nèi)部控制的水平和效率。3.執(zhí)行追蹤。在HRP平臺(tái)的合同管理系統(tǒng)中建立合同執(zhí)行追蹤機(jī)制，錄入合同實(shí)施進(jìn)度階段信息，在各個(gè)關(guān)鍵節(jié)點(diǎn)設(shè)置提醒以防控風(fēng)險(xiǎn)，完成對(duì)合同的動(dòng)態(tài)監(jiān)管。系統(tǒng)在關(guān)鍵節(jié)點(diǎn)推送消息提醒，采用彈出信息窗的形式提醒相關(guān)人員及時(shí)跟進(jìn)履行進(jìn)度，根據(jù)合同類型的差異做不同程度的提醒，防范合同違約的風(fēng)險(xiǎn)。合同履行過程中，收付計(jì)劃根據(jù)合同中的具體條款自動(dòng)生成，系統(tǒng)自動(dòng)監(jiān)控合同中界定的責(zé)權(quán)利及完成情況，含合同款項(xiàng)收付提醒、記錄實(shí)際收付執(zhí)行情況及項(xiàng)目執(zhí)行情況。在合同訂立階段的信息化是將內(nèi)控工作嵌入合同管理過程，在合同生命周期內(nèi)實(shí)現(xiàn)信息化作業(yè)管控，從錄入登記、審批、履行管理、監(jiān)控執(zhí)行、評(píng)估、查詢、統(tǒng)計(jì)等實(shí)現(xiàn)規(guī)范化控制目標(biāo)。4.風(fēng)險(xiǎn)防范。在HRP平臺(tái)中，系統(tǒng)基于合同分類形成風(fēng)險(xiǎn)數(shù)據(jù)庫(kù)，梳理不同環(huán)節(jié)的初審要素、風(fēng)險(xiǎn)點(diǎn)。在合同管理系統(tǒng)中，對(duì)物資采購(gòu)合同、收支合同、基建合同及科研合同進(jìn)行風(fēng)險(xiǎn)梳理，由系統(tǒng)進(jìn)行初審，并向各合同審核流程的成員提示每個(gè)環(huán)節(jié)需要重點(diǎn)防范的風(fēng)險(xiǎn)，按授權(quán)審批權(quán)限界定的金額，系統(tǒng)自動(dòng)傳輸?shù)骄邆湎鄳?yīng)權(quán)限的職能部門負(fù)責(zé)人進(jìn)行審批。5.合同歸檔與評(píng)價(jià)。合同管理信息化建設(shè)后，合同文本及相關(guān)資料以文字、圖像等電子文件在HRP平臺(tái)上實(shí)現(xiàn)電子檔案管理，為簽約對(duì)象資信分析、合同執(zhí)行效率分析、管理水平分析提供不同維度的目標(biāo)數(shù)據(jù)集，全面分析評(píng)價(jià)合同對(duì)象資信情況、審查復(fù)核簽署管理、變更管理、合同執(zhí)行進(jìn)度、合同款收付進(jìn)度、合同檔案管理、資金統(tǒng)計(jì)，提供合同風(fēng)險(xiǎn)管控信息支持。

以信息系統(tǒng)為支撐，建成權(quán)責(zé)一致、制衡有效、運(yùn)行順暢、執(zhí)行有力、管理科學(xué)的內(nèi)部控制體系，有助于提升內(nèi)部治理水平。公立醫(yī)院在內(nèi)部控制的建設(shè)方面尚處于起步階段，合同管理制度、流程和信息化實(shí)現(xiàn)差異性較大，內(nèi)部控制信息化實(shí)施需要結(jié)合具體的制度與流程來(lái)設(shè)計(jì)。HRP平臺(tái)中融入合同管理內(nèi)控系統(tǒng)，有利于強(qiáng)化對(duì)合同管理的內(nèi)部控制，較大程度防范合同管理風(fēng)險(xiǎn)，提升了管理效率與效果，互聯(lián)網(wǎng)+和云會(huì)計(jì)將為全面內(nèi)部控制信息化開拓更廣闊的時(shí)空。

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作者:傅 玉 王友俊 孫 飛 單位:重慶醫(yī)科大學(xué)