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一、合同管理的重要性

合同管理就是其中重要的一項管理工作。地勘單位每年都有一批合同在訂立,履行,變更解除、終止,如果僅憑工商行政管理機關(guān)和上級主管部門對合同進行管理監(jiān)督是遠遠不夠的,還需要各地勘單位從內(nèi)部加強合同管理。

1、合同管理是企業(yè)管理重要的核心內(nèi)容

進入市場經(jīng)濟以后,企業(yè)經(jīng)濟往來主要是通過合同形式進行的,合同管理是伴隨著企業(yè)經(jīng)營活動同步進行的,而合同本身就是重要的法律文書,內(nèi)容涉及到企業(yè)經(jīng)濟管理的各個環(huán)節(jié)。

2、合同管理在企業(yè)經(jīng)濟活動中的作用

合同管理是發(fā)揮市場導向功能的關(guān)鍵1環(huán),是企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營市場化的重要手段,是企業(yè)參與市場競爭必不可少的條件。(1)規(guī)范的合同,可以樹立良好的企業(yè)形象在合同關(guān)系日益增多,合同的作用越來越廣泛的形勢下,依法簽約和履行合同,是開展守信活動的核心內(nèi)容。它不僅有利于提高整個社會的經(jīng)濟效益,而且會在合同管理的整個過程中營造“重合同、守信用”的良好氛圍,是培育良好的企業(yè)信譽的重要途徑和手段。筆者在117隊從事合同管理工作的實踐中,在大隊建立了合同管理制度,始終貫徹、堅持了依法簽約和依法履行的原則。依法規(guī)范企業(yè)的經(jīng)營管理行為,加強企業(yè)資產(chǎn)監(jiān)督管理,不僅取得了較高的經(jīng)濟效益,而且在社會樹立了良好的企業(yè)形象。(2)認真執(zhí)行合同,可以有效地防范經(jīng)營風險加強合同履行的監(jiān)督管理,檢查監(jiān)督企業(yè)合同執(zhí)行情況,是合同履行中管理的重要環(huán)節(jié)。企業(yè)的經(jīng)營者和合同管理人員對合同履行狀況實施跟蹤管理,督促其按質(zhì)按量、全面履行合同義務(wù),解決履行中遇到的阻力,及時處理?？梢源_保企業(yè)收益實現(xiàn),避免潛在的經(jīng)營風險、避免企業(yè)重大損失的發(fā)生。

3.依法簽訂合同,可以確保企業(yè)經(jīng)濟利益的實現(xiàn)

依法簽約、依法全面履行合同的義務(wù),是確保企業(yè)經(jīng)濟利益實現(xiàn)的途徑和保證。十幾年來,筆者在單位內(nèi)部初步建立起了合同管理的機制。建立并實行了合同的授權(quán)委托、分類管理、合同的審查、合同審批的權(quán)限、分級管理,歸口負責等制度。依法對企業(yè)涉及的重大經(jīng)濟合同實行了由大隊統(tǒng)一審查的有效監(jiān)督和管理,取得了成功的經(jīng)驗。

二、地勘單位合同管理現(xiàn)狀分析

地勘單位相比其他企業(yè)進入市場經(jīng)濟的時間短和行業(yè)自身特點,所涉及的經(jīng)濟合同分布區(qū)域廣、項目多樣化和復雜化。雖然地勘單位目前在合同管理中都制訂了較為明確的制度和相應(yīng)的審批流程,從一定程度上規(guī)范了合同提交、審批、實施等各個環(huán)節(jié)。然而隨著地勘市場經(jīng)濟的拓展和深入,經(jīng)濟合同管理也暴露出來諸多問題,主要包括:合同業(yè)務(wù)人員法律法規(guī)的相關(guān)知識缺乏;合同當事人主體資格審查不嚴;簽訂合同中條款不全;先做工作后簽合同;缺乏對執(zhí)行合同的動態(tài)監(jiān)控機制,從而近年來沉淀了一定數(shù)量歷史數(shù)據(jù)堆積無法得到有效利用,給地勘單位造成了一定程度的經(jīng)濟損失。

三、目前地勘合同管理中存在的主要問題

在實際工作接觸到的地勘合同中存在著一些問題,歸納起來主要表現(xiàn)在以下幾個方面:對合同法和相關(guān)的法律知識缺乏。合同主體審查不嚴。合同簽訂中合同條款不全或較為簡單的現(xiàn)象較為常見。合同簽訂后缺乏履約全過程監(jiān)督機制。

四、加強地勘單位合同管理的措施

合同管理全過程就是由洽談、草擬、簽訂、生效開始,直至合同失效為止。不僅要重視簽訂前的管理,更要重視簽訂后的管理。系統(tǒng)性就是凡涉及合同條款內(nèi)容的各部門都要一起來管理。動態(tài)性就是注重履約全過程的情況變化,特別要掌握對自己不利的變化,及時對合同進行修改、變更、補充或中止和終止。筆者就實際工作中的做法做了一些總結(jié)

1、加強合同知識培訓。我單位每年都要聘請法律專業(yè)人員對負責人和相關(guān)的經(jīng)營人員進行《合同法》及相關(guān)知識的培訓,提高自身的合同意識,掌握合同法律制度,并自覺地運用到本單位的經(jīng)濟活動中,使單位從被動地應(yīng)付和處理合同糾紛轉(zhuǎn)到主動地預(yù)防合同糾紛,從而增強自身的應(yīng)變、發(fā)展和競爭能力,避免經(jīng)濟損失。

2、建立健全合同管理制度。在企業(yè)內(nèi)部建立起完整的制度體系,形成管理層次清楚,職責明確,程序規(guī)范,協(xié)調(diào)與制衡的有效機制。我單位制定了《經(jīng)濟合同管理辦法》、《項目管理管辦法》等各類制度,從制度上規(guī)范合同的管理。

3、加強合同管理,確定合同歸口管理部門。。我單位主要從事地質(zhì)勘查,地質(zhì)災(zāi)害評價與防治勘查、水文調(diào)查等多方面的工作,因此與外界聯(lián)系緊密,每年簽訂的合同份數(shù)逐年遞增,合同管理就顯得越來越重要。原來合同由辦公室管理,后來在實踐過程中發(fā)現(xiàn)由辦公室管理合同存在某些弊端,辦公室日常工作繁雜,沒有更多精力也沒有人員去把合同管理好,因此單位決定將合同管理工作放在生產(chǎn)經(jīng)營科,由生產(chǎn)經(jīng)營科負責合同的全面管理工作,并由專人對合同進行管理,合同章則依然保管在辦公室。

4、對合同進行登記并造冊歸檔。生產(chǎn)經(jīng)營科把經(jīng)過會審過的合同文本進行登記,建立合同臺賬,合同臺賬中包含工程名稱,建設(shè)單位名稱,合同額,項目負責人,工作量,施工日期,合同回收情況等。合同收回后,都會對合同統(tǒng)一進行編號,將合同會簽單粘貼在合同上并統(tǒng)一歸檔。因為都使用的電子版,所以當需要查找某份合同時只需查找歸檔的合同編號,根據(jù)合同編號很快就能從檔案室找到所需要的合同,不用像原來那樣從頭翻到尾,節(jié)省了很多時間。

5、強化合同的履行管理。(1)及時做好合同跟蹤,適時記載因不可抗拒原因或人為因素不能如期履約情況,并及時簽證,變被動為主動,通過建立合同檔案和合同報表制度,及時總結(jié)合同管理中的經(jīng)驗教訓,提高防騙反詐能力。根據(jù)合同履行情況,適時運用撤銷權(quán)、變更權(quán)來保護自身的合法權(quán)益。要學會運用法律武器進行自我保護。對違約行為要及時申請仲裁或向人民法院提起訴訟。對合同欺詐行為要及時采取措施,盡量減少和避免損失。(2)進行有效的合同診斷及時發(fā)現(xiàn)和解決問題。認真分析問題產(chǎn)生的原因及內(nèi)部和外部的各種影響因素,并分析各種影響因素影響程度的大小。分別確定各個影響因素由誰引起,按合同規(guī)定應(yīng)由誰承擔責任以及承擔責任的大小。對這些問題采取什么樣的解決措施,保證經(jīng)濟不受損失。

6、加強合同變更管理。合同變更是索賠的重要依據(jù),因此對合同變更的處理要迅速、全面、系統(tǒng)。合同變更指令應(yīng)立即在工程實施中貫徹并體現(xiàn)出來。在合同變更中,量最大、最頻繁的是工程變更,它在工程索賠中所占的份額也最大。這些變更最終都是通過各分包商體現(xiàn)出來。對工程變更的責任分析是工程變更起因與工程變更問題處理,是確定索賠與反索賠的重要的直接的依據(jù)。

7、合同的終結(jié)。合同終結(jié)是合同的后期管理。也就是對前期履約合同的總結(jié),找出在合同管理各個環(huán)節(jié)中的經(jīng)驗和不足,對合同糾紛的解決過程和對合同最終的效益狀況分析,提出改進工作的對策,不斷提高合同管理水平。值得注意的是當合同因不可抗力或?qū)Ψ疆斒氯说倪^錯不能履行時,地勘單位要充分發(fā)揮本單位的長年法律顧問的作用或派出有豐富法律知識的管理人員,盡快采取有效措施,充分利用法律手段維護其利益,避免和減少單位的經(jīng)濟損失。

五、結(jié)束語

總之,地勘單位應(yīng)當把依法治企與建立現(xiàn)代企業(yè)制度,加強管理、提高競爭力和維護自身合法權(quán)益有機結(jié)合起來,強化合同管理,樹立“外講信用、依法經(jīng)營;內(nèi)講制度,依法管理”的單位形象,才能使地勘單位獲得持續(xù)穩(wěn)健的發(fā)展。

作者:徐積榮 單位:貴州省地質(zhì)礦產(chǎn)勘查開發(fā)局117地質(zhì)大隊