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一、建立學院人事管理信息系統(tǒng)的意義

1.增強了學院人事信息檔案工作的效率。

（1）學院不再需要反復地核對學校的人事信息，被動地服務于學校的要求。（2）學院可以根據(jù)自身發(fā)展，依據(jù)信息數(shù)據(jù)制定人事政策，節(jié)省了去學校人事部門查詢信息的時間。

2.及時為學校人事部門提供準確的數(shù)據(jù)。

人事管理信息是學院發(fā)展的重要基礎，因此建立二級學院的人事管理信息系統(tǒng)，可以準確地體現(xiàn)學院教職工的基本情況、師資力量等變化，為學院的師資隊伍建設、目標規(guī)劃提供了完備的數(shù)據(jù)基礎。學院只有清楚地了解本部門的人事信息，才能為學校人事數(shù)據(jù)提供重要的可靠的信息。

二、二級學院建立人事信息系統(tǒng)的要求

1.數(shù)據(jù)精確、完整和可靠。

信息的精確性是體現(xiàn)基層人事管理信息系統(tǒng)保障運行的根本。作為數(shù)據(jù)提供的二級單位，學院的人事信息系統(tǒng)中的信息，必須精確、完整和可靠。這就要求在信息錄入前要收集統(tǒng)計二級部門教職工的詳細信息并加以核實；信息錄入時錄入人員要認真、細致以確保數(shù)據(jù)的精確性、可靠性和完整性。

2.信息更新的時效性。

學院人事信息系統(tǒng)包括學院人員進出、職稱評審以及教師培訓等多方面的信息，這些人事數(shù)據(jù)處于動態(tài)變化之中，如果收集、更新速度太慢，不能及時地進行信息傳遞，就會滯后人事信息的統(tǒng)計，甚至遺漏重要人事數(shù)據(jù)[2]。信息更新的時效性就是信息系統(tǒng)中的數(shù)據(jù)能及時準確地反映出本部門人事信息的變化。因此，在建立二級學院人事信息管理系統(tǒng)時必須做到信息收集后更新的時效性，保證隨時收集，及時更新。

3.確保信息的安全性。

設計二級學院人事信息管理系統(tǒng)，不可避免地也會遇到安全問題。涉及人事信息系統(tǒng)安全性的因素有很多，主要有以下三個方面：（1）操作信息的管理員。如信息管理員的操作錯誤，將人事信息無意地泄露出去，造成人事信息保密資料的丟失。（2）系統(tǒng)軟件。如該系統(tǒng)性能不夠穩(wěn)定，存在著系統(tǒng)漏洞，也會造成人事信息丟失的危險。（3）信息聯(lián)網(wǎng)。為提高工作效率，實行人事信息系統(tǒng)網(wǎng)絡化也是符合當今社會發(fā)展需求的，但目前網(wǎng)絡病毒也非常兇猛，每年都會有很多的網(wǎng)絡病毒對很多系統(tǒng)造成巨大的損失。

4.信息收集的系統(tǒng)性。

因為二級學院人事信息最能直接及時反映每名教職工的情況，只有把基層的人員信息整理完善，信息系統(tǒng)化，才能滿足學校人事處要求的匯總統(tǒng)計本部門人事信息情況的需求；才能使學校人事部門對相關的信息進行核對、整理，以為其提供詳盡的數(shù)據(jù)。

三、二級學院人事信息管理系統(tǒng)

功能需要學院管理系統(tǒng)，就是教師信息管理和三級部門信息的管理。學院的發(fā)展，會伴隨著人員的流動，教師的人事變動、職稱、學歷、考核每年都在變化，為了能及時滿足于學校人事信息的收集、管理，人事管理系統(tǒng)需要有以下功能：（1）用戶登錄。需要進行通行驗證，來保證系統(tǒng)的安全性。（2）主頁面功能。它是人事信息管理系統(tǒng)主要部分，包括錄入、生成表格，管理員可以通過選擇相關指令來打開系統(tǒng)的各個功能頁面。（3）職工基本信息操作功能。編錄、修改、刪除和查看人員信息。（4）系統(tǒng)使用的簡易性和方便維護功能。人事管理信息系統(tǒng)的使用人員對于該系統(tǒng)的模塊并不會十分理解，這就要求系統(tǒng)能夠有簡單明了的用戶入口，簡單的使用界面，這樣可以使人事管理人員縮短對該系統(tǒng)的熟悉時間。

四、學院人事管理信息系統(tǒng)設計

1.管理員管理界面：該模塊只對人事管理員開放權限和使用范圍。

這樣可以保障信息的安全性，便于管理，從根本上做到了自己的數(shù)據(jù)自己管理、負責。

2.教師個人基本信息界面：該模塊是提供給人事管理員使用的一個能體現(xiàn)學院教職工基本信息的模塊

例如：學歷、職務、身份證號等。

3.教職工人事信息界面：該模塊提供給人事管理員使用的體現(xiàn)教師具體的崗位性質、所在三級部門、職稱評審情況、年終考核情況等信息的模塊。

4.招聘人員信息界面：該模塊可以體現(xiàn)學院需要招聘人員的基本情況。

5.學院與學校關聯(lián)界面：該模塊主要體現(xiàn)在二級學院的人事信息有變動時

學校人事管理員可以在學校層面的系統(tǒng)里審核學院人事信息更改的情況，并做出批示[3]。這樣不僅可以減少學校人事管理員的工作壓力，還加快了信息的溝通時間。二級學院人事信息管理系統(tǒng)不僅是一種信息處理的工具，也是創(chuàng)新了二級學院人事管理工作的方法。設計二級學院人事信息管理系統(tǒng)，主要目的如下：（1）進一步提高二級學院人事管理工作的整體效率，同時能保證人事信息的安全性和可靠性；（2）在極大地增加人事信息的使用價值的同時符合學院人事管理工作的具體需求，把基層人事建設工作從繁重低效的重復性操作中轉變成高效率的“無紙化”辦公；（3）提高教職工人事信息采集工作的責任心、工作的業(yè)務技能等，為學院人事信息管理工作提供有強力的保障?？傊?，在管理制度改革的大環(huán)境下，學院人事管理必須不斷吸取先進的管理理念，不斷提高工作能力、效率，才能更好管理本學院人事信息，服務學校。因此，設計二級學院人事信息管理系統(tǒng)對二級學院的人事管理工作具有十分重要的意義。

作者：趙蓉蓉單位：南京郵電大學理學院