導(dǎo)語：電子檔案歸檔及管理創(chuàng)新研究一文來源于網(wǎng)友上傳，不代表本站觀點(diǎn)，若需要原創(chuàng)文章可咨詢客服老師，歡迎參考。

隨著辦公自動(dòng)化的全面發(fā)展與廣泛應(yīng)用，傳統(tǒng)的以紙墨、照相等形成和傳遞的機(jī)關(guān)公文及企業(yè)信息、圖紙、文獻(xiàn)資料等通過電子計(jì)算機(jī)轉(zhuǎn)換成了電子文獻(xiàn)資料、電子圖書、電子公文等電子文件，將電子文件進(jìn)行歸檔生成了電子檔案。而檔案是檔案管理部門不可或缺的工作之一，所以加強(qiáng)檔案管理的創(chuàng)新刻不容緩。

1電子檔案歸檔的方法

1.1促使檔案管理者與計(jì)算機(jī)的聯(lián)合歸檔

隨著辦公自動(dòng)化、信息化、數(shù)字化進(jìn)程的不斷加快，計(jì)算機(jī)系統(tǒng)朝著集中、統(tǒng)一的管理模式發(fā)展，摒棄了以往的檔案管理模式，將重心放在了工作效率的提升上。而這些目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)需要檔案管理工作者和信息管理工作者彼此加強(qiáng)交流與協(xié)作，創(chuàng)建統(tǒng)一的網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)，實(shí)現(xiàn)電子檔案管理的統(tǒng)一化，使信息管理系統(tǒng)成為電子檔案的匯集點(diǎn)，然后將檔案歸檔工作交由熟練計(jì)算機(jī)技術(shù)的檔案管理者負(fù)責(zé)，以此來保證檔案管理的有效性。這里需要說明一點(diǎn)，任何的歸檔都必須嚴(yán)格根據(jù)檔案館的基本要求來明確具體的文件，從而產(chǎn)生統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)，為檔案管理者的歸檔、分類、整理等工作提供便捷。檔案管理者在獲取相關(guān)文件后，應(yīng)及時(shí)將該文件輸入到硬盤中并保存，不可在網(wǎng)上進(jìn)行下載，以免降低檔案數(shù)據(jù)的真實(shí)性。

1.2構(gòu)建完善的電子檔案歸檔制度

開展電子檔案歸檔工作時(shí)，檔案館應(yīng)始終將以人為本作為基本的管理理念，培養(yǎng)一支具有較高的職業(yè)素質(zhì)及專業(yè)水平的檔案管理團(tuán)隊(duì)，同時(shí)構(gòu)建一套完善的電子檔案歸檔制度，以方便處理電子檔案歸檔過程中出現(xiàn)的疑難問題。電子檔案歸檔部門實(shí)際工作中應(yīng)做到以下幾點(diǎn)。首先，培養(yǎng)檔案管理工作者的互聯(lián)網(wǎng)意識。由于大部分檔案管理工作者從事檔案管理工作的時(shí)間較長，延用著過去的檔案管理理念，而隨著檔案信息資源的豐富化，使其勞動(dòng)強(qiáng)度增加，這不但影響了整體的工作效率，還降低了其工作的積極性。所以，電子檔案歸檔部門有必要培養(yǎng)工作人員的互聯(lián)網(wǎng)意識，充分認(rèn)識電子歸檔的重要性，從而掌握更多先進(jìn)的技術(shù)，保證工作的時(shí)效性。其次，建立健全詳細(xì)的制度。一套完善的、切實(shí)可行的電子檔案歸檔制度為檔案管理工作的有序開展提供了堅(jiān)實(shí)的保證，也有助于增強(qiáng)檔案管理工作者的工作效率，降低錯(cuò)誤率。最后，將檔案歸檔制度落到實(shí)處。只有制度得到貫徹和落實(shí)，電子檔案歸檔工作才能循序漸進(jìn)地進(jìn)行，所以要求有關(guān)部門要采用監(jiān)管機(jī)制等手段，促使檔案歸檔工作者將制度落到實(shí)處，這也是提高工作效率的前提條件，不容忽視。

2電子檔案管理創(chuàng)新的方法

2.1創(chuàng)新整理電子文件

電子文件整理是電子檔案管理工作的基礎(chǔ)項(xiàng)目，應(yīng)按類別對電子文件進(jìn)行劃分，首先做好分類排序工作。其主要對磁性載體傳遞的零散、雜亂的電子文件進(jìn)行詳細(xì)的分類和標(biāo)引，形成有序的電子文件存儲(chǔ)格式，電子文件歸檔工作者負(fù)責(zé)文件名稱、分類等電子文件的著錄標(biāo)引。而著錄標(biāo)引是電子文件整理中需要重視的過程，其質(zhì)量的好壞會(huì)對今后電子檔案的保管和利用帶來影響。實(shí)際整理時(shí)，可能會(huì)出現(xiàn)文件格式需要重新編排或者重新組合的問題，而格式的轉(zhuǎn)換會(huì)對數(shù)據(jù)造成一定的損壞，電子文件的真實(shí)性將受到質(zhì)疑。在現(xiàn)代技術(shù)的迅速發(fā)展下，歸檔工作者與檔案管理部門在整理電子檔案時(shí)，應(yīng)著重避免由格式轉(zhuǎn)換導(dǎo)致的問題的發(fā)生，提高電子文件的真實(shí)可靠性。其次要具備相應(yīng)的數(shù)據(jù)庫；細(xì)分各電子文件并一一編號，進(jìn)行針對性管理。根據(jù)單位實(shí)際的情況及電子文件的內(nèi)容提出健全分類編號的方案，各電子文件要有單獨(dú)的號碼，這樣所有的電子文件就能形成有機(jī)的整體。

2.2創(chuàng)新保存、維護(hù)電子檔案

一是確保電子檔案的原始性。在遇到部分比較特殊的電子檔案時(shí)，應(yīng)在原始格式的基礎(chǔ)上還原顯示。通常的做法有：將電子檔案及其相關(guān)的軟件和應(yīng)用系統(tǒng)一并存儲(chǔ)；對原始檔案的電子圖像進(jìn)行存儲(chǔ)；對電子檔案的打印、輸出加以存儲(chǔ)。二是高效檢測與維護(hù)電子檔案載體。由于電子檔案載體，尤其是磁性載體這部分，常常會(huì)遭到保存環(huán)境的干擾，所以必須在一定時(shí)期內(nèi)通過等距抽樣或隨機(jī)抽樣的手段檢測、拷貝存儲(chǔ)的所有電子檔案。首先對載體外表進(jìn)行細(xì)致檢查，看其有無變形、是否存在污垢等問題。其次開展邏輯檢測工作，通過相關(guān)的檢測軟件獲取載體信息并校驗(yàn)。加強(qiáng)管理電子檔案的檢測和維護(hù)工作至關(guān)重要，因?yàn)橐坏┏霈F(xiàn)操作失誤，就會(huì)損壞存儲(chǔ)的電子檔案，引起不可挽回的損失。

3結(jié)語

隨著社會(huì)的快速進(jìn)步與發(fā)展，電子檔案管理的工作模式、理念等也應(yīng)做到全面的改變，與時(shí)俱進(jìn)。其要通過先進(jìn)的計(jì)算機(jī)與互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)，推動(dòng)檔案管理向數(shù)字化、信息化邁進(jìn)，提高檔案歸檔及其管理工作的效率，降低失誤率，保證檔案的真實(shí)完整性及其管理的實(shí)效性。

作者:袁春嵐 單位:煙臺(tái)市規(guī)劃信息中心

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