導(dǎo)語(yǔ)：檔案管理信息化科學(xué)化建設(shè)策略一文來(lái)源于網(wǎng)友上傳，不代表本站觀(guān)點(diǎn)，若需要原創(chuàng)文章可咨詢(xún)客服老師，歡迎參考。

摘要：檔案管理工作作為中職院校管理工作中一項(xiàng)重要的工作內(nèi)容，有利于提高學(xué)校的辦學(xué)質(zhì)量，也有利于培養(yǎng)人才。面對(duì)信息飛速發(fā)展的今天，只有牢牢抓住時(shí)代特點(diǎn)，實(shí)現(xiàn)檔案管理工作信息化和科學(xué)化，檔案管理工作就能夠在中職院校發(fā)揮其作用。從該點(diǎn)出發(fā)，本文重點(diǎn)分析和探究了檔案管理信息化和科學(xué)化建設(shè)，為當(dāng)今中職院校檔案管理工作提供參考依據(jù)。

關(guān)鍵詞：中職學(xué)校；檔案管理；信息化；科學(xué)化

中職教育在我國(guó)教育中存在重要作用，中職學(xué)習(xí)檔案管理工作也極為重要。在新時(shí)代下，必須要加強(qiáng)檔案管理工作，在原有工作上進(jìn)行創(chuàng)新和改革，才能開(kāi)展新時(shí)期中職教育，更好的迎合時(shí)展，開(kāi)展電子信息檔案工作。這為學(xué)習(xí)培養(yǎng)人才、建立核心理念提供了基礎(chǔ)保障，在學(xué)校管理工作中具有重要影響。

一、中職學(xué)校檔案管理工作的重要意義

中職院校作為培養(yǎng)人才的重要基地，要想培養(yǎng)出高質(zhì)量的人才，科學(xué)、高效的教學(xué)管理顯得極為重要。作為中職院校管理和發(fā)展的重要組成部分，檔案管理的職能就是真實(shí)詳細(xì)記錄學(xué)校發(fā)展的狀況，同時(shí)還為學(xué)校未來(lái)的發(fā)展和規(guī)劃提供參考依據(jù)。例如，校領(lǐng)導(dǎo)若是想直觀(guān)快速且正確的掌握學(xué)校的實(shí)際財(cái)務(wù)狀況和運(yùn)營(yíng)狀況等，可以直接去查看學(xué)校的檔案資料，這樣能夠更加便捷且高效。中職學(xué)校的檔案庫(kù)中有關(guān)學(xué)生的學(xué)籍檔案資料主要記錄著學(xué)生在校活動(dòng)的一切軌跡，包括課程情況，生活情況，思想狀況情況。還有教師教育的相關(guān)資料則反映著一個(gè)老師的教學(xué)水平和學(xué)校師資隊(duì)伍整體情況等。所以，檔案管理的建設(shè)，對(duì)于一個(gè)學(xué)校來(lái)說(shuō)非常重要，他是學(xué)校教學(xué)情況的真實(shí)寫(xiě)照，為學(xué)校改革創(chuàng)新等一切優(yōu)化活動(dòng)建立參考價(jià)值。同時(shí)，也保證了教師，學(xué)生，學(xué)校有序進(jìn)行，開(kāi)展日常學(xué)習(xí)等活動(dòng)。在信息飛速發(fā)展的今天，要想高效和創(chuàng)新的開(kāi)展檔案管理工作，就要從信息化和科學(xué)化角度出發(fā)。

二、現(xiàn)階段中職學(xué)校檔案管理工作的現(xiàn)狀

（一）檔案管理類(lèi)型雜亂不清。中職院校的檔案管理工作非常復(fù)雜，內(nèi)容繁多，種類(lèi)繁雜，要想高效的進(jìn)行檔案管理工作，就要系統(tǒng)全面的、科學(xué)的分類(lèi)管理。但在實(shí)際的檔案管理工作中，由于檔案管理內(nèi)容混亂，增加了中職院校開(kāi)展統(tǒng)一分類(lèi)管理的難度。一些中職院校由于資源匱乏，基礎(chǔ)設(shè)施差，同時(shí)還缺乏科學(xué)而系統(tǒng)的管理意識(shí)，在進(jìn)行不同類(lèi)型的檔案管理工作中，與此不同的是采用了混合式的工作模式。這種模式，不利于檔案工作的有序開(kāi)展，影響了檔案工作的進(jìn)度。同時(shí)信息化和科學(xué)化的檔案管理也沒(méi)有得到體現(xiàn)。（二）檔案管理的手段落后。當(dāng)前中職院校檔案管理工作面臨著許多問(wèn)題，主要問(wèn)題是中職院校檔案管理手段落后，在這個(gè)信息飛速發(fā)展的時(shí)代，傳統(tǒng)的檔案管理方式已經(jīng)不能滿(mǎn)足錯(cuò)綜復(fù)雜的檔案管理內(nèi)容。為了適應(yīng)當(dāng)前檔案管理的環(huán)境，需要借助電子信息等發(fā)展平臺(tái)，才能有秩序的做好工作。這樣做的目的，節(jié)約的檔案管理工作人員不足的問(wèn)題，避免消耗多余的人力資源?，F(xiàn)階段，必須將電子信息融入到檔案管理中，建立線(xiàn)上數(shù)據(jù)庫(kù)等技術(shù)。但從目前的管理工作中來(lái)看，大部分的學(xué)生并沒(méi)有融合電子信息的有力條件，還是采用傳統(tǒng)的人力管理，導(dǎo)致工作秩序落后。（三）檔案資料應(yīng)用不夠充分。檔案管理工作就是為了開(kāi)展有序的教學(xué)，為校園的發(fā)展保障后勤，為開(kāi)展一切活動(dòng)保障秩序。落后的檔案管理工作智能拖累學(xué)校發(fā)展進(jìn)程，導(dǎo)致檔案管理工作開(kāi)展困難，查閱資料困難，不能體現(xiàn)檔案管理工作的意義。所以，要像發(fā)揮檔案管理工作對(duì)學(xué)校發(fā)展帶來(lái)的有力影響，就必須加強(qiáng)改進(jìn)。更新管理理念，管理方式和手段，從根本上解決管理思想，才能提高檔案資料的利用率。（四）檔案管理方法缺乏科學(xué)性。中職院校的檔案管理工作中還有許多不完善的地方需要改進(jìn)，檔案管理制度中的管理方案設(shè)計(jì)應(yīng)該具備系統(tǒng)性以及科學(xué)化。在管理方法的缺失，沒(méi)有進(jìn)行科學(xué)話(huà)的管理，那么檔案管理工作人員的效率不會(huì)得到提高，甚至?xí)?dǎo)致工作的重復(fù)，浪費(fèi)時(shí)間，產(chǎn)生效率低下的影響。首先，大部分中職院校的管理層，認(rèn)為檔案管理工作平庸且無(wú)用，思想上認(rèn)識(shí)不清，忽視了檔案管理工作的展開(kāi)對(duì)于學(xué)校發(fā)展的積極作用，因此硬件設(shè)施等條件相對(duì)來(lái)說(shuō)比較差。其次，中職院校檔案管理的工作人員其自身的綜合素質(zhì)不高，檔案管理工作體制在方式方法上沒(méi)有積極的進(jìn)行創(chuàng)新，檔案管理工作效率低，影響學(xué)習(xí)進(jìn)程。

三、中職學(xué)校檔案管理信息化和科學(xué)化建設(shè)的策略

（一）應(yīng)用互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)構(gòu)建中職學(xué)校信息化檔案管理平臺(tái)。（1）從事檔案管理的工作者應(yīng)該先充分的了解中職院?，F(xiàn)階段檔案管理工作的實(shí)際狀況，并全方位的對(duì)其進(jìn)行梳理，做好檔案管理工作所面向的人群、工作內(nèi)容、現(xiàn)階段所存有的問(wèn)題和檔案類(lèi)別劃分等等基礎(chǔ)的調(diào)查工作。（2）作為中職院校管理層的人員要深刻的認(rèn)識(shí)到學(xué)校的發(fā)展離不開(kāi)信息化檔案管理平臺(tái)的建立，在學(xué)校未來(lái)的發(fā)展進(jìn)程中具有重大的意義，因此，應(yīng)給予人力、物力、財(cái)力等方面的絕對(duì)支持。（3）在展開(kāi)檔案管理信息化平臺(tái)的搭建時(shí)，應(yīng)該聘請(qǐng)專(zhuān)業(yè)的人員有針對(duì)性對(duì)檔案管理工作現(xiàn)存的特點(diǎn)及需要?jiǎng)?chuàng)新改進(jìn)的方面來(lái)進(jìn)行平臺(tái)建立，以保障檔案管理平臺(tái)構(gòu)建具有科學(xué)性。（4）檔案管理的工作人員應(yīng)該做好對(duì)檔案的類(lèi)別、數(shù)量等平臺(tái)資料數(shù)據(jù)規(guī)劃整理的工作，致使檔案管理信息化平臺(tái)在建設(shè)時(shí)有可靠的文獻(xiàn)支撐。（5）檔案管理信息化平臺(tái)應(yīng)該銜接于校園內(nèi)的網(wǎng)絡(luò)，為中職院校中的老師和學(xué)生們?cè)谶M(jìn)行檔案資料查閱時(shí)提供便捷的信息化平臺(tái)。（二）做好電子檔案的收集和完善工作。一是在對(duì)中職院校檔案管理信息的數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)時(shí)要積極對(duì)待，依據(jù)檔案的具體內(nèi)容和類(lèi)型豐富數(shù)據(jù)庫(kù)的資料內(nèi)容，在把紙質(zhì)版的檔案資料轉(zhuǎn)化為電子版的同時(shí)，還應(yīng)該進(jìn)行全方位的與之相應(yīng)影像以及圖片的收集整理，使得電子檔案的內(nèi)容豐富多樣。與此同時(shí)，還應(yīng)該把紙質(zhì)版的檔案和電子化的檔案互相銜接起來(lái)，及時(shí)的對(duì)電子檔案中存在的問(wèn)題進(jìn)行完善和彌補(bǔ)，以保證電子檔案管理內(nèi)容的全方位化。二是為了便于電子檔案的查詢(xún)、閱讀以及運(yùn)用，電子檔案管理平臺(tái)和信息化管理平臺(tái)兩者之間應(yīng)該相互適應(yīng)。同時(shí)，電子檔案管理人員在進(jìn)行量大且內(nèi)容繁雜的收集與整理工作時(shí)，應(yīng)該秉持著認(rèn)真、仔細(xì)且負(fù)責(zé)任的態(tài)度，有序的進(jìn)行檔案管理工作。（三）科學(xué)開(kāi)展檔案信息的管理和分門(mén)別類(lèi)工作。在檔案信息管理方面，很多中職學(xué)校都存在著分類(lèi)與管理的混亂問(wèn)題，這為教師與學(xué)生進(jìn)行信息查詢(xún)?cè)斐闪艘欢ǖ睦_，也為管理者的管理增加了一定的困難，為了避免這一系列的問(wèn)題，處于信息時(shí)代下的院校，要想抓住時(shí)代特性，就必須跟進(jìn)時(shí)代步伐，通過(guò)互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)，建立電子檔案信息系統(tǒng)。對(duì)不同屬性的檔案進(jìn)行歸類(lèi)，整理。通過(guò)互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)，建立檔案目錄，每條目錄下分別歸類(lèi)不同的內(nèi)容。保證教師和學(xué)生瀏覽時(shí)，可以快速有效的進(jìn)行閱覽。再建立目錄指引，根據(jù)關(guān)鍵詞，快速搜索想要的信息，加快內(nèi)容指引，為廣大師生帶來(lái)便捷，更能減輕檔案信息管理者的負(fù)擔(dān)，提高工作效率，這對(duì)中職學(xué)校具有十分重要的發(fā)展意義。（四）保證檔案管理電子設(shè)備應(yīng)用的科學(xué)性。（1）計(jì)算機(jī)設(shè)備，它是電子檔案建設(shè)、管理的一個(gè)最為重要的基礎(chǔ)設(shè)備平臺(tái)，為檔案管理工作的順利展開(kāi)提供了絕對(duì)支持。（2）打印機(jī)，主要是將電子檔案通過(guò)打印機(jī)轉(zhuǎn)變成紙質(zhì)的檔案，為檔案資料在應(yīng)用上提供打印的服務(wù)，這樣可以大大降低檔案資料混亂和丟失的概率，便于大家對(duì)檔案的使用。（3）掃描儀，將紙質(zhì)檔案通過(guò)掃描儀將其轉(zhuǎn)化成電子PDF檔案，這樣能夠確保檔案信息的完整性、有序性和真實(shí)性。除了以上幾種設(shè)備之外，還有其他的一些常用電子設(shè)備，例如移動(dòng)硬盤(pán)、云盤(pán)、光盤(pán)等，這些都為中職院校的檔案管理信息化建設(shè)提供了可靠的支持，作為學(xué)校應(yīng)該積極、合理的利用它們。綜上所述，中職院校檔案管理對(duì)學(xué)校的發(fā)展和教學(xué)有著極為重大的意義，是中職學(xué)校管理與未來(lái)發(fā)展的一個(gè)重要的構(gòu)成部分。在當(dāng)今信息時(shí)代的發(fā)展中，現(xiàn)階段，不管是本科院校，高職院校還是中職院校，要想解決檔案管理工作中產(chǎn)生的困難，就必須從科學(xué)的角度出發(fā)，根據(jù)時(shí)代特點(diǎn)，進(jìn)行符合時(shí)代特性的創(chuàng)新，加快改革步伐，利用新型互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)，完善電子檔案信息等，維護(hù)和完善電子檔案的承接硬件與軟件。促進(jìn)各大院校的檔案管理工作質(zhì)量和效率得到有效的提升，并且在處于信息化發(fā)展的時(shí)代下能夠更加科學(xué)、穩(wěn)步的前進(jìn)。

[參考文獻(xiàn)]

[1]潘勝利.中職學(xué)校檔案管理的信息化及科學(xué)化建設(shè)探索[J].祖國(guó),2019(18).

[2]高新宏.探討檔案管理的信息化和科學(xué)化建設(shè)[J].長(zhǎng)江叢刊,2018(22).

[3]薛鵬,孫莞.檔案工作對(duì)獨(dú)立學(xué)院發(fā)展的作用及對(duì)策[J].北京檔案,2020(06).

作者：史雅蕾 單位：大同市衛(wèi)生學(xué)校