導(dǎo)語：大型企業(yè)電子會(huì)計(jì)檔案管理系統(tǒng)探討一文來源于網(wǎng)友上傳，不代表本站觀點(diǎn)，若需要原創(chuàng)文章可咨詢客服老師，歡迎參考。

摘要：財(cái)務(wù)共享模式是當(dāng)前大數(shù)據(jù)時(shí)展的產(chǎn)物，在很多企業(yè)管理中逐漸開始流行起來，特別是在會(huì)計(jì)檔案管理工作過程中發(fā)揮了重要的作用。本文通過了解當(dāng)前大數(shù)據(jù)時(shí)代，在財(cái)務(wù)共享模式下大型企業(yè)是如何構(gòu)建電子會(huì)計(jì)檔案管理系統(tǒng)，分析了其構(gòu)建和運(yùn)行所存在的問題，提出了相關(guān)優(yōu)化的方案。

關(guān)鍵詞：財(cái)務(wù)共享模式；大型企業(yè)；電子會(huì)計(jì)檔案管理系統(tǒng)

在20世紀(jì)80年代越來越多的企業(yè)推出財(cái)務(wù)共享服務(wù)，從個(gè)體的發(fā)展到共享服務(wù)的轉(zhuǎn)型，在很大程度上提高了大型企業(yè)在進(jìn)行財(cái)務(wù)管理的效率，有利于企業(yè)財(cái)務(wù)信息的傳遞，保證了大型企業(yè)財(cái)務(wù)信息及流程的公開透明性。大型企業(yè)充分利用好當(dāng)前大數(shù)據(jù)時(shí)代處理準(zhǔn)確和速度快等特點(diǎn)，將對(duì)會(huì)計(jì)檔案管理電子化，取代傳統(tǒng)的紙質(zhì)會(huì)計(jì)檔案管理，這樣有利于提高管理人員的效率。將不同區(qū)域的會(huì)計(jì)信息進(jìn)行統(tǒng)一的管理，其中就包括了原始會(huì)計(jì)憑證、報(bào)賬和入賬等，推動(dòng)大型企業(yè)電子會(huì)計(jì)檔案管理財(cái)務(wù)共享模式的應(yīng)用。

1大型企業(yè)電子會(huì)計(jì)檔案管理系統(tǒng)的作用

在大數(shù)據(jù)和云時(shí)代，傳統(tǒng)的會(huì)計(jì)檔案管理相比于現(xiàn)代的會(huì)計(jì)檔案管理，傳統(tǒng)的會(huì)計(jì)檔案管理效率比較低，電子會(huì)計(jì)檔案管理使用財(cái)務(wù)共享模式下打破了原有的思想。2016年1月1日開始，我國國家檔案局了關(guān)于會(huì)計(jì)檔案管理的辦法，積極響應(yīng)時(shí)代的需求，充分利用好當(dāng)前大數(shù)據(jù)時(shí)代的優(yōu)勢(shì)。首先，將會(huì)計(jì)檔案電子化的流程更加公開透明和系統(tǒng)化，不僅節(jié)約了對(duì)會(huì)計(jì)檔案管理的成本，而且在很大程度上減少了自愿的浪費(fèi)，在傳統(tǒng)的會(huì)計(jì)檔案管理中紙質(zhì)電子檔案管理需要要消耗大量的成本，而且非常費(fèi)時(shí)間，由于企業(yè)的業(yè)務(wù)系統(tǒng)每日?qǐng)?bào)表所包含的種類非常之多，如果是月和年更為繁多，這就需要大量的紙質(zhì)，加上打印機(jī)等機(jī)器設(shè)備的消耗，這樣進(jìn)行紙質(zhì)會(huì)計(jì)檔案管理低效且成本高；其次，一旦電子會(huì)計(jì)憑證的各個(gè)流程都實(shí)現(xiàn)電子化管理，其中包括憑證的獲取、報(bào)銷和入賬等，大大提高了企業(yè)對(duì)于財(cái)務(wù)的管理效率，一方面，對(duì)于相關(guān)流程的辦理可以通過網(wǎng)上就直接辦理，這對(duì)于辦理人員更為便捷和快速，另一方面，這有利于財(cái)務(wù)人員對(duì)于所填寫的電子會(huì)計(jì)信息進(jìn)行分類，不需要組織相關(guān)人員對(duì)信息的采集采取現(xiàn)場辦理的方式，這大大節(jié)約了企業(yè)的人力和物力；最后，電子會(huì)計(jì)檔案管理是這個(gè)大數(shù)據(jù)時(shí)展的必然趨勢(shì)，通過相關(guān)軟件對(duì)數(shù)據(jù)的處理，提升了企業(yè)對(duì)于數(shù)據(jù)的發(fā)掘處理和應(yīng)用能力，高效地處理相關(guān)財(cái)務(wù)信息，企業(yè)的財(cái)務(wù)管理所包含的內(nèi)容非常之廣泛，在財(cái)務(wù)共享模式之下，能夠?qū)⑵髽I(yè)戰(zhàn)略發(fā)展的各個(gè)環(huán)節(jié)透明公開化，這有利于企業(yè)提高充分了解自身的現(xiàn)狀，及時(shí)的發(fā)現(xiàn)并解決問題，通過大數(shù)據(jù)的處理財(cái)務(wù)管理可以做到精準(zhǔn)高效，避免由于人為因素所造成的損失，而對(duì)于結(jié)果更有說服力，及時(shí)地通過財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)分析當(dāng)前企業(yè)所處的狀況和所面臨的挑戰(zhàn)，企業(yè)管理者再根據(jù)相關(guān)財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)分析來制定出符合當(dāng)前企業(yè)發(fā)展的戰(zhàn)略目標(biāo)，這樣就會(huì)使得目標(biāo)更為清晰準(zhǔn)確，可操作性也會(huì)增強(qiáng)，有利于企業(yè)的長遠(yuǎn)發(fā)展。

2財(cái)務(wù)共享模式下大型企業(yè)電子會(huì)計(jì)檔案管理系統(tǒng)的構(gòu)建

由于大型企業(yè)單位部分和員工比較多，并且所屬的子公司也很多，如果是單一的財(cái)務(wù)管理系統(tǒng)很難將母子公司進(jìn)行很多的對(duì)接和管理，這就會(huì)導(dǎo)致最后的財(cái)務(wù)狀況掌握不夠清楚，無法對(duì)企業(yè)的發(fā)展制定更為高效的策略，如何跨部門跨地區(qū)將財(cái)務(wù)信息整合一直都是大型企業(yè)的重點(diǎn)和難點(diǎn)工作，而財(cái)務(wù)共享模式下的電子會(huì)計(jì)檔案管理系統(tǒng)滿足了大型企業(yè)的這一需求。首先，對(duì)于電子會(huì)計(jì)檔案數(shù)據(jù)的采集和加工環(huán)節(jié)必須將分公司和總部進(jìn)行對(duì)接，其中就包括了各個(gè)系統(tǒng)和信息，比如ERP系統(tǒng)和報(bào)賬系統(tǒng)等，其中還包括原始憑證的留存，必須保證所采集到的財(cái)務(wù)信息的準(zhǔn)確性和真實(shí)性，避免出現(xiàn)由于電子信息采集的虛假性，只有在經(jīng)過相關(guān)財(cái)務(wù)人員的審批之后，才能夠生成相關(guān)的電子報(bào)表，這前期的工作對(duì)于財(cái)務(wù)管理是非常之關(guān)鍵的，為后續(xù)的財(cái)務(wù)管理工作奠定非常好的基礎(chǔ)。其次，對(duì)電子會(huì)計(jì)檔案數(shù)據(jù)的儲(chǔ)存，與傳統(tǒng)的會(huì)計(jì)檔案數(shù)據(jù)儲(chǔ)存方式不一樣，紙質(zhì)版的會(huì)計(jì)電子檔案不僅費(fèi)時(shí)費(fèi)錢，而且在儲(chǔ)存和查閱非常不方便，嚴(yán)重影響到財(cái)務(wù)管理工作效率。通過對(duì)相關(guān)會(huì)計(jì)信息的采集，將其形成電子版的方式儲(chǔ)存在計(jì)算機(jī)中，保證記賬憑證的信息和原始憑證的影像票據(jù)等信息進(jìn)行雙儲(chǔ)存，以便于后期的查閱和核查，當(dāng)前我國很多大型企業(yè)都是根據(jù)《板式電子文件中保存格式需求》的原則對(duì)會(huì)計(jì)信息進(jìn)行儲(chǔ)存。最后，對(duì)于電子會(huì)計(jì)檔案歸集管理和查閱，大型企業(yè)對(duì)于自身財(cái)務(wù)系統(tǒng)的要求是非常之高的，一般都是自身發(fā)展管理的要求選擇與之相適應(yīng)的會(huì)計(jì)檔案管理系統(tǒng)，其中就包括了對(duì)分類方案、保管期限和檔號(hào)規(guī)則的管理等，在進(jìn)行管理過程尤為要加強(qiáng)其安全性，企業(yè)應(yīng)該安排專門的管理負(fù)責(zé)人員，根據(jù)不同部分進(jìn)行歸納整理之后，構(gòu)建自身的電子會(huì)計(jì)檔案數(shù)據(jù)庫，一旦查詢所需要的會(huì)計(jì)信息，只要進(jìn)行搜索就可以一鍵搞定，簡單快速，這大大提高了企業(yè)財(cái)務(wù)管理的效率。

3大型企業(yè)電子會(huì)計(jì)檔案管理系統(tǒng)存在的問題

首先，對(duì)于電子會(huì)計(jì)檔案管理工作人員的專業(yè)性，很多大型企業(yè)沒有重視對(duì)于這方面人才的培養(yǎng)，沒有設(shè)立專門的機(jī)構(gòu)來進(jìn)行管理，隨著信息化時(shí)代的到來，很多技能都需要相關(guān)的工作人員與時(shí)俱進(jìn)，不斷去學(xué)習(xí)，這樣才能夠緊跟時(shí)代的步伐；其次，電子會(huì)計(jì)檔案管理沒有實(shí)現(xiàn)部門共享信息，這大大影響到員工工作的效率，企業(yè)中部門與部門之間應(yīng)該是有一定信息共享的，比如相關(guān)的采購和使用信息的共享，會(huì)明確好各個(gè)部門之間的職責(zé)，同時(shí)還會(huì)使部門對(duì)于企業(yè)現(xiàn)狀做到心中有數(shù)，提高部門辦事的效率；最后，由于電子會(huì)計(jì)檔案管理涉及到網(wǎng)絡(luò)安全的問題，對(duì)于一個(gè)企業(yè)來說，會(huì)計(jì)檔案的管理是非常重要的，企業(yè)一旦在技術(shù)上出現(xiàn)漏洞，在很大程度上會(huì)給企業(yè)帶來經(jīng)濟(jì)上的損失，比如電腦黑客使得相關(guān)信息的泄露就會(huì)導(dǎo)致企業(yè)的公信度下降，給企業(yè)帶來一定的經(jīng)濟(jì)損失。

4加強(qiáng)大型企業(yè)電子會(huì)計(jì)檔案管理系統(tǒng)的具體措施

首先，企業(yè)應(yīng)該重視電子會(huì)計(jì)檔案的管理工作，加強(qiáng)對(duì)相關(guān)專業(yè)人員的培訓(xùn)，為了能夠更好地迎合時(shí)展的需求，提高工作效率，企業(yè)應(yīng)該定期對(duì)員工組織相關(guān)專業(yè)的培訓(xùn)，提高員工對(duì)于電子會(huì)計(jì)檔案管理的專業(yè)性；其次，企業(yè)要明確好各個(gè)部門的職責(zé)，將責(zé)任到部門甚至是個(gè)人，在進(jìn)行電子會(huì)計(jì)檔案登記之后，可以通過電子會(huì)計(jì)檔案系統(tǒng)進(jìn)行共享，避免部門之間做重復(fù)工作，不了解當(dāng)前企業(yè)的現(xiàn)狀，讓員工在工作過程中目標(biāo)更加明確，提高工作效率；最后，加強(qiáng)企業(yè)的網(wǎng)絡(luò)信息安全，一方面是避免由于尋租行為導(dǎo)致的人為的信息泄露，這就要求企業(yè)制定和完善相關(guān)的法律法規(guī)，保護(hù)好企業(yè)的電子會(huì)計(jì)檔案信息，另一方面，要提高企業(yè)電子會(huì)計(jì)檔案系統(tǒng)的安全技術(shù)性，企業(yè)很多會(huì)計(jì)信息都是屬于企業(yè)的內(nèi)部私密，避免由于技術(shù)不強(qiáng)硬導(dǎo)致系統(tǒng)遭受黑客侵入，造成企業(yè)的經(jīng)濟(jì)損失，不斷提高企業(yè)自身的網(wǎng)絡(luò)安全技術(shù)，有利于企業(yè)對(duì)于電子會(huì)計(jì)檔案系統(tǒng)的管理。

5結(jié)語

大數(shù)據(jù)時(shí)代的到來對(duì)于大型企業(yè)的發(fā)展和會(huì)計(jì)檔案管理提出了更高的要求，為了能夠更好地提高大型企業(yè)的財(cái)務(wù)管理效率，必須要充分認(rèn)識(shí)到當(dāng)前時(shí)代的特點(diǎn)，與時(shí)俱進(jìn)，實(shí)施財(cái)務(wù)共享模式，將會(huì)計(jì)檔案管理電子化，這樣才能夠更好地促進(jìn)企業(yè)的快速發(fā)展。

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作者:何孝容 李德慶 單位:江西科技學(xué)院