導(dǎo)語：社保業(yè)務(wù)檔案管理規(guī)范化研究一文來源于網(wǎng)友上傳，不代表本站觀點，若需要原創(chuàng)文章可咨詢客服老師，歡迎參考。

摘要：檔案工作要以民生需求為導(dǎo)向、滿足民生需求，應(yīng)該創(chuàng)造性地開展民生檔案管理工作。民生所想，就是檔案工作之所向；民生所需，就是檔案工作之所趨。社會保險業(yè)務(wù)檔案是民生檔案的重要組成部分，本文通過對自收自支高職院校社保業(yè)務(wù)檔案管理的發(fā)展背景、現(xiàn)狀，分析其存在的問題，提出幾點規(guī)范化管理的建議，希望可以對自收自支高職院校的社保業(yè)務(wù)檔案管理工作有所幫助。

關(guān)鍵詞：自收自支；高職院校；社保業(yè)務(wù)；檔案管理；規(guī)范化

一、研究背景

自2008年1月1日起，《中華人民共和國勞動合同法》開始施行。在其總則的第二條中特別提出“國家機關(guān)、事業(yè)單位、社會團體和與其建立勞動關(guān)系的勞動者，訂立、履行、變更、解除或者終止勞動合同，依照本法執(zhí)行?！备絼t第九十六條指出“事業(yè)單位與實行聘用制的工作人員訂立、履行、變更、解除或者終止勞動合同，法律、行政法規(guī)或者國務(wù)院另有規(guī)定的，依照其規(guī)定；未做規(guī)定的，依照本法有關(guān)規(guī)定執(zhí)行?！睂⑹聵I(yè)單位的聘用人員也納入本法中。2011年7月1日開始《中華人民共和國社會保險法》實施。由此事業(yè)單位依法為勞動者繳納社會保險費成了法定義務(wù)。2015年初國務(wù)院根據(jù)《中華人民共和國社會保險法》做出《關(guān)于機關(guān)事業(yè)單位工作人員養(yǎng)老保險制度改革的決定》。自此，事業(yè)單位的社會保險制度逐步完善，由此引發(fā)出的問題便是事業(yè)單位的社保檔案該如何管理。本文只針對自收自支高職院校這一類事業(yè)單位的社保檔案管理進行剖析研究。

二、自收自支高職院校社保業(yè)務(wù)檔案管理的現(xiàn)狀

首先，我們要了解什么是自收自支事業(yè)單位？眾所周知，事業(yè)單位屬于鐵飯碗擁有財政補助，但是自收自支事業(yè)單位并非如此，簡單地說就是沒有財政支持，經(jīng)費自理（俗稱的自負盈虧）事業(yè)單位。自收自支高職院校的主要經(jīng)費源于學(xué)生繳納的學(xué)費。學(xué)校又是非營利性組織，因此在發(fā)展上受到經(jīng)費限制，投入到檔案建設(shè)方面的經(jīng)費極少。其次，自收自支的高職院校社保業(yè)務(wù)檔案管理起步早，但發(fā)展慢。早在21世紀初自收自支高職院校自身無法承擔(dān)退休教職工龐大的養(yǎng)老費用和醫(yī)療費用，先后參加了社會保險，因此可以說自收自支高職院校繳納社會保險的歷史普遍早于由財政補助的其他事業(yè)單位。因為其他事業(yè)單位一般都是自2014年全國養(yǎng)老保險改革后才開始全面繳納社會保險。也正是因為經(jīng)費緊張，自收自支事業(yè)單位的社保業(yè)務(wù)檔案的發(fā)展遠不及有財政專項補助的事業(yè)單位發(fā)展的快。最后，自收自支事業(yè)單位勞動關(guān)系復(fù)雜。由于事業(yè)單位編制控制嚴格，為了保障正常的教育教學(xué)活動，許多新聘人員并沒有所謂的編制，而是和學(xué)校簽訂的勞動合同，也就是我們常說的人事或是合同制員工。另一部分員工則采取的是派遣制，即學(xué)校和派遣公司簽訂派遣合同，勞動者在和派遣公司簽訂勞動合同。還有部分崗位則是選擇勞務(wù)外包的形式，和外包機構(gòu)簽訂服務(wù)合同，由外包公司提供勞務(wù)工作者。因此不同類型的勞動者的社保檔案管理也不盡相同，因此在實際操作也出現(xiàn)了種種問題。

三、存在的問題

（一）社保檔案分散，管理難度大。社會保險分為養(yǎng)老保險（包含職業(yè)年金）、醫(yī)療保險（包含大額救助）、生育保險、失業(yè)保險、工傷保險五個險種。但是由于事業(yè)單位發(fā)展的歷史，目前這五個險種，往往是由多個部門進行管理。例如：醫(yī)療保險和生育保險很多學(xué)校還是由過去的醫(yī)務(wù)室或是校內(nèi)保健站進行管理，這兩個險種主要產(chǎn)生的檔案包括職工醫(yī)療費用墊付的報銷檔案、育齡女職工懷孕的妊娠登記以及產(chǎn)后生育津貼申報的檔案材料。而養(yǎng)老保險、失業(yè)保險和工傷保險一般由財務(wù)部門負責(zé)。但是隨著事業(yè)單位養(yǎng)老保險改革，個人也需要繳納養(yǎng)老保險，不再是財政全額支付，因此部分管理職能劃歸到了人事部門。因此，社保檔案涉及的部門多，檔案材料分散，整理標準不一致，移交到檔案室的材料出現(xiàn)歸檔時間不統(tǒng)一，內(nèi)容不完整或是將不得歸檔的材料擅自歸檔等問題。（二）重視程度不夠，經(jīng)費投入不足。近些年國家政策不斷完善，上級部門頻繁組織會議強調(diào)檔案管理的重要性。但是，自收自支高職院校由于沒有財政支持，學(xué)校要發(fā)展，就需要將有限的資金，盡可能發(fā)揮其最大的用途，因此在檔案管理方面的投入很少。學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)班子往往在資金投入上會優(yōu)先考慮學(xué)科建設(shè)、學(xué)生實訓(xùn)設(shè)施的提升，畢竟專業(yè)強了，可以增加生源的質(zhì)量和數(shù)量，有了生源，學(xué)校才可以繼續(xù)發(fā)展下去。因此，只談重視程度，沒有經(jīng)費保障，一切都是空談。（三）人員結(jié)構(gòu)不合理。目前自收自支的高職院校受編制影響，教職工嚴重不足。專職的檔案管理人員少，大部分都是兼職人員。由于本職工作繁重，很難履行檔案管理員的工作職責(zé)。同時這些檔案管理員的專業(yè)五花八門，幾乎沒有與檔案專業(yè)相關(guān)的，甚至很多人都未經(jīng)培訓(xùn)就直接上崗，缺乏檔案管理的基礎(chǔ)知識，為日后檔案管理工作埋下隱患。（四）利用和編研滯后。由于上述原因，導(dǎo)致社保業(yè)務(wù)檔案在絕大多數(shù)自收自支的高職院校僅僅停留在收集、整理以及保護階段。甚至有些學(xué)校連收集整理都還難以完全實現(xiàn)，更不用說利用和編研了。其他的檔案相比社保業(yè)務(wù)檔案，編研的基礎(chǔ)相對要好些，因此往往能產(chǎn)生像《規(guī)章制度匯編》《個人全宗》等編研成果。在利用方面，學(xué)校常用的編研材料基本上也是大事記、組織沿革、名人簡介、科研成果簡介等，利用社保業(yè)務(wù)檔案的機會相對也比較少。

四、規(guī)范化管理的幾點建議

（一）明確管理部門，規(guī)范社保檔案管理。個人建議將社保業(yè)務(wù)劃歸人事部門統(tǒng)一管理。原因在于，社會保險屬于社保保障的一部分，應(yīng)納入薪酬福利管理的范疇。同時我們應(yīng)該按照社會保險業(yè)務(wù)的經(jīng)辦規(guī)律和特點，采用“年度—險種—業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)”的方法對社會保險業(yè)務(wù)材料進行分類整理，并及時編制歸檔文件目錄、卷內(nèi)目錄、案卷目錄、備考表等。檔案管理部門在接收檔案材料時要進行檢查、分類、整理、編號入庫保管，并及時編寫索引目錄。（二）提高對社保業(yè)務(wù)檔案的認識，拓展經(jīng)費來源。社會保險業(yè)務(wù)檔案指的是社會保險經(jīng)辦機構(gòu)在辦理社會保險業(yè)務(wù)過程中，直接形成的具有保存和利用價值的專業(yè)性文字材料、電子文檔、圖表、聲像等不同載體的歷史記錄。這些記錄是參保人員享受社會保險各項待遇的重要依據(jù)，這其中就包含在職期間發(fā)生工傷，則可享受工傷待遇，育齡女職工可以享受孕前檢查、生育津貼等待遇，退休后可以享受養(yǎng)老金待遇，直至死亡還可以由家屬申領(lǐng)喪葬費等。另一方面，通過對社會保險業(yè)務(wù)檔案的收集整理，提供可靠的統(tǒng)計數(shù)據(jù)，為領(lǐng)導(dǎo)的決策提供必要的依據(jù)。除了提高思想上的認識，還要加大經(jīng)費的投入，因此自收自支的高職院校應(yīng)該在現(xiàn)有的情況下拓展經(jīng)費來源，例如：爭取上級財政的支持，亦或是利用專業(yè)優(yōu)勢與企業(yè)合作，將教學(xué)成果轉(zhuǎn)化為生產(chǎn)力，從而增加經(jīng)費收入。（三）招聘專業(yè)人員，優(yōu)化崗位配置。事業(yè)編制工作人員的人員類別分為事業(yè)管理人員、專業(yè)技術(shù)人員以及事業(yè)工勤人員。檔案管理人員不屬于事業(yè)管理人員，而是屬于專業(yè)技術(shù)人員。因此在崗位定位上應(yīng)該按照專業(yè)技術(shù)人員對待，突出專業(yè)，按照專業(yè)技術(shù)初級、中級、高級設(shè)置崗位職數(shù)，不建議由事業(yè)管理人員兼任。同時從招聘開始，就應(yīng)該按照專業(yè)技術(shù)人員的聘用要求，明確檔案管理及其相關(guān)專業(yè)，這樣至少可以保證新聘人員的基本檔案管理知識體系是完整的。最后，由于檔案管理專業(yè)每個學(xué)校每年新聘人員少，單獨進行專業(yè)培訓(xùn)不現(xiàn)實，因此就需要上級職能部門定期組織全系統(tǒng)的檔案管理人員進行培訓(xùn)，以便了解最新政策和法規(guī)。（四）合理利用社保業(yè)務(wù)檔案，完成社保業(yè)務(wù)檔案的編研。要想實現(xiàn)社保業(yè)務(wù)的利用和編研，需要專業(yè)的人員對檔案材料進行認真研究和考證，從中提取某些信息進行加工，最終編排成參考資料。這里的專業(yè)人員，不僅僅指校內(nèi)的檔案管理員，還應(yīng)該包括其他高校的專業(yè)人員以及社會力量。當然這一切都要與風(fēng)險控制相結(jié)合不能以泄露用人單位或者是個人信息為代價。同時因為社保業(yè)務(wù)檔案的管理期限都很長，除少數(shù)業(yè)務(wù)檔案的保管期限是10年和30年，大多數(shù)檔案的保管期限都在50年、100年甚至永久。因此社保業(yè)務(wù)檔案的編研成果可以很好的保護原件，讓編研成果成為副本。另外，社保業(yè)務(wù)檔案的編研成果可以很好的反映一段時期內(nèi)職工的薪酬水平，反映社會生產(chǎn)力的發(fā)展情況，因此可以為學(xué)校人才戰(zhàn)略發(fā)展提供參考依據(jù)。

總之，社會保險在新形勢下以堅持保基本、全覆蓋、多層次、可持續(xù)發(fā)展為方針，以增強公平性、適應(yīng)流動性、保證可持續(xù)性為重點，逐步實現(xiàn)資金來源渠道多、保障方式多層次、管理服務(wù)社會化的保障體系。在此形勢下，自收自支高職院校社保業(yè)務(wù)檔案規(guī)范化的管理顯得至關(guān)重要。

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作者:馮靜程 單位:天津生物工程職業(yè)技術(shù)學(xué)院