導(dǎo)語：建設(shè)工程檔案管理重要性及規(guī)范化一文來源于網(wǎng)友上傳，不代表本站觀點(diǎn)，若需要原創(chuàng)文章可咨詢客服老師，歡迎參考。

摘要：我國市場經(jīng)濟(jì)伴隨社會(huì)的進(jìn)步和時(shí)代的發(fā)展而得以快速發(fā)展，各行業(yè)對(duì)其內(nèi)部的檔案管理工作也給予了更多關(guān)注，尤其是建設(shè)工程行業(yè)。建設(shè)工程檔案主要是工程項(xiàng)目實(shí)施過程中形成的文檔，是靜態(tài)的，而對(duì)其進(jìn)行管理則是動(dòng)態(tài)的。這一過程旨在建立系統(tǒng)、真實(shí)地完整化檔案。本文首先介紹建設(shè)工程檔案管理的重要性及社會(huì)價(jià)值；其次對(duì)工程檔案規(guī)范化管理加以分析，再闡述建設(shè)工程檔案的實(shí)際應(yīng)用；最后總結(jié)出目前存在的問題并提出相應(yīng)的解決措施。

關(guān)鍵詞：建設(shè)工程；工程檔案管理；重要性

眾所周知，對(duì)建設(shè)工程而言，工程檔案管理工作是否落到實(shí)處，關(guān)系著建設(shè)工程的施工質(zhì)量，并影響著相關(guān)企業(yè)的整體效益。此外，建設(shè)工程檔案作為整個(gè)工程的見證與真實(shí)記錄，相關(guān)文件的完整性、準(zhǔn)確性都能對(duì)日后的工程竣工驗(yàn)收、審計(jì)部門核查、日常維護(hù)或改建等方面提供可靠的依據(jù)。因此，負(fù)責(zé)建設(shè)工程檔案管理工作的人員要深刻理解自身職責(zé)，并嚴(yán)格審核檔案的質(zhì)量，確保檔案的合法、有效性，進(jìn)而推動(dòng)建設(shè)工程檔案管理工作的正常開展。

一、建設(shè)工程檔案管理的重要性及其社會(huì)價(jià)值

建設(shè)工程檔案資料形成主要發(fā)生在工程建設(shè)過程中，常以文字、圖像、表格或聲音等形式進(jìn)行記錄，極具存儲(chǔ)價(jià)值。但隨著建設(shè)項(xiàng)目的逐漸增加，有價(jià)值的工程資料也不斷增多。工程施工前期的資料包含計(jì)劃任務(wù)書、上級(jí)批準(zhǔn)文件、實(shí)地勘察文件、招投標(biāo)文件、設(shè)計(jì)文本及施工合同、施工圖等；工程施工過程中所產(chǎn)生的資料主要有施工資料、質(zhì)量監(jiān)督材料與竣工驗(yàn)收資料；竣工后還會(huì)涉及項(xiàng)目驗(yàn)收材料、竣工圖紙和工程結(jié)算材料等。這些工程檔案中記載了項(xiàng)目建設(shè)整個(gè)過程的方方面面，是最具真實(shí)性的文獻(xiàn)資料，其對(duì)確保工程質(zhì)量與開展后期維護(hù)工作有著必不可少的作用[1]。目前我國各個(gè)行業(yè)所進(jìn)行的檔案管理工作都有其自身固有的社會(huì)屬性，并且已形成國家相關(guān)部門重要的管理制度。無論是企業(yè)還是個(gè)人，對(duì)工作核心資料進(jìn)行歸檔管理都是十分重要的，檔案管理工作能將社會(huì)價(jià)值完美展現(xiàn)，而相關(guān)工作人員也需從根本上對(duì)檔案管理工作的社會(huì)價(jià)值給予充分重視。

二、建設(shè)工程檔案管理的規(guī)范化措施

建設(shè)工程檔案自身的地位與其所產(chǎn)生的作用對(duì)建設(shè)單位與市場經(jīng)濟(jì)都有十分重要的作用。要如何完善建設(shè)工程檔案管理的相關(guān)工作，并從檔案材料收集初期便保證檔案的質(zhì)量，就顯得尤為關(guān)鍵。1.建設(shè)工程檔案管理工作的執(zhí)行依據(jù)。我國針對(duì)建設(shè)工程檔案的前期收集、形成、累積、整理歸檔等方面制定了嚴(yán)格的法律、法規(guī)與具體要求。比如《建設(shè)項(xiàng)目類檔案管理辦法》、《檔案法》、《聲像檔案管理辦法》及《檔案保管工作規(guī)定》等規(guī)范文件都能讓具體的檔案管理工作有據(jù)可依、有章可循[2]。2.建設(shè)工程檔案管理工作中的指導(dǎo)、協(xié)調(diào)、監(jiān)督與檢查。建設(shè)單位應(yīng)有各自獨(dú)立的檔案管理部門，以便對(duì)各個(gè)建設(shè)工程項(xiàng)目的資料歸檔工作進(jìn)行專業(yè)化指導(dǎo)，并給予相應(yīng)協(xié)調(diào)，完成監(jiān)督與后期的維護(hù)檢查。建設(shè)工程檔案管理部門內(nèi)的兼職檔案員需多多參與工程項(xiàng)目例會(huì)，以協(xié)調(diào)解決各類檔案歸整問題，同時(shí)對(duì)檔案狀態(tài)進(jìn)行有效監(jiān)督，組織部分人員分階段對(duì)施工單位進(jìn)行深入檢查指導(dǎo)。除此以外，還要利用網(wǎng)上教學(xué)、舉辦實(shí)體培訓(xùn)班或檔案管理人員親自到各個(gè)單位進(jìn)行現(xiàn)場講解等辦法，對(duì)知識(shí)技術(shù)、規(guī)范制度與法律法規(guī)等檔案業(yè)務(wù)內(nèi)容進(jìn)行推廣與傳播，這給建設(shè)單位的各個(gè)部門及參與建設(shè)的其他單位對(duì)檔案資料如何裝訂、整理并歸檔提供了更清晰的思路，大大提高了檔案管理工作的效率。3.建筑工程檔案管理體制和工作程序。在建設(shè)工程項(xiàng)目施工過程中，項(xiàng)目檔案實(shí)行統(tǒng)一集中領(lǐng)導(dǎo)、分級(jí)管理以及分級(jí)負(fù)責(zé)的管理體制，主要體現(xiàn)在以下三點(diǎn)：（1）檔案管理體系項(xiàng)目檔案管理對(duì)現(xiàn)有的檔案管理網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行充分地利用，實(shí)行統(tǒng)一集中領(lǐng)導(dǎo)和扁平化、網(wǎng)絡(luò)化分級(jí)管理的方法。前幾年，部分單位就已調(diào)整了檔案管理的組織機(jī)構(gòu)，將檔案管理網(wǎng)絡(luò)分層劃分，下設(shè)了檔案管理組、檔案督導(dǎo)組、檔案檢查小組、檔案管理網(wǎng)絡(luò)人員這幾個(gè)小組，并分別明確了這幾個(gè)小組的相關(guān)職責(zé)[3]。（2）監(jiān)理單位檔案管理體系總監(jiān)理工程師主要負(fù)責(zé)整體監(jiān)控，另外配有土建、設(shè)備與工藝安裝、電氣儀表等多類別專業(yè)工程監(jiān)理，他們采用平行檢驗(yàn)、巡視或旁站等方式來完成監(jiān)督工作，并逐漸形成系統(tǒng)化監(jiān)理資料。（3）施工單位的檔案管理體系為保證收集到的檔案資料的準(zhǔn)確性與完整性，施工單位設(shè)置了“五部一室”，包括項(xiàng)目經(jīng)理部以及其下設(shè)的技術(shù)質(zhì)量部、工程部、計(jì)劃部、物資部、財(cái)務(wù)部、檔案室，它們?nèi)淌占驼硎┕み^程中形成的檔案資料，并通過“五部一室”來對(duì)工程項(xiàng)目資料進(jìn)行全方位質(zhì)量控制，確保所收集的檔案資料準(zhǔn)確、齊全[4]。4.對(duì)建設(shè)工程項(xiàng)目的合同與最終結(jié)算的控制。相關(guān)單位在簽訂施工協(xié)議或其他有效合同時(shí)，必須對(duì)工程文檔資料的收集與整理、移交與變更提出明確、具體地要求。在給建設(shè)工程辦理最終的結(jié)算時(shí)，應(yīng)該在檔案管理部門確認(rèn)簽字后方能辦理后期付款。5.確保規(guī)范措施的實(shí)施和貫徹落實(shí)建設(shè)單位應(yīng)創(chuàng)建由單位內(nèi)部檔案管理部門、其他職能部門、參建單位所組成的資料考核小組，定時(shí)定期地對(duì)歸檔文件的收集、形成、累積等環(huán)節(jié)中所存在的歸檔責(zé)任制執(zhí)行與落實(shí)情況及工程質(zhì)量的管控，進(jìn)行嚴(yán)格地考核與檢查。最終根據(jù)核查結(jié)果，依據(jù)原有的“責(zé)任制”要求，給予相關(guān)人員一定的獎(jiǎng)懲。

三、建設(shè)工程檔案的實(shí)際應(yīng)用

需要注意的是，建設(shè)工程檔案中所記錄的文件資料的真實(shí)性、準(zhǔn)確性與完整性都能對(duì)實(shí)際監(jiān)督工作的判斷造成影響。當(dāng)然，開始進(jìn)行竣工驗(yàn)收的前提便是參建單位（包括勘察、設(shè)計(jì)、施工、監(jiān)理及第三方檢測單位）能提供準(zhǔn)確有效且完整的資料。建設(shè)工程檔案是對(duì)工程項(xiàng)目建設(shè)全過程的真實(shí)反映與文字記錄，能作為后期使用、考核、維護(hù)或改建、擴(kuò)建的重要依據(jù)，同時(shí)也可作為優(yōu)質(zhì)工程評(píng)判的主要參考[5]。值得一提的是，檔案已成為鏈接過往、當(dāng)下與未來的信息紐帶，其對(duì)建設(shè)工程的創(chuàng)新、發(fā)展與傳承有著重要的意義。1.施工管理中的作用。在建設(shè)工程中，工程檔案是工程施工全過程的重要反映，在評(píng)定工程質(zhì)量等級(jí)中是重要的根據(jù)，也是查驗(yàn)工程質(zhì)量等級(jí)的重要憑證，還是改擴(kuò)建工程中必不可少的資料之一。在工程建設(shè)過程中往往會(huì)發(fā)生一些不可避免的問題，一旦未知隱患累積到一定程度而引發(fā)工程事故，負(fù)責(zé)事故調(diào)查的人員都會(huì)依據(jù)工程檔案資料來分析事故產(chǎn)生的原因，進(jìn)而形成合理的事故處理措施。由此可見，相關(guān)單位所記錄文件的真實(shí)性、準(zhǔn)確性與完整性都能對(duì)監(jiān)督判斷帶來直接性影響。2.工程竣工后的作用。當(dāng)通過竣工驗(yàn)收后，建設(shè)單位依然要嚴(yán)格履行后期對(duì)工程的維修管理與改擴(kuò)建等服務(wù)項(xiàng)目，其中，設(shè)計(jì)圖紙或設(shè)計(jì)變更圖紙、竣工圖紙都將作為后期維護(hù)的有效依據(jù)。與此同時(shí)，工程項(xiàng)目檔案不僅是評(píng)定優(yōu)質(zhì)工程的依據(jù)，也將成為審計(jì)稽查、責(zé)任追究及后期評(píng)價(jià)的依據(jù)。因此，建設(shè)工程檔案的規(guī)范存檔是工程項(xiàng)目得以享受后期管理服務(wù)的重要證據(jù)。

四、建設(shè)工程檔案管理工作所存在的問題及相應(yīng)措施

1.目前存在的問題。工程施工周期長，在此期間實(shí)施的作業(yè)文件不斷修訂，專、兼職檔案員無法在最適當(dāng)?shù)臅r(shí)機(jī)深入施工現(xiàn)場進(jìn)行準(zhǔn)確及時(shí)地指導(dǎo)，因此，容易造成施工資料與現(xiàn)場施工不能同步，比如一些項(xiàng)目不能在工程結(jié)束后及時(shí)整理與收集優(yōu)選資料，而是通過“回憶錄”的形式進(jìn)行收集整理，進(jìn)而使得施工資料與現(xiàn)場施工進(jìn)度脫節(jié)。此外，建設(shè)項(xiàng)目資料要求全部進(jìn)行網(wǎng)上錄入，實(shí)行電子提交程序，全部檔案都要重新錄入移交。因此，在以后的項(xiàng)目管理中，我們要深入現(xiàn)場加強(qiáng)溝通，并不斷提高檔案管理水平。2.解決策略。相關(guān)部門需盡力完善建設(shè)工程檔案的管理體系，實(shí)現(xiàn)工程項(xiàng)目與檔案管理工作協(xié)調(diào)發(fā)展的終極目標(biāo)。另外，對(duì)檔案的驗(yàn)收應(yīng)采取逐級(jí)檢查驗(yàn)收的方式，竣工文件的歸檔要通過四級(jí)驗(yàn)收，施工單位要對(duì)竣工文檔進(jìn)行整理、組卷，并自行檢測，再交由監(jiān)理方進(jìn)一步檢查，若發(fā)現(xiàn)問題將返還退至施工方，進(jìn)行信息整改，直到檔案合格方能交給建設(shè)單位進(jìn)行驗(yàn)收，在驗(yàn)收合格后才能夠移交檔案室存檔。后期檔案室會(huì)對(duì)文檔進(jìn)行抽查，確認(rèn)合格后才會(huì)編號(hào)入庫。在層層驗(yàn)收環(huán)節(jié)下，保證建設(shè)工程檔案的準(zhǔn)確和齊全、案卷質(zhì)量合乎要求。

五、結(jié)束語

綜上所述，建設(shè)工程檔案不僅是工程施工、投產(chǎn)、運(yùn)行、管理、監(jiān)測、維護(hù)、改建或擴(kuò)建等工作的主要依據(jù)，同時(shí)也是整個(gè)工程項(xiàng)目的重要記錄，其中含有豐富的數(shù)據(jù)資源及建設(shè)工程行業(yè)中的核心資料?？梢姍n案質(zhì)量的好壞對(duì)資源能否物盡其用是至關(guān)重要的。作為檔案管理的工作人員應(yīng)樹立全面化質(zhì)量管理思想，不斷提高檔案質(zhì)量，同時(shí)加強(qiáng)與各部門的溝通、交流，確保工程資料的真實(shí)性與完整性，促進(jìn)建設(shè)工程檔案管理工作的有序進(jìn)行。

參考文獻(xiàn)

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作者:姜敏 單位:云南馳宏鋅鍺股份有限公司