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摘要：文章概述了醫(yī)院工程檔案管理的意義、特點(diǎn)和范圍，分析了當(dāng)前醫(yī)院工程檔案管理的現(xiàn)存問題，詳細(xì)闡述了加強(qiáng)檔案管理的有效措施，期望能夠引起相關(guān)人員對于醫(yī)院工程檔案管理工作的重視。

關(guān)鍵詞：醫(yī)院工程；檔案管理；檔案驗(yàn)收

醫(yī)院工程的檔案管理，就是針對每一項(xiàng)基建或修繕項(xiàng)目從收集、整理、組卷到編目，以專業(yè)化的手段和規(guī)范化管理，使工程檔案完整化、準(zhǔn)確化，使得基建工程檔案的信息得到充分利用，有效發(fā)揮檔案在建設(shè)工程中的作用。

一、檔案管理的意義

（一）實(shí)現(xiàn)歸檔材料的完整性。在醫(yī)院的建設(shè)工程中，大型的基建類工程并非主流，并且在施工過程中，一般有監(jiān)理公司為質(zhì)量把關(guān)，工程所涉及的資料也由建設(shè)公司和監(jiān)理單位負(fù)責(zé)整理歸檔。而中小型工程多為修繕類，預(yù)算在萬元以下的中小型工程占據(jù)了主要部分。中小型維修工程主要包括平房維修、網(wǎng)線安裝、粉刷、做防水以及其他各種零活，這類工程無論復(fù)雜程度如何，都有一套完整的工作流程，從前期準(zhǔn)備、施工到竣工驗(yàn)收、結(jié)算分別由醫(yī)院中不同的專人負(fù)責(zé)，因而這類工程的檔案材料形成時間長、經(jīng)手人員多，稍有不慎很容易遺失或漏歸，所以，需要隨時收集、整理并及時歸檔，以確保它的完整性。（二）便于查找和利用。在對每一項(xiàng)中小型工程完成建檔立卷后，準(zhǔn)確做好檔案的編號，以便能快速查找。一套完整的工程檔案，不僅能隨時接受上級衛(wèi)生主管部門的審查，還使得在出現(xiàn)問題時有據(jù)可依。如有類似的工程，可以通過查閱檔案采取相同的處理方式解決，提高工作效率。（三）為醫(yī)院節(jié)省開支。院內(nèi)的所有工程從申請到結(jié)算都有一套完整的審批流程，遞交的申請和預(yù)算都由相關(guān)的各級負(fù)責(zé)人層層把關(guān)。而檔案管理就是要將所有資料整合在一起，使各個環(huán)節(jié)有據(jù)可依，即使后來原有工程出現(xiàn)問題，可以查閱當(dāng)時的歸檔材料，若發(fā)現(xiàn)在保修期內(nèi)，則醫(yī)院有權(quán)要求有關(guān)建設(shè)公司負(fù)責(zé)承擔(dān)本次費(fèi)用，避免醫(yī)院的額外開支。

二、檔案管理的特點(diǎn)

醫(yī)院工程檔案的建立不僅系統(tǒng)性地把握了工程中的所有要素，而且具有鮮明的自身特點(diǎn)。（一）及時性。一般來講，在資料的整理過程中，前期如果沒有及時收集，則原始資料極易缺失和遺漏。醫(yī)院工程對資料收集的及時性要求顯得更為突出，前期資料準(zhǔn)備時間長且后續(xù)各部分資料經(jīng)手人員不同，更易出現(xiàn)問題。因此，為了有序地安排和開展工作，不影響院內(nèi)工程的竣工驗(yàn)收及結(jié)算，及時性格外重要。（二）完整性。成套的檔案記載著整個工程的建設(shè)情況，反映的是工程的全過程和最終成果。按照醫(yī)院有關(guān)要求及工作流程，可在系統(tǒng)性的管理下將文字材料及各類圖紙依次排列，便于檢查檔案的完整程度。（三）真實(shí)性。工程檔案是施工過程中的原始資料?？梢哉f，它是真實(shí)情況的完整記錄，必須保持這一特性，才能得到應(yīng)有的效益。（四）準(zhǔn)確性。工程檔案的準(zhǔn)確性依托于真實(shí)性而存在，工程預(yù)算書必須以現(xiàn)場的真實(shí)情況為依據(jù)，計算準(zhǔn)確無誤，同時，只有準(zhǔn)確地記錄下工程的全過程，才能為今后的修繕或是改造提供參考。

三、歸檔基本程序、范圍及內(nèi)容

科學(xué)地確定工程資料的歸檔范圍是做好工程檔案管理的重要工作，因?yàn)樗婕敖窈蟮牟殚喪褂谩Ｈ缛魵w檔范圍模糊、管理不規(guī)范，那么檔案資料的收集工作就難以進(jìn)行，而之后的整理與立卷也無從談起。建檔工作是工程檔案管理的第一步，也是今后歸檔借閱的基礎(chǔ)。由于醫(yī)院內(nèi)修繕工程種類眾多，每個維修工程都有所差異，其復(fù)雜程度不盡一致，產(chǎn)生的檔案數(shù)量也隨之變化，對案卷的確立也不盡相同。因此分類方式不可僅憑個人主觀判斷，還須考慮到工程之中的潛在聯(lián)系，按照有關(guān)規(guī)定和要求合理地進(jìn)行分類，結(jié)合重要程度和工作程序制訂排列的順序，便于管理和查閱。雖然醫(yī)院內(nèi)修繕類工程涉及范圍廣，但是一個完整的工程都包括以下4個基本部分：前期資料、過程資料、竣工資料和結(jié)算資料。為了全面反映醫(yī)院工程建設(shè)的全過程，保護(hù)檔案的系統(tǒng)性和完整性，歸檔內(nèi)容大致包括綜合性文件資料及圖紙。如：立項(xiàng)申請，上級領(lǐng)導(dǎo)轉(zhuǎn)辦批準(zhǔn)文件，工程量清單，工程預(yù)算書，預(yù)評價報告及環(huán)評報告，工程項(xiàng)目方案與設(shè)計的可行性報告，規(guī)劃局、消防局及環(huán)保、衛(wèi)生部門等各類政府部門的批復(fù)文件，招投標(biāo)及論證文件，工程監(jiān)理文件，工程項(xiàng)目合同書，洽商變更會議紀(jì)要，特殊情況說明，工程竣工驗(yàn)收報告，外審公司審核報告，工程結(jié)算申請，土建或水電等施工圖紙及竣工圖紙。

四、檔案管理存在的問題

（一）缺少專職檔案管理人員。施工現(xiàn)場繁忙，待整理的資料瑣碎，如果不能及時歸檔，可能造成資料的堆積，無法選取有效的材料，致使工程檔案資料不夠完整。除了必要的主體資料歸檔外，其余配套檔案材料易丟失。檔案管理過程不僅需要心細(xì)、有條理，而且對醫(yī)院工程流程和工程本身要有一定的了解和認(rèn)識。醫(yī)院工程檔案管理普遍缺乏復(fù)合型人才，管理人員業(yè)務(wù)素質(zhì)不高或是由各部分人員瑣碎代管，檔案資料則不能統(tǒng)一管理，不利于工程檔案未來的借閱和使用，難以適應(yīng)工作需要。（二）缺少獨(dú)立檔案資料室。由于對醫(yī)院工程檔案管理重視不夠，長期沒有獨(dú)立的檔案資料室，容易導(dǎo)致結(jié)算后的工程資料隨意放置，未將檔案資料妥善保存。若是有統(tǒng)一的檔案資料室，從建檔、歸檔到借檔，整個過程便可系統(tǒng)地完善起來，有利于檔案在醫(yī)院未來發(fā)展建設(shè)中的使用。（三）缺乏信息化管理。目前絕大多數(shù)醫(yī)院的工程檔案管理仍局限于紙質(zhì)材料，經(jīng)過長時間的存放，紙質(zhì)材料可能會模糊不清，而電子化檔案不僅便于保存，而且利于歸類和檢索。若是能夠保留電子化圖紙，變動或修改后的方案也可在檔案中充分體現(xiàn)，整個工程檔案從收集到編目都可高效進(jìn)行，醫(yī)院內(nèi)的中小型工程檔案的分類將變得更加細(xì)化，在節(jié)省資源的同時還可以提高效率。

五、加強(qiáng)檔案管理的有效措施

（一）健全完善檔案管理制度。檔案管理制度是工程檔案管理的指南針。在學(xué)習(xí)《中華人民共和國檔案法》和《建設(shè)工程文件歸檔整理規(guī)范》（GB/T50328-2014）的各項(xiàng)規(guī)定后，結(jié)合醫(yī)院工作的實(shí)際情況，完善檔案管理制度，以保證工程檔案的完整、準(zhǔn)確。建立并完善工程檔案管理制度，有利于形成系統(tǒng)化的檔案管理體系。醫(yī)院中的工程類檔案不同于其他檔案，完成一個工程所需的時間較長，過程復(fù)雜，若想將形成的檔案材料完整地進(jìn)行歸檔，從前期準(zhǔn)備時就需要有專人負(fù)責(zé)，做好檔案材料的整理工作，這樣才能保證一項(xiàng)工程的文字材料及圖紙的完整化、系統(tǒng)化。另外，在資料的整理過程中，經(jīng)手人員分工應(yīng)明確，保證在各個環(huán)節(jié)中有相關(guān)人員承擔(dān)相應(yīng)責(zé)任，避免工程出現(xiàn)問題后無處問責(zé)。考慮到醫(yī)院工程前期準(zhǔn)備工作時間較長的情況，從檔案材料的前期收集開始，就要與施工管理同步進(jìn)行，以保證形成完整的文件材料，這也是形成高質(zhì)量工程檔案材料的關(guān)鍵。目前，醫(yī)院內(nèi)很多萬元以上的工程項(xiàng)目都是以招投標(biāo)的方式外包，那么在材料的收集和整理過程中，更要將外包相關(guān)的資料詳細(xì)列入檔案內(nèi)容中，減少工程中的失誤。（二）實(shí)施多樣化管理。科技日新月異，檔案管理的方式方法和技術(shù)手段也不斷隨之改變。我國制定的《CAD電子文件光盤存儲、歸檔與檔案管理要求》（GB/T17678.1-1999），已屬于多媒體電子文件檔案管理，是以現(xiàn)代化手段整合工程檔案的信息資源，使檔案的管理層次實(shí)現(xiàn)了一個質(zhì)的飛越。先進(jìn)管理技術(shù)的應(yīng)用，不僅可提高檔案管理水平，更利于檔案新型管理模式的深入探索。（三）把好竣工驗(yàn)收質(zhì)量關(guān)。工程竣工投入使用后，隨著時間的推移，不可避免地要重新進(jìn)行裝修改造，水電土建系統(tǒng)也可能隨著使用需求而產(chǎn)生變化。而之前的工程檔案對于今后的管理、使用、維護(hù)、改建、擴(kuò)建等是一個重要的參考，特別是竣工圖紙尤為重要。在國家檔案局與國家發(fā)改委的《重大建設(shè)項(xiàng)目檔案驗(yàn)收辦法》中可以看出，項(xiàng)目檔案驗(yàn)收的材料是工程竣工的重要憑證。即使是醫(yī)院中的普通修繕工程，其檔案驗(yàn)收都具有一票否決權(quán)。因此，按照工程檔案的歸檔范圍要求，結(jié)合醫(yī)院的實(shí)際情況，在整個過程中所形成的全部檔案特別是竣工材料務(wù)必做到準(zhǔn)確真實(shí)、系統(tǒng)完備、符合要求。（四）加強(qiáng)檔案管理培訓(xùn)。工程檔案管理的成效與管理人員的能力水平、管理者的重視程度密不可分。醫(yī)院可依照制度流程，定期對檔案管理人員進(jìn)行有關(guān)知識的業(yè)務(wù)培訓(xùn)，使其加強(qiáng)工程檔案管理的學(xué)習(xí)，對檔案工作持有嚴(yán)謹(jǐn)?shù)膽B(tài)度，從檔案的組織管理、歸檔范圍、整理規(guī)范、保管要求等方面掌握檔案管理要點(diǎn)，保證檔案在形成過程中的系統(tǒng)性，從而為工程驗(yàn)收打下良好的基礎(chǔ)。

六、結(jié)束語

工程檔案管理在醫(yī)院工程管理中是非常重要的一項(xiàng)工作，而且隨著行業(yè)的發(fā)展、科技的進(jìn)步，檔案管理的方法和技術(shù)手段也越來越多樣。相關(guān)人員應(yīng)該結(jié)合工作實(shí)際，不斷學(xué)習(xí)、總結(jié)和探索，逐步提高醫(yī)院工程檔案管理的水平，從而適應(yīng)醫(yī)院的建設(shè)和發(fā)展。

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作者:郭佳珣 單位:北京大學(xué)第一醫(yī)院總務(wù)處