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摘要：集團公司的成立與發(fā)展離不開各個下屬企業(yè)的集聚與配合。在當今大數(shù)據(jù)時代，集團公司想要持續(xù)健康發(fā)展，就要加強對于各個下屬企業(yè)的聯(lián)系與掌控，而這一點離不開對于下屬企業(yè)的檔案資源的管理。本文就此點內(nèi)容通過分析集團公司檔案管理的工作特點和現(xiàn)狀，進一步探討了檔案管理模式的過去，并提出了未來檔案管理的發(fā)展方向和發(fā)展策略。

關鍵詞：集團公司;下屬企業(yè);檔案管理

集團公司是目前我國社會市場經(jīng)濟狀況下普遍存在的一種企業(yè)運營方式和發(fā)展方式?？偟膩碚f，集團公司的出現(xiàn)是企業(yè)經(jīng)濟良性發(fā)展和健康擴展的一種標志。各個下屬企業(yè)的獨立經(jīng)營與總集團核心密切相連，有利于集團公司在市場競爭中靈活變換，順應市場發(fā)展趨勢又跟隨時代潮流。但與此同時，核心企業(yè)對于下屬企業(yè)的管理不當又容易導致內(nèi)部混亂而影響整體的發(fā)展。而檔案的信息管理在這其中起著不可忽視的作用，以下進行具體分析。

1集團公司對下屬公司檔案管理特點

1.1龐雜性和豐富性

集團公司不同于單個企業(yè)，是一種由多重紐帶構成的多層次的企業(yè)聯(lián)合體。這類公司除日常的生產(chǎn)運營之外，更包括了國內(nèi)外市場開拓、資本管理和分配、技術管理的創(chuàng)新與引進等多項內(nèi)容，因而集團公司對于下屬公司的檔案管理方面所囊括的內(nèi)容是極為豐富和駁雜的。

1.2層控性和外向性

集團公司與下屬企業(yè)之間主要存在核心與分支的基本關系，同時其下屬的各個下屬企業(yè)又大多是獨立的企業(yè)法人。而集團公司在進行檔案管理和利用時，不只局限于集團本部，還囊括了各個分支企業(yè)內(nèi)容，存在外延性。因而，企業(yè)集團的檔案管理存在一定的層控關系和外向性。

1.3分散性和不均衡性

集團公司在下設各個下屬企業(yè)時，率先考慮的一般來說是經(jīng)濟效益與商業(yè)價值。因而對這樣一個規(guī)模龐大的集團企業(yè)來說，各個下屬企業(yè)存在地點、經(jīng)營方式、價值水平、生產(chǎn)技術與內(nèi)容、生產(chǎn)人員等均會或多或少存有一定差異，并且檔案管理是靈活并內(nèi)容不斷增加和完善的，各個下屬企業(yè)除了核心檔案保存在總部單位之外，自身會留存部分檔案并不斷增添，因此檔案管理也就不可避免的具有了分散性和不均衡性。

2集團公司檔案管理現(xiàn)狀和問題探究

近年來,伴隨著集團企業(yè)的發(fā)展以及經(jīng)濟能力的不斷增長，集團內(nèi)部對于檔案管理工作的態(tài)度也在不斷重視。但盡管如此，部分企業(yè)仍存在檔案管理制度和管理方式明顯與集團發(fā)展狀況嚴重不符的現(xiàn)象，以下進行具體分析。首先，由于我國特殊的經(jīng)濟體制以及企業(yè)的經(jīng)濟發(fā)展歷程，各企業(yè)集團檔案管理方式、水平、能力存在差異性。一般來說，大部分國有企業(yè)組成的企業(yè)集團在檔案管理工作上相對較好，有專職的管理機構和管理人員以及管理體制；而一些通過大的兼并小的、強的收購弱的所形成的集團公司，在這一方面往往較為忽視；更存在部分新形成的企業(yè)集團，特別是一些鄉(xiāng)鎮(zhèn)企業(yè)對檔案工作的認識度和認同度均管理觀念較為薄弱，甚至沒能形成統(tǒng)一管理而是分散于各個下屬企業(yè)手中，極不利于檔案管理工作的開展。從單個企業(yè)集團來說，不均衡性是主要特點和問題。企業(yè)集團下屬企業(yè)一般來說不僅分布地域廣泛，涉及區(qū)域眾多、成立時間、經(jīng)營水平、運營方式等多方面均存在差異性和不平衡性，這就導致了檔案管理工作的開展表現(xiàn)出一定的復雜性。另外，目前大多數(shù)集團公司檔案管理工作多沿襲或模仿原國有集團企業(yè)的檔案管理模式，存在體制陳舊，難以創(chuàng)新的問題。

3傳統(tǒng)集團公司對下屬企業(yè)的檔案管理模式分析

(1)集中管理。主要表現(xiàn)為核心集團將下屬各個企業(yè)的各類檔案進行集中管理，建立起完備而健全的檔案管理機制和專門的管理機構、管理人員，進行企業(yè)檔案綜合管理。

(2)分散管理。這類管理方式一般存在于規(guī)模較大的集團公司中，其下屬企業(yè)分布廣泛且實力強大，各個下屬企業(yè)擁有了獨立的法人地位和法人資格，在經(jīng)濟以及實力方面，能夠支撐一方。于是各個下屬企業(yè)內(nèi)部分別建立自己的檔案室和形成自己的管理方式。

(3)逐級管理。企業(yè)集團中很大一部分是通過兼并、收購、轉(zhuǎn)讓重組等方式實現(xiàn)的。這類集團公司一般會將自身的企業(yè)檔案作為內(nèi)部資產(chǎn)上交至核心集團，但同時內(nèi)部運營過程中不可缺失的科技檔案、生產(chǎn)歷史檔案等會留存在原企業(yè)進行逐級管理。

(4)混合管理。形似于逐級管理模式，表現(xiàn)在對于集中和分散管理，兩者融合使用；同時不局限于逐級管理的特殊企業(yè)模式，而是運用于一般企業(yè)集團。主要方式為在集團總部設立檔案室，專職管理企業(yè)核心部分以及各個下屬企業(yè)必不可少的重要內(nèi)容檔案，而對于下屬企業(yè)內(nèi)部發(fā)展頻繁需要的檔案，下放至其內(nèi)部進行自行管理。這種管理模式靈活性和實用性都較大。

(5)控股集團管理。顧名思義“誰控股，誰管理”，即在股份制集團公司中，檔案管理工作主要有控股最多的下屬企業(yè)負責，同為檔案集中管理，但有不同于總部管理。

4集團公司對下屬企業(yè)檔案管理模式未來設想

根據(jù)上述幾種傳統(tǒng)的集團公司的檔案管理方式來看，對于現(xiàn)如今日新月異的社會經(jīng)濟發(fā)展和集團發(fā)展多顯僵化和呆板。尤其對于現(xiàn)如今企業(yè)集團在自身擴張與發(fā)展歷程中追求效益最大化與模式的科學化，集中管理限制了各個下屬企業(yè)的自主發(fā)展與創(chuàng)新能力；分散管理則不利于企業(yè)集團的可持續(xù)發(fā)展，難以發(fā)揮企業(yè)集團的整體優(yōu)勢；逐級管理模式和混合模式看似靈活性和實用性較大，但“度”把握也是一大問題?？偟膩碚f，對于未來集團公司對下屬公司的檔案管理方面要探討的主要是兩個方面：第一，集中與分散；第二，劃分與合并中“度”的把控；可以從以下幾個方面進行思考。

(1)無論是何種檔案管理方式都要遵循從實際出發(fā)的原則，一切以適應企業(yè)自身發(fā)展的需要為準，根據(jù)企業(yè)的運行方式和發(fā)展方向，在基本的檔案管理模式上，自主創(chuàng)新符合內(nèi)部長遠發(fā)展的科學方式，切忌拘泥規(guī)則、固步自封。

(2)“核心統(tǒng)籌、分級管理”是基本標準。集團公司作為一個核心突出但分支廣闊的集體，無論各個下屬公司的發(fā)展勢頭以及發(fā)展趨勢多勁猛，終究離不開核心集團的把控與統(tǒng)一領導。為了集團公司的長遠發(fā)展，表現(xiàn)在檔案管理上，“核心統(tǒng)籌”是必不可少的，同時也要對下屬公司檔案進行“分級管理”。具體實行方式為：集團總部統(tǒng)一領導、統(tǒng)一制定檔案管理大綱和體制系統(tǒng)，同時各個下屬企業(yè)根據(jù)自身實際自行調(diào)整上報至總部由總部調(diào)查后進行裁決；另外，總部可隨時進行調(diào)遣、檢查以及指導等。這種方式保障了總公司的總控能力，又為各下屬企業(yè)提供了自我發(fā)展的空間，能夠有效發(fā)揮雙方權益和能力，更好地完善檔案部門的系統(tǒng)體制，同時進行有效的資源開發(fā)。

(3)對于檔案的信息組織，可根據(jù)企業(yè)實際情況，建立一個集團化的在信息聯(lián)合體?，F(xiàn)如今的檔案管理不應只局限于單純信息的保存與記錄，而更要建立綜合檔案信息、內(nèi)部重要資料、圖片信息以及情報等多方面內(nèi)容融于一體的綜合信息資源模式，這樣有助于在基本檔案信息的基礎上，集團公司內(nèi)部進行進一步的數(shù)據(jù)分析和信息開發(fā)，為促進集團發(fā)展發(fā)揮檔案內(nèi)容的更大效益。

5集團公司對下屬企業(yè)檔案管理策略探究

5.1系統(tǒng)化、現(xiàn)代化、高素質(zhì)的管理趨勢

第一，“無規(guī)矩不成方圓”，集團核心單位要制定統(tǒng)一的檔案管理體制和內(nèi)容標準，監(jiān)督各級的檔案工作者有效、嚴格的執(zhí)行此項內(nèi)容；第二，本著對檔案資源負責的態(tài)度，重視檔案管理工作者綜合素質(zhì)的培訓和提高；第三，與時俱進，緊隨時代潮流，觀察時展與市場經(jīng)濟的發(fā)展趨勢，及時更新檔案管理內(nèi)容的狀態(tài)并進行自主創(chuàng)新發(fā)展；其四，在日常管理工作中通過自我總結和規(guī)律探究積極探尋本單位適宜的檔案管理工作模式并付諸實踐。

5.2數(shù)據(jù)化、網(wǎng)絡化管理趨勢

首先“數(shù)據(jù)化”即指運用現(xiàn)代技術進行更為科學的系統(tǒng)化數(shù)據(jù)管理，通過大數(shù)據(jù)掌控，節(jié)省大量人力、物力、財力，且各個單位之間可通過計算機技術及時溝通交流。另外，“網(wǎng)絡化”即指在集團公司內(nèi)部建立起從管理體制到管理人員、管理機構的網(wǎng)絡狀交流模式，促進多方合作與交流探究。

5.3資源統(tǒng)籌化、綜合化管理趨勢

日新月異是現(xiàn)如今時展的最大特點，商業(yè)場上更是瞬息萬變，集團企業(yè)處在這樣一個復雜的環(huán)境中，能否對于信息進行把控和掌握并及時作出反應是企業(yè)能否在競爭中處于有利地位的重要依據(jù)。因此，檔案信息管理也應當作為信息資源和戰(zhàn)略資源放置于企業(yè)競爭力中，輔助企業(yè)進行信息分析和資源統(tǒng)籌，幫助企業(yè)發(fā)展。

5.4多方服務、自主開發(fā)管理趨勢

總的來說，檔案管理的最終目的還是要運用于實踐，更好地管理無非是為了更好地利用。因而，在此目的明確的基礎上就要發(fā)覺檔案信息的導向作用，集團公司在對下屬企業(yè)進行檔案管理時，要讓檔案變被動服務為主動提供，檔案管理人員主動開發(fā)多種形式的服務工作。

5.5復合外向型的管理趨勢

這是針對于一些業(yè)務、結構等相對單一的集團公司來說的。首先，集團公司的檔案管理是要包含對內(nèi)與對外兩個程度內(nèi)容的，對內(nèi)指集團自身的組織結構、員工、生產(chǎn)內(nèi)容等自我信息資源，對外則指企業(yè)在發(fā)展過程中與具有合作關系、生產(chǎn)關系的各類機構或組織的信息檔案，無論哪種都是極為復雜和龐大的信息內(nèi)容，需要極大的工作量。在此過程中，檔案管理決不可閉門造車、拘泥封閉，而要轉(zhuǎn)變?yōu)橐环N復合外向的管理方式，增加交流能力和交換能力。

6結語

綜上所述，集團企業(yè)檔案信息管理作為核心企業(yè)與下屬企業(yè)間密切的聯(lián)系，對企業(yè)整體的可持續(xù)發(fā)展有著不可忽視的重要意義。企業(yè)要想在市場競爭中處于一個有利位置，就必須與時俱進，反映在檔案管理上就是要根據(jù)自身實際積極創(chuàng)新管理方式。與此同時，想要保證企業(yè)檔案管理工作的有序進行，就必須有意識、有保證地對檔案管理工作嚴格謹慎的對待，以求得檔案信息對企業(yè)的健康發(fā)展做出更大貢獻。

參考文獻

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作者:耿娟 單位:中國人民大學信息資源管理學院