導語：高職院校檔案管理現(xiàn)狀及改進一文來源于網(wǎng)友上傳，不代表本站觀點，若需要原創(chuàng)文章可咨詢客服老師，歡迎參考。

摘要：高職院校檔案管理工作屬于一項基本工作，工作主要內容為檔案的管理。近幾年，伴隨高職院校教育事業(yè)的迅速發(fā)展，檔案管理工作水平隨之得到顯著提升，然而，在新型高校評估落實、形勢發(fā)展下，高職院校檔案管理隨之面臨許多新問題。對此，文章首先進行高職院校檔案管理工作作用的分析，其次進行檔案管理工作現(xiàn)狀的闡述，最后研究其有效改進措施，意在促進檔案管理工作的順利進行，并為高職院校的更好發(fā)展起到積極作用。

關鍵詞：高職院校;檔案管理;現(xiàn)狀;有效改進

高職院校發(fā)展建設過程中，檔案管理主要承擔發(fā)展過程和信息的真實記錄，因此，檔案管理信息化、科學化發(fā)展，屬于當前衡量高職院校教育水平的重要表現(xiàn)。在高職院校未來發(fā)展中，需要將檔案管理工作作為關注重點，以發(fā)揮其重要作用和積極影響。與此同時，高職院校還應該積極提高其工作效率，通過對檔案管理有效控制，使其實現(xiàn)數(shù)字化、現(xiàn)代化發(fā)展目的，進而促進高職院校的持續(xù)發(fā)展，以發(fā)揮檔案管理工作的價值。

一、分析高職院校檔案管理工作的作用

檔案主要是對過去工作與歷史進行記錄的一種方式，屬于歷史的重要記載形式。強化高職院校檔案管理工作，是實現(xiàn)依法治教與規(guī)范辦學主要教學管理手段，在推動院校持續(xù)發(fā)展的同時，還能在教學改革與現(xiàn)代建設中發(fā)揮主導作用。因此，高職院校檔案管理工作的作用主要表現(xiàn)為：首先，檔案屬于社會實踐的直觀表現(xiàn)，并非后人隨意編造而成，是對歷史情況的客觀記錄，具有較強的可靠性、真實性。其次，保留了原有真實歷史痕跡，例如：部分當事人親筆手稿，或者領導人簽署與批示等，且多數(shù)文件內蓋有機關、個人印信，部分材料更是以錄音帶或照片等形式存在，屬于檔案憑據(jù)證明。除此之外，部分文件材料的存在，如契約或合同等，其存主要目的為備忘，并具有較強憑證作用。最后，檔案管理是由社會活動所形成，其文獻具有無法取代法律作用，是當前高職院校進行教學總結、評估檢查的主要衡量標準，需要引起高職院校的高度重視。

二、高職院校檔案管理工作現(xiàn)狀

1.歸檔制度尚未健全。高職院校進行檔案歸檔時，主要是按照《普通高等學校檔案管理辦法》進行，在此基礎上，多數(shù)院校會擬定符合自身需求檔案歸檔制度，使檔案歸檔無法按照系統(tǒng)和規(guī)范制度進行，其問題通常表現(xiàn)為：第一，學籍檔案進行存檔時，部分資料不具有統(tǒng)一性特點，即學生轉學、轉專業(yè)時，檔案歸檔資料未進行及時辦理，造成歸檔檔案和實際間出現(xiàn)偏差。第二，歸檔資料的收集過程，普遍缺少全面性、約束性特點。第三，資料歸檔過程，如果此項工作沒有及時、系統(tǒng)進行，則會造成檔案員的調動比較頻繁，從而導致歸檔工作效率不斷下降。2.管理人員素質偏低?，F(xiàn)階段，高職院校檔案管理中，除了包括專業(yè)人員之外，還有一些兼職人員，此類兼職人員在檔案管理方面，均缺少相應工作經(jīng)驗，無論是在職業(yè)素養(yǎng)方面，還是在檔案管理方面都會存在缺陷、不足之處，最終影響檔案管理的開展。另外，伴隨計算機網(wǎng)絡技術迅速發(fā)展，使檔案管理工作需求持續(xù)提升，進而對兼職人員提出較大挑戰(zhàn)。3.信息水平普遍較低。我國多數(shù)高職院校進行檔案管理時，仍然是以傳統(tǒng)紙質方式進行檔案管理，由于紙質檔案管理除了會造成工作壓力的增加之外，在工作人員進行調取、查閱時還會帶來許多不必要麻煩，進而導致高職院校檔案管理效率、質量的持續(xù)下降，并對檔案管理工作的發(fā)展造成直接阻礙。4.教學檔案收集缺少完整性。在開展教學活動時，教學檔案往往是直接進行，同時可以對教學活動整體過程進行真實反映，在歷史依據(jù)方面具有較高價值，因此，在進行高職院校檔案管理時，教學檔案的收集需要具有全面性與完整性特點，以此發(fā)揮文件、材料的價值。目前，部分高職院校無法對教學檔案資料進行有效收錄，從而導致高職院校檔案管理受到不利影響與阻礙。

三、高職院校的檔案管理工作有效改進措施

1.加大檔案管理重視力度。就高職院校來講，檔案管理屬于衡量學校教學質量的重要標準，檔案管理的工作情況更是關系著學校今后發(fā)展，因此，高職院校需要加大檔案管理的重視力度。一方面，院校應該對檔案管理進行具體落實，即院領導除了需要予以重視之外，還應該積極強化管理人員的工作職責，使其正確認識到檔案管理工作的重要性。另一方，強化資金合理投入，為了保證檔案管理工作的順利進行，需要通過先進設備的引入，使其管理水平得到顯著提升，從而更好向高職院校教學提供服務。2.加強信息技術的運用。在信息飛速發(fā)展下，計算機技術、信息技術隨之取得較大進步，并被廣泛應用于各行各業(yè)。由于信息技術具有處理速度較快和安全性高的優(yōu)勢，因此，對于此項技術的應用，能夠有效提升其工作效率。當高職院校進行檔案管理時，信息技術的應用，需要構建統(tǒng)一信息平臺，在記錄檔案信息過程中，通過計算機技術能夠有效減少檔案信息的錯誤記錄，使其管理效率得到提升。與此同時，對現(xiàn)代檔案管理數(shù)據(jù)和資料等信息，均需要根據(jù)有關規(guī)定和標準進行統(tǒng)一管理，使其形成完整檔案管理系統(tǒng)，保證檔案管理可以逐漸邁向正軌。3.強化管理人員管理。伴隨市場經(jīng)濟持續(xù)發(fā)展，市場競爭隨之日益加劇，在今后市場中人才和科技競爭則成為主要表現(xiàn)。基于此，高職院校檔案管理過程，為了提升管理工作整體效率，需要積極聘請專業(yè)管理人才，具體措施為：其一，學校應該強化管理人員的管理能力，不斷加強其職業(yè)素養(yǎng)，并提高檔案人員工作人員對于檔案知識的了解，使其具備一定計算機的操作能力。其二，應該對責任制進行貫徹落實，只有將其落實至每位管理人員，才能不斷提升其工作職責與責任意識。其三，高職院校還可以通過獎勵機制的制定，充分調動人員工作興趣，使工作人員可以積極參與整個工作。4.認真做好檔案分類和整理工作。高職院校的檔案除了有教學檔案和學籍檔案之外，還包括會計檔案，若要提升檔案管理整體水平，則需要保證檔案信息的正確應用，即管理部門需要對檔案進行分門別類的保管，例如：根據(jù)年份進行分類等。每年還應該對歸檔文件進行集中處理，將永久檔案放置規(guī)定區(qū)域內，并做好相應標簽。在對檔案進行整理時。每份文件均為一件，即文件正本和定稿，正文和復檢，復檢和復制件，轉發(fā)文和被轉發(fā)文等；計算機和網(wǎng)絡環(huán)境下產(chǎn)生的文件，需要保證無定稿、打印定稿均未出現(xiàn)領導修改，且定稿無需存檔，以正本和法文稿紙成一體，然后根據(jù)報表和名冊等進行裝訂。

四、結語

總而言之，在高職院校的基礎工作中，檔案管理屬于重要工作內容，只有認真完成檔案收集與整理等工作，同時對檔案管理系統(tǒng)進行優(yōu)化，才能全面提升檔案管理工作水平，以發(fā)揮檔案在高職院校發(fā)展重要的價值。除此之外，加強檔案管理工作時，還需要將科學化、高效化、標準化作為重要發(fā)展方向，通過加大檔案管理重視力度、加強信息技術的運用、強化管理人員管理等改進措施，以促進高職院校教育事業(yè)迅猛發(fā)展。

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作者:顏麗瓊 單位:湖南財經(jīng)工業(yè)職業(yè)技術學院黨政辦公室