導語：事業(yè)單位人員檔案管理現(xiàn)狀和意義一文來源于網(wǎng)友上傳，不代表本站觀點，若需要原創(chuàng)文章可咨詢客服老師，歡迎參考。

一、前言

事業(yè)單位人員的檔案管理是一個事業(yè)單位運營的最基本要求，一個事業(yè)單位只有做好檔案管理，才能擁有長期發(fā)展的資本。隨著科技的進步和社會的不斷發(fā)展，傳統(tǒng)的事業(yè)單位檔案管理方法已經(jīng)不能趨于現(xiàn)代化，因此必將遭到淘汰。而只有尋求新的檔案管理方法才能保證該事業(yè)單位能夠繼續(xù)立足于當代的經(jīng)濟發(fā)展潮流中。在新時期的事業(yè)單位建設(shè)中，如何尋找到一個適合事業(yè)單位的檔案管理方法是一個需要探討的問題。而科技的發(fā)展必將是新檔案管理方法出現(xiàn)的墊腳石。

二、事業(yè)單位檔案管理的基本概況

（一）傳統(tǒng)的事業(yè)單位檔案管理模式存在的問題。從事業(yè)單位出現(xiàn)以來，就一直在使用傳統(tǒng)的檔案管理模式。所謂傳統(tǒng)的檔案管理模式是：在新員工入職時發(fā)放給他們表格，新員工需要根據(jù)表格上的提示填寫個人信息，填寫完畢后將表格上交給事業(yè)單位的檔案部，由檔案部進行審核和保存。這種方法一直沿用至今，不斷體現(xiàn)出其弊端。且不論發(fā)放給新員工表格需要大量的紙張，單就表格的收集與保存方面，就存在著幾個問題。一方面是在收集的過程中，由于收集人員的工作失誤，可能會丟失或損壞員工的表格，最后導致檔案部的工作量增大，最重要的是很可能泄漏員工的個人信息，給員工的人身和財產(chǎn)安全帶來威脅。另一方面是在保存的工作中，由于檔案部的工作人員工作量較大，在進行新員工的資料封存時將員工的個人信息標記錯誤（即封皮信息與里面內(nèi)容不符），導致后期員工檔案提取工作難以進行。以上情況的出現(xiàn)，除了客觀因素不可避免外，還存在著主觀因素：事業(yè)單位對檔案管理人才的培養(yǎng)不重視。由于現(xiàn)在很多事業(yè)單位的檔案管理方法較為單一，因而許多事業(yè)單位對于檔案管理人員的招聘就十分不認真，甚至很可能是從圖書館招進的。這就導致了當下的事業(yè)單位檔案管理模式存在弊端。（二）事業(yè)單位檔案管理的創(chuàng)新的意義。就像一開始說的，傳統(tǒng)的事業(yè)單位檔案管理已經(jīng)不能滿足不斷發(fā)展的當下形式了。因而一個新的事業(yè)單位檔案管理模式的出現(xiàn)是當下普遍的需求。新的事業(yè)單位檔案管理模式的改革就意味著新的招聘標準和新的管理制度的出現(xiàn)，為事業(yè)單位以后的人才招聘提供新的基本規(guī)范。從細微處就能體現(xiàn)出一個單位的大的發(fā)展趨勢，只有小的方面做好了，大的整體趨勢才不會太差。新的檔案管理模式為事業(yè)單位的未來發(fā)展奠定了基礎(chǔ)，是一個企業(yè)能夠進步的重要保證。因此事業(yè)單位檔案管理創(chuàng)新的重要性不言而喻。

三、事業(yè)單位檔案管理的創(chuàng)新思考

（一）事業(yè)單位檔案管理的新模式。要想實施事業(yè)單位的檔案管理的新模式，就必須先進行檔案部的人員改革，招聘或培養(yǎng)新的技術(shù)型人才。這些人才可以是國內(nèi)招聘也可以是國外招聘。只要他們具有一定的資料管理能力以及計算機的操作能力，都是符合基本標準的。最終面試時要注重其誠信程度，因為檔案管理人員是接觸員工資料機會最多的人，也是泄漏員工檔案最有嫌疑的人，因此檔案部員工的誠信素質(zhì)是最高的要求。在招進了新的、符合要求的檔案部員后，就要進行相關(guān)的檔案部工作的培訓，這里要求培訓師具有一定的經(jīng)驗，能夠在每一點問題上做出回答。隨后便是檔案管理模式的改革。在給員工發(fā)放表格的同時發(fā)放印好員工姓名和工作編號的檔案袋，由員工進行核實無誤后將表格裝入檔案袋，按照檔案部發(fā)放的時間表，分批去檔案部，親自上交檔案。在上交時由檔案部人員在員工面前核查表格，確定一切信息無誤后，檔案部人員將員工的檔案保存到檔案室中。這樣便避免了傳統(tǒng)的檔案管理模式收集工作和保存工作的失誤，最大程度上保證了員工信息的安全性。（二）對事業(yè)單位檔案管理的未來展望。在對事業(yè)單位檔案管理模式的創(chuàng)新的基礎(chǔ)上，我們還可以考慮采用一種新的檔案保存模式，那就是數(shù)字檔案館。在這個數(shù)字檔案館中，所有員工的檔案資料都以數(shù)據(jù)的形式呈現(xiàn)，這就省去了煩瑣的文本檔案管理和提取的工作步驟，提高了檔案管理和提取的效率。在這個數(shù)字檔案館中，只有檔案部的工作人員有資格進入并進行檔案的修改和整理，其余任何人都不能進入數(shù)字檔案館。而員工的資料有變動的情況下，就需要員工報告上級，上級經(jīng)過審核后將員工資料有變動需要修改的地方以文字的形式交給檔案部進行修改。同時，這個檔案提取也不是任何人都可以進行的，只有通過了上級的批準，才能對員工的檔案進行提取。而提取的過程也存在著嚴格的保密性。首先檔案提取人必須手執(zhí)上級蓋章的憑條，到檔案部申請?zhí)崛?，這時檔案部會給予提取人一個郵箱賬號和提取密碼（每個郵箱都只對應一個員工的檔案資料），提取人在數(shù)字檔案館的網(wǎng)站登錄并提取員工的只讀資料后，一旦退出了這個網(wǎng)站，其郵箱的提取密碼會立刻改變，無法二次登錄。若想再提取該員工的資料，則要再次進行提取申請了。這就是數(shù)字檔案館嚴密的資料管理模式。

四、結(jié)語

由此看來，新的事業(yè)單位檔案管理新方法的出現(xiàn)勢在必行，而且一定會為事業(yè)單位的長期、良好的發(fā)展提供條件。但是社會是不斷發(fā)展的，我們不能只滿足于當前的形勢，而是需要不斷創(chuàng)新并且不斷改進當前的檔案管理模式?，F(xiàn)代社會中各國的經(jīng)濟發(fā)展是相互競爭也是相互幫助的，我們生活在地球村中，可以向其他各國學習，積累經(jīng)驗，借鑒國外的事業(yè)檔案管理方法，將學到的知識結(jié)合到我國的實際情況中，不斷改善當前的事業(yè)單位檔案管理的方法，為社會做出貢獻。

作者:王增榮 單位:安丘市民兵訓練基地