導(dǎo)語：現(xiàn)代企業(yè)檔案管理論文10篇一文來源于網(wǎng)友上傳，不代表本站觀點，若需要原創(chuàng)文章可咨詢客服老師，歡迎參考。

第一篇：航天企業(yè)科技成果檔案管理措施

科技成果檔案管理是企業(yè)檔案管理工作的重要組成部分，其不僅記載了企業(yè)專業(yè)技術(shù)發(fā)展的水平，也是企業(yè)技術(shù)實力的證明，更重要的是隨著科技創(chuàng)新的迅速發(fā)展，科技成果檔案已成為企業(yè)技術(shù)、經(jīng)濟發(fā)展的重要資源，在企業(yè)未來的專業(yè)技術(shù)發(fā)展中起到重要作用。

一、科技成果檔案管理存在的問題

航天企業(yè)檔案主要分為兩大類。第一類是科研生產(chǎn)過程中產(chǎn)生的技術(shù)資料，涵蓋了技術(shù)研制生產(chǎn)的全流程，是課題研制的詳細記錄，這種技術(shù)資料是最基礎(chǔ)的科研檔案。第二類是科研生產(chǎn)過程中產(chǎn)生的與創(chuàng)新性密切相關(guān)的檔案資料，其中部分資料是對第一類資料的進一步提煉和總結(jié)，主要包括科研項目中產(chǎn)生的技術(shù)秘密、專利、成果鑒定、科技獎勵申請、技術(shù)推廣等，這些可統(tǒng)稱為科技成果檔案資料，是整個科研項目創(chuàng)新的精髓，也是證明研究成果水平的主要依據(jù)。隨著國家對自主創(chuàng)新技術(shù)重視度的提高，技術(shù)創(chuàng)新水平已成為衡量企業(yè)水平的主要指標，科技成果檔案管理的重要性得到了越來越多的關(guān)注，但從現(xiàn)階段科技成果檔案管理情況來看還存在一些問題需要改進，主要表現(xiàn)在以下幾個方面。

1．科技成果歸檔意識較弱

科技成果檔案的完整性是保證科技成果檔案質(zhì)量的關(guān)鍵，而完整檔案的形成要依靠科研人員的積極主動性和責任意識。在實際管理中，有的科研人員對科研計劃的落實、課題研制指標非常重視，而對課題產(chǎn)生的技術(shù)資料的歸檔意識較弱。一直以來，知識產(chǎn)權(quán)和科技獎勵并未真正得到科研單位的重視，致使科技成果檔案的歸檔管理也一直處于隨意狀態(tài)，科研人員在科技成果歸檔方面的意識比較淡薄，忽視了這部分檔案資料的積累。

2．協(xié)作科研項目的歸檔不完整

社會大協(xié)作已成為當今企業(yè)發(fā)展的重要方式之一，均以不同領(lǐng)域、不同行業(yè)、產(chǎn)學(xué)研一條龍協(xié)作等方式共同建立技術(shù)平臺，所以一項完整的技術(shù)成果通常由各協(xié)作單位的成果整合而成，原則上由科研項目總體單位負責項目的整合，包括項目成果資料的整合，但由于科技成果資料的分散性以及各協(xié)作單位科技檔案管理的差異性，導(dǎo)致這類協(xié)作項目的科研成果歸檔材料不完整，進而影響了科研成果檔案的管理和使用。

3．科技成果歸檔不規(guī)范

一是在科研項目進行驗收時，涉及的第一類資料已基本歸檔，而在第二類資料中除將科研生產(chǎn)過程產(chǎn)生的專利、技術(shù)秘密等資料歸檔外，還應(yīng)將項目后期完成的相關(guān)工作所產(chǎn)生的資料進行不定期的歸檔，如獎勵申請過程中產(chǎn)生的成果鑒定證書和申報書等資料。但由于后期工作時間的不確定、不同課題工作內(nèi)容的差異性，導(dǎo)致產(chǎn)生的科技成果檔案資料是變化多樣的，進而使這類資料歸檔比較隨意，要求不能明確。二是在任何一個技術(shù)領(lǐng)域中，技術(shù)都是在原有基礎(chǔ)上不斷更新發(fā)展的，每個科研項目產(chǎn)生的科技成果資料都有可能被進一步推廣應(yīng)用、再延伸開發(fā)等，或者成為同領(lǐng)域中其它科研項目的技術(shù)支撐，但目前還沒有一個明確的規(guī)定來說明如何歸檔管理這類資料。

4．信息資源未得到充分開發(fā)和利用

科技成果檔案資料是每個研制項目的創(chuàng)新信息集合，是企業(yè)寶貴的技術(shù)資源儲備。成果鑒定證書是同行專家對該項技術(shù)創(chuàng)新性和水平的評價證明，也是對企業(yè)技術(shù)發(fā)展水平的肯定，是一份標識著項目價值的資料。這些資料中不僅記錄了項目最主要的創(chuàng)新過程、創(chuàng)新手段和創(chuàng)新結(jié)果等技術(shù)元素，同時也記錄了科研人員工作的具體情況。但從目前來看，絕大部分科技成果檔案都未能夠得到充分的開發(fā)和利用，影響了科技成果轉(zhuǎn)化和技術(shù)信息的交流。

二、幾點建議

1．提高檔案資料的完整性

在遵守技術(shù)資料檔案管理原則的基礎(chǔ)上，增加針對科技成果檔案管理的相關(guān)管理模式和方法，以完善和補充現(xiàn)有的管理方法。對協(xié)作項目而言，科研項目檔案歸檔管理目前較為成熟，流程和歸檔內(nèi)容基本規(guī)范，所以要將科技成果檔案管理融入其中，首先要將科技成果檔案管理計劃與整個科研項目研制計劃相結(jié)合，并與科研人員及相關(guān)的科研管理部門相配合，共同制定出有針對性的科技成果檔案歸檔要求和計劃，再將其落實到相關(guān)人員的工作中，以確?？蒲许椖繗w檔資料的完整性和準確性，同時采取有效措施調(diào)動相關(guān)人員在科技資料檔案歸檔工作中的積極性和主動性。另外，檔案管理部門需通過信息管理手段及時開展檔案資料的整理、收集工作，建立更有效、更簡捷的查詢檢索渠道，搭建信息資源共享平臺，提高協(xié)作單位檔案管理部門主動協(xié)助完成檔案資料管理的積極性和主動性，使科技成果檔案的管理工作更加順利，科研檔案資料更加完整、準確，以便更好地為企業(yè)提供服務(wù)。

2．強化對科技成果檔案的編研工作

檔案編研是指檔案管理人員在原始檔案資料的基礎(chǔ)上再次進行深層次的信息數(shù)據(jù)編輯，并結(jié)合企業(yè)科研發(fā)展情況整理出技術(shù)發(fā)展相關(guān)信息資料的一種工作。利用檔案編研方式可適當改善科技成果檔案的不規(guī)范性，科研成果檔案資料在經(jīng)過編研后可以獨立成卷，這樣不僅為項目今后的進一步推廣和應(yīng)用、成果的總結(jié)和技術(shù)積累奠定了基礎(chǔ)，還為單位預(yù)研項目的立項、可行性研究提供了技術(shù)信息支撐和理論依據(jù)，也使科技成果檔案的歸檔管理更易于規(guī)范。

3．充分開發(fā)和利用檔案信息資源

由于科研成果檔案管理數(shù)據(jù)信息涵蓋了整個企業(yè)最關(guān)鍵的技術(shù)水平、研發(fā)人員、科研進展以及項目推廣應(yīng)用、經(jīng)濟效益等重要方面，所以充分開發(fā)和利用這些檔案信息數(shù)據(jù)對企業(yè)未來的發(fā)展將起到不可估量的作用。設(shè)計和開發(fā)適合本單位的科研成果檔案信息管理系統(tǒng)，建立起支撐大數(shù)據(jù)的管理平臺是數(shù)據(jù)管理的必要手段，檔案管理部門可以利用數(shù)據(jù)平臺為企業(yè)各部門提供相關(guān)數(shù)據(jù)信息，使企業(yè)在人才發(fā)展、資源配置、技術(shù)研發(fā)方向等目標和計劃制定中獲得強有力的數(shù)據(jù)支撐，同時為科研項目的技術(shù)推廣和應(yīng)用提供一個服務(wù)渠道?？萍汲晒麢n案管理不僅是企業(yè)技術(shù)發(fā)展的歷史記載，也是企業(yè)的無形資產(chǎn)，它與技術(shù)創(chuàng)新是密切相關(guān)、相輔相成的，是一種潛在的生產(chǎn)力，充分開發(fā)和利用科技成果檔案對加快企業(yè)發(fā)展、提高企業(yè)技術(shù)能力和水平具有重大意義。

作者:羅焱 袁波 閆永亮 單位:先進功能復(fù)合材料技術(shù)重點實驗室

第二篇：國有企業(yè)文書檔案管理探討

在黨政以及企事業(yè)機構(gòu)中文字秘書是一個關(guān)鍵崗位，其不僅僅在職務(wù)中對一些文件進行抄抄寫寫和收發(fā)文件，而且還對領(lǐng)導(dǎo)的決策起著重要的參考依據(jù)作用。文字秘書在企事業(yè)單位和一些基層單位中具有重大的作用，其同時兼職著文書檔案管理的重任。文書檔案質(zhì)量的高低取決于檔案管理的質(zhì)量，而檔案資料管理的質(zhì)量又與文字秘書以及文檔管理者的職業(yè)素質(zhì)息息相關(guān)。因此，國有企業(yè)單位必須要重視其內(nèi)部的文字秘書的專業(yè)素質(zhì)培養(yǎng)，從而提升文書檔案管理的質(zhì)量。

一、文字秘書過硬的素質(zhì)修養(yǎng)，是文書檔案管理的基礎(chǔ)條件

文字秘書在日常事物中主要起著領(lǐng)導(dǎo)助手的作用，一方面需要對文件進行抄寫和記錄，另外還要對文稿進行起草。記錄通常分為領(lǐng)導(dǎo)口授、來訪記錄、電話記錄以及會議記錄等等；而抄寫通常是對一些字跡不清楚或者經(jīng)過多次修改推敲的起草文件進行抄寫以方便后期進行修改和打印，為領(lǐng)導(dǎo)抄寫文件是文字秘書的日常職責。文稿的起草也是一個文字秘書的重要工作內(nèi)容。在起草的時候，一般需要有領(lǐng)導(dǎo)的參與，有時需要領(lǐng)導(dǎo)進行指導(dǎo)，而秘書進行總結(jié)抄寫核對補充；有時則是領(lǐng)導(dǎo)直接口授關(guān)鍵部分，而文字秘書對這些內(nèi)容進行記錄之后加以質(zhì)量完善；也有的時候領(lǐng)導(dǎo)只會對其中部分進行口授，而其它部分則需要由秘書進行后期的收集和推敲，從而形成文件。以上所提到的三種起草是目前最常見的文稿起草方式，最后一種需要領(lǐng)導(dǎo)出題目之后，秘書根據(jù)此題目進行收集材料加以整理，最終修改形成最后的文稿，該過程文字秘書需要花費大量的時間與精力。需要注意的是，在對文稿的起草過程中，領(lǐng)導(dǎo)雖然具有權(quán)威性，但是，文字秘書不僅僅能夠在起草的過程中將自己的想法向領(lǐng)導(dǎo)進行匯報以便其參考，同時也能夠在初稿中將自己想法直接寫入進去，讓領(lǐng)導(dǎo)去進行審核，而不是僅僅的完全依照領(lǐng)導(dǎo)的話語進行書寫。只有這樣，起草的文稿才具有其實際的價值，才具有真實全面的反映事實，為后期領(lǐng)導(dǎo)的決策提供關(guān)鍵性依據(jù)。達到以上目的的基礎(chǔ)前提就是文字秘書具有較高的專業(yè)素養(yǎng)。除了一些基本條件之外，文字秘書還要求需要有獨特的知識、技能、品德、作風修養(yǎng)。文字秘書稱職與否的關(guān)鍵體現(xiàn)是與其知識與技能修養(yǎng)的高低有關(guān)；而文字秘書合格與否的關(guān)鍵體現(xiàn)是與其品德與作風修養(yǎng)高低有關(guān)。所以，文字秘書需要在這四大方面進行提升修養(yǎng)，從而努力強化自我職業(yè)素質(zhì)，方可勝任更加具挑戰(zhàn)性工作。文秘在工作中，在對文字的記錄抄寫以及文稿起草中不僅僅要起到很好的領(lǐng)導(dǎo)參謀作用，而且還需要要求自己能夠為文書檔案提供準確真實的有價值資料。因此，文書檔案管理也是文秘個人職業(yè)素養(yǎng)中的一個關(guān)鍵部分。

二、稱職的文字秘書同時應(yīng)是優(yōu)秀的文書檔案管理工作者

文字秘書在做文書檔案管理中通常是負責對一些文書材料進行歸檔、立卷、收集、整理、鑒定、檢索、統(tǒng)計等等工作，在這些工作環(huán)節(jié)中每一個環(huán)節(jié)都有著較強的聯(lián)系與制約，各個環(huán)節(jié)相互聯(lián)系因此不能出現(xiàn)任何的錯誤，以免影響后續(xù)的工作開展。文書檔案工作基于目前機構(gòu)人員設(shè)置方面的局限性，很多的單位以及機構(gòu)的文書管理都是由文字秘書進行兼職的。根據(jù)相關(guān)規(guī)定要求，文書檔案管理的業(yè)務(wù)應(yīng)該由其所在地相關(guān)檔案部門進行領(lǐng)導(dǎo)負責。所以，文字秘書在工作的過程中需要嚴格的遵守黨性以及科學(xué)性的檔案管理原則，切實落實文書管理的相關(guān)要求規(guī)定對其進行科學(xué)管理，最大化的提升文書檔案管理質(zhì)量，最該單位作為應(yīng)有的貢獻。文書檔案工作主要是為了使得文書檔案在一些機構(gòu)或者單位中的關(guān)鍵作用，同時也發(fā)揮其宣傳教育的關(guān)鍵素材、歷史憑證以及科學(xué)研究的作用。因為在一些國有企業(yè)中文書管理一般都是單位內(nèi)設(shè)綜合辦公室進行設(shè)置的，下部在中小國有企業(yè)中設(shè)置有文檔室，該機構(gòu)不僅僅負責文書的管理，而且還需要對人事、科技、會計方面的檔案進行管理。諸多的門類、豐富的內(nèi)容以及復(fù)雜的工作，使得在工作中要求提供大量的資料，同時要保證資料的準確性與時效性。所以，文字秘書在工作專業(yè)素養(yǎng)的培養(yǎng)中，需要重視對文書檔案管理修改的理論、業(yè)務(wù)、法律條文規(guī)定以及技能進行學(xué)習，從而更好的為后期文書管理做好準備。

三、新形勢下加強文字秘書和文檔管理人員培訓(xùn)教育的必要性

文書檔案在中小國有企業(yè)中一般都是文字秘書所負責的，針對于此狀況，文字秘書的修養(yǎng)高低將會直接關(guān)系到文稿質(zhì)量以及管理水平。從專業(yè)者的角度來講，文字秘書和文書檔案管理這兩者之間雖然有一定的區(qū)別，但是二者又是相互聯(lián)系的，從而形成一個載體。文檔管理資料的價值與文字秘書素養(yǎng)有著息息相關(guān)的影響，只有較高的素養(yǎng)方可發(fā)揮文書檔案的真正價值。在十八大以來，伴隨著國家經(jīng)濟建設(shè)以及市場經(jīng)濟發(fā)展，我國的各個單位的內(nèi)部管理中，對于文字秘書工作要求也越來越多，文書管理的重要性也逐步凸顯出來，文書檔案管理是國家以及企事業(yè)單位的關(guān)鍵部分，對其發(fā)展具有重要的作用。在歷經(jīng)幾十年的發(fā)展下，檔案管理主要有以下方面的特點：文書檔案管理雖然有了進一步的發(fā)展，但是其管理隊伍建設(shè)卻還是很欠缺的，尤其是一些單位的文書檔案管理與當前時展不相適應(yīng)，主要表現(xiàn)比較明顯的有下面幾點：文字秘書在兼任檔案管理的過程中，由于人員比較少，崗位穩(wěn)定性差。這些種種問題的出現(xiàn)的關(guān)鍵原因是一些領(lǐng)導(dǎo)對文字秘書要求過低，不重視文書檔案工作，在對文字秘書工作的概念中僅僅是抄寫以及發(fā)送一些文件，甚至認為任何人都能夠擔任此類工作，而文書檔案管理也是對文件進行收發(fā)、裝訂，并不需要任何的作業(yè)，所以在企業(yè)中也沒有重視對工作人員的專業(yè)技能培訓(xùn)，使其素養(yǎng)得以提升。

四、結(jié)語

文字秘書以及文書檔案管理的重要意義在企業(yè)中是極其重要的，而針對于其現(xiàn)今所存在的一些問題需要從下面三點進行完善：第一，根據(jù)公務(wù)員標準進行要求，對文字秘書以及文書檔案管理工作人員的配備的時候，需要選擇那些專業(yè)對口的人員；第二，需要對在職的工作人員定期進行培訓(xùn)，強化其多方面的技能，以便于更好的適應(yīng)工作需求；第三，文字秘書和文書檔案管理工作人員的工作需要在相關(guān)管理部門的指導(dǎo)之下開展，尤其是一些文字秘書兼職文書檔案管理工作的情況，必須要做好定期考核工作，從而激勵其更好的做好分內(nèi)工作。

作者:劉念 單位:云南煤層氣資源勘查開發(fā)有限公司

第三篇：企業(yè)檔案管理體制改革探討

在經(jīng)濟體制改革的不斷推動下，以往的檔案管理體制對于新的市場經(jīng)濟無法適應(yīng)，在很大程度上制約著企業(yè)的健康持續(xù)發(fā)展，并且使企業(yè)檔案管理方面一直處于被動狀態(tài)，致使企業(yè)的運營受到嚴重的影響。因此，企業(yè)檔案管理工作應(yīng)該從豐富檔案管理體制的方式、將人事管理從檔案館中剝離出來、建設(shè)一體化的企業(yè)檔案管理等方面著手進行深入的變革。

一、企業(yè)檔案管理體制的現(xiàn)狀

1.企業(yè)改革深入

一方面，在現(xiàn)代企業(yè)迅速發(fā)展的推動下，其企業(yè)內(nèi)部改革面臨重組的問題。從以往的企業(yè)獨立法人到現(xiàn)在的多法人企業(yè)，從以往的單一經(jīng)營模式到現(xiàn)在多元化的產(chǎn)權(quán)主體經(jīng)營模式。企業(yè)內(nèi)部的變革使得企業(yè)管理的結(jié)構(gòu)發(fā)生了實質(zhì)性的變化，當然企業(yè)檔案不會再以獨立的形式存在。另一方面，由于企業(yè)改革的不斷深入，集團總部和下屬分公司的關(guān)系也發(fā)生了變化，改變了以往的上級對下級的關(guān)系，將企業(yè)資產(chǎn)作為重心，致使企業(yè)的檔案管理體制得不到統(tǒng)一，不一致的管理標準和管理形式，在一定程度上制約著企業(yè)的穩(wěn)定持續(xù)發(fā)展。

2.私企劇增

現(xiàn)如今，私有企業(yè)如雨后春筍般涌現(xiàn)出來，但仍處在起初階段，對于企業(yè)內(nèi)部的檔案管理體制建立和完善方面還有所欠缺，多表現(xiàn)為檔案的延后建設(shè)、管理制度落后等。在很多民營企業(yè)中，存在庫房、設(shè)備、制度等方面管理的缺失，造成管理缺失的主要原因就是企業(yè)未設(shè)置專門的管理人員進行統(tǒng)一的管理。而且隨著民營企業(yè)的規(guī)模不斷擴大、數(shù)量不斷增加，管理缺失的問題為其檔案管理體制方面帶來了極大的挑戰(zhàn)。

二、企業(yè)檔案管理體制改革存在的問題

1.管理人員素質(zhì)水平差異化

在企業(yè)的檔案管理中，管理人員作為檔案管理的實施者，其素質(zhì)水平直接決定檔案管理工作的質(zhì)量和效率。在企業(yè)檔案管理體制改革中，管理人員應(yīng)首當其沖，成為管理效率提升、企業(yè)競爭力增強的主力軍，而在現(xiàn)階段我國企業(yè)檔案管理改革中，大部分管理人員來自于企業(yè)內(nèi)部基層人員，并非從事檔案方面的專業(yè)人員，檔案管理人員根本不具備專業(yè)素質(zhì)，無法對企業(yè)檔案運用科學(xué)的管理理念進行管理，同時，有些企業(yè)為節(jié)約檔案管理這部分資金支出，聘請無檔案管理相關(guān)工作經(jīng)驗的人員進行檔案的管理，使得檔案管理體制無法從根本上得到變革，進而阻礙了企業(yè)的發(fā)展。

2.企業(yè)檔案管理工作環(huán)境差

在企業(yè)的管理工作中，檔案管理工作同其他部門的管理一樣，都需要良好的管理環(huán)境。只有企業(yè)內(nèi)部環(huán)境和諧有序才能使企業(yè)檔案管理工作效率得到提升，管理效果得以有效發(fā)揮。但是當前我國企業(yè)的檔案管理工作環(huán)境比較差，在企業(yè)中檔案遺失、檔案混雜、檔案殘缺的問題時有發(fā)生，為企業(yè)的檔案管理增加了難度，使得企業(yè)內(nèi)部資產(chǎn)蒙受損失，不僅不能保證企業(yè)內(nèi)部員工應(yīng)有的福利，而且不利于企業(yè)穩(wěn)定持續(xù)發(fā)展。

三、針對企業(yè)檔案管理體制改革的措施

1.豐富檔案管理體制的方式

在我國市場化的推動下，打破了以往集中的檔案所有權(quán)制度，使檔案所有權(quán)向著多元化的方向發(fā)展，因此，企業(yè)應(yīng)該發(fā)展多樣化的檔案管理體制，以此來適應(yīng)多元化的檔案管理。在以往的計劃經(jīng)濟體制中，我國對檔案的管理模式屬于集中制，即所有關(guān)于黨政府機關(guān)、國有企業(yè)、事業(yè)單位的檔案統(tǒng)一實行管理，但是集中制的管理制度只適用于當時的經(jīng)濟體制，在當前的檔案管理中早已不在適用。由于不斷發(fā)展的社會主義經(jīng)濟體制，原有的檔案管理體制和現(xiàn)在的檔案管理所有權(quán)問題相互不協(xié)調(diào)，對于現(xiàn)有的檔案管理方式，企業(yè)應(yīng)在遵法律守法規(guī)的前提下，獲得更多的所有權(quán)，使企業(yè)能夠根據(jù)自身的發(fā)展狀態(tài)選擇適合的檔案管理模式，打破以往統(tǒng)一管理的束縛，既可以使用集中制的管理，又可以使用分布式的管理，還可以將兩種方式相結(jié)合建設(shè)出適合自己企業(yè)的管理模式。

2.將人事管理從檔案館中剝離出來

企業(yè)檔案管理的主要工作就是檔案接收、檔案收集、檔案整理、檔案儲存、在一定范圍內(nèi)提供檔案資料，而我國的很多企業(yè)正朝著政、事、企分離的方向發(fā)展，為與政、事分離的要求相適應(yīng)，在企業(yè)職能方面應(yīng)把人事管理從檔案館中剝離出來，從國外成功的相關(guān)經(jīng)驗中汲取營養(yǎng)，在財務(wù)、行政、機構(gòu)等方面實現(xiàn)檔案館和人事管理的徹底分離。3.建設(shè)一體化的企業(yè)檔案管理企業(yè)檔案管理建設(shè)的一體化，應(yīng)該從體制上做出變革，將檔案和文件看成統(tǒng)一的系統(tǒng)化工程，建設(shè)一體化的企業(yè)檔案管理。在建設(shè)管理體制以應(yīng)對前后特點不一卻又相互聯(lián)系的工作程序進行分析，從中找出管理工作的關(guān)鍵內(nèi)容和行之有效的管理方式，以提高管理的效率。同時，在企業(yè)檔案管理一體化的建設(shè)過程中，由于檔案的管理工作是由專職的管理人員負責，因此應(yīng)對其進行嚴格的素質(zhì)培養(yǎng)以保證管理質(zhì)量。但除企業(yè)的培養(yǎng)以外，管理人員自身應(yīng)具備較強的自我約束和管控的能力，對于國家的相關(guān)規(guī)定及其企業(yè)的相關(guān)制度嚴格執(zhí)行，為企業(yè)檔案管理的一體化發(fā)展貢獻一份力量。

四、結(jié)語

目前，企業(yè)的檔案管理工作在時代的發(fā)展中呈現(xiàn)出不同的特點。雖然以往的檔案管理方式存在一些問題，不足以應(yīng)對現(xiàn)在企業(yè)的檔案管理工作，但是在引進國外的先進經(jīng)驗并結(jié)合我國的發(fā)展狀態(tài)為前提，經(jīng)過管理人員努力改進，我國的檔案管理體制正不斷發(fā)展和完善，以保證檔案管理工作的質(zhì)量和效率。

作者:宋寧 單位:宣化鋼鐵公司小型軋鋼廠

第四篇：建筑施工企業(yè)照片檔案管理探討

一、照片檔案的形成特點

經(jīng)過多年的實踐，我們逐漸認識到照片檔案有著獨特的運行規(guī)律。認識和研究照片檔案的形成特點，是規(guī)范管理照片檔案的基礎(chǔ)。照片檔案具有作者多、不穩(wěn)定、內(nèi)容雜、沒有一定操作規(guī)范的特點。其反映的內(nèi)容形象生動，時空感強；數(shù)量極難掌握，難以確保其數(shù)量上的齊全完整；而且照片檔案產(chǎn)生后的存放地相對較分散。照片檔案需要有一個完整文字說明，包括照片事件、時間、地點、人物、背景、拍攝者六大要素。

二、照片檔案的作用

照片檔案用形象說話，能夠如實再現(xiàn)人類社會發(fā)展過程，給人以真實感受，照片檔案在宣傳教育、憑證、編史修志、編輯人物傳略、畫冊、招投標、展示企業(yè)業(yè)績、提升資質(zhì)等級以及企業(yè)文化建設(shè)等方面發(fā)揮著重要作用，有助于企業(yè)取得較好的社會效益和經(jīng)濟效益。

三、企業(yè)照片檔案的分類

企業(yè)照片檔案的載體特殊，保管條件不同于紙質(zhì)檔案，要求單獨保管或分柜保管，在檔案編制上要求分類號與十大類相一致，并與紙質(zhì)檔案互設(shè)見號。即互相填寫同時形成的檔案內(nèi)容相同的另一種形成的檔案保管單位的檔號。但因形成方式的不同以及收集的時間不同、要求不同，企業(yè)照片檔案的分類與紙質(zhì)檔案存在著很大的差異。企業(yè)照片檔案與紙質(zhì)檔案一起統(tǒng)一分類，根據(jù)本單位情況，檔案分類號采用“八分制”編號制，各級類目級位和案卷排列順序統(tǒng)一采用阿拉伯數(shù)字來標識，各級分類代號之間用圓點隔開。檔案分類設(shè)置12個一級類目，即黨群工作類、行政管理類、經(jīng)營管理類、生產(chǎn)技術(shù)管理類、產(chǎn)品類、科學(xué)技術(shù)研究類、工程建設(shè)類、設(shè)備儀器類、基本建設(shè)類、會計檔案、特殊載體檔案、已故人員檔案。專題代號根據(jù)一級類目中企業(yè)照片檔案多少設(shè)定，主要突出重要照片檔案和企業(yè)特點，并保持照片之間的有機聯(lián)系，具體分為：

（一）照片檔案

一是上級領(lǐng)導(dǎo)視察，主要內(nèi)容有各級領(lǐng)導(dǎo)及著名人士視察、考察、檢查指導(dǎo)工作等。二是黨代會。三是職代會（含工代會）。四是團代會。五是一般的會議及文體活動，主要內(nèi)容包括精神文明建設(shè)、企業(yè)開展的各項文體活動，教育工作、人事管理，企業(yè)對外合作、引進項目、出國考察、商務(wù)活動，反映質(zhì)量管理、勞動管理、安全管理、環(huán)保管理，反映檔案工作的目標管理、《檔案法》等有關(guān)法律法規(guī)的宣傳、業(yè)務(wù)建設(shè)等。六是工程建設(shè)、設(shè)備儀器，主要內(nèi)容包括黨和國家領(lǐng)導(dǎo)人、省部領(lǐng)導(dǎo)、建設(shè)單位等領(lǐng)導(dǎo)對某個工程項目視察、檢查工作時的照片，反映簽訂工程合同協(xié)議、工程開工、竣工、驗收及重點難點工程建設(shè)概況的照片，各個工程項目施工過程中有代表性的、先進的施工工藝及施工技術(shù)和先進的施工設(shè)備等。七是基本建設(shè)，主要反映企業(yè)概貌、各時期企業(yè)全景、企業(yè)生產(chǎn)廠區(qū)及生活區(qū)全景等。

（二）底片

一是文書檔案底片。二是科技檔案底片。增設(shè)這些專題后，使企業(yè)照片檔案分類重點突出，查找方便、有序。但是各企業(yè)專題類目設(shè)定依據(jù)企業(yè)的具體情況定，企業(yè)的照片檔案多，專題類目設(shè)細些，反之不設(shè)專題類目或少設(shè)。

四、企業(yè)照片檔案的收集措施與方法

企業(yè)照片檔案分類是照片檔案管理靈魂，收集是照片檔案來源的重要保障。要按照集中統(tǒng)一管理企業(yè)照片檔案的原則，采取多種措施和方法積極主動地開展企業(yè)照片檔案的收集工作。首先，建立歸檔制度，強化專業(yè)人員檔案意識；其次，積極宣傳檔案知識，提高全員的檔案意識，精心挑選即時收集歸檔，確保照片檔案的準確；最后要主動介入，積極收集。企業(yè)照片檔案的最終目的，是為企業(yè)提供利用服務(wù)。收集是提供利用的前提，提供利用是收集的最終體現(xiàn)和目的。檔案人員應(yīng)積極開展超前服務(wù)、跟蹤服務(wù)、咨詢服務(wù)，及時了解企業(yè)的生產(chǎn)經(jīng)營情況，跟蹤收集企業(yè)照片檔案。在一些重大實踐活動中，檔案人員應(yīng)主動參與拍攝活動，檔案管理人員直接參與選擇拍攝檔案所需的內(nèi)容。對那些不能直接到現(xiàn)場的可事先對有關(guān)拍攝人員提出要求，商議拍攝方案，以保證照片檔案的齊全、完整、及時歸檔。

五、照片檔案實現(xiàn)計算機管理

伴隨電子技術(shù)的不斷發(fā)展，數(shù)碼照相機、攝像機在日常生活、工作中運用越來越多，采用數(shù)字形式存儲的圖片，即數(shù)字照片，也不斷增加。因此，檔案管理部門必須要探究照片檔案數(shù)字化管理模式。因為只有這樣，才能為社會提供更為完善及便捷的服務(wù)。照片檔案要實現(xiàn)計算機管理，首先要對照片檔案進行數(shù)字化，而照片檔案的數(shù)字化實施過程中涉及到掃描分辨率的確定、位深對數(shù)字圖像階調(diào)的影響、圖像色彩模式的選擇、文件格式選擇等問題。圖像存儲文件格式較多，如PICT、TIFF、JPEG、BMP等。照片在數(shù)字化轉(zhuǎn)換時對數(shù)字圖像要求有原則，一方面保真度要高，另一方面通用性又要強，這樣才能有保存價值，為滿足照片檔案數(shù)字化的需要，我們選擇了TIFF、JPEG兩種圖像文件格式。TIFF是最廣泛使用的圖像文件格式。位圖TIFF文件格式可以具有任何尺寸和大小，同時也具有任何大小的分辨率。這在理論上有無限的位深，能夠?qū)ο鄳?yīng)的灰度，RGB模式，彩色模式或CMYK模式索引編碼；其可以保存為壓縮的無損和非壓縮格式。TIFF存儲空間占用極小，并且在各種操作平臺和圖像處理軟件中，可轉(zhuǎn)為通用或其他格式。無論是置入、修整或打印編輯等，均是極為理想的文件格式。JPEG文件格式壓縮算法是特別合適連續(xù)色調(diào)照相的圖像，它是一種有損壓縮格式，占用的存儲空間也比較小。照片檔案的數(shù)字化，最大限度保留照片檔案原始信息，節(jié)省庫房的空間，對照片檔案原件起到保護作用，又提高了檢索和瀏覽速度。照片檔案實現(xiàn)計算機管理后，既能節(jié)省資源，又能提高管理、利用質(zhì)量?？傊?，照片檔案要形成科學(xué)、規(guī)范的管理，需在實踐中不斷總結(jié)和完善，進一步探討科學(xué)管理新方法，不斷滿足企業(yè)現(xiàn)代化檔案管理的需要，最終達到服務(wù)企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營活動的目的。

作者:寧惠玲 單位:廣東省源天工程有限公司

第五篇：企業(yè)檔案管理電子化思路分析

一、引言

企業(yè)辦公自動化形勢的日益發(fā)展，對企業(yè)的檔案管理工作產(chǎn)生了很大的影響，無論是對檔案信息資料的收集、分析和整理，還是對檔案信息資源的開發(fā)利用，都需要提高工作效率，與企業(yè)的日常辦公方式相適應(yīng)。所以檔案管理電子化是新的時代背景下對檔案管理工作的新要求，也是提高檔案管理效率的重要途徑。通過檔案管理電子化，檔案管理工作中的各個環(huán)節(jié)都可以通過計算機網(wǎng)絡(luò)來完成，不僅能夠有效地提高檔案管理的效率，而且有助于對檔案信息資源的深度開發(fā)利用，從而提高檔案信息的利用價值，為企業(yè)制定各項經(jīng)營決策提供有利的依據(jù)。

二、檔案管理電子化的現(xiàn)狀

在現(xiàn)代化辦公的時代背景下，檔案管理電子化是對檔案管理工作的一項創(chuàng)新。通過電子化辦公，能夠優(yōu)化檔案管理的流程，加速信息資源的更新，對檔案信息資源的分析整理以及開發(fā)利用有了全新的方式。但是由于檔案管理電子化是對傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案管理方式的一種顛覆，所以無論是在理念上還是在工作流程的運轉(zhuǎn)上，都存在很大的不同，在實際執(zhí)行的過程中，還存在諸多的問題，影響到檔案管理電子化建設(shè)的進程。在檔案管理軟件的使用方面，目前還沒有形成統(tǒng)一的標準，各個企業(yè)的檔案管理軟件在功能以及形式上都存在很大的差異性，所以導(dǎo)致檔案信息資源的傳遞和溝通存在一定的障礙。由于電子化的實施，需要將以往紙質(zhì)檔案中的內(nèi)容全部錄入到電子系統(tǒng)中，這是一項非常龐大的工程，并且在信息錄入的過程中會面臨各種問題，以前在紙質(zhì)檔案管理時期對于信息檢索和分類等都具有很強的差異性，所以在信息錄用各個項別之間可能存在一定的沖突。檔案管理電子化的全程操作都需要經(jīng)過計算機信息處理系統(tǒng)來完成，對于檔案管理人員而言，這是一項新的挑戰(zhàn)，需要不斷地加強學(xué)習，才能夠熟練運用各種軟件和功能。同時，檔案管理電子化節(jié)省了工作人員大量的時間，使其能夠?qū)⑹Ｓ嗟臅r間利用在對檔案信息資源的開發(fā)利用方面，能夠進一步開發(fā)檔案信息資源的價值，為企業(yè)的發(fā)展提供更加全面的信息。

三、增強檔案管理電子化服務(wù)手段

第一，電子文件的自動上傳收集。檔案信息的收集和錄入是檔案管理電子化建設(shè)的首要問題，而在辦公自動化的工作形勢下，可以充分利用現(xiàn)代化辦公的優(yōu)勢，實現(xiàn)電子文件的自動上傳功能，由此可以有效地提高檔案信息的收集錄入效率。在企業(yè)內(nèi)部建立一個檔案信息聯(lián)網(wǎng)系統(tǒng)，檔案管理部門與其他各個部門之間可以形成聯(lián)網(wǎng)模式，從而實現(xiàn)檔案信息的高速傳遞，簡化辦公程序，提高管理效率。第二，建立“電子文件（檔案）數(shù)據(jù)管理中心”。檔案管理部門與企業(yè)信息管理部門可加強密切配合，建立“電子文件（檔案）數(shù)據(jù)管理中心”。該中心設(shè)在企業(yè)檔案管理部門，是企業(yè)信息資源庫的重要組成部分。電子文件（檔案）數(shù)據(jù)管理中心集中管理網(wǎng)站內(nèi)各部門的歸檔電子文件，并在網(wǎng)站上提供有限制性或非保密電子文件的查詢、利用服務(wù)，實現(xiàn)電子文件信息資源共享，發(fā)揮檔案信息電子化的最大社會作用。第三，開展在線服務(wù)。檔案部門可以在網(wǎng)頁上通過匯編相應(yīng)的專題、提供數(shù)據(jù)庫查詢、電子信箱等服務(wù)方式，讓利用者與檔案管理部門利用電子郵件在網(wǎng)上進行快速通訊，進行信息交流，回答服務(wù)對象關(guān)于檔案材料真實性與保存價值的咨詢，提供查詢和資信服務(wù)。第四，加強橫向聯(lián)合，實現(xiàn)信息資源共享。檔案管理電子化模式的開展，不僅是對檔案信息收集和處理效率的提升，更加重要的是在此基礎(chǔ)上加強對檔案信息資源的開發(fā)利用，所以應(yīng)該建立檔案信息資源共享平臺，加強橫向和縱向的資源拓展。加強對檔案信息資源的開發(fā)利用，就必須打破過去企業(yè)內(nèi)部各個部門之間在信息資源方面各自為政的局面，同時應(yīng)該借助于檔案管理電子化的平臺，實現(xiàn)檔案信息資源的共享，從檔案信息的收集整理，到檔案信息資源的傳輸利用，提高其時效性、實用性以及可靠性，從而提高檔案信息資源的利用效率，為企業(yè)各個部門業(yè)務(wù)的開展提供及時有效的信息，從而促進整個企業(yè)的健康穩(wěn)定發(fā)展。第五，注重反饋評價機制的建設(shè)。為了進一步開發(fā)檔案信息資源的價值，應(yīng)該更加注重企業(yè)信息反饋評價機制的建設(shè)，對企業(yè)產(chǎn)品銷售后客戶的評價信息進行收集整理，然后經(jīng)過系統(tǒng)的分析，能夠詳細地了解客戶在使用企業(yè)產(chǎn)品后的感受以及相關(guān)的建議。企業(yè)在對這些信息進行綜合判斷后，能夠?qū)ζ髽I(yè)的經(jīng)營發(fā)展方向進行適當調(diào)整，從而更加適應(yīng)市場的發(fā)展需求，有利于企業(yè)的長效發(fā)展，這對檔案信息資源的開發(fā)利用具有重要的意義。

四、結(jié)束語

檔案管理電子化建設(shè)是促進檔案管理工作發(fā)展的重要途徑，通過電子化管理模式的建設(shè)，不僅能夠有效地提升檔案管理的效率，同時還能夠加強對檔案信息資源的開發(fā)利用，為企業(yè)的發(fā)展提供有利的參考依據(jù)。在檔案管理電子化建設(shè)的過程中，應(yīng)該以市場發(fā)展為導(dǎo)向，根據(jù)企業(yè)的實際發(fā)展狀況，制定出適宜的發(fā)展策略。從大的架構(gòu)布局到信息資源的承載能力以及運轉(zhuǎn)方式等，都需要有明確的安排部署，從而確保檔案管理電子化建設(shè)的順利開展。

作者:高丹 單位:中國聯(lián)合網(wǎng)絡(luò)通信有限公司大興安嶺地

第六篇：企業(yè)財務(wù)檔案管理信息化建設(shè)探討

隨著會計電算化事業(yè)的不斷發(fā)展，財務(wù)檔案的管理工作也發(fā)生了變化，手工會計檔案所采用的管理辦法已不適應(yīng)會計電算化檔案管理的需要。因此，必須加強會計電算化系統(tǒng)的檔案建設(shè)，即加快財務(wù)檔案管理的信息化建設(shè)，以適應(yīng)新時期會計電算化檔案管理提出的新要求，提高財務(wù)檔案管理工作水平，更好地服務(wù)于企業(yè)經(jīng)濟建設(shè)。

一、企業(yè)財務(wù)檔案管理信息化的必要性

所謂會計電算化，是指計算機技術(shù)在會計工作中的應(yīng)用，即采用電子計算機替代人工記賬、算賬、報賬，以及對會計信息進行分析和利用的過程。會計電算化后，提高了會計核算與物資管理的準確性、規(guī)范性和工作效率，減輕財會人員的勞動強度，使財會人員從繁重的手工勞動和繁瑣的核算事務(wù)中擺脫出來，更好地參與單位的經(jīng)營決策。加強財務(wù)檔案管理信息化是企業(yè)會計電算化改革和發(fā)展的客觀需要，是時展的必然，是財務(wù)檔案管理的必然發(fā)展趨勢。在企業(yè)信息化建設(shè)的過程中，財務(wù)保障范圍的拓展和管理要求的提高，迫切需要財務(wù)檔案管理手段的變革和管理效能的提高。建設(shè)財務(wù)檔案管理信息化系統(tǒng)，實現(xiàn)財務(wù)檔案的網(wǎng)絡(luò)化管理，是做好企業(yè)財務(wù)檔案管理的科學(xué)選擇。管好用好財務(wù)檔案是企業(yè)財會工作向高水平發(fā)展的重要前提。

二、財務(wù)檔案管理信息化易出現(xiàn)的特點

（一）較之傳統(tǒng)的財務(wù)檔案，電算化后財務(wù)檔案存儲的范圍和領(lǐng)域擴大了。

（二）傳統(tǒng)的財務(wù)檔案具有直觀可視性，而存儲在磁性介質(zhì)上的財務(wù)檔案必須在特定的計算機硬件與軟件系統(tǒng)環(huán)境中才可使用。即會計電算化檔案的調(diào)用需要一定的軟硬件環(huán)境。

（三）電子財務(wù)檔案便于計算、分析，能夠快捷獲得所需結(jié)果。如果電子財務(wù)檔案上網(wǎng)，通過計算機操作和網(wǎng)絡(luò)交流，不僅滿足了日常條件查詢、統(tǒng)計分析、制作數(shù)據(jù)報表、開展數(shù)據(jù)交換的需要，還能達到檔案信息資源共享、無紙化查閱和方便快捷的目的，節(jié)約了辦公成本，極大地提高了工作效率和工作質(zhì)量。正如上文所述，財務(wù)管理檔案信息化有很多優(yōu)點，但也存在不足。如具有系統(tǒng)依賴性，即需要一定的軟硬件環(huán)境支持，只能在特定的條件下才能打開，不具備紙質(zhì)檔案的直接可視性，還具有易遭毀損、難查痕跡的特點，同時它們又受載體的質(zhì)量、載體存放環(huán)境、載體存儲信息的有效期等條件的影響，即對會計電算化檔案的安全性、完整性要求更高。實行電算化的時間越長，會計檔案與財務(wù)軟件的版本數(shù)越多，即會計電算化檔案更需要科學(xué)的管理。因此，即使實現(xiàn)了財務(wù)檔案管理的信息化，在歸檔中也需要實行所謂的“雙套制”，即將同一份檔案的紙質(zhì)版和電子版同時歸檔。

三、企業(yè)財務(wù)檔案管理信息化的內(nèi)容

（一）搞好數(shù)據(jù)挖掘和整理，建好數(shù)據(jù)庫，并及時采集動態(tài)數(shù)據(jù)。紙質(zhì)的檔案大都以紙質(zhì)為載體，實現(xiàn)檔案管理的信息化，必須向數(shù)字化檔案管理轉(zhuǎn)變。在財務(wù)檔案數(shù)字化的基礎(chǔ)上，必須建立企業(yè)財務(wù)檔案數(shù)據(jù)庫，可以按企業(yè)財務(wù)檔案的內(nèi)容分類建立若干個主要的數(shù)據(jù)庫，如按標準制度、原始憑證、會計賬簿、指標文件、工作資料等建立幾個主要基本數(shù)據(jù)庫。數(shù)據(jù)庫一經(jīng)建立，立即著手數(shù)據(jù)的錄入，將本單位的財務(wù)檔案都錄入計算機。

（二）搞好財務(wù)檔案信息網(wǎng)絡(luò)建設(shè)，提高檔案使用效率。建立完善的財務(wù)檔案信息網(wǎng)絡(luò)，一方面可以將業(yè)務(wù)上級的文檔以及本級各單位的相關(guān)文件直接進入或轉(zhuǎn)換進入檔案數(shù)據(jù)庫，減少檔案人員的重復(fù)錄入工作，保證檔案信息的完整性。另一方而也可以實行聯(lián)機公共目錄查詢、通過電子郵件等方式開展財務(wù)檔案信息咨詢?？傊?，網(wǎng)絡(luò)財務(wù)檔案的在線管理和使用，可以大大減少檔案在形成、調(diào)閱上的時空差，實現(xiàn)財務(wù)檔案管理從靜態(tài)管理向動態(tài)管理的跨越，整合財力資源、人力資源，提高財務(wù)檔案管理的能力和質(zhì)量。

（三）搞好財務(wù)檔案管理輔助決策系統(tǒng)建設(shè)，做到定量分析與定性分析相結(jié)合，科學(xué)管理使用財務(wù)檔案。財務(wù)檔案信息通過采集整理和網(wǎng)絡(luò)傳輸，最終要提供給各級領(lǐng)導(dǎo)、決策部門、財務(wù)人員處理和運用。決策支持系統(tǒng)的建立要以管理科學(xué)、計算機科學(xué)、行為科學(xué)和控制論為基礎(chǔ)，以計算機技術(shù)、人工智能技術(shù)、經(jīng)濟數(shù)學(xué)等為手段。使系統(tǒng)能對一個問題提出多種方案，并對方案進行比較、分析和優(yōu)化，最大限度地提高財務(wù)保障的決策水平和決策質(zhì)量。

（四）提高財務(wù)檔案管理人員的信息化素質(zhì)。建設(shè)一支高素質(zhì)的財務(wù)檔案干部隊伍，是財務(wù)檔案管理信息化的重要基礎(chǔ)。加強財務(wù)檔案人員的繼續(xù)教育，企業(yè)應(yīng)著重加強財務(wù)檔案管理人員的信息化技術(shù)培訓(xùn)及應(yīng)用新技術(shù)、新設(shè)備、新方法的培訓(xùn)，提高其掌握和運用信息技術(shù)和信息手段的意識和技能。綜上所述，在以網(wǎng)絡(luò)和信息技術(shù)為主的信息化時代，只有做好數(shù)據(jù)挖掘和整理、做好財務(wù)檔案信息網(wǎng)絡(luò)建設(shè)、做好財務(wù)檔案管理決策系統(tǒng)建設(shè)、提高人員信息化素質(zhì)，才能更好地為經(jīng)濟發(fā)展提供優(yōu)質(zhì)高效的服務(wù)。

作者:李沛 單位:哈爾濱市軍隊離退休干部第四休養(yǎng)所

第七篇：企業(yè)特種設(shè)備檔案管理思考

設(shè)備檔案是企業(yè)檔案資源的重要組成部分，隨著《特種設(shè)備安全法》的頒布實施，企業(yè)特種設(shè)備檔案管理日益受到普遍重視。為此，大型企業(yè)應(yīng)進一步加強設(shè)備檔案尤其是特種設(shè)備檔案管理工作，為企業(yè)安全生產(chǎn)提供優(yōu)質(zhì)檔案服務(wù)。筆者結(jié)合工作實踐，對加強企業(yè)特種設(shè)備檔案管理作一粗淺探討，以供同行參考。

一、特種設(shè)備及企業(yè)特種設(shè)備檔案

根據(jù)中華人民共和國第十二屆全國人民代表大會常務(wù)委員會第三次會議于2013年6月29日通過并同時以中華人民共和國主席令（第4號）公布的《中華人民共和國特種設(shè)備安全法》的有關(guān)規(guī)定，所謂“特種設(shè)備，是指對人身和財產(chǎn)安全有較大危險性的鍋爐、壓力容器（含氣瓶）、壓力管道、電梯、起重機械、客運索道、大型游樂設(shè)施、場（廠）內(nèi)專用機動車輛，以及法律、行政法規(guī)規(guī)定適用本法的其他特種設(shè)[1]備?！倍^企業(yè)特種設(shè)備檔案，是指企業(yè)在特種設(shè)備設(shè)計、制造、購置、安裝、檢測、使用、管理、維修、改造、更新直至報廢全過程中形成和積累的各種文件、說明、圖紙、手冊、照片、音像等具有保管摘要：隨著《特種設(shè)備安全法》的頒布實施，企業(yè)特種設(shè)備檔案管理日益受到普遍重視。為此，企業(yè)檔案管理部門應(yīng)加強特種設(shè)備檔案管理工作，廓清特種設(shè)備文件材料的收集歸檔范圍，建立健全相關(guān)的規(guī)章制度，進一步拓展特種設(shè)備檔案的服務(wù)內(nèi)容，充分發(fā)揮特種設(shè)備檔案的安全預(yù)警功能，更好地為企業(yè)安全生產(chǎn)服務(wù)。

二、企業(yè)特種設(shè)備建檔管理的主要目的

企業(yè)特種設(shè)備建檔管理的目的主要有三個方面：一是為了全面掌握本企業(yè)所擁有特種設(shè)備的基本情況及其現(xiàn)狀，便于特種設(shè)備的調(diào)配、安全使用和維護保養(yǎng)；二是隨時掌握特種設(shè)備運行過程中的安全狀況，為分析、排查、處理設(shè)備存在的安全問題，及時消除事故隱患提供可靠依據(jù)；三是便于了解特種設(shè)備日常管理和維護情況、掌握特種設(shè)備的安全使用期限，為特種設(shè)備的安全運行、定期檢測、更新報廢等提供檔案參考。

三、企業(yè)特種設(shè)備文件材料的收集歸檔范圍

相關(guān)文件材料的收集歸檔是做好企業(yè)特種設(shè)備檔案管理工作的前提保障，為此，企業(yè)檔案管理部門應(yīng)會同企業(yè)設(shè)備管理部門根據(jù)本企業(yè)的實際情況，制定科學(xué)合理的《企業(yè)特種設(shè)備文件材料收集歸檔范圍和保管期限表》，為做好特種設(shè)備文件材料收集歸檔工作提供依據(jù)。一般來講，凡是對本企業(yè)特種設(shè)備制造、管理、使用、維修等具有查考利用價值的文件材料，均應(yīng)收集歸檔保管。這主要包括以下幾個方面的文件材料：

1．特種設(shè)備的購置臺賬、注冊登記資料、使用證復(fù)制件等；

2．特種設(shè)備的設(shè)計文件、制造單位的產(chǎn)品質(zhì)量合格證書、使用維護說明書、安裝維修技術(shù)文件和資料等；

3．特種設(shè)備質(zhì)量監(jiān)督管理部門出具的定期檢驗報告和設(shè)備管理及使用單位形成的設(shè)備租賃記錄、定期檢查記錄、日常運行記錄和維護保養(yǎng)記錄等；

4．特種設(shè)備及其安全附件、安全保護裝置、測量調(diào)控裝置及相關(guān)儀器儀表的日常維護、保養(yǎng)、更換記錄等；

5．特種設(shè)備的運行故障記錄和發(fā)生事故記錄及其維修、處理記錄等；

6．特種設(shè)備的重大修理改造記錄、重要部件更新[2]調(diào)換記錄等。

四、加強企業(yè)特種設(shè)備檔案管理的措施

1．建立健全特種設(shè)備檔案管理規(guī)章制度

企業(yè)特種設(shè)備的安全管理對于企業(yè)安全生產(chǎn)至關(guān)重要，為此，企業(yè)應(yīng)重視和加強特種設(shè)備檔案管理，為企業(yè)安全生產(chǎn)提供優(yōu)質(zhì)的檔案服務(wù)。鑒于目前國家尚未出臺《企業(yè)特種設(shè)備檔案管理辦法》，企業(yè)檔案管理部門應(yīng)根據(jù)本企業(yè)實際情況主動作為，依據(jù)中華人民共和國《檔案法》《檔案法實施辦法》《特種設(shè)備安全法》《安全生產(chǎn)法》等法律法規(guī)，建立健全本企業(yè)的特種設(shè)備檔案管理各項規(guī)章制度，如《特種設(shè)備檔案管理規(guī)定》《特種設(shè)備檔案保管期限表》等，對特種設(shè)備檔案資料的收集歸檔、保管利用等做出明確規(guī)定，以便在開展特種設(shè)備檔案管理中有規(guī)可依。

2．創(chuàng)新檔案管理方式，提高檔案服務(wù)效率

作為一種特殊門類的檔案，企業(yè)特種設(shè)備檔案管理有其特殊要求，主要體現(xiàn)在其檔案管理的成套性和動態(tài)性兩個方面，這是由設(shè)備本身的成套性和設(shè)備狀況的動態(tài)性所決定的。通常情況下，企業(yè)特種設(shè)備是成套購置、成套管理、成套使用的，而在設(shè)備使用或運行過程中，設(shè)備的整體安全狀況、各部件的安全性能等又是動態(tài)變化的。因此，應(yīng)在尊重企業(yè)檔案管理的基本原則下，根據(jù)特種設(shè)備檔案形成、積累和利用的特點，創(chuàng)新企業(yè)特種設(shè)備檔案管理方式，對特種設(shè)備檔案實行特殊管理。如可對應(yīng)每套設(shè)備，將其檔案按套進行分類、組卷、編號，并對特種設(shè)備檢測監(jiān)測記錄、使用維修記錄、改造更新記錄等隨時收集歸檔，及時補充檔案內(nèi)容；同時，按文件收集歸檔順序排列上架，并借助計算機編制動態(tài)機檢目錄，實行成套、動態(tài)管理。這樣既便于動態(tài)地維護特種設(shè)備檔案的齊全完整，又有利于使檔案內(nèi)容能及時反映設(shè)備安全狀況，可以更好地為企業(yè)安全生產(chǎn)提供檔案利用服務(wù)。

3．拓展服務(wù)內(nèi)容，注重發(fā)揮特種設(shè)備檔案管理的安全預(yù)警功能

一般來講，企業(yè)特種設(shè)備檔案是以設(shè)備的購置、安裝、使用、檢驗、維修、報廢等過程中形成的文件材料為基本內(nèi)容收集建檔的，而這些檔案材料對設(shè)備安全狀況的反映存在一定的滯后性，只能滿足于企業(yè)對一般層面上的設(shè)備信息需求。然而，在實際生產(chǎn)工作和設(shè)備運行過程中，最能及時地反映設(shè)備運行狀況[3]的是生產(chǎn)第一線形成的設(shè)備日常運行狀況記錄。為此，企業(yè)檔案管理部門應(yīng)加強與企業(yè)生產(chǎn)部門的聯(lián)系，共同督促生產(chǎn)作業(yè)人員建立和完善設(shè)備日常運行狀況信息采集記錄，確保這一能反映設(shè)備是否安全運行的第一信號及時收集歸檔并向設(shè)備維修部門反饋，以充分發(fā)揮特種設(shè)備檔案管理的安全預(yù)警功能。總之，加強特種設(shè)備檔案管理是維護企業(yè)安全生產(chǎn)的有效保障，企業(yè)檔案管理部門對此應(yīng)主動作為，為企業(yè)特種設(shè)備安全運行和企業(yè)安全生產(chǎn)提供及時有效的檔案服務(wù)。

作者:都利霞 單位:甘肅靖遠煤電股份有限公司設(shè)備租賃公司

第八篇:企業(yè)人事檔案管理的幾點思考

根據(jù)中共中央組織部的統(tǒng)一安排,各級組織部門對干部人事檔案分級、分批展開了專項審核，根據(jù)干部人事檔案專項審核工作的精神和要求，2015年，農(nóng)村商業(yè)銀行全面開展了對全行員工人事檔案的審核工作，共審核檔案1151冊。通過開展員工人事檔案專項審核工作，真正摸清了員工人事檔案的“家底”，并對員工人事檔案進行了一次全面清淤工作。在專項審核過程中，筆者發(fā)現(xiàn)了管理中存在的一些問題。

1人事檔案管理中存在的問題

(1)材料不齊全、管理不規(guī)范。一是《干部履歷表》、《自傳》存在要素不齊全、未粘貼照片、工作經(jīng)歷內(nèi)容填寫過于簡單、無審核單位蓋章、無落款日期等現(xiàn)象。二是考察、考核、鑒定材料不齊全，如《年度考核表》、考察材料等沒有確保其延續(xù)性。三是學(xué)籍檔案不完整，有的檔案缺少高校畢業(yè)生登記表、學(xué)生成績表。四是黨籍材料不齊全，缺少中國共產(chǎn)黨入黨志愿書、入黨申請書、轉(zhuǎn)正申請書，經(jīng)民主評議被評為優(yōu)秀或不合格黨員的“民主評議黨員登記表”未及時放入人事檔案。五是表彰獎勵材料未及時放入。六是招錄、聘用、任免材料不齊全，如招錄、聘用材料不齊全，工資變動審批表未及時入檔。(2)通過專項審核，發(fā)現(xiàn)全行員工人事檔案出生時間記載不一致的共計70冊，參加工作時間記載不一致的有16冊，入黨時間記載不一致的有10冊，學(xué)歷記載不一致的有1冊。干部人事檔案是一個干部各方面工作表現(xiàn)積累的載體，涉及黨史、干部、人事、勞動等各個方面的政策，所以查核的時候要求相關(guān)的工作人員要有相當?shù)墓ぷ鞣e累。在審核過程中，由于審核人員對相關(guān)政策知識掌握不夠全面，可能會對干部的年齡、學(xué)歷、黨齡等認定不當。

2原因分析

2.1部門單位對人事檔案管理不夠重視

部門單位因人員緊缺，未配備專職人事檔案管理人員，加上人事干部調(diào)動頻繁等原因，導(dǎo)致人事檔案管理隊伍不穩(wěn)定，難以保證人事檔案內(nèi)容的連續(xù)性和完整性。

2.2人事檔案管理人員素質(zhì)有待提升

一是人事檔案管理人員普遍缺乏系統(tǒng)培訓(xùn)，業(yè)務(wù)知識欠缺，實踐經(jīng)驗不足；二是兼職人員用于人事檔案管理工作的時間有限，使得無法集中精力做好人事檔案管理工作；三是人事檔案管理人員長期沒有受到足夠的重視，工作積極性也不高。

2.3個人原因

(1)到本單位工作之前在私營企業(yè)工作的，或在某些單位從事以代辦員、臨時工勞務(wù)派遣人員身份工作的員工，因原單位未建立人事檔案，缺少勞動合同書、錄用審批表、轉(zhuǎn)正工資定級審批表等資料，無法承認這期間的工作經(jīng)歷，造成員工自己填寫的參加工作時間與企業(yè)認定的不一致。(2)員工對人事檔案不夠重視。一是員工在職教育取得的學(xué)籍檔案，未及時交人事檔案管理部門歸檔；二是員工填寫相關(guān)信息時，會出現(xiàn)隨意填寫學(xué)習和工作經(jīng)歷的現(xiàn)象，對不確定的時間只憑記憶填寫，出生時間、參加工作時間、入黨時間記載信息前后不一致；三是對于個人缺少的人事檔案資料，員工不能積極配合人事檔案管理部門查找相關(guān)檔案材料。(3)通過分析，造成出生日期不一致的原因大致有兩種：一是最早記載日期為實際出生日期，后期公安系統(tǒng)辦理身份證時將出生日期填寫錯誤；二是部分漢族同志最早記載日期為農(nóng)歷填寫，后期逐步改為與身份證一致的公歷時間。

3加強人事檔案管理工作的建議

通過開展干部人事檔案專項審核工作，使我們對人事檔案管理工作的重要性有了更為深刻的認識，為加強人事檔案管理工作，筆者從以下組織、制度、實施三個層面提出建議。

3.1加強組織領(lǐng)導(dǎo)

要高度重視員工人事檔案工作的重要性和嚴肅性，把員工人事檔案管理工作列入到重要的議事日程，明確職責，成立員工人事檔案管理工作領(lǐng)導(dǎo)小組，負責員工人事檔案管理工作的日常監(jiān)督和檢查，著力解決好干部檔案管理中的薄弱環(huán)節(jié)和突出問題。選派政治可靠、作風正派、責任心強、業(yè)務(wù)素質(zhì)好的共產(chǎn)黨員，專職負責做好收集、鑒別、整理和歸檔工作，并保持人員相對穩(wěn)定。

3.2完善人事檔案管理制度及設(shè)施

(1)按照人事檔案工作目標管理要求，結(jié)合本單位實際情況，制定干部人事檔案工作操作規(guī)程，建立健全《員工人事檔案工作人員職責》和七項制度(員工人事檔案材料收集補充制度、員工人事檔案查(借)制度、員工人事檔案材料鑒別歸檔制度、員工人事檔案整理制度、員工人事檔案轉(zhuǎn)遞制度、員工人事檔案檢查核對制度、員工人事檔案保管保密制度)，建立和完善各種登記簿，大力推進員工人事檔案工作制度化建設(shè)。(2)按照中組部《干部人事檔案工作目標管理考評標準》中有關(guān)要求，要建立堅固的、防火防潮專用人事檔案室，配備鐵質(zhì)的5節(jié)柜，實現(xiàn)檔案庫房、閱檔室、辦公室三室分開，安裝防盜門窗、110報警設(shè)備，配備滅火、防蟲、溫濕度計等設(shè)施，落實“六防”措施。

3.3實施層面

(1)加強培訓(xùn)，提高檔案管理人員素質(zhì)，重點培訓(xùn)業(yè)務(wù)的基礎(chǔ)知識和實操，盡快提高管理人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)。(2)加強人事檔案管理的規(guī)范化和標準化。根據(jù)《干部檔案整理工作細則》的有關(guān)要求，按照“十類”、“全、嚴、準、細、齊”的標準，對員工人事檔案材料進行收集、整理，做到編排有序、目錄清楚、工整、檔案材料加工規(guī)范、裝訂整齊，并備齊卷皮、目錄紙、襯紙、切紙刀、打孔機等必需的物品和設(shè)備。避免人事檔案材料載體不統(tǒng)一、裝訂不整齊、書寫不規(guī)范、管理不規(guī)范等現(xiàn)象。(3)嚴把人事檔案審核關(guān)。對于新招聘、正式調(diào)入的員工，必須嚴把人事檔案審核關(guān)。一是突出嚴肅性，嚴把審核“準確關(guān)”。把“三齡兩歷”核定作為人事檔案審核工作的重點，逐項審核清查，做到全面收集材料、仔細鑒別材料、規(guī)范整理材料，認真登記《干部人事檔案專項審核情況登記表》，對“三齡兩歷”等基本信息不一致的，本著尊重歷史、尊重事實的原則，認真查閱原始資料，確保歸檔材料的準確性；二是突出完整性，嚴把材料“收集關(guān)”。對缺少材料的，要求限期補齊。堅持檔案審核、信息反饋和材料收集同步進行、循環(huán)往復(fù)，以提高工作效率。(4)加快人事檔案電子化管理。在審核紙質(zhì)干部人事檔案的信息時，既費工又費時。大型、有條件的單位可以適時推進檔案信息化建設(shè)，把傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案與現(xiàn)代化信息電子檔案二者有機地結(jié)合起來，運用現(xiàn)代化服務(wù)方式，提高服務(wù)效率。暫時沒有條件的單位，可將通過專項審核確定的人員基本信息、工作、學(xué)習經(jīng)歷、家庭情況、獎懲情況、考核情況植入企業(yè)人力資源系統(tǒng)或者電子版的員工基本情況表，方便日常查閱，以便在人事檔案的信息化管理過程中更加規(guī)范、高效。(5)加大宣傳。讓各單位、員工了解到人事檔案的重要性，重視人事檔案，一是積極配合人事檔案管理人員查找缺失資料；二是有干部人事檔案材料形成的部門，應(yīng)在材料形成后，及時主動送交干部人事檔案管理人員歸檔。任何組織與個人，不得以任何理由積壓、滯留應(yīng)歸檔的材料，嚴禁人事檔案弄虛作假；三是員工填寫每一份信息表時都要以負責任的態(tài)度認真填寫。人事檔案的專項審核工作，是一項系統(tǒng)而復(fù)雜的工程，不僅是對員工人事檔案的一次大清查，也是對單位人事檔案管理的大檢查和大檢閱。人事檔案的專項審核工作不是檔案管理工作的“終點站”，加強干部人事檔案的管理，是一項持續(xù)性、長期性、復(fù)雜性的工作，需要我們不斷加強學(xué)習，創(chuàng)新理念，從而不斷提高工作質(zhì)量和管理水平，使人事檔案在企業(yè)人力資源管理中發(fā)揮最大的效力，為企業(yè)選人、用人、育人提供基礎(chǔ)性的參考資料。

作者:馬靜 單位:新疆天山農(nóng)村商業(yè)銀行股份有限公司

第九篇：科技型企業(yè)檔案管理現(xiàn)狀與對策

科技型企業(yè)是我國創(chuàng)新經(jīng)濟發(fā)展的骨干力量，是助推我國科技創(chuàng)新的先鋒隊，是推動我國創(chuàng)新驅(qū)動發(fā)展的排頭兵。隨著我國創(chuàng)新驅(qū)動發(fā)展戰(zhàn)略不斷深入實施，以高新技術(shù)企業(yè)為代表的科技型企業(yè)隊伍不斷壯大，作用不斷增強。檔案工作作為企業(yè)管理重要的一環(huán)，對企業(yè)健康發(fā)展產(chǎn)生重要影響，對擁有大量科研檔案的科技型企業(yè)而言更是如此?？萍夹推髽I(yè)做好自身檔案工作無論是對自身還是對我國科技經(jīng)濟發(fā)展都意義重大。筆者根據(jù)實地調(diào)研和問卷調(diào)查結(jié)果，對我國科技型企業(yè)發(fā)展的現(xiàn)狀、問題進行深入的分析研究，提出了完善科技型企業(yè)檔案建設(shè)管理的對策建議。

1完善科技型企業(yè)檔案建設(shè)管理的重要意義

首先，完善檔案工作是科技型企業(yè)促進自身管理和發(fā)展的要求。沒有高標準的檔案管理，就沒有企業(yè)的現(xiàn)代化管理，更沒有企業(yè)的發(fā)展壯大。完善檔案管理，有助于規(guī)范企業(yè)現(xiàn)代化管理建設(shè)，推動企業(yè)又好又快發(fā)展。其次，完善檔案工作是科技型企業(yè)加強自身文化建設(shè)的要求。完整的企業(yè)檔案，是企業(yè)發(fā)展的真實記錄和見證，是展示企業(yè)文化的生動媒介，是提煉企業(yè)價值理念的素材，是企業(yè)文化的重要組成部分。第三，完善檔案工作是科技型企業(yè)維護自身合法權(quán)益的要求。完善檔案管理有利于企業(yè)在研發(fā)、生產(chǎn)、經(jīng)營和銷售等各個環(huán)節(jié)確保產(chǎn)品質(zhì)量、控制法律風險、保護知識產(chǎn)權(quán)和商業(yè)秘密，維護企業(yè)在經(jīng)濟糾紛中的合法權(quán)益。第四，完善科技型企業(yè)檔案工作將有利于實施創(chuàng)新驅(qū)動發(fā)展戰(zhàn)略?？萍夹推髽I(yè)完善檔案工作有利于提煉有價值的素材，加快企業(yè)創(chuàng)新的步伐，推動我國經(jīng)濟發(fā)展方式的轉(zhuǎn)變，為我國實施創(chuàng)新驅(qū)動發(fā)展戰(zhàn)略打下堅實的基礎(chǔ)。

2我國科技型企業(yè)檔案建設(shè)管理的現(xiàn)狀

通過對全國265家科技型企業(yè)的實地調(diào)研和問卷調(diào)查，我們對科技型企業(yè)檔案建設(shè)管理的情況進行了摸底。從調(diào)研的情況來看，經(jīng)過數(shù)十年的建設(shè)和發(fā)展，我國科技型檔案從無到有，從雜亂無章到規(guī)范有序，取得了長足的進步和發(fā)展。

2．1科技型企業(yè)對檔案工作的重視程度普遍提高

科技型企業(yè)檔案工作是企業(yè)管理中不可或缺的一環(huán)，是職能管理中重要的組成部分，需要企業(yè)上下予以高度重視，令人欣喜的是我國科技型企業(yè)已經(jīng)開始逐漸重視檔案管理工作。在受訪的265家企業(yè)中，202家企業(yè)有明確的分管領(lǐng)導(dǎo)，占總數(shù)的76%。二是科技型企業(yè)科技檔案工作制度建設(shè)態(tài)度積極，在受訪的265家企業(yè)中，210家明確了業(yè)務(wù)文件的形成和歸檔要求，占79%。228家建立了各類檔案工作方面的管理制度，占86%。三是科技型企業(yè)保存全套文件及知識產(chǎn)權(quán)文件的意識較強，在受訪的265家企業(yè)中，在兩個以上單位合作完成的項目中，有197家企業(yè)將知識產(chǎn)權(quán)檔案按秘密文件處理，占總數(shù)的74%。四是科技型企業(yè)重視有保存價值的文件，在受訪的265家企業(yè)中，245家企業(yè)按項目不同階段要求并做好相關(guān)檔案工作，占總數(shù)的92%。在受訪的265家企業(yè)中，222家企業(yè)將有保存價值文件交由部門或項目檔案人員保管，占總數(shù)的84%。

2．2科技企業(yè)檔案組織機構(gòu)建設(shè)逐步完善

在265家受訪企業(yè)中，擁有獨立檔案機構(gòu)的有106家，占總數(shù)的40%，沒有獨立檔案管理機構(gòu)的有154家，占總數(shù)的58%，在這部分企業(yè)中，隸屬部門多種多樣，包括財務(wù)、行政、綜合、人力等，其中以行政部門和綜合部門居多(見圖1)。在企業(yè)分管檔案工作的領(lǐng)導(dǎo)情況調(diào)查中，202家企業(yè)有明確的分管領(lǐng)導(dǎo)，占總數(shù)的76%，沒有明確領(lǐng)導(dǎo)的企業(yè)僅有63家，占24%(見圖2)，在企業(yè)配備檔案工作人員的調(diào)查中，在配備專職人員方面，241家企業(yè)配備的專職人員在5人及以下，占總數(shù)的91%，其中沒有專職人員的112家(42%)以及1位專職人員的75家(28%)，即配備1人及以內(nèi)專職人員的企業(yè)占了70%的比重，而10人以上的僅占2%(見圖3)。在配備兼職人員方面，202家企業(yè)配備的專職人員在5人及以下，占總數(shù)的76%，其中沒有兼職人員的50家(19%)，1位兼職人員的73家(28%)，2位兼職人員的41家(15%)，即配備2人及以內(nèi)兼職人員的企業(yè)占了62%的比重，而10人以上的僅占13%(見圖4)。盡管受訪企業(yè)部分組織機構(gòu)建設(shè)仍然存在不足，但是相較于過往科技企業(yè)檔案組織建設(shè)已經(jīng)取得長足的進步。

3我國科技型企業(yè)檔案管理存在的問題

盡管我國科技型企業(yè)檔案工作得到了部分企業(yè)的重視，取得了一定的進步，但從科技型企業(yè)在我國創(chuàng)新驅(qū)動發(fā)展中的地位來說，當前科技型企業(yè)檔案工作與自身在我國創(chuàng)新驅(qū)動發(fā)展的地位仍不匹配，發(fā)展的步伐不足以支撐其實現(xiàn)真正意義上的騰飛。在調(diào)研中，發(fā)現(xiàn)我國科技型企業(yè)檔案管理主要存在如下問題。3.1企業(yè)檔案工作制度建設(shè)仍然較為滯后盡管我國科技型企業(yè)在檔案工作中重視制度的建設(shè)及領(lǐng)導(dǎo)人員的設(shè)置，但落實情況卻并不理想，流于形式。一方面，企業(yè)對歸檔文件完整與系統(tǒng)質(zhì)量重視不足，參與度不高。在265家受訪企業(yè)中，企業(yè)在對歸檔文件完整與系統(tǒng)質(zhì)量進行審核把關(guān)方面，全程參與的企業(yè)不到企業(yè)總數(shù)的一半，未進行把關(guān)的企業(yè)高達三成以上。另一方面，企業(yè)檔案業(yè)務(wù)工作開展不理想，重視程度不夠。在265家受訪企業(yè)中，136家企業(yè)未開展過檔案鑒定及銷毀工作，占51%，165家企業(yè)未開展過檔案編研工作，占62%。3.2企業(yè)檔案工作硬件配置仍然存在不足檔案工作配置是檔案工作的支撐，缺少充足檔案設(shè)備配置，尤其是現(xiàn)代化、信息化設(shè)備的匱乏必將導(dǎo)致檔案工作的低效和無序。現(xiàn)階段，我國科技型企業(yè)限于對資金及對檔案工作設(shè)備作用認識的局限，配置情況并不理想。一方面，企業(yè)檔案工作設(shè)備配置不足，現(xiàn)代化工具欠缺。在265家受訪企業(yè)中，各類檔案工作設(shè)備配置率均在70%以下，設(shè)備的配備有所欠缺，且配置設(shè)備多為常規(guī)設(shè)備，有關(guān)檔案信息化、電子化的設(shè)備配置更少。另一方面，企業(yè)檔案信息化建設(shè)不完善，自動化程度不高。在265家受訪企業(yè)中，96家企業(yè)沒有辦公自動化系統(tǒng)，占36%，168家企業(yè)沒有檔案管理系統(tǒng)，占63%。195家企業(yè)未實現(xiàn)管理軟件與OA的對接，占74%，167家企業(yè)未開展紙質(zhì)檔案數(shù)字化工作，占63%。3.3檔案工作人員隊伍規(guī)模小，專業(yè)素質(zhì)不高檔案工作人員是檔案工作中樞，缺乏高素質(zhì)人才，檔案工作運轉(zhuǎn)必將受阻?，F(xiàn)階段，我國科技型企業(yè)檔案工作人才隊伍仍難以滿足實際需求。首先，科技檔案專業(yè)人才隊伍規(guī)模小。在配備專職人員方面，241家企業(yè)配備的專職人員在5人及以下，占總數(shù)的91%，其中沒有專職人員的112家(42%)以及1位專職人員的75家(28%)，即配備1人及以內(nèi)專職人員的企業(yè)占了70%的比重，而10人以上的僅占2%。其次，科技檔案工作輔助人員匱乏。在配備兼職人員方面，202家企業(yè)配備的專職人員在5人及以下，占總數(shù)的76%，其中沒有兼職人員的50家(19%)，1位兼職人員的73家(28%)，2位兼職人員的41家(15%)，而10人以上的僅占13%。最后，企業(yè)檔案工作人員專業(yè)培訓(xùn)參與度低，專業(yè)基礎(chǔ)不扎實。在參加檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)方面，除16家企業(yè)空缺外，有136家企業(yè)檔案人員參加過檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)，占總數(shù)的51%，參加過培訓(xùn)的109家，占43%。

4強化我國科技型企業(yè)檔案管理工作的建議

4．1加強對科技型企業(yè)檔案建設(shè)資金扶持，支持企業(yè)提升檔案場地設(shè)備配置

一是政府要加大對科技型企業(yè)提升檔案工作設(shè)備配置的支持。我國科技型檔案工作設(shè)備配置并不充足，推動檔案工作信息化、專業(yè)化的工具更是缺乏，為鼓勵科技型企業(yè)積極開展檔案工作，推動檔案工作自動化、高端化、現(xiàn)代化，必須加大科技型企業(yè)購買檔案工作設(shè)備尤其是信息化、先進化設(shè)備的資金支持，可以通過項目、補貼等手段打造科技型企業(yè)高端檔案工作系統(tǒng);二是檔案管理部門要探索支持科技型企業(yè)購置檔案設(shè)備的新方式。不斷深入了解檔案工作設(shè)備所需，制定支持檔案工作設(shè)備購買清單，研究各類不同設(shè)備購置支持的比例或者稅收減免的額度，尤其應(yīng)該注重加大對信息化設(shè)備的支持。

4．2支持企業(yè)加強檔案人才培訓(xùn)，建立檔案專門人才隊伍

企業(yè)必須注重檔案專門人才隊伍建設(shè)，強化對檔案管理人員的培訓(xùn)。首先，檔案管理部門可以請檔案學(xué)理論專家舉辦講座，使檔案工作人員從理論上把握檔案工作的特點和規(guī)律。其次，要強化法律法規(guī)、標準規(guī)范培訓(xùn)，向科技型企業(yè)提供檔案工作制度匯編、檔案管理常用表格及檢索工作標準格式等方便適用的參考依據(jù)材料，引導(dǎo)他們的工作朝制度化、規(guī)范化和標準化方向發(fā)展。最后，針對科技型企業(yè)普遍缺乏檔案管理業(yè)務(wù)知識和經(jīng)驗等問題，可以增加業(yè)務(wù)知識和專業(yè)技能培訓(xùn)，如知識產(chǎn)權(quán)、商業(yè)秘密、客戶檔案的保管和利用，應(yīng)訴反傾銷案中檔案的管理和應(yīng)用，電子文件的收集保管等業(yè)務(wù)知識，幫助檔案人員掌握檔案知識和技能操作。

4．3樹立科技型企業(yè)檔案管理標桿，推廣檔案管理先進模式經(jīng)驗

科技型企業(yè)檔案工作在我國尚處于初級階段，與規(guī)范化、標準化管理還有較大差距，為此我國應(yīng)加強科技型企業(yè)檔案工作試點工作。一方面，制定標準，樹立標桿。檔案管理部門應(yīng)加強對科技型企業(yè)檔案管理工作的規(guī)范和指導(dǎo)，建立和完善相關(guān)檔案管理標準、流程，選擇一批科技型企業(yè)進行試點，樹立企業(yè)檔案管理的標桿。可以嘗試從機關(guān)、事業(yè)單位抽調(diào)檔案管理的骨干人員組成相應(yīng)的工作組進駐各試點企業(yè)，協(xié)助科技型企業(yè)制定檔案管理制度，幫助企業(yè)初步形成運行通暢的工作機制，為企業(yè)檔案工作做好頂層設(shè)計，明確檔案工作的方向和操作。另一方面，檔案管理部門要不斷總結(jié)試點經(jīng)驗，向廣大科技型企業(yè)推廣標桿企業(yè)檔案管理的先進模式和經(jīng)驗。

作者:李奎 鄭秋生 單位:廣東省技術(shù)經(jīng)濟研究發(fā)展中心

第十篇：企業(yè)檔案管理信息化建設(shè)探討

一、前言

隨著計算機技術(shù)的發(fā)展，網(wǎng)絡(luò)技術(shù)和通信技術(shù)的應(yīng)用也變得越來越廣泛?，F(xiàn)代信息技術(shù)已經(jīng)成為企業(yè)和各品牌實現(xiàn)可持續(xù)發(fā)展和提高市場競爭力的得力工具，信息化已經(jīng)成為企業(yè)的發(fā)展目標。自古以來，檔案管理都是容易出錯的環(huán)節(jié)，任務(wù)繁重卻枯燥無味。但檔案的丟失會帶來一系列的麻煩，員工的入職、升職、離職等方面都涉及到了檔案的調(diào)動問題。因檔案管理不當，員工無法升職甚至打官司的事件并不罕見，因此檔案的管理工作十分重要，尤其是在人員流動率相當大的今天。而信息技術(shù)可以幫助企業(yè)建立一個網(wǎng)絡(luò)檔案，即使紙質(zhì)檔案丟失，企業(yè)還是可以從網(wǎng)絡(luò)上查到相關(guān)的信息，極大地減少了檔案管理工作人員的重擔。因此，企業(yè)應(yīng)采取積極的措施來推動企業(yè)的檔案管理信息化建設(shè)工作，完善信息化建設(shè)體系，提升企業(yè)的核心競爭力，做到企業(yè)建設(shè)與科學(xué)技術(shù)同步。

二、企業(yè)檔案管理的重要意義以及管理現(xiàn)狀

企業(yè)檔案管理是專門負責管理各部門形成歷史的一類工作，它不生產(chǎn)物質(zhì)財富。企業(yè)的檔案管理不是單獨存在的，它是各項社會管理系統(tǒng)中不可或缺的重要組成部分。檔案與員工的工齡、利息待遇息息相關(guān)。很多畢業(yè)生工作幾年后仍然是學(xué)生身份，這就是由于他們未能及時辦理參加工作手續(xù)，這會影響到自己的未來職業(yè)發(fā)展、工齡和退休金的計算。同時，很多與個人利益切身相關(guān)的問題都會涉及到檔案。雖然現(xiàn)在的許多單位可以補辦新檔案，但這也會造成一定的損失。從檔案的功能上，可以看出它履行著部分的行政職能，而且它的傳遞是有規(guī)定的程序的。隨著科技的發(fā)展，企業(yè)對檔案管理工作的要求越來越高，但要使企業(yè)檔案管理滿足不斷增長社會需求還是存在一定的難度的。目前，企業(yè)檔案管理中存在的主要問題有以下幾種：現(xiàn)代化發(fā)展管理軟件不能互調(diào)，制約了檔案管理信息化的進程；檔案管理人員的計算技術(shù)有待提高，盡管引進了現(xiàn)代化設(shè)備，管理人員不會使用；檔案管理的標準還未統(tǒng)一，檔案管理人員在進行管理工作時沒有標準可循。

三、如何做好企業(yè)檔案管理的信息化建設(shè)工作

現(xiàn)代技術(shù)在企業(yè)的發(fā)展中得到了極其廣泛的應(yīng)用，比如辦公軟件、網(wǎng)絡(luò)等等。員工們利用電腦實現(xiàn)遠程工作、傳輸軟件，而檔案管理工作也與時俱進了。利用通信、網(wǎng)絡(luò)等技術(shù)，管理人員可以很便利地進行檔案的收集、整理、報關(guān)等一系列工作，不僅減少了紙質(zhì)的使用量，還可以實現(xiàn)檔案的永久保存、異地保存等。不僅僅如此，檔案管理人員可以隨時隨地的對檔案進行調(diào)用、編輯。雖然現(xiàn)代技術(shù)在檔案管理上的應(yīng)用減少了檔案管理工作的工作量，節(jié)省了大量的人力物力，但企業(yè)在檔案管理信息化建設(shè)方面仍存在一些不容忽視的問題。要想做好檔案管理的信息化建設(shè)工作，企業(yè)要從以下幾個方面著手：第一，提高檔案管理人員的現(xiàn)代化素質(zhì)，定期組織管理人員進行現(xiàn)代技術(shù)的學(xué)習以及培訓(xùn)。許多檔案管理人員的現(xiàn)代技術(shù)都不是很過硬，無法熟練地使用現(xiàn)代設(shè)備，這在一定程度上拉低了整個檔案管理信息化建設(shè)的進程和效率。定期地組織員工學(xué)習現(xiàn)代技術(shù)，并進行培訓(xùn)、考核；有意識地提高管理人員對現(xiàn)代技術(shù)和檔案管理信息化建設(shè)的重視，幫助管理人員樹立信息化建設(shè)的意識，能帶動管理人員的積極性，盡可能地實現(xiàn)檔案信息電子化；第二，建立統(tǒng)一的檔案管理標準，使檔案管理工作走向規(guī)范化和標準化。檔案管理現(xiàn)有的管理制度、檔案整理方法以及分類標準還是以前沿襲下來的，并沒有什么改革和創(chuàng)新。這些舊的標準中有些已經(jīng)不再適用于如今的檔案管理工作，需要及時地剔除這些糟粕，并根據(jù)現(xiàn)在企業(yè)檔案管理的特點制定新的統(tǒng)一標準，并將這些標準加以推廣，不再局限于某一個專業(yè)系統(tǒng)，全面實現(xiàn)檔案管理工作的信息化；研發(fā)新的現(xiàn)代檔案管理軟件，解決因檔案部門計算機機型不一而導(dǎo)致軟件無法使用的難題。檔案管理部門的計算機并不都是一樣的，有的是新置的，有的是舊型電腦，現(xiàn)有的軟件并不一定能夠適用于各種各種機型的電腦，進而導(dǎo)致檔案在不同的電腦上無法相互調(diào)用、編輯和整理，這降低了管理人員的工作效率。因此，相關(guān)技術(shù)人員要研發(fā)新的辦公軟件，最好是能適用于各種機型。統(tǒng)一更換檔案管理部門的電腦，使用統(tǒng)一的辦公軟件也是一種辦法，不過這種方法只能暫時解決問題，而且還會耗費大量的物力和財力；重視安全系統(tǒng)的開發(fā)工作。電子版的檔案也會出現(xiàn)丟失或被盜的情況，為此做好軟件安全系統(tǒng)的研發(fā)和防護工作也是十分必要的。計算機的防火墻、入侵檢測等安全系統(tǒng)是保護檔案資料的重要工具，但這些安全系統(tǒng)并不是堅不可摧的，因此企業(yè)在進行檔案管理信息化建設(shè)時，千萬不要忽略了安全系統(tǒng)的開發(fā)工作。隨著電子技術(shù)的發(fā)展，黑客的技術(shù)也越來越高明，因此研發(fā)人員也要與時俱進，加快新型安全系統(tǒng)的研發(fā)步伐，爭取開發(fā)出更安全的系統(tǒng)來保障電子檔案的安全。

四、結(jié)束語

實現(xiàn)信息化建設(shè)是企業(yè)檔案管理的發(fā)展趨勢，本文主要從企業(yè)、檔案管理和信息化建設(shè)三個方面展開分析，有一定的借鑒和參考價值。

作者:李芳菲 單位:黑龍江廣播電視網(wǎng)絡(luò)股份有限公司