導(dǎo)語(yǔ)：我國(guó)高校檔案管理論文10篇一文來(lái)源于網(wǎng)友上傳，不代表本站觀點(diǎn)，若需要原創(chuàng)文章可咨詢客服老師，歡迎參考。

第一篇:高校畢業(yè)生檔案管理

人事檔案是我國(guó)人事管理制度的一項(xiàng)重要特色，高校畢業(yè)生檔案是人事檔案的重要組成部分，是人才信息的重要載體，是大學(xué)生在校期間學(xué)習(xí)及各種社會(huì)實(shí)踐的真實(shí)歷史記錄，是其家庭社會(huì)關(guān)系的主要原始材料，主要包括入學(xué)登記表、成績(jī)單、畢業(yè)生登記表、黨（團(tuán)）材料、獎(jiǎng)懲材料等。目前就業(yè)、職稱申報(bào)、計(jì)算工齡、工作流動(dòng)、考研、辦理保險(xiǎn)等都需要個(gè)人檔案，特別是在國(guó)有企業(yè)、機(jī)關(guān)事業(yè)單位，人事檔案相當(dāng)重要。

一、高校畢業(yè)生檔案管理現(xiàn)狀

目前管理高校畢業(yè)生檔案的部門大致有五類機(jī)構(gòu)：一是未就業(yè)或到非公企業(yè)就業(yè)的由各級(jí)人力資源和社會(huì)保障部門管理；二是由具有人事管理權(quán)限的國(guó)有企業(yè)或國(guó)有控股企業(yè)，如:銀行、保險(xiǎn)、電力等部門管理；三是考取了機(jī)關(guān)事業(yè)單位的高校畢業(yè)生，由用人單位上級(jí)行政主管部門或各級(jí)組織、人力資源社會(huì)保障部門管理；四是師范類高校畢業(yè)生由各級(jí)教育行政部門進(jìn)行管理；五是由于學(xué)校和學(xué)生個(gè)人等原因，還有相當(dāng)數(shù)量的學(xué)生檔案目前還存放在原學(xué)校、學(xué)生個(gè)人手中或非公企業(yè)里。

二、高校畢業(yè)生檔案管理存在的問(wèn)題

縱觀畢業(yè)生檔案管理的現(xiàn)狀，確實(shí)還存在不少問(wèn)題，主要表現(xiàn)如下：

（一）建檔出自多門，檔案材料混亂、不規(guī)范、不完善。當(dāng)前，由于各大高校管理學(xué)生檔案的部門參差不齊，有的高校歸學(xué)生處管理，有的高校歸招生、就業(yè)處管理，還有的高校將學(xué)生檔案管理權(quán)下放到二級(jí)學(xué)院。缺乏統(tǒng)一的管理機(jī)構(gòu)與專職人員，部分學(xué)校在畢業(yè)前夕讓學(xué)生臨時(shí)突擊整理，這就難免在檔案材料的整理、收集等工作中出現(xiàn)材料不全、錯(cuò)裝、漏裝現(xiàn)象，給以后學(xué)生及檔案使用部門帶來(lái)諸多麻煩。

（二）畢業(yè)生檔案意識(shí)不強(qiáng)，檔案去向“懵懂”，有的甚至成為“口袋”檔案。有相當(dāng)一部分畢業(yè)生對(duì)檔案的重要性認(rèn)識(shí)不足，畢業(yè)多年也不知道自己的檔案現(xiàn)在在哪里，有的甚至是將檔案長(zhǎng)期存放在自己手里，致使檔案由于缺乏有效的管理與保存，出現(xiàn)毀壞、涂改、丟失現(xiàn)象。殊不知，檔案是其就業(yè)及今后各級(jí)選拔、任用、考核的重要依據(jù)，更是其由學(xué)校走向社會(huì)的重要人生履歷，是其作為畢業(yè)生的一項(xiàng)重要憑證，有著難以替代的作用。

（三）檔案轉(zhuǎn)遞部門對(duì)高校畢業(yè)生檔案重要性認(rèn)識(shí)不足，不按國(guó)家相關(guān)規(guī)定轉(zhuǎn)遞，信息化程度不高。有些高校在學(xué)生畢業(yè)后將檔案交由學(xué)生自己攜帶，還有些學(xué)校為片面地追求升學(xué)率，畢業(yè)前找學(xué)校所在地的一些企業(yè)突擊簽約，事實(shí)上多數(shù)畢業(yè)生在畢業(yè)后的一段時(shí)間內(nèi)還是回生源地就業(yè)，就業(yè)時(shí)人檔分離的現(xiàn)象給畢業(yè)生及人力資源管理部門帶來(lái)諸多不必要的麻煩；檔案轉(zhuǎn)遞渠道不規(guī)范，沒能按國(guó)家通過(guò)機(jī)要或派專人轉(zhuǎn)遞檔案的規(guī)定轉(zhuǎn)遞，工作人員不能在學(xué)生畢業(yè)后及時(shí)轉(zhuǎn)檔，已轉(zhuǎn)遞的檔案也不能通過(guò)高校網(wǎng)站等方式查詢?nèi)ヌ帯n案轉(zhuǎn)遞時(shí)間的相對(duì)滯后性，高校轉(zhuǎn)檔信息的不通暢性，給許多畢業(yè)生就業(yè)帶來(lái)了影響。

三、對(duì)策

高校畢業(yè)生檔案是畢業(yè)生個(gè)人身份、學(xué)歷、資歷等方面的證據(jù)，與今后個(gè)人工資待遇、社會(huì)勞動(dòng)保障、組織關(guān)系等緊密掛鉤，具有法律效用，是記載人生軌跡的重要依據(jù)，也是畢業(yè)生本人一生擁有的無(wú)法用金錢衡量的“財(cái)富”，檔案管理無(wú)小事，這就要求我們從事高校畢業(yè)生檔案管理工作的各個(gè)階層、各類人群提高重視度，齊抓共管，各盡其責(zé)，切實(shí)發(fā)揮好人事檔案的有效價(jià)值。

（一）切實(shí)提高對(duì)高校畢業(yè)生檔案重要性的認(rèn)識(shí)。這就要求負(fù)責(zé)畢業(yè)生檔案管理的各個(gè)階段的人群切實(shí)履行工作職責(zé)，各級(jí)高校及人力資源管理部門要加強(qiáng)檔案重要性的宣傳力度，思想上的重視是檔案管理中收集、整理、保存、轉(zhuǎn)遞等環(huán)節(jié)的基礎(chǔ)，是新形勢(shì)下高質(zhì)量服務(wù)于畢業(yè)生的根本保證。這當(dāng)然也包括在畢業(yè)生畢業(yè)前夕對(duì)他們進(jìn)行檔案重要性及檔案有關(guān)規(guī)定的宣傳，提醒他們畢業(yè)后及時(shí)了解檔案去向，并告知他們畢業(yè)后及時(shí)到生源地辦理報(bào)到及檔案托管、轉(zhuǎn)移等手續(xù)。

（二）規(guī)范檔案管理工作機(jī)制，提高檔案管理整體工作質(zhì)量。檔出多門的工作機(jī)制，必然給檔案的整理、轉(zhuǎn)遞、查詢、利用帶來(lái)諸多問(wèn)題。高校要嚴(yán)格按照相關(guān)規(guī)定建立檔案管理工作制度，提高檔案管理專職人員的職業(yè)道德與業(yè)務(wù)素質(zhì)，加大人、財(cái)、物的配備力度，這是解決這一問(wèn)題的根本途徑。同時(shí)高校必須對(duì)學(xué)生人事檔案的價(jià)值重新定位，重視學(xué)生人事檔案的建檔質(zhì)量，加強(qiáng)對(duì)畢業(yè)生人事檔案的管理力度。

（三）堵住檔案轉(zhuǎn)遞、保管之“陋習(xí)”，嚴(yán)格執(zhí)行國(guó)家相關(guān)規(guī)定。高校畢業(yè)生檔案要通過(guò)機(jī)要或由專人直接送至接收部門，不得郵寄，嚴(yán)禁學(xué)生個(gè)人攜帶檔案。進(jìn)一步明確流動(dòng)人員人事檔案管理機(jī)構(gòu)為縣以上黨委組織部門和政府人事部門所屬的公共就業(yè)與人才服務(wù)機(jī)構(gòu),其他任何單位和個(gè)人不得擅自管理流動(dòng)人員人事檔案。這些規(guī)定從源頭上杜絕了檔案郵寄、個(gè)人攜帶、無(wú)保管權(quán)限的非公企業(yè)私自保管學(xué)生檔案等違規(guī)行為，為高校畢業(yè)生人事檔案價(jià)值的實(shí)現(xiàn)提供了制度保證。

（四）提升檔案管理信息化水平，擴(kuò)大畢業(yè)生信息資源共享覆蓋面。高校是畢業(yè)生建檔的初始部門，要充分利用計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)等現(xiàn)代技術(shù)提高檔案信息化建設(shè)水平，這是發(fā)揮學(xué)生檔案利用價(jià)值、提高工作效率的有效手段。各級(jí)高校畢業(yè)生檔案接收、管理部門也要加大檔案信息化建設(shè)步伐，精細(xì)化、現(xiàn)代化的檔案信息為用人單位選人、為學(xué)生就業(yè)、為檔案管理部門開展工作都能起到資源共享、高質(zhì)量便捷服務(wù)的效果。例如，當(dāng)前，許多高校網(wǎng)站上都還沒有畢業(yè)生信息及檔案轉(zhuǎn)遞去向等信息，筆者建議高校和各級(jí)人力資源管理部門要多在門戶網(wǎng)站上下功夫，實(shí)現(xiàn)檔案信息存儲(chǔ)的電子化和檢索的網(wǎng)絡(luò)化是高校畢業(yè)生檔案管理工作的發(fā)展趨勢(shì)。

作者:孫柏國(guó) 單位:棗莊市人力資源服務(wù)中心

第二篇:高校辦公室文書與檔案管理工作關(guān)系

高校檔案管理工作和文書工作本是一個(gè)有機(jī)銜接的整體，文書工作是檔案管理工作的源頭和基礎(chǔ)，形成檔案資源，收集檔案資料；檔案工作是文書工作的拓展和延伸，整理文書資料和成果，為文書工作提供服務(wù)和保障，兩者有效的銜接和統(tǒng)一才能促進(jìn)文書工作的高效運(yùn)轉(zhuǎn)和檔案資料的有效利用。

1文書工作和檔案工作的關(guān)系探討

公文是文書工作和檔案工作的銜接主體，它不但是文書工作的主要成果，也是檔案資料的主要載體。一方面，公文是檔案的前身，另一方面，檔案又是公文行文的基礎(chǔ)和依據(jù)，服務(wù)學(xué)校的各項(xiàng)事業(yè)。所以公文質(zhì)量和檔案質(zhì)量是直接相關(guān)的，規(guī)范的公文提供優(yōu)質(zhì)的檔案資源，標(biāo)準(zhǔn)科學(xué)的檔案歸類又為文書工作提供了便利和快捷。對(duì)于高校而言，檔案既是學(xué)校的歷史記載，也是學(xué)校的發(fā)展縮影，更是領(lǐng)導(dǎo)設(shè)計(jì)規(guī)劃、安排部署的可靠依據(jù)，是前人的豐碑也是后人的基石，是傳承學(xué)校文明的薪火，更是指引學(xué)校發(fā)展的燈塔，所以說(shuō)沒有檔案就沒有歷史可循。高校辦公室是學(xué)校的大腦中樞和信息中心，是學(xué)校檔案形成的密集區(qū)域。辦公室文書工作是在準(zhǔn)確、規(guī)范、周密、迅速、高效、安全的基本原則下，處理好各類信息的收集、整理、匯報(bào)、傳達(dá)工作，形成政策、指令、規(guī)劃、決策、活動(dòng)落實(shí)實(shí)施的文字材料。檔案工作就是對(duì)這些材料和文件的整理歸檔和保管利用，所以說(shuō)文秘工作是檔案工作的源頭活水，在檔案工作中具有非常重要的地位，他們是一個(gè)整體的兩個(gè)部分。

2在檔案工作和文書工作對(duì)接上存在的問(wèn)題

在多數(shù)高校中，辦公室和檔案管理部門是隸屬于同一系統(tǒng)獨(dú)立運(yùn)作的兩個(gè)部門，這種模式的運(yùn)行雖然能夠明確分工、各司其職、各盡其責(zé)，有利于檔案的收集和各業(yè)務(wù)人員對(duì)崗位工作的鉆研和提高，避免因?yàn)槁氊?zé)混淆，推諉懈怠造成的損失。但是，長(zhǎng)期的獨(dú)立運(yùn)作模式，在一定程度上也對(duì)文書工作和檔案管理工作的溝通與協(xié)作產(chǎn)生了一定的影響，如文書人員歸檔意識(shí)淡薄等。

2．1文書人員歸檔意識(shí)淡薄

文書工作時(shí)效性、靈活性強(qiáng)，高校辦公室作為窗口單位，工作人員往往任務(wù)重，干擾多，壓力大。另外辦公室作為檔案的主要發(fā)生地，工作產(chǎn)生的資料類型繁多、內(nèi)容形式復(fù)雜、數(shù)量眾多，而兼職檔案員多由文書人員兼任，一方面是沒有足夠的精力投入到歸檔工作中；另一方面是欠缺專業(yè)的檔案培訓(xùn)和指導(dǎo)，不具備檔案人員的專業(yè)能力，沒有判斷、甄別檔案的洞察力和立卷、分類的判斷力，甚至于有人極端地認(rèn)為把文件放在自己手邊使用起來(lái)更方便，何必交到檔案室再來(lái)查閱，缺乏大局意識(shí)，往往造成檔案延誤、遺漏或者“玉”“石”不分，統(tǒng)統(tǒng)上交的現(xiàn)象。

2．2辦公自動(dòng)化普及過(guò)程帶來(lái)的困擾

傳統(tǒng)的公文處理模式，在廣大文秘從業(yè)人員中已經(jīng)有了根深蒂固的影響，辦公自動(dòng)化系統(tǒng)在引進(jìn)和普及過(guò)程中必然受到阻力，一是大家習(xí)慣于傳統(tǒng)的方式難于改變；二是對(duì)新的自動(dòng)化管理系統(tǒng)在技術(shù)上的掌握需要一個(gè)過(guò)程。改革總是會(huì)遇到困難，公文的處理和歸檔處在這樣一個(gè)新舊更替的過(guò)程中，也就存在紙質(zhì)和電子公文閱辦、存檔的困難。因此要做好宣傳工作，提高文秘人員的信息化管理意識(shí)，轉(zhuǎn)變觀念、統(tǒng)一認(rèn)識(shí)，盡量避免有些資料只有電子版，有些只有紙質(zhì)版，有些又紙質(zhì)版和電子版有共存，有些文件在審閱、修改、簽發(fā)的過(guò)程中兩種形式交替出現(xiàn)。兩種形式混用造成管理不便，兩套體系存檔都不完整，很容易造成遺漏。利用計(jì)算機(jī)等現(xiàn)代化手段辦文、存檔，發(fā)揮計(jì)算機(jī)的管理優(yōu)勢(shì)，既減少了手工操作，又提高了工作效率和工作質(zhì)量，能收到事半功倍的效果。

2．3文書檔案不夠規(guī)范

檔案資料不規(guī)范主要存在以下幾種情況：

2．3．1公文格式不規(guī)范，文種使用不當(dāng)

公文具有極強(qiáng)的規(guī)范性和精確性，2012年4月中辦和國(guó)辦聯(lián)合的《黨政機(jī)關(guān)公文處理工作條例》（以下簡(jiǎn)稱《條例》）嚴(yán)格規(guī)范了公文格式的基本組成部分及其行文規(guī)范、標(biāo)識(shí)規(guī)則，明確了各文種的用途和意義。但我們經(jīng)常遇到有些公文“請(qǐng)示”和“報(bào)告”混用，該用“請(qǐng)示”的情況用了“報(bào)告”，有的在報(bào)告中夾雜著“請(qǐng)示”的內(nèi)容，不能一文一事，專文專事，有的甚至把兩個(gè)文種混合使用為“請(qǐng)示報(bào)告”，還有些“請(qǐng)示”中出現(xiàn)一文多事?！皼Q定”和“通報(bào)”不分，“通知”和“通告”混用的現(xiàn)象也比較常見，降低了公文的水平和規(guī)范，影響了公文作用的發(fā)揮，對(duì)以后歸檔也造成了麻煩。

2．3．2附件

公文的附件是一個(gè)既容易出錯(cuò)，也容易被忽視的地方，文件制作過(guò)程中，有些文件后有附件，但是正文沒有標(biāo)識(shí)；有些文件正文中有標(biāo)識(shí)，卻不按規(guī)范來(lái)添加附件；有些正文中標(biāo)識(shí)的附件名和附件不一致；還有一些文件，正文中標(biāo)識(shí)的多個(gè)附件沒有序號(hào)，或者與附件順序不符。這些看似細(xì)小的問(wèn)題，一旦出現(xiàn)同樣會(huì)影響公文的嚴(yán)肅性，同時(shí)對(duì)公文的立卷和歸檔也會(huì)造成麻煩和困擾。

2．3．3版記不規(guī)范

“版記”是文書工作和檔案管理工作的銜接點(diǎn)，是文秘人員和檔案工作者實(shí)現(xiàn)無(wú)聲溝通，達(dá)成“文檔一體化”的一個(gè)重要標(biāo)識(shí)。版記包含的信息量是很豐富的，但在文書工作中版記常常不能得到重視，有些文件沒有版記；有些文件附件很長(zhǎng)，就直接把附件加在正文之后；有些信息不全不標(biāo)明印發(fā)部門或時(shí)間、抄送單位、印制份數(shù)等，導(dǎo)致歸檔信息提取困難，帶來(lái)不必要的麻煩。

2．3．4歸檔材料不完整

歸檔材料不完整，主要存在以下幾種情況，首先是在紙質(zhì)公文處理向自動(dòng)化辦公過(guò)渡的時(shí)期，有些文件有紙質(zhì)簽發(fā)稿，有些文件只有定稿、沒有原稿和修改稿，這樣發(fā)文原始稿件的保存就出現(xiàn)了漏存的現(xiàn)象，按要求原始稿件和修改稿都應(yīng)該存檔，原稿上往往有領(lǐng)導(dǎo)修改的痕跡，這是定稿的依據(jù)，是最有保存價(jià)值的東西。第二，因?yàn)榘l(fā)文登記不及時(shí)，造成公文編號(hào)出現(xiàn)漏號(hào)、重號(hào)等情況，這一方面影響了公文的質(zhì)量，另一方面給立卷歸檔帶來(lái)困擾。第三，由于部分人員歸檔意識(shí)淡薄，不能嚴(yán)格按照歸檔的范圍要求收集文件資料，僅把手頭常規(guī)文件歸檔上交，導(dǎo)致一些零散的文件、材料經(jīng)久遺失，結(jié)果就是該歸檔的文件材料無(wú)法實(shí)現(xiàn)集中統(tǒng)一。

3實(shí)現(xiàn)文書工作和檔案工作一體化的銜接

3．1工作認(rèn)識(shí)到位

要實(shí)現(xiàn)文書工作和檔案管理工作的有效銜接，首先工作認(rèn)識(shí)要到位，文書人員和檔案管理員對(duì)檔案和歸檔工作要達(dá)成共識(shí)并高度重視，這是文書檔案一體化的基礎(chǔ)性工作。辦公室是檔案資料的發(fā)生地，文書人員是檔案資料的編制者。文秘人員必須具有較強(qiáng)的存檔意識(shí)，能充分認(rèn)識(shí)和領(lǐng)悟到檔案是人類社會(huì)發(fā)展的記錄，是歷史的縮影，是文明傳承的薪火，是再現(xiàn)歷史的第一手資料。對(duì)高校來(lái)講，要回顧校史、記錄校史，總結(jié)歷史成果，主要靠大量的文件資料，所以每一位文書人員都要強(qiáng)化檔案意識(shí)，增強(qiáng)歷史責(zé)任感，嚴(yán)格按照“文檔一體化”的規(guī)范來(lái)收集、辦理好每一份公文。作為文書工作者，應(yīng)該充分認(rèn)識(shí)到檔案管理是文書工作的一個(gè)重要組成部分，從思想上主動(dòng)把檔案管理納入秘書工作范疇，積極支持檔案工作。另外，檔案部門收集檔案材料要及時(shí)，盡可能積極催收而不是被動(dòng)等待。與此同時(shí)，檔案管理人員也要積極配合文書工作，為編寫校史、年鑒、大事記等工作提供資料和數(shù)據(jù)。這樣，文書工作和檔案工作就能在思想認(rèn)識(shí)上達(dá)成共識(shí)，共同為學(xué)校文書檔案事業(yè)做出貢獻(xiàn)。

3．2工作平臺(tái)無(wú)縫對(duì)接

解決技術(shù)層面的問(wèn)題，完成辦公OA和檔案管理系統(tǒng)的無(wú)縫對(duì)接，實(shí)現(xiàn)文檔一體化管理。辦公室OA系統(tǒng)是單位內(nèi)部信息流通、共享的現(xiàn)代化辦公平臺(tái)，檔案管理系統(tǒng)是進(jìn)行檔案資料歸檔、查閱、管理的應(yīng)用軟件。高校文檔一體化的實(shí)現(xiàn)在技術(shù)層面是依托辦公自動(dòng)化（OA）平臺(tái)和檔案管理系統(tǒng)，將高校相關(guān)部門的文件管理與檔案管理統(tǒng)一成一個(gè)有機(jī)整體。辦公室和檔案館要積極配合OA系統(tǒng)和檔案管理系統(tǒng)的建設(shè)和對(duì)接，對(duì)接完成，辦公室工作中形成的電子文件既可以實(shí)現(xiàn)信息交流和共享，又可以實(shí)現(xiàn)網(wǎng)上移交和接交，完成實(shí)時(shí)歸檔，把收集歸檔的環(huán)節(jié)提前到文件的制作和生成過(guò)程，把電子文件直接從網(wǎng)上歸檔到檔案系統(tǒng)，逐步實(shí)現(xiàn)檔案文檔數(shù)字化。

3．3工作制度融通

把文書工作和檔案管理工作從組織制度到具體管理程序真正交融在一起，實(shí)現(xiàn)文檔管理科學(xué)化、合理化和高效化。秘書部門和檔案部門在大多數(shù)高校都是隸屬于一個(gè)部門的兩個(gè)獨(dú)立運(yùn)作單位，因?yàn)楣ぷ魃系臏贤?、交流和理解參與不到位，工作往往出現(xiàn)因?yàn)槲臅ぷ鞑坏轿辉斐蓹n案質(zhì)量參差不齊、數(shù)量短缺等，給檔案管理造成困難，或者是檔案管理上的僵直造成秘書查閱檔案的不便等。建立規(guī)范有效的管理制度，嚴(yán)密的工作程序，嚴(yán)格按照程序辦理公文。以《條例》為準(zhǔn)則規(guī)范文件，嚴(yán)格遵循簽發(fā)制度，審核、完善簽發(fā)手續(xù)，確保公文質(zhì)量。建立嚴(yán)密的檔案收集人員網(wǎng)絡(luò)，結(jié)合學(xué)校管理機(jī)構(gòu)實(shí)際情況，在各部門培養(yǎng)兼職檔案員，做到檔案收集，層層有人負(fù)責(zé)，步步有人把關(guān)，形成上下配合、左右協(xié)調(diào)的檔案管理網(wǎng)絡(luò)體系。檔案管理員要與兼職檔案員加強(qiáng)聯(lián)系溝通，多到基層指導(dǎo)、檢查工作，做到檔案收集及時(shí)、完整，既能拓展收集范圍，又能豐富館藏。

作者:黎乃寧 單位:楊凌職業(yè)技術(shù)學(xué)院

第三篇：高校教學(xué)檔案管理創(chuàng)新模式分析

建立科學(xué)規(guī)范的高校檔案管理系統(tǒng)，能規(guī)范檔案管理中的各項(xiàng)工作，進(jìn)一步提升高校的教育教學(xué)水平。對(duì)我國(guó)高校教學(xué)檔案管理現(xiàn)狀進(jìn)行分析、提出針對(duì)性策略，是檢驗(yàn)高校教育成果，促進(jìn)高校健康發(fā)展的重要課題。

一、高校教學(xué)檔案管理現(xiàn)狀

教學(xué)檔案的管理水平和高校教育發(fā)展空間緊密相關(guān)，如何實(shí)現(xiàn)檔案管理的科學(xué)化、民主化是教育界的關(guān)注重點(diǎn)。經(jīng)眾多檔案管理人員的不懈努力，我國(guó)高校在檔案管理方面取得了顯著成績(jī)，很多高校都設(shè)立了專門的教學(xué)檔案管理機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)檔案管理工作，為高校的教學(xué)管理活動(dòng)提供了可靠保障。盡管高校檔案管理水平有所提升，但管理體系沒有實(shí)現(xiàn)真正的科學(xué)化，不能滿足社會(huì)發(fā)展對(duì)檔案管理的民主化需求，有些高校的檔案管理工作暴露出很多問(wèn)題，阻礙了高校教育的發(fā)展步伐。

(一)檔案管理體系不科學(xué)

很多高校針對(duì)檔案管理中的諸多問(wèn)題，已經(jīng)采取了一些措施來(lái)完善管理體系，對(duì)實(shí)施規(guī)范化辦學(xué)具有積極意義。可我國(guó)高校眾多，高校之間的辦學(xué)水平參差不齊，在教學(xué)檔案的科學(xué)化管理上差距較大。部分高校嚴(yán)格執(zhí)行規(guī)范辦學(xué)的指導(dǎo)方針，建立了較為科學(xué)的檔案管理體系。另一部分高校依然延續(xù)傳統(tǒng)的檔案管理模式，檔案管理不科學(xué)，檔案管理工作人員態(tài)度不積極，沒有認(rèn)真完成檔案管理中的資料收集、錄入工作，缺乏有效的監(jiān)督監(jiān)管機(jī)制，這種缺乏規(guī)范化的檔案管理模式影響檔案管理作用的有效發(fā)揮;有些檔案管理人員對(duì)部門領(lǐng)導(dǎo)檢查時(shí)提出的問(wèn)題敷衍了事，沒有切實(shí)完成規(guī)定的工作內(nèi)容。此種狀況對(duì)實(shí)現(xiàn)我國(guó)高校教育的規(guī)范化、民主化建設(shè)步目標(biāo)還有很長(zhǎng)一段距離，不利于我國(guó)高校教育的長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展。

(二)檔案管理體系不民主

在一些高校的檔案管理體系中，檔案管理的主要地點(diǎn)仍然是辦公室，和其它管理工作一樣體現(xiàn)出很強(qiáng)的行政色彩，忽略了檔案管理為人服務(wù)的理念，然而這種不符合社會(huì)發(fā)展趨勢(shì)的檔案管理體系最終會(huì)被改變。目前已經(jīng)有越來(lái)越多的管理工作者開始關(guān)注檔案管理體系的民主化建設(shè)，他們發(fā)現(xiàn)檔案管理工作不僅是簡(jiǎn)單的信息采集、錄入工作，而是要把師生作為主體服務(wù)對(duì)象，強(qiáng)化檔案管理的民主化意識(shí)。但高校檔案管理工作依然停留在淺顯表面工作上，工作人員只側(cè)重于師生材料的采集工作，縮小了信息的提升空間;以行政心態(tài)參與到檔案管理工作中，忽略了檔案管理以人為本的服務(wù)理念?？v觀全國(guó)高校的檔案管理狀況，科學(xué)民主的檔案管理體系還不夠健全，有很多需要改進(jìn)的地方。

(三)檔案管理人員職業(yè)素養(yǎng)低

教學(xué)檔案管理是高校教育健康發(fā)展的必要前提，可仍有很多人對(duì)檔案管理的認(rèn)識(shí)不夠透徹，并且很多檔案管理人員的職業(yè)素養(yǎng)不高。分析這種現(xiàn)象不難發(fā)現(xiàn)，很多檔案管理人員都是學(xué)校的行政工作者或?yàn)橘Y質(zhì)較高的教師，他們負(fù)責(zé)檔案管理工作缺乏專業(yè)檔案管理知識(shí)和積極的服務(wù)態(tài)度，使檔案管理工作差強(qiáng)人意。從檔案管理的重要性看，很多工作人員對(duì)檔案管理工作的重心不了解，誤認(rèn)為檔案管理工作就是單純資料采集、歸檔，是對(duì)學(xué)生在校生活的簡(jiǎn)單記錄，所以在管理工作中態(tài)度松懈，甚至有些檔案管理人員并非全職工作，而是業(yè)余兼職，這使他們對(duì)檔案管理工作有所怠慢。

二、如何實(shí)現(xiàn)檔案管理模式創(chuàng)新

我國(guó)教育事業(yè)的發(fā)展備受矚目，高等教育面臨著挑戰(zhàn)的同時(shí)，也迎來(lái)了新機(jī)遇。近幾年，很多高校紛紛更新教學(xué)理念，利用先進(jìn)的科學(xué)技術(shù)提高辦學(xué)水平，尤其在學(xué)生日常管理工作中自動(dòng)化技術(shù)嶄露頭角，為創(chuàng)新高校教學(xué)檔案管理模式提供了寶貴的實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)。在高校開展標(biāo)準(zhǔn)化辦學(xué)的進(jìn)程中，對(duì)學(xué)生的準(zhǔn)確評(píng)估工作能在一定程度上檢驗(yàn)教學(xué)成果，是高校教學(xué)檔案管理工作的重要內(nèi)容。也就是說(shuō)檔案管理工作的核心是和學(xué)生相關(guān)的一切教學(xué)活動(dòng)，只有公正、科學(xué)的學(xué)生評(píng)估體系才能推動(dòng)高校教學(xué)檔案管理模式的創(chuàng)新，為提高檔案管理質(zhì)量、規(guī)范辦學(xué)打下堅(jiān)實(shí)基礎(chǔ)。

(一)加強(qiáng)檔案分類的內(nèi)在聯(lián)系

高校教學(xué)檔案是學(xué)生在校期間各種生活和學(xué)習(xí)活動(dòng)的簡(jiǎn)單記錄，是學(xué)生個(gè)人的第二張名片，決定了用人單位對(duì)學(xué)生的印象，對(duì)學(xué)生的未來(lái)發(fā)展有一定影響，如今檔案管理人員的社會(huì)地位也隨著社會(huì)各界對(duì)檔案的重視程度而提高。傳統(tǒng)的檔案管理模式早已不能滿足高校教育工作的需求，對(duì)檔案管理模式創(chuàng)新是時(shí)展、教育進(jìn)步的必經(jīng)之路。但目前仍有很多高校的檔案分類工作延續(xù)傳統(tǒng)的工作模式，根據(jù)檔案的主要作用、重點(diǎn)特征等分類后再進(jìn)行存檔工作。這種檔案管理的分類方式存在兩面性，一面它將不同類型的檔案清楚的分隔開，使檔案的分類管理工作十分便捷，很同意容易突出一些重點(diǎn)檔案，適合具有真針對(duì)性的檔案篩查。另一面它精確的分門別類又忽視了各種檔案之間的內(nèi)在聯(lián)系，不能體現(xiàn)所有教學(xué)檔案之間的統(tǒng)一性。權(quán)衡傳統(tǒng)教學(xué)檔案管理模式的特點(diǎn)，在檔案管理模式的創(chuàng)新工作中要引用檔案橫向分類的管理特點(diǎn)，使各種檔案之間的內(nèi)在聯(lián)系更加緊密，保證不同檔案的主要作用正常發(fā)揮，進(jìn)而高效準(zhǔn)確的落實(shí)檔案管理的基礎(chǔ)工作，以科學(xué)、高效的管理模式完善檔案管理的基礎(chǔ)建設(shè)工作。

(二)創(chuàng)新檔案管理思路

檔案管理的主要服務(wù)對(duì)象是師生，如果管理人員在工作中沒有秉承以人為本的管理思路，使檔案管理的模式過(guò)于形式、機(jī)械化，則會(huì)影響檔案管理功能的發(fā)揮，阻礙高校教學(xué)質(zhì)量的提高。要?jiǎng)?chuàng)新檔案管理思路，就要求檔案管理人員在工作中堅(jiān)持服務(wù)師生的管理理念，各項(xiàng)工作都緊系高校的各種教學(xué)活動(dòng)，真正做到“取之于民，用之于民”。在檔案管理工作的具體實(shí)施中，負(fù)責(zé)人員要注意結(jié)合師生的群眾力量，讓資質(zhì)較高的教師與學(xué)生參與到管理機(jī)制的建設(shè)中，幫助管理負(fù)責(zé)人完成教學(xué)檔案資料的歸檔工作，讓師生們對(duì)檔案管理工作的性質(zhì)及作用有更深一步的了解。當(dāng)然檔案管理的專職工作人員還要重視檔案服務(wù)于師生的管理理念，切實(shí)貫徹檔案的人性化管理思路，為師生提供優(yōu)質(zhì)服務(wù)，加強(qiáng)廣大師生對(duì)檔案管理工作的理解與支持，使教學(xué)檔案的管理工作落到實(shí)處，為高校教學(xué)的健康發(fā)展提供基礎(chǔ)保障。

(三)借助科學(xué)技術(shù)的信息管理創(chuàng)新

科學(xué)技術(shù)的發(fā)展迎來(lái)了信息時(shí)代的春天，為高校自動(dòng)化辦公提供了可靠的技術(shù)支持。高校教學(xué)檔案的建設(shè)工作涉及內(nèi)容廣泛，有很多數(shù)據(jù)的收集整理工作，信息技術(shù)的發(fā)展為教學(xué)檔案管理模式的創(chuàng)新提供了廣闊的發(fā)展空間。高校教學(xué)檔案要想適應(yīng)時(shí)代的發(fā)展步伐，借助先進(jìn)的科學(xué)信息技術(shù)十分必要。在檔案管理系統(tǒng)的構(gòu)建中，要適應(yīng)信息快速調(diào)動(dòng)、傳輸?shù)榷喾N需求，建設(shè)一個(gè)高度信息化的檔案管理平臺(tái)，提高檔案管理效率，為高校的健康發(fā)展做好基礎(chǔ)工作。如今辦公自動(dòng)化已經(jīng)十分普及，很多高校領(lǐng)導(dǎo)也看準(zhǔn)這一契機(jī)，把檔案管理的信息化建設(shè)列為重點(diǎn)工作，很多高校早已提出檔案管理的自動(dòng)化設(shè)想，但實(shí)施起來(lái)絕非易事。在很多高校的檔案管理中，紙質(zhì)檔案已經(jīng)延續(xù)多年，盡管網(wǎng)絡(luò)信息化的管理方案具有很多優(yōu)勢(shì)切實(shí)可行，可現(xiàn)實(shí)的檔案管理仍以紙質(zhì)管理為主，網(wǎng)絡(luò)信息只起了輔助作用，最后依舊要以紙質(zhì)檔案的形式進(jìn)行轉(zhuǎn)移，在用人單位進(jìn)行檔案交接時(shí)需要負(fù)責(zé)人的紙質(zhì)簽章。很顯然在信息技術(shù)迅速發(fā)展的今天，紙質(zhì)檔案為主的管理模式大大降低了檔案管理的自主職能，遠(yuǎn)不能滿足高校、用人單位與學(xué)生本人之間的信息傳遞需求。針對(duì)上所述問(wèn)題，檔案的信息管理創(chuàng)新在尊重紙質(zhì)檔案必要性的前提下，借助高校教育現(xiàn)代化的發(fā)展平臺(tái)，依靠信息技術(shù)的便利條件，把網(wǎng)絡(luò)作為檔案存儲(chǔ)途徑，信息技術(shù)作為檔案存儲(chǔ)載體，建造一個(gè)自動(dòng)化的數(shù)據(jù)管理平臺(tái)，把紙質(zhì)檔案的數(shù)量最大程度降低。檔案的自動(dòng)化管理要重視檔案的真實(shí)性、有效性，高校領(lǐng)導(dǎo)要支持檔案管理的安全保障工作，采用最新的防盜軟件，防止檔案信息被竊取、篡改。同時(shí)要建立有效的獎(jiǎng)懲制度，防止管理人員在工作中利用職位之便以權(quán)謀私，督促管理人員以認(rèn)真的態(tài)度投入到日常工作中，使檔案的職能高效發(fā)揮。

(四)豐富檔案管理機(jī)構(gòu)

高校教學(xué)檔案的信息采集工作涉及很多內(nèi)容，需要學(xué)校多個(gè)部之間的有效配合，如果各部門之間的合作不合理、默契，就會(huì)使檔案管理冗長(zhǎng)復(fù)雜，難以制定統(tǒng)一的管理標(biāo)準(zhǔn)。高校檔案管理工作的各部門要明確本部門的工作職能，有機(jī)協(xié)調(diào)各部門之間的重點(diǎn)工作。在多項(xiàng)檔案管理工作的統(tǒng)籌協(xié)調(diào)中，高校領(lǐng)導(dǎo)要把握好檔案管理系統(tǒng)的建設(shè)方向，把教務(wù)部門作為管理核心，改變檔案管理的集權(quán)制度，把檔案管理的重點(diǎn)工作分配到高校各機(jī)構(gòu)。這種分散的管理方式起到橋梁、紐帶的作用，將檔案管理部門和其它機(jī)構(gòu)部門之間的工作有效聯(lián)接起來(lái)，緩解了檔案管理部門的工作壓力，提升檔案管理的建設(shè)速度和質(zhì)量。高校各部門的檔案建設(shè)工作要把提升教育質(zhì)量作為終極目標(biāo)，并充分發(fā)揮教育研究機(jī)構(gòu)人員的職業(yè)優(yōu)勢(shì)，把檔案管理的技術(shù)性工作順利解決，以完成高校檔案建設(shè)的基礎(chǔ)工作，為完善檔案管理細(xì)節(jié)工作、拓寬檔案管理空間提供基礎(chǔ)保障。除此之外，高校各部門機(jī)構(gòu)要理解檔案管理協(xié)調(diào)工作的重要性，在工作中多加溝通、重視合作，避免出現(xiàn)重復(fù)的教學(xué)檔案建設(shè)工作，大幅度提高檔案建設(shè)效率。

(五)提升檔案工作人員的職業(yè)素養(yǎng)

在促進(jìn)高校辦學(xué)質(zhì)量的各項(xiàng)工作中，檔案管理工作發(fā)揮了不可替代的作用，基礎(chǔ)工作為檔案的資料收集、分類、歸檔等工作上，反映了教育教學(xué)工作中的各種活動(dòng)。正因?yàn)榻虒W(xué)檔案的重要性，很多高校的教育政策開始向檔案管理傾斜，檔案工作人員的社會(huì)地位也隨之提高。盡管很多高校成立了專門的檔案管理機(jī)構(gòu)，建立了科學(xué)的獎(jiǎng)勵(lì)晉升制度，來(lái)提升檔案管理人員的工作積極性，促進(jìn)高校檔案管理水平的進(jìn)步，為實(shí)現(xiàn)高效的檔案管理工作提供新動(dòng)力。但在高校檔案管理的日常工作中，很多專職人員的工作積極性不高，服務(wù)意識(shí)不強(qiáng)，不但影響了高校檔案管理職能的發(fā)揮，而且讓廣大師生對(duì)檔案管理人員產(chǎn)生了不滿心理，對(duì)教學(xué)檔案管理的工作十分不利。為此，高校領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)該重視檔案管理人員的職業(yè)素質(zhì)培養(yǎng)工作，對(duì)檔案管理知識(shí)薄弱的工作人員組織培訓(xùn)，學(xué)習(xí)本國(guó)或者國(guó)外高校教學(xué)檔案管理的先進(jìn)經(jīng)驗(yàn)，再根據(jù)本校具體情況“取其精華，去其糟粕”，以此提升檔案管理人員的理論知識(shí)和實(shí)踐技能。在檔案管理人員的工作態(tài)度上，要不定期進(jìn)行民意調(diào)查，對(duì)服務(wù)態(tài)度差、工作狀態(tài)散漫的工作人員予以適當(dāng)批評(píng)、進(jìn)行心理疏導(dǎo)，對(duì)工作熱情、態(tài)度認(rèn)真的工作人員書面或適當(dāng)物質(zhì)獎(jiǎng)勵(lì)。當(dāng)然不論工作年限長(zhǎng)短，所有負(fù)責(zé)檔案管理的工作人員都應(yīng)以十倍的耐心投入到工作中，對(duì)工作中出現(xiàn)的各種問(wèn)題總結(jié)反思，探討出合理的解決方案并上報(bào)校領(lǐng)導(dǎo)，再由校領(lǐng)導(dǎo)組織小組會(huì)議對(duì)方案的可行性進(jìn)行評(píng)估。

三、結(jié)束語(yǔ)

我國(guó)高校教學(xué)檔案的管理模式存在很多不足之處，影響了檔案管理職能的發(fā)揮，只有對(duì)教學(xué)檔案管理工作的各種問(wèn)題進(jìn)行分析探討，才能提出具有針對(duì)性的解決方案，可見創(chuàng)新高校教學(xué)檔案的管理模式十分重要。高校領(lǐng)導(dǎo)要高瞻遠(yuǎn)矚，從加強(qiáng)檔案管理各部門工作之間的內(nèi)在聯(lián)系、創(chuàng)新檔案管理思路出發(fā)，然后借助先進(jìn)的網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)，對(duì)檔案的存儲(chǔ)方式進(jìn)行創(chuàng)新，然后是分散檔案管理工作內(nèi)容，促進(jìn)各教學(xué)機(jī)構(gòu)之間的協(xié)調(diào)配合，最后是檔案管理人員的專業(yè)技能和職業(yè)素養(yǎng)提升，以此體現(xiàn)教學(xué)檔案管理以人為本的服務(wù)理念。

作者:鄧榮娟 羅曉霞 單位:信陽(yáng)學(xué)院

第四篇：二維碼技術(shù)在高校學(xué)籍檔案管理中的應(yīng)用

在條碼技術(shù)當(dāng)中應(yīng)用了很多高新技術(shù)，這一技術(shù)在應(yīng)用的過(guò)程中能夠非常明顯的展現(xiàn)出快捷性強(qiáng)、準(zhǔn)確性高、成本投入較低的特點(diǎn)，同時(shí)其也被廣泛的應(yīng)用在了醫(yī)療、管理和服務(wù)等多個(gè)領(lǐng)域，二維碼技術(shù)應(yīng)用在檔案數(shù)字化建設(shè)和管理中是當(dāng)前我們需要認(rèn)真思考的一個(gè)問(wèn)題。

1.基于二維碼在高校學(xué)籍檔案管理系統(tǒng)需求的分析

就宏觀層面來(lái)看，當(dāng)前我國(guó)高校學(xué)籍檔案管理工作具有一定的復(fù)雜性和特殊性，畢業(yè)生對(duì)于學(xué)籍檔案的利用主要包含以下幾個(gè)方面：一是在畢業(yè)之后部分學(xué)生需要進(jìn)行戶籍變動(dòng)，需要高效學(xué)籍檔案管理系統(tǒng)為畢業(yè)生提供錄取名冊(cè)以便畢業(yè)生在戶籍轉(zhuǎn)入時(shí)能夠提供準(zhǔn)確可靠的戶籍信息促進(jìn)戶籍變更工作的順利完成。二是在學(xué)生畢業(yè)后，一旦出現(xiàn)畢業(yè)生丟失或其他方面的原因需要證明的，需要高效學(xué)籍檔案管理中心為畢業(yè)生提供學(xué)籍檔案，從而對(duì)畢業(yè)生的畢業(yè)信息進(jìn)行可靠的證明。三是畢業(yè)生需要繼續(xù)深造的，應(yīng)當(dāng)由高效學(xué)籍檔案館提供畢業(yè)生在校期間的學(xué)科成績(jī)以及相關(guān)資料等，新學(xué)校以此為主要依據(jù)來(lái)創(chuàng)建新的學(xué)生檔案，并為以后學(xué)習(xí)期間的個(gè)人表現(xiàn)以及獎(jiǎng)學(xué)金評(píng)定等提供可靠的依據(jù)。由于畢業(yè)生對(duì)學(xué)籍檔案進(jìn)行利用的目的存在一定差異，此種情況下需要高校學(xué)籍檔案管理部門積極為畢業(yè)生提供準(zhǔn)確詳實(shí)的材料，通過(guò)對(duì)現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)進(jìn)行有效的應(yīng)用，在二維碼技術(shù)的基礎(chǔ)上，建立一套科學(xué)化的學(xué)籍檔案管理系統(tǒng)，并結(jié)合畢業(yè)生的實(shí)際情況不斷加以完善，切實(shí)維護(hù)畢業(yè)生的切身利益。此種模式下，在充分保證畢業(yè)生實(shí)際需求得以滿足的同時(shí)，促進(jìn)高校學(xué)籍檔案管理工作效率和工作質(zhì)量的提升，推進(jìn)高校學(xué)籍檔案管理工作的順利高效開展。

1.1畢業(yè)生可以借助網(wǎng)絡(luò)來(lái)填寫和注冊(cè)自己的信息，學(xué)籍檔案系統(tǒng)對(duì)學(xué)生注冊(cè)的信息進(jìn)行核實(shí)，對(duì)注冊(cè)信息屬實(shí)的畢業(yè)生要專門為其生成一個(gè)二維碼，這樣就可以將其應(yīng)用在身份識(shí)別當(dāng)中，同時(shí)還能將其返回給畢業(yè)生。

1.2畢業(yè)生能夠通過(guò)二維碼正確的識(shí)別身份，同時(shí)還能根據(jù)自己的需要獲得自己的學(xué)籍檔案信息。

1.3二維碼當(dāng)中應(yīng)該存儲(chǔ)完整的畢業(yè)生信息，同時(shí)還要儲(chǔ)存一部分的網(wǎng)址超鏈接，這些超鏈接一般都會(huì)直接鏈接到畢業(yè)生學(xué)籍檔案當(dāng)中的入學(xué)名冊(cè)當(dāng)中，在學(xué)成績(jī)單以及畢業(yè)證驗(yàn)證信息中也應(yīng)該做好鏈接工作。

2.二維碼基礎(chǔ)上的學(xué)籍檔案管理系統(tǒng)設(shè)計(jì)方案

在二維碼技術(shù)基礎(chǔ)上的學(xué)籍檔案管理系統(tǒng)我設(shè)計(jì)一般要以B/S構(gòu)架模式為主，此外在設(shè)計(jì)的過(guò)程中還要充分的考慮到用戶在訪問(wèn)系統(tǒng)的時(shí)候所采用的終端設(shè)備也會(huì)存在著一定的不同，在這一過(guò)程中我們還要采取有效的措施建立與系統(tǒng)相對(duì)應(yīng)的WAP網(wǎng)站，這樣就能夠?yàn)橹悄苁謾C(jī)或者是平板電腦等多個(gè)終端的訪問(wèn)提供更多的便利條件。系統(tǒng)在設(shè)計(jì)的過(guò)程中主要涵蓋了以下幾個(gè)模塊：

2.1畢業(yè)生學(xué)籍檔案的數(shù)字化和信息錄入模塊

這一模塊主要是針對(duì)檔案管理員開發(fā)的模塊，檔案管理人員首先要對(duì)不同類型的學(xué)籍檔案進(jìn)行掃描處理，然后按照?qǐng)D片的形式將其保存起來(lái)，同時(shí)還要將學(xué)籍檔案當(dāng)中一些非常重要的學(xué)籍信息錄入到系統(tǒng)當(dāng)中，這樣也就為學(xué)籍檔案的檢索提供了非常便利的條件。涉及到的字段主要有畢業(yè)生的姓名、學(xué)院、學(xué)號(hào)、畢業(yè)年份等等，從技術(shù)的角度上來(lái)說(shuō)，這一模塊的實(shí)現(xiàn)并不是很難，主要有建立數(shù)據(jù)庫(kù)，為檔案管理員創(chuàng)建學(xué)籍檔案的錄入界面，之后就是將學(xué)生的學(xué)籍檔案信息錄入到檔案信息數(shù)據(jù)庫(kù)當(dāng)中，這一模塊在學(xué)籍檔案數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)的過(guò)程中是非常重要的組成部分。

2.2畢業(yè)生身份識(shí)別模塊

就畢業(yè)生身份識(shí)別模塊來(lái)看，其設(shè)計(jì)的主要目的是更好的滿足學(xué)生對(duì)學(xué)籍檔案信息的實(shí)際需求，促進(jìn)學(xué)籍檔案管理工作效率的提升。通過(guò)畢業(yè)生身份識(shí)別模塊的科學(xué)化設(shè)置，畢業(yè)生能夠通過(guò)在線注冊(cè)的方式來(lái)實(shí)現(xiàn)個(gè)人檔案信息的創(chuàng)建，具有良好的應(yīng)用價(jià)值。在此種情況下，高校學(xué)籍檔案管理工作中，應(yīng)當(dāng)堅(jiān)持以學(xué)號(hào)為主對(duì)學(xué)籍檔案數(shù)據(jù)庫(kù)進(jìn)行創(chuàng)建，在明確學(xué)生學(xué)籍檔案相關(guān)數(shù)據(jù)的基礎(chǔ)上，促進(jìn)科學(xué)化的數(shù)據(jù)庫(kù)的形成，從而為畢業(yè)生對(duì)學(xué)習(xí)檔案信息的利用提供可靠的基礎(chǔ)。在此基礎(chǔ)上對(duì)系統(tǒng)進(jìn)行全面的核查，對(duì)畢業(yè)生注冊(cè)的姓名、畢業(yè)年份以及專業(yè)等各項(xiàng)信息的一致性進(jìn)行全面的檢查，如果信息完全一致就證明該畢業(yè)生所提交的各項(xiàng)信息是真實(shí)的，系統(tǒng)會(huì)自動(dòng)的生成二維碼，同時(shí)還要將這一二維碼發(fā)送到學(xué)生的手機(jī)當(dāng)中，這一二維碼除了有畢業(yè)生的一些基本信息之外，還有學(xué)位證的驗(yàn)證界面等等。

2.3二維碼生成模塊

這一模塊是系統(tǒng)的業(yè)務(wù)模塊，主要是對(duì)系統(tǒng)進(jìn)行運(yùn)算和邏輯處理，在系統(tǒng)開發(fā)的過(guò)程中，二維碼編碼制式選擇的是常用的QRCode編碼，同時(shí)還使用了Qrcode來(lái)生成二維碼。在生成二維碼之后，系統(tǒng)以短信方式將二維碼發(fā)送到學(xué)生注冊(cè)時(shí)使用的手機(jī)上。

2.4二維碼解析模塊

這一模塊主要就是為系統(tǒng)的訪問(wèn)設(shè)計(jì)的一個(gè)模塊，畢業(yè)生在利用該系統(tǒng)生成的二維碼掃描之后就可以得到其中的信息，在學(xué)成績(jī)和學(xué)歷證明當(dāng)中的超鏈接能夠幫助學(xué)生找到相關(guān)的學(xué)籍檔案。二維碼技術(shù)在學(xué)籍檔案管理中的應(yīng)用還處于一個(gè)相對(duì)比較初級(jí)的階段，同時(shí)其還存在著一定的不足，在這樣的情況下，我在管理方式和服務(wù)的模式等方面還需要對(duì)其進(jìn)行適當(dāng)?shù)母倪M(jìn)，科學(xué)技術(shù)在不斷的發(fā)展，同時(shí)工作人員也在不斷的努力，所以這一技術(shù)會(huì)得到更為廣泛的應(yīng)用。

作者:安琪 單位:哈爾濱工業(yè)大學(xué)

第五篇：高校人事檔案管理面臨的挑戰(zhàn)及對(duì)策

“大數(shù)據(jù)”時(shí)代到來(lái)的最早提出者是全球知名咨詢公司麥肯錫公司。麥肯錫認(rèn)為當(dāng)今每一個(gè)行業(yè)和業(yè)務(wù)職能領(lǐng)域多少都會(huì)有數(shù)據(jù)的滲透，數(shù)據(jù)已經(jīng)成為重要的生產(chǎn)因素。目前大數(shù)據(jù)一詞被越來(lái)越頻繁的提及，在信息爆炸時(shí)代背景下產(chǎn)生的海量數(shù)據(jù)需要用大數(shù)據(jù)來(lái)進(jìn)行描述和定義，一些與之相關(guān)的發(fā)展和創(chuàng)新也需要用大數(shù)據(jù)來(lái)命名。大數(shù)據(jù)時(shí)代的來(lái)臨，正在給各行各業(yè)以及整個(gè)社會(huì)帶來(lái)根本性的變革。人事檔案是記載人生軌跡的重要依據(jù)，是對(duì)一個(gè)人的主要經(jīng)歷、品德作風(fēng)和政治面貌等個(gè)人情況進(jìn)行記錄的文件材料，人事檔案起著憑證、依據(jù)和參考的作用，具有法律的效用。人事檔案是國(guó)家人事檔案的一個(gè)重要組成部分，具有全面性、真實(shí)性、現(xiàn)實(shí)性、流動(dòng)性、動(dòng)態(tài)性和機(jī)密性等多種特性。在大數(shù)據(jù)時(shí)代的背景下，做好人事檔案的管理工作對(duì)高校人力資源的開發(fā)利用非常有幫助。

一、對(duì)高校人事檔案進(jìn)行管理時(shí)遇到的一些挑戰(zhàn)

1.高校人事檔案管理人員相對(duì)缺乏

隨著我國(guó)市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)的建立，競(jìng)爭(zhēng)越來(lái)越激烈，越來(lái)越多的人放棄了所謂的“鐵飯碗”，離開事業(yè)單位，下海經(jīng)商。市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)越發(fā)達(dá)，人才的流動(dòng)就越大，尤其是近幾年這種現(xiàn)象日趨嚴(yán)重，從而給人事檔案管理帶來(lái)了不少的麻煩。從改革開放以來(lái)，高校的教育規(guī)模不斷擴(kuò)大，師資隊(duì)伍逐漸壯大，教職工的人事檔案數(shù)量也在逐年增多，使得人事檔案的日常管理日趨繁重。但是，在部分高校人事檔案室卻很少設(shè)有專門的檔案管理人員，即使設(shè)置了專門檔案管理人員，他們往往也沒有受過(guò)系統(tǒng)的專業(yè)技術(shù)培訓(xùn)。還有的高校人事檔案管理人員只是兼職人員，他們沒有足夠的精力和時(shí)間對(duì)人事檔案進(jìn)行管理。

2.高校人事檔案管理的相關(guān)制度不夠健全

據(jù)不完全統(tǒng)計(jì)，我國(guó)高校人事檔案管理制度并不是十分健全，相關(guān)的管理制度落實(shí)也并不十分到位。部分高校沒有制定明確的管理人員崗位職責(zé)，也嚴(yán)重缺乏系統(tǒng)完備的規(guī)章制度。而有的高校，由于管理制度的不規(guī)范，致使工作無(wú)法落到實(shí)處。

3.高校人事檔案內(nèi)容不夠全面或缺乏真實(shí)性

一直以來(lái)，高校人事檔案管理的內(nèi)容大都側(cè)重教職工個(gè)人的思想表現(xiàn)、政治面貌、社會(huì)經(jīng)歷等，反映歷史情況和過(guò)去面貌的死板材料較多，反映教職工近期情況和現(xiàn)實(shí)活動(dòng)鮮活材料的卻比較少。并且對(duì)教職工品德、成績(jī)、業(yè)務(wù)能力等考核評(píng)價(jià)的材料大都是千人一面、千篇一律。人事檔案存在的另一個(gè)問(wèn)題是要素的缺失。有的管理人員在填寫教職工的材料時(shí)，當(dāng)事人重要信息被漏填，當(dāng)事人出生年月、入黨時(shí)間、文化程度或參加工作時(shí)間記載前后不一致的現(xiàn)象也時(shí)常出現(xiàn)。還有部分人事檔案出現(xiàn)造假的情況，在調(diào)整工資、分配住房、晉職晉級(jí)時(shí)，有些教職工為了個(gè)人的私利，如謀求仕途發(fā)展或提高工資標(biāo)準(zhǔn)等，在所填報(bào)的相關(guān)材料中造假。

4.高校人事檔案管理信息化程度較低

近年來(lái)不少高校人事檔案管理都實(shí)現(xiàn)了信息化，但也有很多高校人事檔案管理信息化水平較低，僅局限在打印檔案目錄，不僅沒有辦法查詢與檢索人事信息，更沒有辦法對(duì)人事信息進(jìn)行篩選、排序、分類、匯總等。有些高校的人事檔案管理工作還局限于紙質(zhì)檔案的建立和保管層面上，人事檔案管理信息化和現(xiàn)代化的水平不高，很多人事統(tǒng)計(jì)工作只能靠手工來(lái)完成。

5.高校人事檔案管理資金投入不足

部分高校人事檔案管理資金投入不足，必要的人事檔案管理硬件設(shè)施設(shè)備配備不足。許多高校人事檔案庫(kù)房、辦公室、閱覽室等沒有達(dá)到標(biāo)準(zhǔn)。

二、對(duì)高校人事檔案加強(qiáng)管理的對(duì)策

1.對(duì)高校人事檔案管理意識(shí)進(jìn)行不斷強(qiáng)化

高校人事檔案是我國(guó)檔案資料中最為寶貴的一筆財(cái)富。高校必須通過(guò)有效的宣傳和教育手段向廣大教職工們普及人事檔案管理知識(shí)，并且要增強(qiáng)全體高校工作人員檔案管理的意識(shí)。只有高校領(lǐng)導(dǎo)對(duì)人事檔案管理工作愈發(fā)的重視起來(lái)，才能制定強(qiáng)有力的管理措施進(jìn)行人事檔案管理的工作。當(dāng)然，人事檔案管理人員也要認(rèn)識(shí)到自身工作的重要性，要發(fā)自內(nèi)心地去熱愛自己所從事的這一份事業(yè)，認(rèn)真做好人事檔案管理工作。

2.充分加強(qiáng)人事檔案管理制度的建設(shè)

人事檔案管理制度主要包括兩個(gè)方面，即人事檔案保管制度和人事檔案利用制度。對(duì)人事檔案進(jìn)行有效保管的關(guān)鍵就是健全人事檔案保管制度，人事檔案管理制度的健全意味著檢查核對(duì)制度、材料歸檔制度、保衛(wèi)保密制度、轉(zhuǎn)遞制度、統(tǒng)計(jì)制度等幾方面的制度都要健全。同時(shí)，在互聯(lián)網(wǎng)和大數(shù)據(jù)時(shí)代，建立完善、有效的人事檔案管理安全制度尤其顯得緊迫。

3.做好人事檔案管理工作人員配備和培訓(xùn)

高校人事檔案管理部門需要配備專職人員。只有配備數(shù)量足夠的人事檔案管理人員，才能對(duì)高校人事檔案管理工作進(jìn)行加強(qiáng)。同時(shí)，在信息爆炸的大數(shù)據(jù)時(shí)代，人事檔案管理工作是一項(xiàng)技術(shù)性很強(qiáng)的工作，對(duì)工作人員的專業(yè)素質(zhì)要求也相對(duì)較高，所以要通過(guò)多種形式的培訓(xùn)，不斷提高大數(shù)據(jù)時(shí)代檔案管理人員的信息化水平和專業(yè)能力。

4.確保人事檔案管理資金設(shè)備投入

高校人事檔案管理需要配備與其規(guī)模相適應(yīng)標(biāo)準(zhǔn)的專用庫(kù)房和閱檔室、辦公室，計(jì)算機(jī)、打印機(jī)、檔案柜、掃描儀、復(fù)印機(jī)、裝訂機(jī)等辦公設(shè)備也要配置齊全。高校必須重視人事檔案管理資金的投入，因?yàn)楸匾脑O(shè)施設(shè)備是高校人事檔案管理系統(tǒng)正常運(yùn)作的基礎(chǔ)和保障。高校在編制年度財(cái)務(wù)預(yù)算方案時(shí)必須單列人事檔案管理專項(xiàng)經(jīng)費(fèi)，保證必要的人事檔案管理經(jīng)費(fèi)。

5.高校人事檔案材料要保證完整性和真實(shí)性

人事檔案記錄的是個(gè)人成長(zhǎng)和思想發(fā)展的歷史，能展其個(gè)人的各個(gè)方面，例如家庭情況、專業(yè)情況、個(gè)人自然情況等。檔案材料包括個(gè)人履歷、鑒定、自傳、簡(jiǎn)歷、獎(jiǎng)勵(lì)、處分、入黨入團(tuán)、任免、工資等，就像是教職工個(gè)人信息的一個(gè)儲(chǔ)存庫(kù)。想要做到為用人部門提供優(yōu)質(zhì)服務(wù)，人事檔案就必須做到內(nèi)容完整齊全，個(gè)體材料客觀真實(shí)。我們知道，檔案的生命就是真實(shí)性。沒有真實(shí)性，檔案等于丟掉誠(chéng)信的靈魂。但近年來(lái)，檔案材料造假時(shí)有發(fā)生，最典型的事例就是偽造學(xué)歷和工作經(jīng)歷，以求平步青云走上高級(jí)領(lǐng)導(dǎo)崗位的原石家莊市委副書記王亞麗。人事檔案管理人員要本著認(rèn)真負(fù)責(zé)的態(tài)度，經(jīng)常有計(jì)劃的收集補(bǔ)充人事檔案材料。因?yàn)槿耸聶n案工作的起點(diǎn)和基礎(chǔ)是收集整理材料，要加強(qiáng)教職工的業(yè)績(jī)跟蹤，關(guān)注各種活動(dòng)信息，不僅要收集電子信息和數(shù)據(jù)庫(kù)信息，還要收集各種文字和表格等材料。在收集整理的過(guò)程中，要做好甄別工作，確保檔案材料的真實(shí)性。

6.加強(qiáng)高校人事檔案管理的信息化建設(shè)

近幾年，高校人事檔案管理機(jī)制在不斷發(fā)生改革，人事檔案管理的政治化和神秘化在逐漸弱化。信息技術(shù)的快速發(fā)展不僅改變了人事檔案的管理模式，也改變了人事檔案管理的服務(wù)模式。檔案信息數(shù)字化、計(jì)算機(jī)管理網(wǎng)絡(luò)化和電子化是高校檔案管理工作的必然趨勢(shì)。我們所說(shuō)的人事檔案信息化，是用電子化載體、網(wǎng)絡(luò)化載體、數(shù)字化載體代替?zhèn)鹘y(tǒng)的紙質(zhì)，用動(dòng)態(tài)代替原始靜態(tài)人事檔案。只有對(duì)人事檔案管理人員的意見充分聽取，并選用適合本校人事檔案管理工作的管理軟件，才能不斷的提高人事檔案管理工作的信息化水平，早日實(shí)現(xiàn)人事檔案管理的信息化。綜上所述，想要做好高校人事檔案管理工作，不僅關(guān)系到每一位教職員工的切身利益，對(duì)高校人事工作也有著重要的影響。在大數(shù)據(jù)時(shí)代，高校必須對(duì)人事檔案管理工作信息化建設(shè)充分的重視，不斷提高人事檔案管理信息化水平，以使人事檔案管理適應(yīng)新形勢(shì)的需要。

作者:尹艷華 單位:湖南外貿(mào)職業(yè)學(xué)院

第六篇：高校干部人事檔案管理與服務(wù)工作

一、高校干部人事檔案管理工作的特點(diǎn)

（一）干部人事檔案的真實(shí)性。建立高校干部人事檔案，必須把真實(shí)性作為其前提，要放在檔案中的資料需要經(jīng)過(guò)相關(guān)組織的審核，得到認(rèn)可后才可以實(shí)施工作。這樣可以鑒別出檔案資料的真假，使其更加真實(shí)。此外，通過(guò)這種鑒別，也可以使資料更加完整，為現(xiàn)實(shí)工作提供更便捷的服務(wù)，這正是干部人事檔案和其他檔案的區(qū)別。

（二）干部人事檔案的動(dòng)態(tài)性。當(dāng)事人在未來(lái)的人生道路上會(huì)有各種各樣的經(jīng)歷，關(guān)于他的新信息也會(huì)不斷產(chǎn)生。因此，干部人事檔案需要在原有的基礎(chǔ)上，對(duì)其信息進(jìn)行適當(dāng)補(bǔ)充。同時(shí)，根據(jù)相關(guān)規(guī)定，對(duì)那些失去價(jià)值的資料要進(jìn)行及時(shí)清理，否則會(huì)影響新信息的錄入，這就要求干部人事檔案要做好打孔并且裝訂工作，及時(shí)更新信息。

（三）干部人事檔案的保密性。高校干部人事檔案中記錄著各個(gè)干部的情況，因此會(huì)涉及到他們的隱私情況，他們的過(guò)錯(cuò)失誤或者是做過(guò)的功績(jī)都會(huì)被記錄在上面。高校干部人事檔案的保密功能會(huì)對(duì)他們的隱私進(jìn)行保護(hù)。也就意味著，他們的大部分信息只有學(xué)?？梢哉莆?，不可以隨便公開或者是對(duì)外宣傳。所以，作為高校干部人事檔案的管理人員，必須做好檔案的保密工作，不可以放松警惕。

二、高校干部人事檔案管理工作中存在的問(wèn)題

（一）忽視人事檔案管理工作。就目前而言，大部分的高校管理人員對(duì)干部人事檔案的管理并不是十分重視，有些記錄檔案的工作總是往后拖延，態(tài)度并不積極，給人懈怠的狀態(tài)，由此造成工作效率十分低下，耽誤很多工作的進(jìn)程。

（二）欠缺專業(yè)管理人才。隨著觀察可以發(fā)現(xiàn)，高校對(duì)于干部人事檔案這一區(qū)域內(nèi)的管理手段十分的落后，這與管理者的專業(yè)性有很大的關(guān)聯(lián)，如果不能正確篩選管理人員，就會(huì)導(dǎo)致這項(xiàng)工作停滯不前，其次，管理人員的態(tài)度在很大程度上決定了他們的管理水平。

（三）缺乏法律意識(shí)?，F(xiàn)階段，在干部人事檔案的管理工作中依然存在一些違法的現(xiàn)象，主要是由于在干部人事檔案管理上采取的法律措施不夠嚴(yán)格，其次就是管理人員沒有意識(shí)到人事檔案的重要性，發(fā)生檔案丟失或者是檔案材料不全的事件時(shí)，由于沒有法律意識(shí)，而無(wú)法做出正確的選擇，因此也就有了違法事件的發(fā)生。

三、高校干部人事檔案管理工作中問(wèn)題的應(yīng)對(duì)措施

針對(duì)在干部人事檔案中出現(xiàn)的種種問(wèn)題，我們必須要采取一些有效的措施，具體的應(yīng)對(duì)措施如下所示：

（一）強(qiáng)化人事檔案管理意識(shí)。必須要加強(qiáng)人員的管理意識(shí)，要徹底改變其思想，讓他們由從前的被動(dòng)工作狀態(tài)轉(zhuǎn)變?yōu)橹鲃?dòng)工作的狀態(tài)，積極地想出發(fā)展干部人事檔案的新方法。同時(shí)，校領(lǐng)導(dǎo)方面也應(yīng)該對(duì)這項(xiàng)工作重視起來(lái)，歸納到學(xué)校發(fā)展的重要任務(wù)中，間接地帶動(dòng)檔案管理人員的工作熱情，只有這樣，才可以提高檔案管理的效率。

（二）提高對(duì)人事檔案管理工作的重視度。高校應(yīng)該把強(qiáng)化干部管理的方案作為首要任務(wù)，不斷探索出新途徑。同時(shí)，高校人事改革的制度也在不斷地進(jìn)行著，單位的領(lǐng)導(dǎo)也越來(lái)越重視干部人事檔案，因此每年都會(huì)加大支持力度，促進(jìn)干部人事檔案工作走上更加規(guī)范的軌道。作為高校干部人事檔案的管理者，必須清醒地意識(shí)到自身的責(zé)任，因此，更要努力學(xué)好現(xiàn)代化的管理方法，從基礎(chǔ)做起，穩(wěn)扎穩(wěn)打，全面掌握各種先進(jìn)設(shè)備，只有這樣，才能夠提升高校干部人事檔案的管理水平。

（三）加大法律力度。必須要加大法律的力度，依靠法制環(huán)境保障高校干部人事檔案管理工作的順利實(shí)施。這就要求高校領(lǐng)導(dǎo)者要不斷地提高管理人員的綜合素質(zhì)，加強(qiáng)對(duì)他們的思想教育，只有端正了思想，才可能更好地做好檔案的管理工作。此外，還要不斷地強(qiáng)化管理人員的法律意識(shí)，建立各種有效的規(guī)章制度，促進(jìn)干部人事檔案的發(fā)展。作為管理者也要積極地和學(xué)校里的各部門積極接觸，爭(zhēng)取收集到更多的資料，保證做到人事檔案材料的完整性。如果發(fā)現(xiàn)檔案材料有缺失的地方，要及時(shí)地向上級(jí)反映，及時(shí)的做出補(bǔ)救措施，避免觸犯法律。

四、結(jié)束語(yǔ)

對(duì)于高校的人事管理部門來(lái)說(shuō)，其干部人事檔案的管理水平，嚴(yán)重影響著對(duì)人才的挑選和任用，因此，我們必須不斷地加強(qiáng)檔案管理水平，不斷地學(xué)習(xí)，敢于創(chuàng)新，打破傳統(tǒng)的觀念，創(chuàng)造出屬于我們這個(gè)時(shí)代的新模式，只有這樣，才可以推進(jìn)干部人事檔案管理工作更好發(fā)展，走向更高的臺(tái)階。

作者:儲(chǔ)華 單位:武夷學(xué)院

第七篇：高校檔案管理信息化探討

一、高校檔案管理現(xiàn)狀和存在問(wèn)題

（一）高校檔案管理的現(xiàn)狀。為了加強(qiáng)高等學(xué)校的檔案工作，提高檔案管理水平，充分發(fā)揮檔案的作用，根據(jù)檔案法和有關(guān)規(guī)定，2008年9月1日頒布施行了《高等學(xué)校檔案管理辦法》，該辦法由教育部和國(guó)家檔案局共同制定。文件要求“高等學(xué)校應(yīng)當(dāng)對(duì)紙質(zhì)檔案材料和電子檔案材料同步歸檔”，對(duì)高校檔案信息化建設(shè)提出了要求。我國(guó)高校檔案管理信息化正是在這一社會(huì)背景下提出來(lái)。

（二）信息爆炸加大了高校檔案管理的難度。自高校擴(kuò)招以來(lái)，無(wú)論是學(xué)生的學(xué)籍檔案，還是教師、職員的人事檔案等，都呈現(xiàn)井噴現(xiàn)象，增加了信息收集、信息甄別、信息編輯存檔和信息利用的難度。同時(shí)對(duì)高校檔案信息的需求不斷增加，對(duì)高校檔案的利用效率要求也在不斷提高。

（三）檔案的特殊性制約了檔案管理信息化。檔案信息的內(nèi)向性和原始記錄性，決定了檔案信息開發(fā)利用不能像圖書期刊那樣，毫無(wú)限制的將全文信息資源采用傳統(tǒng)閱讀和現(xiàn)代遠(yuǎn)程信息技術(shù)手段有償或無(wú)償?shù)靥峁┙o他人利用。在校園網(wǎng)的基礎(chǔ)上，一部分檔案資源實(shí)現(xiàn)了共享和個(gè)人的自由利用，但是各校的網(wǎng)絡(luò)化程度不同，檔案信息的可利用程度差別很大。這種差別主要是由于技術(shù)上的原因造成的。因?yàn)楦餍Ｋ捎玫臋n案管理軟件及其設(shè)置的標(biāo)準(zhǔn)不統(tǒng)一，大部分的高校通過(guò)電子身份分類、實(shí)名登錄等方式對(duì)本校的網(wǎng)絡(luò)信息包括檔案資源的利用者設(shè)置了不同等級(jí)的門禁。這一方面確實(shí)有效地加強(qiáng)了檔案的保密性，但同時(shí)也可能降低檔案的共享性和利用率。

（四）資金和設(shè)備投入不足，管理手段落后。除了檔案的特殊性制約了檔案管理的信息化，高校在檔案的資金和設(shè)備上投入不足，也造成了信息化建設(shè)的缺陷。傳統(tǒng)的檔案管理方法存在效率較低、準(zhǔn)確性不高、資源共享較為困難等問(wèn)題，其制約著檔案管理工作的開展。但是由于大多數(shù)學(xué)校建設(shè)資金不足，檔案管理工作的信息化建設(shè)一直沒有實(shí)質(zhì)的進(jìn)展。相關(guān)的信息化設(shè)備十分有限,制約了信息化的發(fā)展。隨著現(xiàn)代高校各項(xiàng)事業(yè)的不斷發(fā)展，網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)在高校中普遍應(yīng)用，這對(duì)檔案管理工作提出了新的要求。

（五）檔案管理人員素質(zhì)不高。因?yàn)樵S多高校的檔案管理人員并不是檔案專業(yè)人才，有些入職后沒有接受系統(tǒng)化的檔案管理專業(yè)理論，普遍存在著學(xué)歷層次偏低、專業(yè)技能缺乏、年齡結(jié)構(gòu)高等現(xiàn)象。而信息化的檔案管理卻需要一定的文化底蘊(yùn)和專業(yè)的檔案管理知識(shí)，并熟練運(yùn)用計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，這些都是傳統(tǒng)的“資料保管員”式的檔案管理人員所不具備的。

二、高校檔案管理信息化策略

（一）加強(qiáng)監(jiān)督管理,保證信息質(zhì)量和信息安全。檔案信息需要正確處理開放與保密、檔案利用與知識(shí)產(chǎn)權(quán)保護(hù)的關(guān)系。高校檔案信息化加強(qiáng)了檔案部門與外部間的聯(lián)系，但安全問(wèn)題成為目前高校檔案管理工作進(jìn)程中不容忽視的問(wèn)題。高校檔案部門要提高信息安全意識(shí)，加強(qiáng)對(duì)計(jì)算機(jī)檔案管理系統(tǒng)的管理，確保檔案數(shù)據(jù)庫(kù)安全，同時(shí)要加強(qiáng)對(duì)電子文件的管理，保證歸檔電子文件的真實(shí)、完整、有效。檔案部門的內(nèi)部局域網(wǎng)要確保檔案信息網(wǎng)絡(luò)傳輸?shù)陌踩?，?yán)格遵守相關(guān)的安全保密制度，掌握好開放、控制的尺度。

（二）增加資金投入力度，加快檔案管理的信息網(wǎng)絡(luò)化。增加資金投入力度，采用現(xiàn)代信息技術(shù)，建立電子化檔案信息管理，是加快高校檔案管理信息化建設(shè)的物質(zhì)保證。為了加快高校信息化建設(shè)的進(jìn)程，就要改變現(xiàn)有檔案管理設(shè)備落后的局面，增加資金和設(shè)備的投入，尤其是要加強(qiáng)檔案信息化硬件的建設(shè)。針對(duì)不同的檔案形式增設(shè)相應(yīng)的設(shè)施、設(shè)備。

（三）開展檔案信息在線檢索服務(wù)。在檔案信息數(shù)據(jù)庫(kù)中，比較常見的檢索方式有：全文檢索、多媒體檢索、聯(lián)機(jī)檢索、光盤檢索等。高校檔案館可將宜公開的檔案信息放到校園網(wǎng)檔案館網(wǎng)站后臺(tái)數(shù)據(jù)庫(kù)中，設(shè)置多途徑檢索通道，以全文信息或目錄信息形式方便用戶開展檢索。其中聯(lián)機(jī)檢索對(duì)檔案信息化的要求最高，聯(lián)機(jī)檢索是利用專門的檔案網(wǎng)站作為平臺(tái)，它擁有數(shù)量豐富的后臺(tái)檔案信息數(shù)據(jù)庫(kù)支持，并可開展在線網(wǎng)絡(luò)信息服務(wù)。在美國(guó)的原始資料房、檔案信息查找者等都是比較成熟的檔案信息聯(lián)機(jī)檢索網(wǎng)站。相比而言在我國(guó)，這種技術(shù)應(yīng)用還不多。高校檔案館的信息化必須走合作共建之路，共同建立一批功能強(qiáng)大、檢索方便、信息全面的檔案信息聯(lián)機(jī)檢索數(shù)據(jù)庫(kù)。只有共享共用高校檔案信息，才能使得高校檔案信息運(yùn)用充分。

（四）加強(qiáng)高素質(zhì)、專業(yè)化檔案管理人才隊(duì)伍建設(shè)。只有提高檔案管理人員的業(yè)務(wù)水平，才能適應(yīng)檔案信息化、網(wǎng)絡(luò)化發(fā)展的需要。高校要充分利用多種教育培訓(xùn)途徑，加大對(duì)在職檔案人員的培訓(xùn)力度。要加強(qiáng)對(duì)檔案人員的計(jì)算機(jī)應(yīng)用基礎(chǔ)、數(shù)字化技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)化技術(shù)、現(xiàn)代管理技術(shù)等各方面知識(shí)的培訓(xùn)，提高檔案人員的理論和業(yè)務(wù)素質(zhì)。加強(qiáng)對(duì)檔案業(yè)務(wù)人員應(yīng)用新技術(shù)、新設(shè)備、新方法的培訓(xùn)，提高領(lǐng)導(dǎo)干部信息化知識(shí)水平，培養(yǎng)既精通檔案業(yè)務(wù)又能熟練運(yùn)用現(xiàn)代化技術(shù)的復(fù)合型人才。

作者:郭俊霞 單位:鐵道警察學(xué)院

第八篇：高校人事檔案管理問(wèn)題與改革路徑

高校人事檔案作為高校人事服務(wù)與管理的核心，是建設(shè)高校人事工作基礎(chǔ)工程的有效途徑之一。由于我國(guó)政治體制的改革和高校高等人事制度改革的不斷推動(dòng)，高校的人事檔案管理面臨了新的問(wèn)題與新的情況，如何對(duì)高校人事檔案工作進(jìn)行改革與創(chuàng)新，并推動(dòng)高校飛躍式的發(fā)展，已成為了現(xiàn)階段衡量一所高校管理現(xiàn)代化程度和綜合實(shí)力水平的主要參考依據(jù)。根據(jù)我國(guó)目前高校改革的情況來(lái)看，高校人事檔案管理工作的主要內(nèi)容有：高等院校的人才隊(duì)伍建設(shè)情況、教學(xué)資源建設(shè)情況、信息管理與制度建設(shè)情況等，具有較強(qiáng)的專業(yè)化、復(fù)雜化和特殊化。但隨著高校改革的不斷深入及人事制度改革的不斷改善，高校人才的流動(dòng)頻率逐漸增大，這就為高校人事檔案的管理帶來(lái)了一定的難度。

一、高校人事檔案管理面臨的新問(wèn)題

（一）人才市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)激烈

我國(guó)實(shí)行改革開放以來(lái)，市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)體制得到不斷更新與發(fā)展，現(xiàn)代社會(huì)的人才競(jìng)爭(zhēng)愈發(fā)激烈，導(dǎo)致了人員的流動(dòng)性較大，也使人事檔案管理中出現(xiàn)了最大的一個(gè)難題，即人檔分離，大體含義為：在人才快速流動(dòng)的過(guò)程中檔案并沒有與人相統(tǒng)一，要么是檔案離開，人沒有離職；反之是人離職，檔案沒有離開。這種現(xiàn)象的出現(xiàn)說(shuō)明了現(xiàn)階段高校的人事檔案管理機(jī)制還未能完全適應(yīng)這種趨勢(shì)，若不對(duì)其進(jìn)行有效解決和改善，則會(huì)嚴(yán)重影響到高校人事檔案管理工作的正常開展。

（二）人事檔案資料缺乏

因?yàn)楦咝ｎI(lǐng)導(dǎo)與檔案管理人員缺乏對(duì)人事檔案的重視和關(guān)注，加之為了提高本校的綜合實(shí)力與市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)力，廣泛地吸納大批的高學(xué)歷人才，而這樣大量的招新工作使得個(gè)人材料的完整性愈發(fā)缺乏，再因?yàn)閿?shù)十年、數(shù)二十年的人員變動(dòng)等情況，使大多數(shù)的人事檔案材料都出現(xiàn)了缺失和漏洞。

（三）管理規(guī)劃標(biāo)準(zhǔn)不統(tǒng)一

根據(jù)現(xiàn)階段我國(guó)高校的人事檔案管理現(xiàn)狀來(lái)看，大部分的檔案管理人員在整理人事檔案資料上沒有一個(gè)明確的管理規(guī)劃標(biāo)準(zhǔn)，所以無(wú)法合理地將這些檔案資料進(jìn)行整理與分類。同時(shí)新檔案與原檔案的使用紙張材料和規(guī)格具有較大的差異，如果按照新檔案的標(biāo)準(zhǔn)來(lái)對(duì)原材料進(jìn)行處理，會(huì)造成資源的浪費(fèi)和材料內(nèi)容的損壞；反之如果按照原檔案的標(biāo)準(zhǔn)來(lái)進(jìn)行整理與規(guī)劃，便會(huì)給檔案管理人員的管理工作帶來(lái)一定的難度和負(fù)擔(dān)。

二、高校人事檔案管理的改革路徑

（一）有效整合信息資源

信息資源整合的不足，是現(xiàn)階段影響與阻礙高校人事檔案管理工作的最大因素。所以一定要有效整合信息資源，這樣才能體現(xiàn)出信息資源的價(jià)值，也才能使高校人事檔案管理工作正常開展。故要求檔案管理人員必須充分尋找與整合高校內(nèi)部現(xiàn)有的信息資源，提高檔案管理的工作效率。其次，可有效利用現(xiàn)代化科學(xué)技術(shù)和信息技術(shù)來(lái)增強(qiáng)信息資源的整合與維護(hù)，全面融合新檔案與原檔案，這樣不但能有效提高信息資源的整合，而且能對(duì)信息資源隨時(shí)調(diào)用。

（二）創(chuàng)新人事檔案管理模式

大多數(shù)高校的人事檔案管理模式基本相同，都采取了傳統(tǒng)性的管理觀念和管理方法，導(dǎo)致了高校人事檔案管理工作無(wú)法適應(yīng)現(xiàn)代社會(huì)市場(chǎng)的變化與需求。所以要求高校檔案管理人員不斷創(chuàng)新人事檔案管理模式，首先，針對(duì)高校自身的發(fā)展情況及人事檔案管理的實(shí)際情況，對(duì)其進(jìn)行深入的分析與討論，指出其中存在的問(wèn)題與不足，確保人事檔案管理模式的可行性。其次，加強(qiáng)對(duì)學(xué)生綜合素質(zhì)的培養(yǎng)，以便有效提升高校人事檔案管理工作的工作效率。最后，更新管理理念和管理技術(shù)，并借鑒其他院校優(yōu)秀的人事檔案管理模式，結(jié)合本校的實(shí)際情況進(jìn)行相應(yīng)的改進(jìn)和完善，最終確保創(chuàng)新的人事檔案管理模式能夠促進(jìn)高校檔案管理工作,并能夠適應(yīng)高校的發(fā)展。

三、結(jié)束語(yǔ)

總而言之，在信息技術(shù)與科學(xué)技術(shù)不斷發(fā)展的今天，高校的人事檔案管理質(zhì)量要進(jìn)行提升，尤其是在信息資源整合與利用方面，必須加強(qiáng)其人性化和服務(wù)化。本文就高校人事檔案管理面臨的新問(wèn)題，即人才市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)激烈、人事檔案資料缺乏和管理規(guī)劃標(biāo)準(zhǔn)不統(tǒng)一，對(duì)其改革路徑提出了具體的方案，即有效整合信息資源和創(chuàng)新人事檔案管理模式。通過(guò)這樣的做法，能夠很大程度上提升高校人事檔案管理工作的水平與質(zhì)量，并為我國(guó)人事檔案處理優(yōu)化奠定堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。

作者:劉歲梅 單位:重慶廣播電視大學(xué)

第九篇：高校實(shí)物檔案管理存在的問(wèn)題及對(duì)策

實(shí)物檔案是指以實(shí)物為載體的，能夠反映檔案主體真實(shí)歷史面貌的特定物品，如榮譽(yù)證書、獎(jiǎng)杯、印章、字畫等等。高校實(shí)物檔案管理是高校檔案管理的重點(diǎn)內(nèi)容之一，同時(shí)也是高等教育事業(yè)不可缺少的環(huán)節(jié)，對(duì)于史實(shí)性要求較高的檔案需求以及重大歷史事件的傳承具有極大的現(xiàn)實(shí)意義。

一、高校實(shí)物檔案管理存在的問(wèn)題

（一）對(duì)實(shí)物檔案管理工作重視度不足。首先，大多數(shù)人認(rèn)為高校的核心任務(wù)是教學(xué)科研等人才培養(yǎng)工作，實(shí)物檔案管理時(shí)輔助性的，甚至是無(wú)關(guān)緊要的，只有當(dāng)上級(jí)視察或富裕時(shí)間時(shí)才安排檔案管理工作。其次，檔案工作者投入了大量時(shí)間與精力在文字檔案的收集、整理上，忽視了實(shí)物檔案的整理與保管。加之實(shí)物檔案種類、形態(tài)各異，大到牌匾、錦旗，小到獎(jiǎng)?wù)?、榮譽(yù)證書，整理、歸集起來(lái)有一定難度，一些管理人員缺乏工作熱情，實(shí)物檔案長(zhǎng)期處于無(wú)人管理的混亂狀態(tài)。

（二）高校實(shí)物檔案管理方式落后。當(dāng)前，參與高校實(shí)物檔案管理的工作人員大多不是檔案專業(yè)出身，普遍存在著業(yè)務(wù)素質(zhì)偏低、年齡偏大等問(wèn)題，加之高學(xué)歷、業(yè)務(wù)能力強(qiáng)的管理者稀缺，導(dǎo)致實(shí)物檔案管理工作遲遲得不到發(fā)展，管理方式仍很落后。尤其是檔案管理信息化的今天，證書、牌匾、獎(jiǎng)狀等實(shí)物均需要用電腦系統(tǒng)進(jìn)行登記，一些檔案管理人員仍采用手工紙質(zhì)登記的方法，這不僅浪費(fèi)了大量時(shí)間和人力，還容易造成重要信息的丟失。

（三）管理工作循規(guī)蹈矩，創(chuàng)新意識(shí)不強(qiáng)。高校檔案工作人員對(duì)于如何利用高科技管理實(shí)物檔案、如何提高檔案信息服務(wù)效率缺乏實(shí)質(zhì)性創(chuàng)新，有些檔案管理人員在接手實(shí)物檔案后，不愿花心思與精力去解決實(shí)物檔案的存放問(wèn)題，也不愿依據(jù)實(shí)際情況制定出一套簡(jiǎn)便、快速的實(shí)物檔案接待查詢方案，致使實(shí)物檔案管理常年以陳舊的模式運(yùn)行，服務(wù)效率較為低下。

（四）實(shí)物檔案質(zhì)量不高，無(wú)法有效開發(fā)利用。以往，實(shí)物檔案管理工作過(guò)于注重檔案數(shù)量，盲目收集實(shí)物檔案，這造成實(shí)物檔案的質(zhì)量和利用率不高。一些有價(jià)值的實(shí)物檔案被埋沒于眾多實(shí)物檔案中，一旦使用難以找到。譬如，對(duì)于榮譽(yù)證書的管理，工作人員大多不做分類直接堆到一個(gè)地方，利用時(shí)需要耗費(fèi)大量人力和時(shí)間進(jìn)行翻找。而一些獎(jiǎng)牌、獎(jiǎng)杯等實(shí)物檔案由于怕借用損壞，常年堆積在角落中，利用價(jià)值很低。

二、高校實(shí)物檔案管理的對(duì)策

（一）解放思想，重視實(shí)物檔案管理工作。1.高校檔案管理部門的主管領(lǐng)導(dǎo)要提起對(duì)實(shí)物檔案管理工作的重視度，努力發(fā)揮實(shí)物檔案在高校發(fā)展中的作用。2.發(fā)動(dòng)廣大師生共同參與實(shí)物檔案的搜集、保管工作，讓他們真正成為實(shí)物檔案信息的受益者。3.調(diào)動(dòng)檔案工作人員的積極性，激發(fā)他們的創(chuàng)新意識(shí)，讓他們更加熱愛實(shí)物檔案管理工作。

（二）建立數(shù)字化、信息化實(shí)物檔案管理系統(tǒng)。目前，高校實(shí)物檔案的登記多以紙質(zhì)為主，電子形式的存儲(chǔ)少之又少。高校應(yīng)積極利用互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)，對(duì)高校實(shí)物檔案管理系統(tǒng)進(jìn)行數(shù)字化、信息化改革，通過(guò)數(shù)字化的實(shí)物檔案信息匯總縮短檔案的查找時(shí)間，提高檔案利用效率。同時(shí)，將實(shí)物檔案制作成書籍、光盤，供課堂教學(xué)、新生入學(xué)培訓(xùn)、愛國(guó)教育培訓(xùn)等日常教育教學(xué)活動(dòng)使用。

（三）制作照片實(shí)物檔案，按主次收集照片。實(shí)物檔案管理要適應(yīng)當(dāng)下社會(huì)“讀圖”為主的信息傳遞特性，以照片的形式記錄實(shí)物檔案信息。高校可將學(xué)校獲得的牌匾、榮譽(yù)證書、獎(jiǎng)杯、名人字畫等拍攝成照片，從而便于收藏、拷貝。在對(duì)照片進(jìn)行采集時(shí)，檔案管理部門要掌握好主次：一是要將實(shí)物檔案進(jìn)行主次分類，對(duì)使用率高、意義重大的實(shí)物檔案照片進(jìn)行網(wǎng)絡(luò)備份、傳播。二是要按重要與否分類存放照片，以提高工作效率，方便師生調(diào)取。

（四）建立網(wǎng)絡(luò)化牌匾實(shí)物室。高?？蓪⒉糠峙曝壹杏谝婚g可供展覽與多媒體直播的房間內(nèi)，以此向外界更加直觀地展示牌匾等實(shí)物本身。這種立體化的檔案展示方式能夠給檔案使用者更全面的印象，是對(duì)高校檔案管理信息網(wǎng)絡(luò)最有力的支持。

（五）建立實(shí)物檔案陳列室，以滿足高校教育教學(xué)目的。實(shí)物檔案是見證學(xué)校榮譽(yù)與歷史的重要印記，將這些檔案展示出來(lái)，可以使廣大師生更加了解學(xué)校，更加以學(xué)校為榮，從而激勵(lì)自己為學(xué)校爭(zhēng)光。有條件的高?？蓪⒈阌谥苯油饨缃佑|的實(shí)物檔案歸集到一間陳列室內(nèi)，定期開放，供廣大師生以及校外人士參觀。同時(shí)，學(xué)校還可將實(shí)物檔案陳列室的參觀作為愛國(guó)愛校教育的必要內(nèi)容，將課堂搬到陳列室中，以更好地發(fā)揮實(shí)物檔案的價(jià)值與意義。

三、結(jié)語(yǔ)

總而言之，高校要不斷引導(dǎo)檔案工作人員朝著實(shí)物檔案工作所應(yīng)當(dāng)努力的方向前進(jìn)，讓實(shí)物檔案管理的工作目標(biāo)成為檔案工作人員積極工作的內(nèi)在動(dòng)力。當(dāng)今社會(huì)經(jīng)濟(jì)高速發(fā)展，實(shí)物檔案管理方法要跟上時(shí)代的步伐，走科學(xué)化、信息化的道路，努力改革舊有模式，最大限度發(fā)揮實(shí)物檔案的內(nèi)在價(jià)值。

作者:劉琴 單位:湖南財(cái)經(jīng)工業(yè)職業(yè)技術(shù)學(xué)院

第十篇：高校人事檔案管理信息化探討

高校的人事檔案管理一直是人事管理的一項(xiàng)重要工作，因?yàn)槿耸聶n案包含有個(gè)人身份、學(xué)歷、資歷等方面的證據(jù)。在實(shí)際人事管理中，人事檔案的作用通常通過(guò)個(gè)人工資待遇、社會(huì)勞動(dòng)保障組織關(guān)系等方面表現(xiàn)出來(lái)。人事檔案不僅僅是個(gè)人發(fā)展軌跡的官方表述，更是國(guó)家對(duì)于個(gè)人動(dòng)態(tài)信息的正式認(rèn)可，受到法律保護(hù)，具有法律效用。2015年6月，隨著機(jī)關(guān)事業(yè)單位基本工資標(biāo)準(zhǔn)的上調(diào)、個(gè)人養(yǎng)老保險(xiǎn)和職業(yè)年金的代扣預(yù)留，全國(guó)機(jī)關(guān)事業(yè)單位養(yǎng)老保險(xiǎn)制度改革正式啟動(dòng)。由于此次改革前的工作時(shí)間視同養(yǎng)老保險(xiǎn)的繳費(fèi)年限，因此，人事檔案對(duì)工作履歷及工作年限的證據(jù)作用更是得到空前凸顯，對(duì)人事檔案的發(fā)掘和利用也將變成人事管理新的常規(guī)工作。隨著人事管理及社會(huì)保障部門對(duì)職工人事檔案信息的共享需求與日俱增，現(xiàn)代信息技術(shù)對(duì)社會(huì)各行業(yè)無(wú)孔不入地滲透，利用現(xiàn)代信息技術(shù)手段管理高校人事檔案，是信息技術(shù)在人事管理領(lǐng)域的延伸，對(duì)高校人事檔案價(jià)值的發(fā)掘和利用有著重大意義。正因如此，人事檔案信息化管理已經(jīng)成為人事檔案管理工作的必然趨勢(shì)。

一、人事檔案信息化管理的內(nèi)涵和歷史沿革

人事檔案信息化是在組織人事部門的統(tǒng)一規(guī)劃和組織下，在人事檔案管理活動(dòng)中應(yīng)用現(xiàn)代信息技術(shù)，對(duì)人事檔案信息資源進(jìn)行組織、管理和提供利用，做好人才信息基礎(chǔ)保障工作，是運(yùn)用現(xiàn)代信息技術(shù)管理人事檔案的過(guò)程。對(duì)高校干部人事檔案實(shí)行計(jì)算機(jī)輔助管理，利用計(jì)算機(jī)、掃描儀等現(xiàn)代設(shè)備和現(xiàn)代技術(shù)，將檔案資料整理輸入計(jì)算機(jī)，以實(shí)現(xiàn)高校干部人事檔案紙質(zhì)與數(shù)據(jù)格式的并存，根據(jù)需要實(shí)現(xiàn)紙質(zhì)與屏幕的人事檔案查閱，進(jìn)而完全實(shí)現(xiàn)高校干部人事檔案管理的科學(xué)化、信息化和網(wǎng)絡(luò)化。在人事檔案信息化發(fā)展過(guò)程中，大致經(jīng)歷了以下幾個(gè)階段：第一階段是單機(jī)檢索。20世紀(jì)80年代，一些企業(yè)和事業(yè)單位開始利用計(jì)算機(jī)管理本部門的職工信息，建立起一個(gè)個(gè)以單機(jī)為處理工具的人事檔案信息檢索系統(tǒng)。大多采用dBASE、BASIC、C、FoxPro等語(yǔ)言作為編程工具，在DOS操作系統(tǒng)下運(yùn)行。這一時(shí)期的信息管理系統(tǒng)管理的數(shù)據(jù)簡(jiǎn)單，沒有統(tǒng)一的格式，檢索內(nèi)容單一，數(shù)據(jù)處理能力有限，通用性差，但推進(jìn)人事檔案管理軟件的普及應(yīng)用積累了寶貴的經(jīng)驗(yàn)。第二階段是20世紀(jì)末期，單機(jī)與局域網(wǎng)相結(jié)合的管理系統(tǒng)。系統(tǒng)開發(fā)工具主要有VisulFoxpro、PowerBuilder和大型數(shù)據(jù)庫(kù)管理系統(tǒng)Oracle、Sybase等，操作系統(tǒng)平臺(tái)為Windows、Unix、Linux等，并建立了統(tǒng)一的數(shù)據(jù)格式標(biāo)準(zhǔn)和其它技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)，為后來(lái)人事檔案信息數(shù)據(jù)的交換和管理軟件的共享奠定了堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。由于網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的推廣，推動(dòng)了人事檔案信息管理系統(tǒng)服務(wù)范圍和服務(wù)水平的提高。第三階段是20世紀(jì)末至今。由于檔案信息化的推動(dòng)，各單位和機(jī)構(gòu)開始開發(fā)和應(yīng)用人事檔案信息管理系統(tǒng)來(lái)管理人事檔案。從當(dāng)前主要應(yīng)用來(lái)看，人事檔案信息管理系統(tǒng)，采用基于B/S模式的全文數(shù)據(jù)庫(kù)居多，這使得人事檔案管理信息系統(tǒng)的開放性、擴(kuò)展性、集成性、人性化等都有更大的改善。但是，如何利用Internet技術(shù)進(jìn)行CA認(rèn)證并提供遠(yuǎn)程服務(wù)以及人事檔案信息管理系統(tǒng)的共享方面還有大量工作要做?？v觀近年來(lái)國(guó)內(nèi)應(yīng)用較多的人事檔案信息管理系統(tǒng)，越來(lái)越符合當(dāng)代人事檔案信息化管理的需求，其功能也越來(lái)越完善，這不僅提高了管理效率，而且優(yōu)化了人力資源配置。

二、人事檔案信息管理中需要協(xié)調(diào)的幾組關(guān)系

改善干部人事檔案管理的方式，主要應(yīng)從兩個(gè)方面入手，一是針對(duì)干部人事檔案管理的流程進(jìn)行重新的界定，以確保干部人事檔案管理的流程化、制度化；另一方面則是針對(duì)干部人事檔案管理，應(yīng)將先進(jìn)的管理技術(shù)引入到其中，以提高干部人事檔案管理的效率。人事檔案信息化為人事檔案管理提供了新的途徑和方法，對(duì)提高人事檔案管理效率大有裨益。當(dāng)然，信息化過(guò)程對(duì)人事檔案管理也存在著潛在的風(fēng)險(xiǎn)。如何將現(xiàn)代化的信息技術(shù)應(yīng)用于人事檔案管理，必須協(xié)調(diào)好以下幾對(duì)關(guān)系：

1.實(shí)用性與規(guī)范性

實(shí)用性是指在人事檔案管理信息化過(guò)程中注重切實(shí)解決客觀存在的問(wèn)題，并能在實(shí)踐中產(chǎn)生積極效果。一方面要在引入信息管理系統(tǒng)后，人事檔案的管理效率得以大大提高，另一方面要保證人事檔案信息的安全性，考慮到人事檔案的隱私權(quán)。人事檔案信息系統(tǒng)設(shè)計(jì)要在實(shí)用性基礎(chǔ)上，引進(jìn)IT行業(yè)的人才和技術(shù)，結(jié)合本單位財(cái)力與技術(shù)基礎(chǔ)，采取合作開發(fā)或引進(jìn)方式，避免低水平重復(fù)建設(shè)。規(guī)范性是指人事檔案信息化建設(shè)所建立的系統(tǒng)需要符合行業(yè)規(guī)范。以《全國(guó)組織干部人事管理信息系統(tǒng)》、《信息結(jié)構(gòu)體系》為例，它是為實(shí)現(xiàn)干部信息的規(guī)范化及全國(guó)范圍內(nèi)的信息共享，按照人員管理及機(jī)構(gòu)管理中科學(xué)的信息流程制定的，不僅具有較高的標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化程度，而且具有總攬全局的權(quán)威性。在信息化過(guò)程中，文本文件、圖像文件、掃描文件、聲音文件等的采集與管理都應(yīng)遵循《電子文件歸檔與管理規(guī)范》（GB/T,8894-2002）所規(guī)定的格式，以減少轉(zhuǎn)換與重新制定的難度，同時(shí)也是人事檔案信息化規(guī)范性的客觀要求。

2.安全性與開放性

為了防止將人事檔案信息泄露給無(wú)關(guān)用戶，必然要對(duì)人事檔案中的隱私信息加以嚴(yán)密保護(hù)。在信息化過(guò)程中，加強(qiáng)對(duì)人事檔案方面的電子文件的管理與審核，通過(guò)技術(shù)手段來(lái)達(dá)到保密的目的。同時(shí)，還要確保網(wǎng)絡(luò)的安全性，做到人事檔案信息管理系統(tǒng)與互聯(lián)網(wǎng)對(duì)公共信息網(wǎng)實(shí)行物理隔離，涉密及隱私檔案信息不能存儲(chǔ)在與公共信息網(wǎng)相連的信息設(shè)備上，更不能儲(chǔ)存在公共信息網(wǎng)的服務(wù)器上，能夠建立人事檔案專網(wǎng)則是最理想的選擇。建立人事檔案信息管理系統(tǒng)，很大程度上是為了科學(xué)管理和優(yōu)質(zhì)服務(wù)，這就決定了人事檔案信息開放的必然性。長(zhǎng)期以來(lái)，人們一直習(xí)慣地認(rèn)為人事檔案屬于保密內(nèi)容，除了負(fù)責(zé)收集和保管人事檔案的管理者能接觸到人事檔案外，其他人包括檔案當(dāng)事人是不能接觸到人事檔案的。在當(dāng)代條件下，人事勞動(dòng)關(guān)系由行政隸屬關(guān)系轉(zhuǎn)變?yōu)槠降鹊钠跫s關(guān)系，人事檔案的管理權(quán)、處置權(quán)也從完全交給用人單位轉(zhuǎn)變?yōu)橛萌藛挝缓蛡€(gè)人共同管理。人事檔案作為當(dāng)事人“德、能、勤、績(jī)、廉”的客觀記錄，部分信息也變得公開透明，信息開放已成為時(shí)代的必然趨勢(shì)，尤其是對(duì)高校專業(yè)技術(shù)人員而言，他們?cè)趯I(yè)上的學(xué)術(shù)水平、學(xué)術(shù)成就、個(gè)人簡(jiǎn)介等基本信息都已完全公開，對(duì)用人單位和各級(jí)部門做到“知人善任”起到了至關(guān)重要的作用。當(dāng)然，這種檔案信息的開放并不是對(duì)所有人都無(wú)限制的開放，是在保證當(dāng)事人隱私不被泄露的條件下的有限開放。

三、人事檔案信息管理系統(tǒng)的需求分析與設(shè)計(jì)

1.需求分析

人事檔案信息管理系統(tǒng)功能需求是指人事檔案管理系統(tǒng)在面向?qū)嶋H應(yīng)用時(shí)所應(yīng)具備的各種功能。開發(fā)一套人事檔案管理系統(tǒng)并非一朝一夕之事，如果功能設(shè)計(jì)存在缺陷，將浪費(fèi)大量人力、物力和財(cái)力。因此，和其它軟件產(chǎn)品一樣，人事檔案管理系統(tǒng)的功能需求分析是第一位的，是人事管理信息系統(tǒng)的核心，也是解決用戶客觀問(wèn)題的關(guān)鍵。人事管理系統(tǒng)的功能一般分為基本功能和拓展功能，基本功能是人事檔案管理系統(tǒng)中必備的功能，拓展功能則是人事檔案管理信息系統(tǒng)設(shè)計(jì)過(guò)程中，根據(jù)實(shí)際需要添加的功能，以輔助人事檔案信息的管理。

2.功能設(shè)計(jì)

一般而言，定制開發(fā)一套人事檔案管理系統(tǒng)的初衷是基于互聯(lián)網(wǎng)平臺(tái)，將學(xué)校的日常管理、人員管理、人員考核、信息統(tǒng)計(jì)等工作集于一體，將教職工人事檔案中的基本信息、工作履歷、職稱評(píng)審、職務(wù)晉升、年度考核、獎(jiǎng)懲管理等信息進(jìn)行電子化，并上傳到網(wǎng)絡(luò)管理系統(tǒng)，避免每次查詢紙質(zhì)人事檔案這種低級(jí)重復(fù)的體力勞動(dòng)，這將極大地提高管理部門服務(wù)師生的效率。設(shè)計(jì)的系統(tǒng)一般應(yīng)有兩種不同權(quán)限的用戶，分別為管理員和普通用戶。管理員（人事部門工作人員）具有全局信息審核和修改的權(quán)限，普通用戶（教職工）只具有修改個(gè)人信息的權(quán)限。系統(tǒng)所有用戶都從統(tǒng)一界面登錄，普通用戶可以用個(gè)人身份證號(hào)碼作為用戶名，初始密碼由系統(tǒng)統(tǒng)一設(shè)置為身份證號(hào)碼最后六位，首次登錄后要求自行修改初始密碼。登錄系統(tǒng)后，應(yīng)該將系統(tǒng)的主要功能清晰地呈現(xiàn)在教職工面前。根據(jù)用戶需求設(shè)計(jì)出來(lái)的系統(tǒng)，一般來(lái)說(shuō)，主要功能應(yīng)包含機(jī)構(gòu)管理、崗位設(shè)置、人員管理、人員變動(dòng)、職稱評(píng)審、培訓(xùn)進(jìn)修、年度考核、合同管理、請(qǐng)假管理、檔案管理、文件管理、信息統(tǒng)計(jì)、報(bào)表管理等模塊，如圖2所示：點(diǎn)擊進(jìn)入系統(tǒng)首頁(yè)后，通過(guò)事務(wù)提醒、通知公告等功能區(qū)，除了向教職工展示相關(guān)信息及通知外，還具有溫馨提示等功能，只要教職工用戶登錄即可收到系統(tǒng)彈出的信息及提示。機(jī)構(gòu)管理主要是用于校內(nèi)機(jī)構(gòu)的增加、撤并、更名等工作。崗位設(shè)置模塊則可以將學(xué)校的崗位設(shè)置情況，如各崗位等級(jí)的總數(shù)、結(jié)構(gòu)比例、競(jìng)聘條件等信息集成到系統(tǒng)中，在新一輪的崗位聘任工作開展時(shí)，讓教職工登錄系統(tǒng)進(jìn)行相關(guān)電子表格的填寫和提交。人員管理模塊則將全校職工根據(jù)人員狀態(tài)分為在職人員、離休人員、退休人員、離職人員、死亡人員等類型分別管理。人員變動(dòng)模塊則用于處理平時(shí)校內(nèi)人員的增加、減少、調(diào)動(dòng)等業(yè)務(wù)，對(duì)于相關(guān)工作的檔案材料電子化，重要檔案信息則進(jìn)行紙質(zhì)打印歸檔，使管理部門在相當(dāng)長(zhǎng)一段時(shí)期內(nèi)的工作得到延續(xù)和完善。職稱評(píng)審和培訓(xùn)進(jìn)修模塊主要用于教師的專業(yè)技術(shù)職務(wù)評(píng)審以及教學(xué)科研水平的提升培訓(xùn)。年度考核是人事管理部門重要工作之一，每年讓教職工填寫大同小異的紙質(zhì)表格不僅費(fèi)時(shí)，而且各年度的個(gè)人基本信息可能被誤填，引起教職工反感，通過(guò)此模塊功能，教職工只需改動(dòng)少量信息即可自動(dòng)生成年度考核表，打印成功后只需簽名確認(rèn)即可，人性化的功能設(shè)計(jì)，省時(shí)省力。合同管理模塊主要用于對(duì)每位教職工，尤其是學(xué)校的教學(xué)科研骨干人才的合同管理，比如待遇信息、服務(wù)年限等，新引進(jìn)的人才可以快速查閱參照，即將離職的人員可以快速計(jì)算出合同履約金額，所有這些工作的完成幾乎是自動(dòng)化的，在無(wú)異議的情況下，一般不需費(fèi)時(shí)費(fèi)力地翻閱紙質(zhì)文本合同。檔案管理模塊極其重要，教職工個(gè)人檔案除了紙質(zhì)版外，該系統(tǒng)內(nèi)的職工個(gè)人檔案電子版具有同樣準(zhǔn)確的信息。除了平時(shí)調(diào)閱檔案之用外，還可在該系統(tǒng)中新增電子檔案，再紙質(zhì)化并存檔，同時(shí)對(duì)職工檔案進(jìn)行動(dòng)態(tài)管理，如哪些員工的檔案在校，哪些被調(diào)閱或調(diào)出等，只需在系統(tǒng)查詢欄輸入姓名，即可快速知曉職工的檔案保存狀態(tài)及具體內(nèi)容。請(qǐng)假管理、文件管理、信息統(tǒng)計(jì)、報(bào)表管理是方便教職工查詢學(xué)校相關(guān)政策文件，對(duì)學(xué)校的基本數(shù)據(jù)有常規(guī)性的了解，對(duì)日常用到的報(bào)表進(jìn)行自動(dòng)生成，既有利于讓教職工動(dòng)態(tài)掌握學(xué)校相關(guān)政策的變化，又有利于更好地服務(wù)廣大師生。總體來(lái)說(shuō)，高校人事檔案管理工作任務(wù)繁重，而且對(duì)教職工影響極其深遠(yuǎn)。借助現(xiàn)代信息技術(shù)手段對(duì)高校人事檔案管理工作進(jìn)行信息化管理，提供科學(xué)、規(guī)范、人性化的管理與服務(wù)，對(duì)學(xué)校及至整個(gè)教育事業(yè)的發(fā)展都是極具重要意義的。

作者:劉勇 單位:西華師范大學(xué)人事處