導(dǎo)語(yǔ)：實(shí)驗(yàn)室檔案管理論文一文來(lái)源于網(wǎng)友上傳，不代表本站觀點(diǎn)，若需要原創(chuàng)文章可咨詢(xún)客服老師，歡迎參考。

一、檔案的建立

無(wú)錫市疾控中心根據(jù)國(guó)家、省、市檔案管理要求以及衛(wèi)生部、市衛(wèi)生局有關(guān)檔案工作的規(guī)定，結(jié)合疾控中心自身業(yè)務(wù)特點(diǎn)和工作要求，制定了《檔案管理辦法》。辦法規(guī)定，中心檔案實(shí)行集中管理、分級(jí)保存，各部門(mén)形成的業(yè)務(wù)資料，除了應(yīng)歸檔中心檔案室的資料外，其余資料按部門(mén)管理要求和疾控績(jī)效評(píng)估要求進(jìn)行整理歸檔，同時(shí)納入檔案綜合管理系統(tǒng)。就疾控中心實(shí)驗(yàn)室而言，它包括了理化實(shí)驗(yàn)室，微生物實(shí)驗(yàn)室、臨床檢驗(yàn)實(shí)驗(yàn)室和樣品受理室四個(gè)部分，主要開(kāi)展疾病和健康相關(guān)危害因素的生物、物理、化學(xué)因素的檢測(cè)，突發(fā)事件的應(yīng)急處置等工作。多年來(lái)，實(shí)驗(yàn)室在樣品受理、檢驗(yàn)檢測(cè)、質(zhì)量控制等活動(dòng)中形成了大量的數(shù)據(jù)資料，由于疏于系統(tǒng)管理，對(duì)資料的查詢(xún)和利用帶來(lái)很多不便，為了使有價(jià)值的原始資料規(guī)范管理并得到有效利用，現(xiàn)根據(jù)五星級(jí)檔案管理的要求，進(jìn)行了整理和歸檔。實(shí)驗(yàn)室設(shè)立了專(zhuān)用檔案室，采用密集柜統(tǒng)一編號(hào)上架，并有通過(guò)上崗培訓(xùn)的兼職人員進(jìn)行編目整理、錄入、歸檔。實(shí)驗(yàn)室的歸檔資料按照實(shí)驗(yàn)室行政管理和實(shí)驗(yàn)室質(zhì)量管理進(jìn)行分類(lèi)，主要收集整理檢驗(yàn)檢測(cè)過(guò)程中形成的原始記錄、質(zhì)量管理活動(dòng)過(guò)程產(chǎn)生的相關(guān)資料以及實(shí)驗(yàn)室兩級(jí)管理中形成的資料等，而實(shí)驗(yàn)室專(zhuān)技人員的個(gè)人技術(shù)檔案、儀器設(shè)備運(yùn)行管理檔案、產(chǎn)品質(zhì)量檢測(cè)報(bào)告及原始記錄、科研課題等資料均由實(shí)驗(yàn)室形成后歸中心相應(yīng)的職能管理部門(mén)，并按歸檔要求存中心檔案室。

二、實(shí)驗(yàn)室資料歸檔的幾個(gè)要素

（一）原始性

原始性是實(shí)驗(yàn)室資料最關(guān)鍵的因素，實(shí)驗(yàn)室在檢驗(yàn)檢測(cè)活動(dòng)中形成的資料主要有樣品收留樣記錄，樣品處理記錄，突發(fā)事件應(yīng)急檢測(cè)原始記錄、實(shí)驗(yàn)室質(zhì)量控制計(jì)劃及實(shí)施材料、各類(lèi)試劑的領(lǐng)用記錄、標(biāo)準(zhǔn)溶液配制稀釋記錄、培養(yǎng)基配制和驗(yàn)收記錄、實(shí)驗(yàn)室環(huán)境檢測(cè)記錄等過(guò)程資料；實(shí)驗(yàn)室兩級(jí)管理中形成的資料主要有各類(lèi)計(jì)劃、總結(jié)、績(jī)效考評(píng)資料、業(yè)務(wù)督導(dǎo)、業(yè)務(wù)學(xué)習(xí)資料、質(zhì)量監(jiān)督等環(huán)節(jié)管理資料等，這些原始記錄能真實(shí)地反映檢驗(yàn)檢測(cè)過(guò)程的某個(gè)環(huán)節(jié)，也體現(xiàn)實(shí)驗(yàn)室質(zhì)量管理實(shí)施情況，對(duì)了解某個(gè)階段的檢驗(yàn)檢測(cè)情況起著重要的見(jiàn)證作用。

（二）有效性

資料的歸檔原則上按年度進(jìn)行，年度形成的資料是本年度現(xiàn)行有效的，所有的原始數(shù)據(jù)、表格都受到有效質(zhì)量體系控制，符合實(shí)驗(yàn)過(guò)程要求和質(zhì)量體系管理要求，也是國(guó)家實(shí)驗(yàn)室認(rèn)可、實(shí)驗(yàn)室資質(zhì)認(rèn)定的重要依據(jù)之一。

（三）溯源性

疾控中心出具的每一份檢測(cè)報(bào)告都有原始數(shù)據(jù)，所用的儀器設(shè)備、引用的標(biāo)準(zhǔn)、檢測(cè)方法、檢測(cè)過(guò)程產(chǎn)生的記錄，如標(biāo)準(zhǔn)物質(zhì)稀釋和配制、培養(yǎng)基和關(guān)鍵試劑的驗(yàn)收、玻璃器具的校準(zhǔn)記錄、菌毒株管理過(guò)程記錄等都需要具有可溯源性，確保檢測(cè)過(guò)程有據(jù)可溯，從數(shù)據(jù)資料收集歸檔的系統(tǒng)性、完整性也體現(xiàn)出實(shí)驗(yàn)室對(duì)質(zhì)量管理工作的重視程度。

（四）利用性

建立檔案是為了有效的利用檔案資料，因此，資料的歸檔要有可利用的價(jià)值，便于搜索、查閱和驗(yàn)證。在檔案資料管理中，原始的紙質(zhì)檔案有其優(yōu)點(diǎn)，特別是對(duì)于實(shí)驗(yàn)室檢驗(yàn)檢測(cè)過(guò)程的原始記錄，要求信息量多、記錄清晰真實(shí)，如質(zhì)量控制活動(dòng)實(shí)施資料、樣品受理和處置資料、試劑耗材管理資料、實(shí)驗(yàn)室安全管理資料等，能反映整個(gè)實(shí)驗(yàn)過(guò)程的每個(gè)細(xì)節(jié)。行政管理資料也同樣能反映出某個(gè)時(shí)段的管理要求、業(yè)務(wù)重點(diǎn)和督查考核情況，如會(huì)議記錄、業(yè)務(wù)學(xué)習(xí)培訓(xùn)記錄、對(duì)新員工的技術(shù)培訓(xùn)、考核及監(jiān)督、各類(lèi)計(jì)劃、總結(jié)、績(jī)效考評(píng)、工作督導(dǎo)資料等。做好實(shí)驗(yàn)室資料歸檔將有利于形成工作的持續(xù)性和有效性，反映歷年來(lái)業(yè)務(wù)工作的發(fā)展?fàn)顩r，具有較高的利用價(jià)值。

（五）共享性

自無(wú)錫疾控開(kāi)發(fā)了“無(wú)錫市疾控檔案信息管理系統(tǒng)”以來(lái)，所有歸檔資料都通過(guò)信息系統(tǒng)按年度分類(lèi)錄入文件名，上傳附件，當(dāng)專(zhuān)業(yè)人員工作需要時(shí)，根據(jù)授權(quán)權(quán)限，通過(guò)打開(kāi)系統(tǒng)，點(diǎn)擊檔案-疾控業(yè)務(wù)-實(shí)驗(yàn)室檔案，就可以查詢(xún)實(shí)驗(yàn)室行政管理和實(shí)驗(yàn)室質(zhì)量管理中收集歸檔的資料，通過(guò)紙質(zhì)資料和系統(tǒng)查詢(xún)相結(jié)合的方式，一目了然，有效實(shí)現(xiàn)了資料的共享。

三、實(shí)驗(yàn)室檔案管理的特點(diǎn)

（一）注重業(yè)務(wù)活動(dòng)資料的收集歸檔

實(shí)驗(yàn)室是疾控中心的一個(gè)重要技術(shù)核心部門(mén)，在日常工作中，除了開(kāi)展實(shí)驗(yàn)室檢測(cè)、突發(fā)事件應(yīng)急檢測(cè)、科研課題、質(zhì)量控制考核等實(shí)驗(yàn)室活動(dòng)以外，還有很多配合中心開(kāi)展的日常管理工作。而實(shí)驗(yàn)室有其工作的特殊性，實(shí)驗(yàn)環(huán)節(jié)多，要求高，工作精細(xì)而嚴(yán)謹(jǐn)，數(shù)據(jù)處理復(fù)雜，因此，檔案管理更應(yīng)注重實(shí)驗(yàn)活動(dòng)的資料收集，按照國(guó)家實(shí)驗(yàn)室認(rèn)可和實(shí)驗(yàn)室資質(zhì)認(rèn)定要求做好各類(lèi)資料的整理歸檔工作。

（二）發(fā)揮質(zhì)量監(jiān)督員的作用

實(shí)驗(yàn)室的質(zhì)量管理貫穿于檢驗(yàn)檢測(cè)過(guò)程的全部，質(zhì)量監(jiān)督員承擔(dān)著實(shí)時(shí)監(jiān)督關(guān)鍵環(huán)節(jié)原始記錄和實(shí)驗(yàn)操作是否符合質(zhì)量體系要求的職能，通過(guò)日常監(jiān)督便于及時(shí)發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)整改，確保檢測(cè)數(shù)據(jù)的科學(xué)性、準(zhǔn)確性，使檢驗(yàn)檢測(cè)過(guò)程和最終結(jié)果符合質(zhì)量體系要求。因此，發(fā)揮好質(zhì)量監(jiān)督員的作用，也是保證實(shí)驗(yàn)室規(guī)范運(yùn)行的有效措施之一。

（三）重視檔案管理人員專(zhuān)業(yè)水平

檔案管理是一項(xiàng)系統(tǒng)工程，包括從資料的產(chǎn)生到資料形成的過(guò)程管理，直至形成最終的歸檔資料，要求檔案管理人員首先需要了解這些過(guò)程，對(duì)需要?dú)w檔的資料及時(shí)收集、分類(lèi)、編目、保存，確保資料的完整性和有效性。由于專(zhuān)業(yè)要求比較高，最好由與實(shí)驗(yàn)室工作相關(guān)的有一定專(zhuān)業(yè)基礎(chǔ)的人員擔(dān)任檔案管理員。目前的實(shí)驗(yàn)室檔案管理員以兼職為主，通過(guò)檔案管理基礎(chǔ)培訓(xùn)取得了上崗證，雖然能按中心要求做好兩級(jí)檔案收集整理工作，但在實(shí)際工作中發(fā)現(xiàn)，技術(shù)資料如何歸檔更便于查詢(xún)，更便于發(fā)現(xiàn)歸檔資料連續(xù)性中的問(wèn)題，如何提高資料的利用價(jià)值等方面還需要專(zhuān)業(yè)檔案人員的進(jìn)一步指導(dǎo)。據(jù)了解，實(shí)驗(yàn)室檔案管理在檔案管理中尚無(wú)統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)和要求，已形成規(guī)范和完整檔案資料的實(shí)驗(yàn)室較少。無(wú)錫市疾病預(yù)防控制中心的實(shí)驗(yàn)室檔案，是歷年來(lái)在疾病預(yù)防控制檢驗(yàn)檢測(cè)工作中形成的技術(shù)性文件資料，是整個(gè)疾病預(yù)防控制檢驗(yàn)檢測(cè)工作過(guò)程的真實(shí)記錄，反映出疾控機(jī)構(gòu)工作開(kāi)展的歷史與現(xiàn)狀，形成了傳染病防制、健康危害因素監(jiān)測(cè)過(guò)程中科學(xué)公正有效的檢驗(yàn)檢測(cè)資料，同時(shí)具有較強(qiáng)的法律效力?？梢?jiàn)，檔案管理在切實(shí)履行政府職能，維護(hù)社會(huì)穩(wěn)定和促進(jìn)經(jīng)濟(jì)發(fā)展等方面都起著重要作用，對(duì)今后疾控事業(yè)的發(fā)展，具有現(xiàn)實(shí)意義和長(zhǎng)遠(yuǎn)意義。

作者:袁敏敏 凌霞 單位:江蘇省無(wú)錫市疾病預(yù)防控制中心