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一、以制度建設(shè)促進社會保險業(yè)務(wù)檔案的管理工作

成都市市、縣兩級社保經(jīng)辦機構(gòu)按照《規(guī)定》的要求，通過制定業(yè)務(wù)檔案規(guī)范化管理工作方案、檔案管理實施辦法、實施細則等措施，不僅將社會保險業(yè)務(wù)檔案的規(guī)范化管理工作納入了年度工作計劃和發(fā)展規(guī)劃之中，而且納入了目標(biāo)管理。市、縣兩級社保經(jīng)辦機構(gòu)還成立了由局領(lǐng)導(dǎo)為組長、相關(guān)處（科）室負責(zé)人為成員的業(yè)務(wù)檔案規(guī)范化管理工作領(lǐng)導(dǎo)小組，負責(zé)領(lǐng)導(dǎo)和組織單位社會保險業(yè)務(wù)檔案的規(guī)范化管理工作。根據(jù)工作方案和管理辦法，結(jié)合社會保險業(yè)務(wù)檔案工作實際，各單位都配備了政治可靠、忠于職守、熟悉業(yè)務(wù)、相對穩(wěn)定、文化水平高（大專以上學(xué)歷）的專兼職檔案管理人員，建立了檔案管理網(wǎng)絡(luò)和業(yè)務(wù)檔案工作流程，明確了分管領(lǐng)導(dǎo)和業(yè)務(wù)檔案人員的崗位職責(zé)，并將業(yè)務(wù)檔案工作列入社會保險業(yè)務(wù)經(jīng)辦工作程序，與業(yè)務(wù)工作同布置、同落實。在實際工作中，則由領(lǐng)導(dǎo)小組辦公室主任和專職檔案管理人員對各處（科）室業(yè)務(wù)檔案工作進行監(jiān)督指導(dǎo)，各處（科）室兼職檔案管理員負責(zé)對本部門形成的業(yè)務(wù)檔案材料進行收集、整理。此外，成都市檔案局、市社保局、市醫(yī)保局聯(lián)合成立了社會保險業(yè)務(wù)檔案規(guī)范化管理驗收工作領(lǐng)導(dǎo)小組，由雙方領(lǐng)導(dǎo)為組長，相關(guān)處室負責(zé)人為成員，指導(dǎo)開展全市社會保險業(yè)務(wù)檔案規(guī)范化管理工作。

二、以制度建設(shè)促進社會保險業(yè)務(wù)檔案的設(shè)施建設(shè)

成都市根據(jù)《規(guī)定》的要求，結(jié)合社會保險業(yè)務(wù)檔案收集、整理、保管和利用等工作的需要，近年來加大了對社會保險業(yè)務(wù)檔案設(shè)備設(shè)施的投入，為業(yè)務(wù)檔案的安全管理提供了良好的條件。在檔案用房配置上，市社保局業(yè)務(wù)檔案庫房250余平方米，做到了檔案庫房、檔案查閱室和辦公室三分開。大多數(shù)縣（市、區(qū)）社保經(jīng)辦機構(gòu)檔案庫房也達到了40平方米/萬卷的標(biāo)準，能夠容納近期應(yīng)接收的社會保險業(yè)務(wù)檔案。其中，龍泉驛區(qū)人社局建立了檔案管理中心，集中統(tǒng)一管理社會保險業(yè)務(wù)檔案，中心建筑面積達400余平方米，除做到“三室分開”外，還設(shè)置了檔案整理等業(yè)務(wù)用房。在檔案設(shè)備設(shè)施配置上，各社保經(jīng)辦機構(gòu)均配備了符合國家要求的檔案柜（架）和檔案裝具，并按照檔案安全管理的“九防”要求，配備了溫濕度計、空調(diào)、除濕機、滅火器、防盜門窗等設(shè)備設(shè)施；配備了計算機、打印機、刻錄機、復(fù)印機、掃描儀等現(xiàn)代化辦公設(shè)備。這些設(shè)備和設(shè)施，從物質(zhì)上確保了社會保險業(yè)務(wù)檔案的安全保管和有效利用。

三、以制度建設(shè)促進社會保險業(yè)務(wù)檔案的業(yè)務(wù)建設(shè)

為提升社會保險業(yè)務(wù)檔案管理的專業(yè)化水平，成都市本著對歷史負責(zé)，為現(xiàn)實服務(wù)的宗旨，按照《規(guī)定》和四川省人社廳、四川省檔案局對社會保險業(yè)務(wù)檔案工作規(guī)范化建設(shè)的有關(guān)要求，市人社局和市檔案局聯(lián)合印發(fā)了《成都市〈社會保險業(yè)務(wù)檔案管理規(guī)定（試行）〉實施細則》，要求市、縣兩級社保經(jīng)辦機構(gòu)通過建立社會保險業(yè)務(wù)檔案收集、整理、保管、保密、統(tǒng)計、鑒定、銷毀、移交等制度，加強社會保險業(yè)務(wù)檔案管理業(yè)務(wù)建設(shè)工作。在收集方面，該《實施細則》要求各社保經(jīng)辦機構(gòu)定期對各種門類、載體檔案和相關(guān)資料進行收集，確保各種業(yè)務(wù)檔案材料歸檔及時、完整。在整理方面，按照《實施細則》的要求，全市統(tǒng)一制定了社會保險業(yè)務(wù)檔案分類整理工作方案和具有操作性的整理流程，并通過市、縣兩級檔案行政管理部門加強督促指導(dǎo)，嚴把業(yè)務(wù)檔案整理質(zhì)量關(guān)。在保管方面，《實施細則》要求全市各社保經(jīng)辦機構(gòu)對各門類、載體業(yè)務(wù)檔案材料進行集中統(tǒng)一管理，除了按照保管期限、年度、類別排列外，還要做到業(yè)務(wù)檔案存放位置的指引標(biāo)識清楚。同時，各社保經(jīng)辦機構(gòu)檔案管理人員還須定期對業(yè)務(wù)檔案的保管情況進行檢查，確保檔案的規(guī)范、安全管理。

四、以制度建設(shè)促進社會保險業(yè)務(wù)檔案的利用服務(wù)

為方便群眾查閱利用社會保險業(yè)務(wù)檔案，成都市市、縣兩級社保經(jīng)辦機構(gòu)按照《規(guī)定》的要求，修訂完善了社會保險業(yè)務(wù)檔案查閱利用制度。目前，全市社保經(jīng)辦機構(gòu)已全部使用統(tǒng)一的文檔一體化管理系統(tǒng)對社會保險業(yè)務(wù)檔案進行管理，都建立了業(yè)務(wù)檔案目錄數(shù)據(jù)庫，編制了規(guī)范的業(yè)務(wù)檔案檢索工具，實現(xiàn)了快速、準確查閱業(yè)務(wù)檔案的目的。成都市人社局還開通了社會保險業(yè)務(wù)網(wǎng)上經(jīng)辦系統(tǒng)，參保單位和個人不僅可以在網(wǎng)上辦理參保登記、信息變更、網(wǎng)銀繳費等業(yè)務(wù)，還可以查詢社保信息、歷年繳費標(biāo)準、業(yè)務(wù)辦理情況等。

五、以制度建設(shè)促進社會保險業(yè)務(wù)檔案的問題整改

2013年1月至12月，按照國家人社部、國家檔案局《社會保險業(yè)務(wù)檔案達標(biāo)驗收內(nèi)容和得分標(biāo)準》，成都市社保局、醫(yī)保局分別與市檔案局聯(lián)合對16個縣（市、區(qū)）社保局、15個醫(yī)保局業(yè)務(wù)檔案規(guī)范化管理情況進行了檢查驗收。雖然被檢查驗收的31個單位社會保險業(yè)務(wù)檔案管理工作均被評為優(yōu)秀等級，但部分單位也不同程度地存在著一些問題。一是歸檔文件材料收集不齊全，導(dǎo)致室藏檔案資源單一。部分社保經(jīng)辦機構(gòu)只重視紙質(zhì)業(yè)務(wù)檔案的收集與管理，對業(yè)務(wù)工作中形成的聲像檔案、電子文檔等其它門類和載體檔案，沒有進行集中統(tǒng)一管理。二是全宗卷編制不規(guī)范，不能完整揭示全宗概貌。部分社保經(jīng)辦機構(gòu)對編制全宗卷的重要性和必要性的認識不夠，雖然建立了全宗卷，但各類別的材料少、內(nèi)容簡單，不能反映全宗管理的基本情況。三是檔案數(shù)量巨大，整理質(zhì)量參差不齊。截至2013年末，成都市參加醫(yī)療保險人數(shù)1231.93萬人，參加城鎮(zhèn)基本養(yǎng)老保險人數(shù)514.5萬人。由于形成的社會保險業(yè)務(wù)檔案數(shù)量巨大，人手少，檔案整理任務(wù)繁重，部分社保經(jīng)辦機構(gòu)對這些檔案的整理采取了業(yè)務(wù)外包的方式。但一些承接外包業(yè)務(wù)的檔案整理公司對社會保險業(yè)務(wù)的內(nèi)容、環(huán)節(jié)不熟悉，對檔案整理標(biāo)準把握不夠準確，且公司內(nèi)部工作人員頻繁變動，導(dǎo)致檔案整理質(zhì)量得不到保證。四是硬件不足，檔案保管條件不能滿足檔案工作的需要。部分社保經(jīng)辦機構(gòu)的新增業(yè)務(wù)檔案只能暫時存放于各業(yè)務(wù)部門，業(yè)務(wù)下沉形成的檔案也不能及時收回。針對上述問題，全市社保經(jīng)辦機構(gòu)在各級黨委、政府的支持下，在各級檔案行政管理部門的指導(dǎo)下，按照《規(guī)定》的有關(guān)要求，通過對照《社會保險業(yè)務(wù)檔案達標(biāo)驗收內(nèi)容和得分標(biāo)準》，進一步細化了業(yè)務(wù)檔案管理工作方案、完善了實施辦法，對社會保險業(yè)務(wù)檔案管理中存在的問題進行了整改。通過制度建設(shè)，成都市社會保險業(yè)務(wù)檔案規(guī)范化管理水平明顯提高，社會保險業(yè)務(wù)檔案為社會保險工作服務(wù)，為參保單位和參保群眾服務(wù)，為規(guī)范化服務(wù)型政府建設(shè)服務(wù)的作用得到了極大發(fā)揮。

作者:付麗琴單位:成都市檔案局