導(dǎo)語(yǔ)：基礎(chǔ)工作下的檔案管理論文一文來(lái)源于網(wǎng)友上傳，不代表本站觀點(diǎn)，若需要原創(chuàng)文章可咨詢(xún)客服老師，歡迎參考。

一、加強(qiáng)檔案管理基礎(chǔ)工作的方法

檔案管理基礎(chǔ)工作時(shí)對(duì)檔案進(jìn)行收集、整理、編研、著錄和保存等，在具體工作中要以科學(xué)的方法對(duì)其實(shí)行標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化操作，具體工作如下：

（一）加強(qiáng)檔案清查工作

檔案管理中對(duì)檔案室收集的文件資料，必須進(jìn)行嚴(yán)格分類(lèi)，整理、著錄、歸檔這些程序，才能實(shí)現(xiàn)檔案標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化管理。

（二）統(tǒng)一檔案分類(lèi)號(hào)

應(yīng)用現(xiàn)代化進(jìn)行檔案管理能夠方便人們對(duì)檔案資料的快速查找需要。因此，對(duì)企業(yè)檔案室的檔案進(jìn)行統(tǒng)一分類(lèi)號(hào)是非常必要的。遵循國(guó)檔發(fā)[1991]20號(hào)《工業(yè)企業(yè)檔案分類(lèi)試行規(guī)則》（企業(yè)檔案十大類(lèi)分類(lèi)法）的要求，以本企業(yè)全部檔案為對(duì)象，依據(jù)管理職能，結(jié)合檔案內(nèi)容及其形成特點(diǎn)，作出科學(xué)的、統(tǒng)一的檔案分類(lèi)號(hào)，制定了本企業(yè)《檔案分類(lèi)細(xì)則》，從而保持檔案之間的有機(jī)聯(lián)系，便于科學(xué)管理和開(kāi)發(fā)利用，共設(shè)置十個(gè)一級(jí)類(lèi)目，采用0—9標(biāo)識(shí)。例如：黨群工作類(lèi)一分類(lèi)編號(hào)“0”、基本建設(shè)類(lèi)—分類(lèi)編號(hào)“6”等。結(jié)合各大類(lèi)檔案形成的不同的特點(diǎn)，可以設(shè)置二級(jí)類(lèi)目、三級(jí)類(lèi)目。如：地形—分類(lèi)編號(hào)“6.11.13”。

（三）規(guī)范使用題名提高檢索準(zhǔn)確率

首先要保證檔案題名與檔案內(nèi)容相符；一般照實(shí)抄錄。沒(méi)有標(biāo)題或標(biāo)題不規(guī)范的，應(yīng)自擬標(biāo)題，外加“[]號(hào)”，有副標(biāo)題的文件，如果正題名能夠反應(yīng)文件內(nèi)容時(shí)，則無(wú)需抄錄副提名。其次獨(dú)立性強(qiáng)的文件附件，可在正提名后抄錄副提名，外加“（）號(hào)”，如：“關(guān)于進(jìn)一步加強(qiáng)精神文明建設(shè)的決定（附：市民公約）”。最后，需要根據(jù)用戶(hù)檢索需求，正確填寫(xiě)檔案內(nèi)容。如：“關(guān)于聘任李玉等2名同志專(zhuān)業(yè)技術(shù)職務(wù)的通知（質(zhì)計(jì)部：李玉，生產(chǎn)部：王東）?！崩糜?jì)算機(jī)一次輸入多次輸出的功能將人名、地點(diǎn)、時(shí)間與機(jī)構(gòu)分別著錄為日后制作等檢索工具打下了基礎(chǔ)。

二、加快數(shù)據(jù)準(zhǔn)備推進(jìn)檔案現(xiàn)代化管理進(jìn)程

檔案基礎(chǔ)工作數(shù)據(jù)量非常的大，因此需要采用科學(xué)的、規(guī)范的工作流程才能夠最大限度的提高檔案現(xiàn)代化信息管理進(jìn)程。

（一）抓重點(diǎn)，循序漸進(jìn)進(jìn)行整理

檔案管理的工作重心是提高檔案的利用率，因此在檔案基礎(chǔ)工作整理中，要抓住檔案內(nèi)容重點(diǎn)，滿(mǎn)足實(shí)際需要，快速建立起與實(shí)際應(yīng)用的溝通機(jī)制。在對(duì)檔案進(jìn)行綜合整理過(guò)程中，首先，對(duì)應(yīng)用價(jià)值高、利用率高的檔案進(jìn)行優(yōu)先整理，其次，對(duì)開(kāi)放性的核心檔案進(jìn)行加工整理，再次，對(duì)不開(kāi)放的檔案進(jìn)行整理，最后對(duì)利用率低的檔案進(jìn)行整理。檔案整理不可盲目性和隨意性，要嚴(yán)格按照整理歷程循序漸進(jìn)進(jìn)行。

（二）分等級(jí)、分層次著錄

在進(jìn)行檔案著錄過(guò)程中可以根據(jù)檔案的等級(jí)進(jìn)行分層次著錄。在對(duì)檔案進(jìn)行分級(jí)時(shí)，大體可以分為四個(gè)等級(jí)，第一等級(jí)是利用率高的重要文件；第二等級(jí)是利用率高的一般文件；第三等級(jí)是利用率低的重要文件；第四等級(jí)是利用率低的一般文件。在分級(jí)的檔案中又可對(duì)其進(jìn)行分層次著錄，可以分為三個(gè)層次，即：文件級(jí)著錄、組合級(jí)著錄和案卷級(jí)著錄。文件級(jí)著錄是檔案包含內(nèi)容龐雜，理論點(diǎn)多的文件；組合級(jí)著錄是檔案涉及文件多但內(nèi)容相同或者相關(guān)；案卷級(jí)著錄是檔案反應(yīng)問(wèn)題單一的文件。分等級(jí)、分層次著錄能夠區(qū)分出檔案的內(nèi)容和特征，同時(shí)又可以在整理中有序進(jìn)行省時(shí)省力。

三、結(jié)束語(yǔ)

檔案管理基礎(chǔ)工作是現(xiàn)代化檔案管理的前提，只要扎實(shí)的、有序的、標(biāo)準(zhǔn)的、規(guī)范的對(duì)歷史檔案進(jìn)行收集、整理、編研和著錄才能夠確保在信息化時(shí)代下利用計(jì)算機(jī)更好的進(jìn)行檔案管理和利用。在檔案管理的實(shí)際工作中，不僅要打下夯實(shí)的基礎(chǔ)工作，還應(yīng)不斷的總結(jié)、創(chuàng)新，為實(shí)現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化提出更具有建設(shè)性意見(jiàn)和建議。

作者:張正單位:重慶建峰工業(yè)集團(tuán)有限公司辦公室