導(dǎo)語：檔案管理內(nèi)容和方式的探索一文來源于網(wǎng)友上傳，不代表本站觀點(diǎn)，若需要原創(chuàng)文章可咨詢客服老師，歡迎參考。

1研究背景

本世紀(jì)以來，為回應(yīng)數(shù)字時代的挑戰(zhàn)，我國多個地方檔案局（館）先后建立電子文件中心的機(jī)構(gòu)或項(xiàng)目，針對某行政區(qū)劃內(nèi)的機(jī)關(guān)電子文件，開展各種集中管理的實(shí)踐，迅速吸引業(yè)內(nèi)外人士的注意力，也引發(fā)了研究的聚焦，可以說電子文件中心的實(shí)踐和研究高度互動、平行發(fā)展，形成了一個頗有特色和影響的領(lǐng)域。筆者于2013年4月7日選取中國期刊全文數(shù)據(jù)庫（），以“電子文件中心”或“數(shù)字文件中心”為檢索詞，以主題為檢索字段開展精確檢索，共檢索出174篇文獻(xiàn)，其中“電子文件中心”命中文獻(xiàn)168篇，“數(shù)字文件中心”命中文獻(xiàn)6篇。電子文件中心是個固定的名詞稱謂，各地對其功能定位卻并不一致，電子文件集中管理內(nèi)容也有很大差異，或在查閱利用，或在長久保存，或在臨時代管，或在系統(tǒng)建設(shè)，或在信息備份，形成一名多實(shí)的局面。在未有定論的情況下，電子文件中心實(shí)踐仍在向縱深方向發(fā)展，以地方名稱命名的各種電子文件中心“模式”紛紛出現(xiàn)并得以宣傳推廣。2010年，國家檔案局行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)“電子文件中心系統(tǒng)功能規(guī)范”正式立項(xiàng)，是時候統(tǒng)一電子文件中心的定位了。揭示我國電子文件中心問題背后的實(shí)質(zhì)，而不是簡單肯定或否定某一種模式，可以為相關(guān)問題的解決提供基礎(chǔ)。

2研究方法

鑒于研究的目的在于發(fā)現(xiàn)我國各種電子文件中心理論和實(shí)踐背后的規(guī)律性內(nèi)容，故而本文采用歷史回溯的方法。筆者以文獻(xiàn)調(diào)研為主，以實(shí)地調(diào)研為輔，對我國電子文件中心實(shí)踐和理論的發(fā)展過程進(jìn)行梳理，通過對發(fā)展動力、發(fā)展階段、研究過程的回溯，發(fā)現(xiàn)我國電子文件中心問題的實(shí)質(zhì)，是檔案界對于數(shù)字時代地方政府對檔案集中管理方式的積極探索，探索的結(jié)果在于堅(jiān)守和拓展，所謂堅(jiān)守，是對檔案永久保存職能的堅(jiān)守，所謂拓展，是對除永久保存之外檔案集中管理職能的嘗試。

3我國電子文件中心的發(fā)展階段

電子文件中心建設(shè)始于21世紀(jì)初，起初只是個別地方的探索性做法，經(jīng)國家行政管理部門的大力推廣和推動，短短十余年左右的時間，已在全國全面鋪開，大致經(jīng)歷了起步、高潮、全面發(fā)展三個發(fā)展階段。

3.1起步階段

該階段的時間跨度從21世紀(jì)初到2007年，標(biāo)志性事件是有關(guān)地方開始出現(xiàn)名為“電子文件中心”的建設(shè)項(xiàng)目。盡管同類的實(shí)踐項(xiàng)目早于2004年，比如2004年4月青島市數(shù)字文件中心建設(shè)完成并正式投入運(yùn)行，12月通過鑒定驗(yàn)收；[1]但是我國檔案學(xué)界習(xí)慣于將2004年底江蘇省常州市電子文件中心的啟動視作我國電子文件中心建設(shè)的起點(diǎn)，隨后帶動了全國電子文件中心的快速發(fā)展。[2]2005年10月，第一個省級電子文件中心———安徽電子文件中心啟動，[3]標(biāo)志著電子文件中心建設(shè)范圍由市及省。

3.2高潮階段

該階段的時間跨度從2007年到2009年，標(biāo)志性事件是全國各地大規(guī)模涌現(xiàn)“電子文件中心”建設(shè)項(xiàng)目。2007年4月26日至27日，國家檔案局在江蘇、安徽兩省召開了全國電子文件中心建設(shè)經(jīng)驗(yàn)交流會。此次會議經(jīng)中共中央辦公廳批準(zhǔn)召開，重點(diǎn)研究全國電子文件中心建設(shè)情況。與會代表實(shí)地考察了江蘇省常州市、張家港市、江陰市和安徽省開展電子文件中心建設(shè)的情況，聽取了天津、上海、江蘇、安徽、山東、廣東、四川、陜西等八個省、市檔案部門開展電子文件中心建設(shè)的經(jīng)驗(yàn)和做法。[4]參會的各地方檔案部門回到當(dāng)?shù)刂?，貫徹落?shí)會議精神，開展本地電子文件中心建設(shè)。

3.3全面發(fā)展階段

該階段的時間跨度從2010年至今。2009年底，國家檔案局局長楊冬權(quán)在全國檔案館工作會議的講話中明確指出：“努力把各級國家檔案館建設(shè)成為檔案安全保管基地、愛國主義教育基地、檔案利用中心、政府信息查閱中心、電子文件中心‘五位一體’的公共檔案館，實(shí)現(xiàn)檔案館事業(yè)的跨越式發(fā)展?！盵5]自此，電子文件中心建設(shè)已經(jīng)成為各級綜合檔案館的基本任務(wù)。

4電子文件中心的發(fā)展動力

是什么原因讓一個新生事物在功能定位不統(tǒng)一的情況下，便以較大力度全面推開？我們認(rèn)為有必要分析電子文件中心的發(fā)展動力。電子文件中心是我國特殊文件、檔案管理背景下的產(chǎn)物，其誕生有三大動因：

4.1公開現(xiàn)行文件的需求

1998年深圳市檔案館以“文檔資料中心”的設(shè)置首開現(xiàn)行文件服務(wù)，為檔案部門擔(dān)此職責(zé)積累了實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)。[6]在政務(wù)信息公開的巨大推動力下，2004年底，全國千余家檔案館都已開展了此項(xiàng)服務(wù)。[7]信息時代，政府文件大多以電子形式產(chǎn)生、處理和。檔案部門如果要成為政務(wù)信息公開的統(tǒng)一窗口，那么統(tǒng)一收集、管理政府機(jī)關(guān)的電子文件可以為之提供堅(jiān)實(shí)的前提。

4.2集約化管理電子文件的需求

“IT黑洞”以鮮明、形象化的比喻告訴人們：信息化投入將是一個持續(xù)不斷的過程，而如何提高產(chǎn)出將是隱匿在信息化華麗外衣下的嚴(yán)峻挑戰(zhàn)。小而全的機(jī)關(guān)檔案室，即便只是管理著紙質(zhì)文檔，人員、場所、經(jīng)費(fèi)等方面的投入，已經(jīng)顯現(xiàn)出與機(jī)構(gòu)精簡、政府效率提升大潮的不和諧之音。管理電子文件所需的軟硬件購置、維護(hù)、升級的往復(fù)投入，放大了積存的不和諧。電子文件中心，只需一套軟硬件設(shè)施和一班人馬，便可完成原來四、五十家機(jī)關(guān)檔案室的大部分工作，并可在積聚的文檔信息的基礎(chǔ)上進(jìn)行種種增值開發(fā)與服務(wù)。集約是包括電子文件管理在內(nèi)的所有信息化建設(shè)的必由之路。

4.3永久保存電子文件的壓力

2006年8月5日，美國國家航空和航天局(NASA)宣布，記錄人類首次登月的1.3萬盤原始錄像帶遺失，并表示主要此前電視上人們看到的都是轉(zhuǎn)化后的影響，比較模糊，而這次一時的原始錄像具有高清晰度的畫面，清晰地記錄了阿波羅登月時的狀況，如果丟失，損失無法估量。[8]這則社會新聞將電子文件的保存問題納入了公眾視線，使得普通公眾認(rèn)識到數(shù)字文件除了滿足當(dāng)下應(yīng)用之需之外，尚對歷史的延續(xù)、文明的傳承干系重大。電子政務(wù)的發(fā)達(dá)，意味著政務(wù)活動對電子文件依賴程度增加，意味著政府管理社會事務(wù)的過程將以電子的方式記錄并留存。21世紀(jì)，全世界的國家檔案館都將集中作為保存電子文件之道。由檔案部門以其專業(yè)技能來抵御各種可能摧毀數(shù)字記憶的技術(shù)風(fēng)險和非技術(shù)風(fēng)險，將電子文件中心建成“電子記憶宮殿”，履行保存社會記憶的神圣職責(zé)。上述三股力量的合力作用下，電子文件中心現(xiàn)身于歷史舞臺，在我國文件中心的實(shí)踐基礎(chǔ)較為薄弱的情況下，特地為電子文件管理成立的電子文件中心，并非西方文件中心實(shí)踐在電子環(huán)境下的簡單照搬，而是一套兼具現(xiàn)行文件服務(wù)中心、文件中心、電子文件檔案館功能的復(fù)雜運(yùn)作系統(tǒng)。

5電子文件中心功能定位的研究過程

正是肩負(fù)多重使命，各地對于電子文件中心的認(rèn)識不一，實(shí)踐做法五花八門。學(xué)者們對電子文件中心問題的關(guān)注，出發(fā)點(diǎn)和焦點(diǎn)在于其功能定位的設(shè)計(jì)和總結(jié)。通過梳理相關(guān)文獻(xiàn)的發(fā)展脈絡(luò)，我們發(fā)現(xiàn)我國電子文件中心功能定位研究過程具有如下幾個方面的特點(diǎn)：

5.1以現(xiàn)行電子文件統(tǒng)一利用為起點(diǎn)

2003年，何嘉蓀教授首先對具有中國特色的數(shù)字文件中心進(jìn)行了概念設(shè)計(jì)，他認(rèn)為以已經(jīng)在各地興起的現(xiàn)行文件閱覽中心為基礎(chǔ)，可以開始考慮在我國比較普遍地建立文件中心或數(shù)字文件中心，與國外半現(xiàn)行文件保管中心的對比，這種數(shù)字文件中心為立檔單位暫時保管現(xiàn)行文件，并在此基礎(chǔ)上實(shí)現(xiàn)利用服務(wù)，這個中心可以是數(shù)字檔案館的組成部分，也可以相對獨(dú)立。[9]何教授務(wù)實(shí)地抓住了現(xiàn)行文件閱覽中心的實(shí)踐基礎(chǔ)，然而他更多地從電子文件長期保存這一檔案部門核心職能出發(fā)，考慮到電子文件進(jìn)館時日尚遠(yuǎn)，提供一種過渡性設(shè)計(jì)，現(xiàn)行文件服務(wù)只是其更容易為人接受的增值性服務(wù)。其思路在此后一些文獻(xiàn)上得以繼承和發(fā)展[10]，也為天津[11]、紹興[12]等地所實(shí)踐。隨著江蘇省部分城市電子文件中心的興起，電子文件中心的理論探討從概念設(shè)計(jì)走向功能確認(rèn)。2005年，張照余教授連續(xù)四篇發(fā)文闡述電子文件中心問題，[13]掀起了電子文件中心研究熱潮，張教授的論述并不涉及歸檔電子文件代管，而是突出強(qiáng)調(diào)了電子文件中心是現(xiàn)行電子文件的網(wǎng)上閱覽室，基于這個功能定位，進(jìn)一步明確了電子文件中心系統(tǒng)的功能，包括歸檔前電子文件的接收、審核、和保管（非檔案化管理）等。借助于政府信息公開的東風(fēng)，這種模式為常州[14]、張家港[15]、南寧[16]等許多地方的實(shí)踐所落地，也為2007年全國電子文件中心建設(shè)經(jīng)驗(yàn)交流會所推廣，可以說是最為普及的電子文件中心定位。

5.2以電子文件集中式長久保存為核心

雖然檔案部門以“現(xiàn)行文件利用”為電子文件中心建設(shè)的切入點(diǎn)，然而電子文件管理的實(shí)踐者和研究者，仍然無法忘記電子時代檔案部門長期保存文件的使命。2005年底安徽省電子文件中心以永久保存數(shù)字遺產(chǎn)為核心目標(biāo)。而2006年之后的電子文件中心研究，也越來越重視電子文件長期保存。比如，胡杰繼2005年和導(dǎo)師張照余教授共同提出“現(xiàn)行文件利用”的功能定位之后，在其2007年的碩士論文中對電子文件中心的功能進(jìn)行了拓展，他認(rèn)為電子政務(wù)環(huán)境下的電子文件中心還應(yīng)該具備“歸檔”功能，是電子政務(wù)辦公自動化系統(tǒng)到檔案管理系統(tǒng)的中間環(huán)節(jié)。[17]雖說是中間環(huán)節(jié)，卻也在一定程度上是對檔案集中保管職能的回歸。邵楓是我國首位總結(jié)多種而非構(gòu)建一種地方政府電子文件中心建設(shè)模式的研究者，他總結(jié)了窗口式、備份式、歸檔式等三種模式。[18]其中窗口式的功能定位即現(xiàn)行文件的公開服務(wù)；備份式除了窗口的功能之外，還承擔(dān)本級政務(wù)網(wǎng)上文本文件的備份任務(wù)。歸檔式除了前兩種模式的功能之外，還是政務(wù)網(wǎng)各入網(wǎng)單位電子文件在線移交的統(tǒng)一通道，在形式上更接近一個“數(shù)字化檔案館”。在這三種模式中，他認(rèn)為歸檔式對檔案信息化的貢獻(xiàn)最大。檔案學(xué)者的天平進(jìn)一步向長期保存傾斜。馮惠玲教授將研究視野擴(kuò)大至所有綜合檔案館開展的針對原生性電子文件的集中管理項(xiàng)目，而非單獨(dú)針對“電子文件中心”，也更具有普遍的意義。同樣基于功能，她總結(jié)了四種項(xiàng)目類型，分別是永久保管型、中轉(zhuǎn)站型、現(xiàn)行文件查詢服務(wù)型和備份型[19]。這四種模式相互排斥，她認(rèn)為只有永久保存型才是綜合檔案館開展電子文件集中管理項(xiàng)目的準(zhǔn)確定位。馮教授也成為第一個旗幟鮮明地主張“永久保存”應(yīng)當(dāng)成為檔案館設(shè)立電子文件中心的宗旨，其總結(jié)和結(jié)論在較大范圍內(nèi)產(chǎn)生了影響，黃玉明[20]、于英香[21]、李明娟[22]、肖秋會[23]等人結(jié)合不同地方的實(shí)踐，重申了永久保存電子文件是綜合檔案館在數(shù)字時代的基本使命。趙屹則進(jìn)一步指出，電子文件中心、數(shù)字檔案館是從不同角度對于同一新生事物命名所形成的不同名稱的概念。兩者的本質(zhì)并沒有區(qū)別，這兩個概念理當(dāng)保留其中一個，淘汰另一個。從字面上看，她更加認(rèn)同電子文件中心這個概念。[24]至此，電子文件中心應(yīng)集中地長久保存電子文件的呼聲達(dá)到頂峰。

5.3以電子文件管理系統(tǒng)統(tǒng)一建設(shè)為新的發(fā)展點(diǎn)

2012年，梁凱基于杭州市電子文件中心建設(shè)的實(shí)踐，提出了一種新的功能定位，即為政府機(jī)構(gòu)提供統(tǒng)一、專業(yè)的電子文件管理系統(tǒng)（ERMS）應(yīng)用服務(wù)。[25]各單位無需自行構(gòu)建電子文件管理系統(tǒng)，電子文件中心負(fù)責(zé)提供統(tǒng)一規(guī)范的電子文件管理系統(tǒng)（該系統(tǒng)在實(shí)際應(yīng)用的時候，可以只用來管理歸檔電子文件———作者注）。我們也可以將這種電子文件中心模式歸納為系統(tǒng)服務(wù)型。與中轉(zhuǎn)站型不同的是，系統(tǒng)服務(wù)型中的系統(tǒng)仍然為各立檔單位所有、所用，除了系統(tǒng)維護(hù)、存儲等后臺工作，電子文件的捕獲、分類、鑒定、處置等前臺業(yè)務(wù)工作，仍然由立檔單位負(fù)責(zé)。也可以說，系統(tǒng)服務(wù)型將中轉(zhuǎn)站型中立檔單位和文件中心兩個系統(tǒng)的功能合并，將立檔單位、文件中心的文件歸檔、歸檔文件代管順序銜接的職責(zé)分工變?yōu)榱讼到y(tǒng)前臺操作和系統(tǒng)后臺維護(hù)同步進(jìn)行的職責(zé)分工，是對中轉(zhuǎn)站型的發(fā)展和升華。無獨(dú)有偶，2012年夏天，筆者去青島檔案館調(diào)研，發(fā)現(xiàn)該館2003年建成使用的“數(shù)字文件中心”也有類似的功能，雖然在其介紹文獻(xiàn)中沒有將重點(diǎn)放在電子文件管理系統(tǒng)統(tǒng)一建設(shè)上，但是在“同步歸檔、同步著錄、同步整理、同步利用”的背后，就是統(tǒng)一的“易初檔案管理系統(tǒng)”。[26]我們再次反芻相關(guān)文獻(xiàn)，發(fā)現(xiàn)以紹興為代表的一些中轉(zhuǎn)站型電子文件中心，各立檔單位使用的也是統(tǒng)一的檔案管理系統(tǒng)。這些現(xiàn)有的工作基礎(chǔ)，將檔案部門統(tǒng)一建設(shè)和維護(hù)ERMS的機(jī)會擺在我們面前。

6結(jié)

通過歷史回溯，我們認(rèn)為電子文件中心實(shí)踐和研究現(xiàn)象背后的實(shí)質(zhì)是我國地方政府?dāng)?shù)字檔案集中管理內(nèi)容和方式的積極探索?？梢哉f電子文件中心是我國檔案界抓住了歷史機(jī)遇的一個概念，是一個包含了利益相關(guān)方博弈的概念，是一個集技術(shù)變革和機(jī)構(gòu)變革于一身的概念，也是一個需要再次構(gòu)建的概念。

6.1電子文件中心是我國地方檔案部門抓住歷史機(jī)遇創(chuàng)造的概念

21世紀(jì)初，按照當(dāng)時的規(guī)定，電子文件同樣要遵守實(shí)體檔案在原單位保管二三十年后方才進(jìn)館的時限要求，而在系統(tǒng)不斷變更的條件下，在原單位保存時間過長一方面加重了立檔單位的負(fù)擔(dān)，另一方面也加大了保管不利的風(fēng)險。那么，檔案館是否坐等這二、三十年呢？希望有所作為的地方檔案局館不愿被動等待，于是利用電子政務(wù)建設(shè)的大平臺，創(chuàng)造性地構(gòu)建了電子文件中心這個概念，搭著現(xiàn)行文件公開、系統(tǒng)集約化建設(shè)，甚至是信息備份的快車，各自出招，各自占地，希望在數(shù)字時代有所作為，闖出一片天地。

6.2電子文件中心的不同定位反映了地方政府不同的檔案集中管理內(nèi)容和方式

不管檔案部門如何拓展，開墾了多少新領(lǐng)域，其根本的立足點(diǎn)仍然在檔案長久保存的法定職責(zé)。由檔案局館建設(shè)的電子文件中心，承擔(dān)的是立檔單位電子文件的集中管理，在具體的管理任務(wù)中，雖然備份、代管、利用都為特定環(huán)境所需要，但就合法性而言，進(jìn)館范圍內(nèi)的電子文件長期保存最為名正言順，這個功能定位得到廣泛的堅(jiān)守、認(rèn)同也不難理解。文件長期保存的質(zhì)量受制于歸檔文件的管理質(zhì)量，在紙質(zhì)時代，檔案局通過統(tǒng)一制度、統(tǒng)一規(guī)范等軟性方式實(shí)現(xiàn)對進(jìn)館檔案的質(zhì)量控制。在數(shù)字時代，由于制度、規(guī)范最終要在系統(tǒng)中實(shí)現(xiàn)，以杭州、青島為代表的地方檔案部門，面向立檔單位提供統(tǒng)一的電子文件管理系統(tǒng)，化軟控制為硬控制，這樣的舉措不僅不違背檔案集中保存的宗旨，而且有助于該宗旨的最終達(dá)成?！半娮游募行氖鞘裁矗俊钡膯栴}，其實(shí)可以理解為“哪些電子文件（檔案）管理工作可以集中開展？”這樣一來，我們的思路就不會受限于“電子文件中心”這個特定的稱謂和概念，而對檔案部門工作內(nèi)容及其方式進(jìn)行全方位的思考。我們認(rèn)為，數(shù)字環(huán)境下，可以跨機(jī)構(gòu)集中開展的工作，包括制度、系統(tǒng)、業(yè)務(wù)三個層次的工作，其中，制度建設(shè)和長期保存業(yè)務(wù)和紙質(zhì)環(huán)境中的相關(guān)工作一致，系統(tǒng)建設(shè)則是新增的內(nèi)容?？梢约薪ㄔO(shè)的系統(tǒng)類型除了ERMS之外，還可能包括數(shù)字檔案館系統(tǒng)，即由上級檔案館統(tǒng)一建設(shè)數(shù)字檔案館系統(tǒng)，供其下級檔案館使用，這種IT集約化服務(wù)型的數(shù)字檔案館運(yùn)行模式方式已經(jīng)在2007年被設(shè)計(jì)出來，[27]該構(gòu)思借助于云計(jì)算技術(shù)，在5年之后的北京市科委項(xiàng)目資助的北京市數(shù)字檔案館建設(shè)方案中得以清晰化。[28]

6.3需要對地方政府?dāng)?shù)字文件、檔案集中管理機(jī)構(gòu)、項(xiàng)目重新命名

2012年8月，國家檔案局印發(fā)《電子檔案移交與接收辦法》（檔發(fā)[2012]7號），其第六條規(guī)定：“檔案移交單位一般自電子檔案形成之日起5年內(nèi)向同級國家綜合檔案館移交”。[29]這表明電子文件中心建設(shè)當(dāng)初文件移交年限不足的前提已經(jīng)消失，是時候重新思考電子文件中心的發(fā)展了。我們認(rèn)為，電子文件中心這一個名稱滿足地方政府?dāng)?shù)字文件、檔案集中管理多元化的需要，應(yīng)從名實(shí)相符的原則來設(shè)計(jì)、建設(shè)地方政府?dāng)?shù)字文件、檔案集中管理的機(jī)構(gòu)或項(xiàng)目。在使用電子文件中心的概念時，不宜違背文件中心的本意，否則不利于中外交流。中轉(zhuǎn)站型的電子文件中心，并不一定由政府來建設(shè)，未來的中國也許會和西方國家一樣，有商業(yè)性的文件中心發(fā)展電子文件代管、存儲業(yè)務(wù)[30]。以電子文件長期保存為主要功能的項(xiàng)目可以明確稱為“數(shù)字檔案館”，不必再以“電子文件中心”之名曲線救國。以電子文件管理系統(tǒng)集中建設(shè)為主要功能的機(jī)構(gòu)或項(xiàng)目不妨稱為“電子文件管理系統(tǒng)服務(wù)中心”?，F(xiàn)行文件的利用，只有和歸檔文件利用相集成，才能彰顯檔案部門信息服務(wù)的長處。至于為其他系統(tǒng)中的信息作備份，由于偏離了檔案主營業(yè)務(wù)，可能是個別地方的機(jī)會，不太可能全面鋪開。

本文作者：劉越男