導(dǎo)語(yǔ)：電子文件歸檔整理管控一文來(lái)源于網(wǎng)友上傳，不代表本站觀點(diǎn)，若需要原創(chuàng)文章可咨詢客服老師，歡迎參考。

隨著辦公自動(dòng)化管理系統(tǒng)的廣泛應(yīng)用，電子文件應(yīng)運(yùn)而生，檔案部門管理電子文件成為必然。正確認(rèn)識(shí)電子文件的特點(diǎn)和性能，采取各種措施確保電子文件的完整、真實(shí)、準(zhǔn)確與安全應(yīng)成為檔案工作者不懈的追求。如何在借鑒傳統(tǒng)的檔案管理經(jīng)驗(yàn)和形式的基礎(chǔ)上，結(jié)合電子文件自身的特征，采用計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，做好電子文件的歸檔管理工作是擺在我們面前亟待解決的重要問(wèn)題。

1、電子文件的特性

電子文件是指人們?cè)谏鐣?huì)活動(dòng)中形成的，以計(jì)算機(jī)盤片、磁盤和光盤等化學(xué)磁性材料為載體的文字材料。它主要包括電子文書、電子信件、電子報(bào)表、電子圖紙等等。與紙質(zhì)文件比較，電子文件有以下幾個(gè)特點(diǎn):一是電子文件不再是直觀的紙質(zhì)文件，它需要借助現(xiàn)代辦公設(shè)備才能閱讀利用。二是電子文件可以直接由計(jì)算機(jī)等現(xiàn)代辦公設(shè)備迅速地處理和傳遞。三是電子文件的利用是可共享的，也不再受時(shí)間和距離的影響。四是電子文件的保存條件和環(huán)境要求與紙質(zhì)檔案不同，它對(duì)保存場(chǎng)地的面積要求不高，而對(duì)環(huán)境的溫濕度、防磁性等條件的要求很高。

2、電子文件的歸檔管理工作

2.1傳統(tǒng)的檔案工作以紙質(zhì)文件材料為工作對(duì)象，而應(yīng)用計(jì)算機(jī)后，電子文件取代了以往的文字材料，它是由擬稿者直接寫在磁盤上，并在磁盤上進(jìn)行修改，一經(jīng)形成后，馬上存貯到辦公信息數(shù)據(jù)中，由檔案人員、技術(shù)人員所共享。這就使得文件與檔案之間不再有明顯的界限。紙質(zhì)檔案的管理工作經(jīng)過(guò)長(zhǎng)期實(shí)踐，已總結(jié)出一套工作流程及方法、原則，如文件的立卷歸檔制度。文件的歸檔立卷工作是檔案工作流程的起點(diǎn)，也是文書工作和檔案工作的結(jié)合點(diǎn)，文件形成后，由文書部門收集立卷后，交檔案部門管理，一般一年歸檔一次。而電子文件隨時(shí)產(chǎn)生，隨時(shí)更改，存儲(chǔ)在計(jì)算機(jī)磁盤或光盤中。因此，它對(duì)計(jì)算機(jī)有很強(qiáng)的依賴性。如果歸檔，必須以磁盤或光盤的形式移交，歸檔范圍也不能只是“辦理完畢，具有保存價(jià)值”的文件，還應(yīng)包括該文件的讀取軟件甚至操作系統(tǒng)。

2.2由于電子文件信息與載體的可分離性，檔案實(shí)體分類也可能將被概念分類整理所取代，因?yàn)閷?shí)體分類的結(jié)果只能體現(xiàn)一種屬性聯(lián)系，這種單線排列的方式是手工操作管理檔案的需要，但在當(dāng)今電子文件的環(huán)境中，文件的形式特征和內(nèi)容特征均發(fā)生了變化，電子文件可以通過(guò)計(jì)算機(jī)系統(tǒng)進(jìn)行迅速、有效、多角度的整合，不再需要對(duì)它進(jìn)行類似于紙質(zhì)文件那樣的分類整理。不同的用戶可以根據(jù)不同的需要，利用辦公自動(dòng)化系統(tǒng)對(duì)電子文件進(jìn)行自由組合分類。

2.3由于電子文件的保存價(jià)值同時(shí)取決于其自身價(jià)值和可讀性，其鑒定的方法、內(nèi)容、標(biāo)準(zhǔn)均將發(fā)生變化，原有的檔案價(jià)值理論分析范圍也將擴(kuò)大，要分析電子文件的讀取軟件甚至操作系統(tǒng)。根據(jù)傳統(tǒng)的檔案價(jià)值鑒定理論，文件應(yīng)根據(jù)其憑證價(jià)值和參考價(jià)值確定保管期限，而電子文件一方面由于制作方便，將產(chǎn)生比以往更多的文件，另一方面由于用戶的需要，信息和數(shù)據(jù)不斷地修改和補(bǔ)充，因此很難劃定固定的保管期限，況且目前電子文件的憑證價(jià)值尚無(wú)法律保證。因此，其鑒定、管理方法亦無(wú)定論。此外，由于電子文件信息載體的特殊性，其保管方法、要求以及檢索和對(duì)外利用等方面也與紙質(zhì)文件有許多不同之處。

3、加強(qiáng)電子文件歸檔與管理的必要性

3.1草稿性電子文件被忽視。由于處于辦公自動(dòng)化的起步階段，多數(shù)單位只用電子計(jì)算機(jī)起草文件，而一旦打印出紙質(zhì)正式文件，作為草稿性的電子文件就會(huì)被忽視。這些電子文件的絕大多數(shù)未被保留，而是被新起草的文件或其他信息不斷地覆蓋、清除。

3.2輔助性電子文件處于混亂狀態(tài)。一些單位在發(fā)文時(shí)，先經(jīng)過(guò)網(wǎng)絡(luò)發(fā)送電子文件，接收單位先按電子文件承辦，正式的紙質(zhì)文件隨后按正常發(fā)文程序發(fā)送。在這些單位，一旦紙質(zhì)文件到手，電子文件就常常處于無(wú)人管理的狀態(tài)。多數(shù)單位對(duì)這部分電子文件未采取嚴(yán)格保管措施，人們甚至可以隨意對(duì)其進(jìn)行增、刪、改等操作。

3.3正式電子文件歸檔程序不夠完善。目前，大多數(shù)辦公自動(dòng)化系統(tǒng)在設(shè)計(jì)時(shí)沒(méi)有檔案工作者參與意見，因此，對(duì)電子文件的歸檔考慮不周，只設(shè)計(jì)了邏輯歸檔功能，也就是說(shuō)電子文件生成時(shí)存在什么位置，歸檔后仍未改變，而沒(méi)有把這些電子文件集中下載到可脫機(jī)保存的載體上。這樣，一旦信息系統(tǒng)出現(xiàn)問(wèn)題，電子文件就會(huì)被破壞，甚至全部丟失。

3.4電子文件存儲(chǔ)載體不安全。目前，很多單位的電子文件直接保存在硬盤存貯器上，但是，如果系統(tǒng)出現(xiàn)故障，就極易造成數(shù)據(jù)的丟失。有一些單位的電子文件以軟磁盤作為存儲(chǔ)介質(zhì)，但由于其極易破壞，其可靠性和保管期限都存在較大問(wèn)題。

4、加強(qiáng)電子文件歸檔管理的措施

4.1做好歸檔電子文件的技術(shù)處理工作，實(shí)施電子文件規(guī)范管理。新型文件材料的歸檔勢(shì)在必行，這就要求檔案工作者必須深入到現(xiàn)行文件工作領(lǐng)域，對(duì)產(chǎn)生的大量電子文件的接收、處置乃至存儲(chǔ)工作進(jìn)行指導(dǎo)，保護(hù)電子文件的原始信息，了解文件信息重新組合的來(lái)龍去脈。也就是說(shuō)，通過(guò)采取技術(shù)處理，將已歸檔的電子文件改為“只讀性”文件，即只能讀不能寫的不可更改的文件，從而識(shí)別和保護(hù)電子文件的原始結(jié)構(gòu)，保證電子文件的可靠性，使之與紙質(zhì)文件一樣發(fā)揮社會(huì)效用。

4.2作好電子文件耐久性保存。以化學(xué)磁性材料為載體的電子文件，從理論上講能夠長(zhǎng)期保存，因?yàn)樗男畔⒆x出是無(wú)接觸式的，不存在磨損。電子文件記錄在介質(zhì)層上的信息被密封在塑料保護(hù)層內(nèi)，不怕外界磁場(chǎng)的影響，不會(huì)直接受到空氣中的灰塵、水份及有害氣體的侵害。但是，由于電子文件形成的時(shí)間短，缺乏實(shí)際貯存的驗(yàn)證，所以，電子文件中原始信息的長(zhǎng)期保存問(wèn)題是有待檔案工作者進(jìn)行深入研究和探討的重要課題。目前，對(duì)于長(zhǎng)久保存的電子文件，需要定期進(jìn)行復(fù)制，以防止信息損失。

4.3加強(qiáng)文秘和檔案人員業(yè)務(wù)培訓(xùn)。我國(guó)文秘和檔案人員要適應(yīng)信息技術(shù)和檔案事業(yè)的發(fā)展必須采取積極措施抓好知識(shí)更新，引進(jìn)、消化、適應(yīng)信息技術(shù)的成果，使檔案人員擁有廣博的知識(shí)，以適應(yīng)信息技術(shù)發(fā)展的需要?？梢钥隙?，加快檔案人員知識(shí)結(jié)構(gòu)的變革，多途徑、多層次培養(yǎng)人才，是檔案工作迎接信息技術(shù)革命最根本的對(duì)策。