導(dǎo)語(yǔ)：檔案的隱性作用論文一文來(lái)源于網(wǎng)友上傳，不代表本站觀點(diǎn)，若需要原創(chuàng)文章可咨詢客服老師，歡迎參考。

【摘要】檔案的作用分為一般作用和特殊作用，但還有一個(gè)隱性作用常被人們所忽略，那就是對(duì)文件形成的規(guī)范作用。本文就從檔案與文件關(guān)系入手，深度挖掘檔案對(duì)文件形成的載體、對(duì)文件形成的程序和對(duì)文件形成的體裁格式的規(guī)范作用。并充分利用這種作用，規(guī)范文件形成載體和文件形成的程序和文件的語(yǔ)言、體裁、種類、格式，從而確保檔案能夠長(zhǎng)期保管和檔案的合法地位。

【關(guān)鍵詞】檔案；文件；作用

檔案是國(guó)家機(jī)構(gòu)，社會(huì)組織和公民個(gè)人在社會(huì)實(shí)踐活動(dòng)中直接形成的具有一定保存價(jià)值的各種形式的歷史記錄。一般來(lái)講，檔案的作用分為一般作用和特殊作用。一般作用主要表現(xiàn)在：是機(jī)關(guān)工作的查考憑據(jù)，是生產(chǎn)建設(shè)的參考依據(jù)，是政治斗爭(zhēng)的必要手段，是科學(xué)研究的可靠資料，是宣傳教育的生動(dòng)素材等幾個(gè)方面。而特殊作用主要表現(xiàn)在檔案的憑證作用和參考作用兩個(gè)方面。[1]我們知道，檔案的前身是辦理完畢且具有一定保存價(jià)值的文件。

也就是說(shuō)文件的內(nèi)容、格式?jīng)Q定了它是否具有保存價(jià)值，是否會(huì)歸檔成為檔案并繼續(xù)發(fā)揮它的作用。但是，檔案保管好壞也決定了這種作用發(fā)揮的效果。為了確保檔案得到妥善保管，并進(jìn)一步好發(fā)揮檔案的參考憑證作用，長(zhǎng)期經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)告訴我們，必須對(duì)檔案的前身---文件的形成與格式提出規(guī)范要求。這就是我們常常忽略的檔案另一個(gè)隱性作用，對(duì)文件形成的規(guī)范作用。它主要表現(xiàn)在以下三個(gè)方面：

1要確保檔案耐久性，檔案對(duì)文件形成的載體和記錄方式起到規(guī)范作用

檔案的保管是檔案管理工作的一個(gè)重要環(huán)節(jié)，也是檔案發(fā)揮作用的關(guān)鍵環(huán)節(jié)。檔案要持久保管并發(fā)揮作用是由檔案的耐久性決定的。

檔案的耐久性是指保存和使用的過(guò)程中，檔案制成材料抵抗理化損壞作用和保持其原理化性能的能力。它主要由兩方面因素決定：一是檔案載體，另一個(gè)是檔案的記錄方式。

1．1文件形成的載體對(duì)檔案耐久性的影響。文件形成的載體從歷史的演變過(guò)程來(lái)看，先后使用過(guò)甲骨、金石、縑帛、紙張，就是我們常見的甲骨檔案、金石檔案、縑帛檔案和紙質(zhì)檔案。還有現(xiàn)今普通使用的光盤、磁帶、相片等。但目前，我們文件形成的主要載體還是紙張。紙質(zhì)的好壞就決定了檔案的耐久性，也就直接影響到檔案作用的發(fā)揮。

紙張的耐久性主要由造紙?jiān)系姆N類、性質(zhì)和造紙生產(chǎn)過(guò)程等因素決定。造紙?jiān)虾芏?，目前主要使用植物纖維，纖維的基本化學(xué)成分是纖維素、半纖維素和木質(zhì)素組成，造紙?jiān)现羞@三種化學(xué)成分的性質(zhì)和含量對(duì)紙張的耐久性有主要影響。而造紙主要分為“制漿”和“抄紙”兩個(gè)生產(chǎn)過(guò)程，制漿的方法有手工法、機(jī)械法和化學(xué)法，采用不同方法制漿，紙張纖維的長(zhǎng)短和粗細(xì)都不同，從而對(duì)紙張的耐久性有很大影響。所以，我們?cè)诠ぷ髦校仨毟鶕?jù)公文的重要性來(lái)選擇不同紙張作為文件記錄載體。這樣既可以增強(qiáng)檔案的耐久性，發(fā)揮檔案的作用，又可以合理節(jié)約辦公經(jīng)費(fèi)。

當(dāng)然，我們?cè)谌粘５目萍忌a(chǎn)等活動(dòng)中，也有使用光盤、磁帶和相片作為記錄載體。由于這些載體的材質(zhì)對(duì)耐久性有很大影響，所以我們?cè)谶x購(gòu)辦公用品時(shí)，應(yīng)根據(jù)這些材質(zhì)的參考值來(lái)選擇合適的型號(hào)作為記錄載體。

1．2文件形成的記錄方式對(duì)檔案耐久性的影響。文件的記錄方式是相對(duì)于具體的記錄載體而言。如對(duì)紙張而言，影響檔案的耐久性的因素主要有三個(gè)，其一為紙張的化學(xué)成分和造紙的方式，其二為色素的成分，其三為色素與紙張的結(jié)合方式。通常，紙張的主要成分有纖維素、半纖維和木質(zhì)素。三者的比例不同，對(duì)紙張的耐久性有影響。此外紙張的制造方式不同，紙張的耐久性也受影響，一般來(lái)講，手工打漿的紙比機(jī)器打漿的紙耐久性強(qiáng)。當(dāng)然，這個(gè)因素不受我們控制，我們也不作太多的研究，只要根據(jù)文件的重要程度選擇不同規(guī)格的紙張即可。

通常受我們直接影響的主要在于后面二個(gè)因素。

色素的成分主要分為炭黑、顏料和染料三種。炭黑對(duì)各種強(qiáng)光有散射作用，耐火性和耐熱性好，化學(xué)性質(zhì)穩(wěn)定，耐酸堿，耐氧化，不溶于水，油和普通溶劑，是最耐久的色素成分。顏料分為無(wú)機(jī)顏料和有機(jī)顏料：無(wú)機(jī)顏料熱穩(wěn)定性、光穩(wěn)定性好，不溶于普通溶劑，非常耐久；有機(jī)顏料有色力強(qiáng)，透明性好，但耐光性、耐熱性不如無(wú)機(jī)顏料。染料是一天然或合成的有色有機(jī)物，顏色鮮艷，不耐酸堿，溶于水或其他溶劑，耐光性差，在光照下極易褪色、變色，是不耐久的字跡材料。

而色素與紙張的結(jié)合方式主要有結(jié)膜、吸收和粘附三種。結(jié)膜是指當(dāng)字跡材料寫在紙上時(shí)，干燥后能在紙上形成一層薄膜。這種膜與紙張纖維結(jié)合牢固，耐磨擦，不易使色素成分?jǐn)U散，是最耐久的一種方式。浸潤(rùn)是指字跡材料寫在紙上后，色素成份依靠分子的運(yùn)動(dòng)滲透到紙張纖維的內(nèi)部中。這種結(jié)合方式耐磨擦，但易于擴(kuò)散，屬于比較耐久的。粘附是指字跡材料寫在紙張上，依靠一定的外界壓力，以大顆粒的形式在紙張纖維間的大空隙內(nèi)作機(jī)械的附著和停留。這種結(jié)合方式不耐磨，是最不耐久的。［2］不同色素與紙張不同的結(jié)合方式都對(duì)檔案紙張的耐久性有影響。

由此，我們?cè)谖募纬蓵r(shí)，還應(yīng)根據(jù)文件的重要程度，選擇合適的筆和墨。這就是檔案對(duì)文件記錄方式的規(guī)范作用。

2要確保檔案作用發(fā)揮，檔案對(duì)文件形成的程序起到規(guī)范作用

由于檔案具有其真實(shí)性、原始性，它的法定證據(jù)作用明顯。它不僅為領(lǐng)導(dǎo)決策、教學(xué)、科研和管理等工作提供服務(wù)，同時(shí)幫助解決一些關(guān)系到單位和個(gè)人的切身利益問(wèn)題。

檔案在整理立卷的一個(gè)主要原則就是要遵循文件的形成過(guò)程，而檔案要發(fā)揮作用關(guān)鍵在于文件形成的程序是否規(guī)范，是否具有法律效力。每個(gè)機(jī)關(guān)組織都有其法定的職能和權(quán)力，而這種職能和權(quán)力主要是通過(guò)它所制發(fā)的文件體現(xiàn)出來(lái)。但文件的制發(fā)必須按照擬稿、審核（核稿）、簽發(fā)、繕印、核對(duì)、用印（簽署）等規(guī)定程序形成才具有法律效力。如果文件形成的程序不規(guī)范，就對(duì)該份檔案的法律效力產(chǎn)生直接的影響。這就造成個(gè)別單位事后為了讓該份檔案產(chǎn)生法律效力而私下補(bǔ)辦文件形成程序，這種做法既有偽造檔案的嫌疑，又破壞了檔案的原始性。在很多的失誤教訓(xùn)中，檔案以其特有的方式規(guī)范文件的形成程序。

3要確保檔案的分類與整理，檔案對(duì)文件的語(yǔ)言、體裁、種類和格式起到規(guī)范作用

中國(guó)歷史經(jīng)歷了漫長(zhǎng)的封建社會(huì)，王朝的更替，導(dǎo)致了公文的格式、語(yǔ)言文字以及體裁的多樣化。從一個(gè)方面來(lái)講，它是我國(guó)豐富的文化資源。但從檔案的管理角度來(lái)講，卻給我們帶來(lái)了保管和利用的諸多困難。反過(guò)來(lái)，規(guī)范公文的體式、語(yǔ)言和格式來(lái)簡(jiǎn)化科技生產(chǎn)等活動(dòng)程序，成了檔案管理工作者和從事文書工作人員的一個(gè)艱巨的任務(wù)。

我國(guó)解放后，一直在這方面也做出了巨大的努力。

3．1公文中文字的簡(jiǎn)化。早在晚清末年，康有為、梁?jiǎn)⒊?、譚嗣同等主張文字拼音化。1906年，教育家陸費(fèi)逵在《教育雜志》創(chuàng)刊號(hào)上《普通教育應(yīng)當(dāng)采用俗體字》，這是歷史上第一次公開提倡使用簡(jiǎn)體字。1922年，陸費(fèi)逵又《整理漢字的意見》，建議采用已在民間流行的簡(jiǎn)體字，并把其他筆畫多的字也簡(jiǎn)化。五四之后，一批知識(shí)分子痛感漢字“三多五難”:字?jǐn)?shù)多，筆畫多，讀音多，因而就難認(rèn)、難讀、難寫、難記、難用。魯迅曾經(jīng)感慨:“中國(guó)的文字，對(duì)于大眾，除了身份、經(jīng)濟(jì)這些限制之外，還要加上一條高門檻:難。單是這條門檻，倘不費(fèi)它10來(lái)年功夫，就不容易跨過(guò)?！?922年，錢玄同在國(guó)語(yǔ)統(tǒng)一籌備委員會(huì)上提出《減省現(xiàn)行漢字的筆畫案》，得到陸基、黎錦熙、楊樹達(dá)的聯(lián)署。這是歷史上有關(guān)簡(jiǎn)體字的第一個(gè)具體方案。它提出的八種簡(jiǎn)化漢字的方法，實(shí)際上也就是現(xiàn)行簡(jiǎn)體字的產(chǎn)生依據(jù)。1935年春，上海文化界發(fā)起大規(guī)模漢字簡(jiǎn)化運(yùn)動(dòng)，稱為“手頭字運(yùn)動(dòng)”，意即一般人怎么寫，書就怎么印，使得文字比較容易寫、容易認(rèn)。同年8月，國(guó)民黨政府教育部采用錢玄同主編的《簡(jiǎn)體字譜》草稿的一部分，公布“第一批簡(jiǎn)體字表”，收簡(jiǎn)體字324個(gè)，是歷史上由政府公布的第一個(gè)簡(jiǎn)體字表。

這套方案后來(lái)因遭到戴季陶等人的反對(duì)，于第二年2月通令收回。新中國(guó)成立后，1955年1月，文改會(huì)擬訂了《漢字簡(jiǎn)化方案草案》，廣泛征求意見。1956年1月，《漢字簡(jiǎn)化方案》由國(guó)務(wù)院全體會(huì)議第23次會(huì)議通過(guò)，這個(gè)方案共簡(jiǎn)化漢字517個(gè)，簡(jiǎn)化偏旁54個(gè)，并廢除了近400個(gè)異體字。1964年5月文改會(huì)又編印出《簡(jiǎn)化字總表》。該表共分三表:第一表是352個(gè)不作偏旁用的簡(jiǎn)化字，第二表是132個(gè)可作偏旁用的簡(jiǎn)化字和14個(gè)簡(jiǎn)化偏旁，第三表是經(jīng)過(guò)偏旁類推而成的1754個(gè)簡(jiǎn)化字。由此，簡(jiǎn)化字的數(shù)量由517個(gè)增加到2238個(gè)，這就是今天使用的簡(jiǎn)體字的基本范圍。文字的簡(jiǎn)化，為公文語(yǔ)言的規(guī)范開創(chuàng)了先河。公務(wù)員之家

3．2公文種類的規(guī)范。公牘文化是文檔官吏在其職任內(nèi)所創(chuàng)造的文化產(chǎn)品，公文文種、撰寫風(fēng)格、體例格式及公文用語(yǔ)等歷代有別。其中文種的變化大抵分為三個(gè)階段。一是封建時(shí)期的公文種類，主要有詔令、制、誥、文告、奏議、表、疏等。如為世人傳誦的李斯的《諫逐客書》、晁錯(cuò)的《復(fù)奏勿收農(nóng)民租》、賈誼的《陳政事疏》、司馬相如的《諫獵疏》等［3］。期間，公文文種雖略有變化，但不離左右，變化不大。辛亥革命后，公文發(fā)生了革命性的變革，從內(nèi)容到形式都面目一新。1912年孫中山領(lǐng)導(dǎo)的南京臨時(shí)政府頒布了公文程式，規(guī)定使用“令、咨、呈、示、狀”等五種公文文種［4］。新中國(guó)建立后，不斷進(jìn)行公文的規(guī)范化、科學(xué)化建設(shè)。1981年，國(guó)務(wù)院辦公廳了《國(guó)家行政機(jī)關(guān)公文處理暫行辦法》，規(guī)定公文種有：命令（令、指令），決定、決議，指示，布告、公告、通告，通知，通報(bào)，報(bào)告、請(qǐng)示，批復(fù)，函等九大類。1987年，國(guó)務(wù)院辦公廳正式了《國(guó)家行政機(jī)關(guān)公文處理辦法》，又于1993年修訂。

規(guī)定公文種類主要包括：命令（令）、議案、決定、指示、公告、通告、通知、通報(bào)、報(bào)告、請(qǐng)示、批復(fù)、函、會(huì)議紀(jì)要。2000年8月24日，國(guó)務(wù)院了《國(guó)家行政機(jī)關(guān)公文處理辦法》。規(guī)定行政機(jī)關(guān)的公文種類主要有：命令（令）、決定、公告、通告、通知、通報(bào)、議案、報(bào)告、請(qǐng)示、批復(fù)、意見、函、會(huì)議紀(jì)要等13種。至此，我國(guó)公文走上了科學(xué)發(fā)展的大道，對(duì)于社會(huì)主義現(xiàn)代化建設(shè)必將起到重大促進(jìn)作用。公文文種的規(guī)范，既是檔案分類整理的要求，也是規(guī)范公文的體裁格式發(fā)揮公文效用的要求。它們之間有著互為依賴互為促進(jìn)的作用。

3．3公文的格式規(guī)范。過(guò)去，文件的格式，包括用紙大小、排版格式、字體型號(hào)大小等在不同行業(yè)、不同時(shí)代要求不一樣。對(duì)檔案的整理立卷帶來(lái)了很多麻煩，有的用紙大了，要裁；有的用紙小了，要粘。雖然現(xiàn)在實(shí)行了立卷改革，檔案以件為單位歸檔。但公文的格式不一致，在某種程度上影響了檔案的利用和保管。要求公文格式規(guī)范就成了檔案管理者們強(qiáng)烈要求。2000年11月，國(guó)務(wù)院頒布了《國(guó)家行政機(jī)關(guān)公文格式》，規(guī)定公文用紙張采用GB/T148中規(guī)定的A4型紙，其成品幅面尺寸為：210mm×297mm，尺寸的允許偏差見GB/T148；公文頁(yè)邊與版心尺寸為天頭（上白邊）為：37mm±1mm，訂口（左白邊）為：28mm±1mm，版心尺寸為：156mm×225mm（不含頁(yè)碼）。公文中圖文的顏色未作特殊說(shuō)明均為黑色；公文排版正文用3號(hào)仿宋體字，文中如有小標(biāo)題可用3號(hào)小標(biāo)宋體字或黑體字，一般每面排22行，每行排28個(gè)字。印刷要求：印刷要求雙面印刷；頁(yè)碼套正，兩面誤差不得超過(guò)2mm。黑色油墨應(yīng)達(dá)到色譜所標(biāo)BL100％，紅色油墨應(yīng)達(dá)到色譜所標(biāo)Y80％，M80％。印品著墨實(shí)、均勻；字面不花、不白、無(wú)斷劃。裝訂要求；公文應(yīng)左側(cè)裝訂，不掉頁(yè)。包本公文的封面與書芯不脫落，后背平整、不空。兩頁(yè)頁(yè)碼之間誤差不超過(guò)4mm。騎馬訂或平訂的訂位為兩釘釘鋸?fù)庥喲劬鄷旧舷赂?/4處，允許誤差±4mm。平訂釘鋸與書間的距離為3mm-5mm；無(wú)壞釘、漏釘、重釘，針腳平伏牢固；后脊不可散頁(yè)明訂。裁切成品尺寸誤差±1mm，四角成90度，無(wú)毛茬或缺損……。［5］由于文檔一體化的實(shí)現(xiàn)還待推廣，從目前的管理體制來(lái)講，文件管理和檔案管理還不能同步，文件的形成在很多單位都不太規(guī)范，有的單位文件選用載體，如紙張不太規(guī)范，紙張酸性高、半纖維素和木質(zhì)素含量偏高，紙張耐久性差；有的單位文件形成選用的記錄方式也不太規(guī)范，有的用染料印文件，有的用紅藍(lán)鉛筆圈閱文件，等等。這些處理方式，都不利于檔案的保管。隨著社會(huì)的發(fā)展，人們的法制意識(shí)加強(qiáng)，檔案的憑證作用應(yīng)用得越來(lái)越廣泛。但由于檔案是文件的下游作業(yè)，我們只有充分重視檔案對(duì)文件形成規(guī)范的隱性作用，確保文件形成的載體、文件形成的程序和文件的語(yǔ)言、體裁、種類、格式規(guī)范，這樣檔案的耐久性才適當(dāng)、檔案的法律地位才有保障。

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［5］國(guó)家質(zhì)量技術(shù)監(jiān)督局．國(guó)家行政機(jī)關(guān)公文格式，GB/T9704-1999．1999-12-27批準(zhǔn)．