導(dǎo)語：工程數(shù)字化檔案管理論文一文來源于網(wǎng)友上傳，不代表本站觀點，若需要原創(chuàng)文章可咨詢客服老師，歡迎參考。

“檔案是人類活動的記錄,是人們認識和把握客觀規(guī)律的重要依據(jù)。借助檔案,能夠更好地了解過去,把握現(xiàn)在,預(yù)見未來。檔案事業(yè)是黨和國家事業(yè)發(fā)展的一個不可缺少的方面,是一項崇高的事業(yè)”?；窘ㄔO(shè)數(shù)字化檔案是在工程的規(guī)劃、設(shè)計、施工和使用、維護過程中形成的，是指在建筑物、構(gòu)筑物、地上地下管線等基本建設(shè)工程的設(shè)計和施工活動中形成的科技檔案。建設(shè)單位的建筑規(guī)劃、建設(shè)、管理；舊房改造、功能變化；新區(qū)開發(fā)、基礎(chǔ)設(shè)施的改建都與基本建設(shè)檔案緊密相連。1987年國家頒布了《中華人民共和國檔案法》，1988年國家檔案局和計委聯(lián)合頒發(fā)了《基本建設(shè)項目檔案資料管理暫行規(guī)定》,1989年國家教委《普通高等學(xué)校檔案管理辦法》，1997年建設(shè)部頒發(fā)了《城建檔案管理規(guī)定》,這一系列的法規(guī)對基本建設(shè)檔案的管理、歸檔范圍都作了明確的規(guī)定,是指導(dǎo)基本建設(shè)項目檔案管理的重要依據(jù)。

在以“信息時代”和“知識經(jīng)濟”為特征的21世紀到來之際,人們越來越多地依靠INTERNET來獲取知識、信息,可以預(yù)見,人們到檔案館的次數(shù)和時間會越來越少,總有一天,人們再也不用親自跑到檔案館去了。面臨著如此巨大的挑戰(zhàn),人們提出了數(shù)字化檔案館的設(shè)想,數(shù)字化檔案館是一個標準的電子信息基礎(chǔ)設(shè)施,是在標準化、規(guī)范化基礎(chǔ)上現(xiàn)代高新技術(shù)所支持的數(shù)字檔案信息系統(tǒng),是一種檔案信息組織模式,是超大規(guī)模的、便于使用的、沒有時空限制的知識信息中心。它采用分布數(shù)據(jù)存儲,用戶可以通過各種鏈接和操作在一個較大的地域范圍內(nèi)搜索和檢索出自己所需的信息。也就是說,計算機網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、數(shù)據(jù)庫技術(shù)以及多媒體技術(shù)的發(fā)展而產(chǎn)生的一種新型檔案信息形態(tài),它把分散于不同載體、不同地理位置的信息資源以數(shù)字化的形式存儲,以網(wǎng)絡(luò)化的方式互相連接,從而實現(xiàn)資源共享。數(shù)字化檔案館是傳統(tǒng)檔案館在信息時代的發(fā)展,它不但包含了傳統(tǒng)檔案館的功能,還提供綜合的信息訪問服務(wù),它的出現(xiàn)給現(xiàn)有的檔案工作帶來新的挑戰(zhàn)和機遇,人們希望數(shù)字化檔案館將成為未來的信息中心和樞紐。因此建設(shè)數(shù)字化檔案館,是檔案工作發(fā)展的必由之路,也是今后發(fā)展的目標。在當今建設(shè)數(shù)字化檔案需要從以下三個方面入手:首先,要大力宣傳建設(shè)數(shù)字化檔案的必要性,做好檔案員的業(yè)務(wù)培訓(xùn)工作,提高認識,形成共識,激發(fā)熱情,萬眾一心,協(xié)調(diào)發(fā)展,形成良好氛圍,為建設(shè)數(shù)字化檔案工作提高堅強的組織保證。其次,加速現(xiàn)存檔案的數(shù)字化建設(shè)。主要是將館藏檔案進行全面的數(shù)字化處理,即將檔案館的所有檔案數(shù)據(jù)通過掃描等形式,將檔案信息由各種物理載體形式,全部以數(shù)字記錄方式存儲到光盤、磁盤等計算機的各類存儲器中,完成現(xiàn)有檔案館的館藏檔案信息向數(shù)字化轉(zhuǎn)化的過程,這是數(shù)字化資源建設(shè)的重要基礎(chǔ)工作,是傳統(tǒng)檔案館向數(shù)字化檔案館過渡較為穩(wěn)妥的辦法之一。再次,從現(xiàn)有的檔案工作體系逐步向數(shù)字化工作體系轉(zhuǎn)化,逐步建立健全一套完善的數(shù)字化檔案工作體系。主要內(nèi)容包括:數(shù)字化檔案的收集、保管、利用等檔案工作的基本環(huán)節(jié)以及各項新規(guī)章制度的制定。

一、數(shù)字化檔案的收集它不同于以往的紙質(zhì)檔案收集,對于數(shù)字化文件,如果簡單照般以往的管理方式,出現(xiàn)了問題可能是無法挽回的。數(shù)字化檔案的收集工作體系,要求采用文檔一體化管理方式,只有這樣,才能保證數(shù)字化文件的內(nèi)容、背景等信息的完整性,使它不至于時過境遷后將文件形成的背景、運行環(huán)境等信息被丟失或破壞掉。數(shù)字化文件和檔案的一體化管理是數(shù)字化檔案歸檔管理的根本方式。數(shù)字化檔案的收集手段主要通過計算機網(wǎng)絡(luò)管理來完成。只需各單位文書處理人員在完成本單位形成的電子文件后,通過網(wǎng)絡(luò)再轉(zhuǎn)發(fā)一份到檔案館即可。

二、數(shù)字化檔案的保管由于數(shù)字檔案載體的特殊性,檔案存放方式由檔案柜架變?yōu)橛脭?shù)字存儲器以及光、磁盤存儲,極小空間可存放大量的數(shù)字文件。它主要包括數(shù)字檔案設(shè)備安全和信息安全兩方面。設(shè)備安全應(yīng)當在設(shè)備制造、系統(tǒng)安裝和應(yīng)用軟件配置時考慮,主要是抵御自然災(zāi)害、突發(fā)事件等。信息安全則需要有一系列措施給予保證。保證數(shù)字檔案的可讀性和可利用性,對設(shè)備更新情況進行跟蹤,在出現(xiàn)不兼容或不可讀取等問題之前就應(yīng)將舊載體上的數(shù)字文件轉(zhuǎn)換到新載體上。同時,防止信息丟失、被非法更改等,尤其是在網(wǎng)絡(luò)環(huán)境中,更應(yīng)注意共享與保密、邏輯性處理與物理存儲管理等問題。降低數(shù)字檔案對設(shè)備的依賴性。由于技術(shù)發(fā)展太快及設(shè)備的依賴性過強,所以應(yīng)以一種超脫于各種設(shè)備的方式存儲數(shù)字檔案,以統(tǒng)一而且簡單的格式存儲,使數(shù)字檔案不再依賴于原來的數(shù)據(jù)庫,降低設(shè)備和軟件頻繁更新帶來的不利影響,這樣才能有利于長久保管。

三、數(shù)字化檔案的利用檔案資源數(shù)據(jù)格式的統(tǒng)一是資源網(wǎng)絡(luò)化的保障條件。統(tǒng)一的數(shù)據(jù)格式和標準是檔案信息網(wǎng)上歸檔和用戶調(diào)閱的基礎(chǔ),也是實現(xiàn)網(wǎng)上檔案資源高度共享的基礎(chǔ)。檔案信息利用必須規(guī)范化、標準化,搞好標準化,才有現(xiàn)代化,這是經(jīng)過實踐取得的重要經(jīng)驗。要統(tǒng)一著錄的原則、項目的格式,規(guī)范檔案信息各站點的管理模式、工作程序、數(shù)據(jù)格式和網(wǎng)絡(luò)規(guī)則,實現(xiàn)檔案信息網(wǎng)絡(luò)的標準化運行。在標準化的基礎(chǔ)上大力推進計算機應(yīng)用的社會服務(wù),這是檔案部門獲得高質(zhì)量技術(shù)支持和減少人力、物力投入的最有效途徑。檔案信息網(wǎng)絡(luò)化必須有一個完善的軟硬件技術(shù)環(huán)境,在硬件方面:計算機、傳真機、電話、終端服務(wù)器、交換器、調(diào)制解調(diào)器、縮微機和光盤、光纖傳輸系統(tǒng)、微波網(wǎng)、衛(wèi)星線路等上網(wǎng)運行的各種設(shè)備,這些硬件設(shè)備需要較大的資金投入保證,才能得以建成使用。在軟件方面:信息數(shù)據(jù)庫、數(shù)據(jù)保密體系和組織管理體系以及應(yīng)用軟件等,這需要有一支技術(shù)過硬,具備軟件開發(fā)、程序操作和檔案管理專業(yè)人員的有機結(jié)合,才有可能實現(xiàn)。網(wǎng)絡(luò)安全是影響計算機檔案管理的主要問題。網(wǎng)絡(luò)的不安全性已成為限制其發(fā)展的最大障礙。構(gòu)成對計算機網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)的安全威脅主要有:黑客入侵、計算機病毒的侵入、保密信息泄露和修改網(wǎng)絡(luò)的關(guān)鍵數(shù)據(jù)等。針對以上問題,我們必須運用科技手段,提高檔案信息網(wǎng)絡(luò)的安全性，主要措施如下：

（一）、建立有紙化和無紙化結(jié)合的信息庫。解決受病毒感染或網(wǎng)絡(luò)本身問題可能造成的信息毀滅。開發(fā)網(wǎng)絡(luò)電子文件的歸檔管理程序,使上網(wǎng)信息及時、完整、安全地保存下來,防止相關(guān)信息丟失。

（二）、訪問控制,保證計算機網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)運行安全。對利用者權(quán)限的充分限制是檔案信息入網(wǎng)的先決條件,對網(wǎng)上能查閱的檔案首先要分公開的、內(nèi)部的。這樣,讓查詢者在任何地點、任何一臺聯(lián)網(wǎng)的計算機上,都能查到權(quán)限范圍內(nèi)的檔案信息。

（三）、做好數(shù)據(jù)庫備份工作,保證信息安全。應(yīng)對系統(tǒng)數(shù)據(jù)做到定期進行備份。對比較大的數(shù)據(jù)庫采用雙機備份,多介質(zhì)多份備份。重要的備份要有備忘記錄。

（四）、預(yù)防病毒,防止網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)遭受侵害。采取一定的防計算機病毒措施是非常必要的。我們要在計算機系統(tǒng)上安裝防毒軟件并經(jīng)常升級,另外,不允許隨便使用外來磁盤、光盤等,必須使用時應(yīng)嚴格進行病毒檢測,在確認無病毒后方可使用。

（五）、制定計算機系統(tǒng)安全保護制度,確保網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)安全運行。除嚴格遵守《中華人民共和國計算機信息系統(tǒng)安全保護條例》和有關(guān)的法規(guī)外,還可根據(jù)實際工作需要,制定《計算機房安全規(guī)定》等相關(guān)規(guī)章制度。要建立檔案信息系統(tǒng),實現(xiàn)檔案信息與社會信息的聯(lián)結(jié)。這個系統(tǒng)包括六個基本模塊:登記——編目——檢索——利用——統(tǒng)計——輔助。其中:登記環(huán)節(jié)解決對上網(wǎng)信息的分類登記和修改補充問題;編目環(huán)節(jié)解決上網(wǎng)信息的目錄表格和卡片的打印制作問題;檢索環(huán)節(jié)解決按不同需要和要求對上網(wǎng)信息進行顯示和調(diào)用方面的問題;在利用模塊中,對上網(wǎng)信息的利用進行登記、歸還和利用情況的匯總;統(tǒng)計模塊則用于上網(wǎng)信息按時間、分類和載體進行統(tǒng)計;輔助模塊用于上網(wǎng)信息的數(shù)據(jù)備份、維護、修改和充實。陸續(xù)將建成的系統(tǒng)在檔案信息網(wǎng)上設(shè)立站點或網(wǎng)頁,實現(xiàn)檔案信息網(wǎng)絡(luò)的互聯(lián)。公務(wù)員之家

最后,要全面提高檔案工作者的素質(zhì),這是數(shù)字化檔案館建設(shè)中關(guān)鍵的一個環(huán)節(jié)。由于檔案信息數(shù)字化的發(fā)展,檔案信息呈爆炸式地增長,檔案利用的驟增,使檔案信息分析成為一項非常重要的工作。檔案分析一方面要對文件進行準確分類,尤其對一些專業(yè)性強的檔案要做到精確把握;另一方面根據(jù)利用者要求,提供大量的數(shù)據(jù)庫內(nèi)所需的檔案信息。沒有高素質(zhì)、高技能的現(xiàn)代化信息管理人才,就不可能實現(xiàn)檔案信息網(wǎng)絡(luò)化管理和服務(wù)。檔案工作者不僅要掌握傳統(tǒng)檔案管理知識,更要努力學(xué)習(xí)掌握計算機操作、數(shù)據(jù)錄入、數(shù)據(jù)庫管理、網(wǎng)絡(luò)管理等基本技能。

今后,隨著計算機網(wǎng)絡(luò)進一步的發(fā)展,信息高速公路進一步拓寬,到那時實體的檔案館也許不復(fù)存在,激光光盤技術(shù)已可以把一個檔案館幾十年、甚至幾百年的全部館藏信息,通過數(shù)字化的存儲技術(shù),儲存在幾張小小的光盤里,任何個人和機構(gòu)只要通過計算機網(wǎng)絡(luò)均可以擁有和使用,數(shù)字化檔案館、虛擬檔案館將會隨之而產(chǎn)生。在未來的數(shù)字檔案館中,檔案員如何充分發(fā)揮其信息專家的作用,是我們每個檔案館員應(yīng)考慮的重要問題。為此,檔案管理員應(yīng)該不斷地學(xué)習(xí)新技術(shù)、新方法,搞好信息服務(wù)工作,爭取成為真正的信息專家。