導語：嚴把質(zhì)量關(guān)規(guī)范化管理人事檔案論文一文來源于網(wǎng)友上傳，不代表本站觀點，若需要原創(chuàng)文章可咨詢客服老師，歡迎參考。

編者按；本文主要從內(nèi)容要做到真實、完整、精煉；材料格式的規(guī)范化進行論述。其中，主要包括：人事檔案的內(nèi)容是由若干份材料組成的、真實性是人事檔案的生命、人事檔案材料要完整、手續(xù)要完備、一個人的人事檔案不是孤立的，相互之間有著歷史的內(nèi)在聯(lián)系、一份材料的內(nèi)容和外形是否完整、材料手續(xù)的完備，是確保人事檔案內(nèi)容質(zhì)量的一個重要方面、人事檔案的內(nèi)容應精煉、實用、表頭要清晰明確地表達所記錄的內(nèi)容，避免含糊不清、文不對題、材料用紙和印刷書寫材料的質(zhì)量直接關(guān)系到人事檔案的保存問題、人事檔案材料的大小尺寸也應有一定的規(guī)范等，具體請詳見。

人事檔案的內(nèi)容是由若干份材料組成的。它的來源十分廣泛，內(nèi)容和形式多種多樣，這些材料的不規(guī)范現(xiàn)象嚴重影響到人事檔案的質(zhì)量，甚至人事檔案的利用價值。為提高檔案質(zhì)量更好地為組織、人事工作服務，我個人認為應從材料內(nèi)容和格式兩個方面入手：

一、內(nèi)容要做到真實、完整、精煉

1、真實性是人事檔案的生命。內(nèi)容要實事求是地反映職工的本來面目，對于不符合職工客觀面貌的材料、偽造的假材料應剔除出去。如某位職工在1988年的干部履歷表中的年齡為1952年9月，1998年再填寫時為1954年9月，這種現(xiàn)象比較普遍，如果不及時糾正，必將影響到今后的組織、人事工作。

2、人事檔案材料要完整、手續(xù)要完備

（1）材料系列是否完整。一個人的人事檔案不是孤立的，相互之間有著歷史的內(nèi)在聯(lián)系，相互依存，互為補充，構(gòu)成一個完整的有機體系。比如，一個人的入黨材料，一般有入黨申請書、轉(zhuǎn)證申請書、入黨志愿書等；處分材料，一般應包括處分決定或批復、調(diào)查報告、本人檢討以及必要的證明材料。有關(guān)部門向人事檔案部門送交材料之時，應注意將系列材料收齊，以實現(xiàn)材料系列的完整性。

（2）一份材料的內(nèi)容和外形是否完整。人事檔案的每份材料都有一定的獨立性，內(nèi)容有幾個部分、幾個要素組成。如：一份鑒定材料，一般都應有自我鑒定、小組鑒定、組織鑒定；審查結(jié)論和處分決定，一般都與本人見面，本人在結(jié)論或處分決定上的意見和簽字是其不可缺少的內(nèi)容。因此，檔案材料必須有頭有尾，落款、署名、時間等特征具備，外形上沒有缺頁、破損、霉爛變質(zhì)、字跡模糊不清現(xiàn)象，才是完整的檔案材料。

（3）材料手續(xù)的完備，是確保人事檔案內(nèi)容質(zhì)量的一個重要方面。1990年中央組織部頒布的《干部檔案整理辦法》指出：“今后凡需歸入檔案但手續(xù)不完備的材料，均應先將手續(xù)補辦完備，才能歸檔?！?/p>

3、人事檔案的內(nèi)容應精煉、實用。人事檔案從建立之日起就是動態(tài)的而不是靜止的。因而決定了人事檔案必須根據(jù)當事人情況的變化而不斷增加新的內(nèi)容，補充新材料。在此過程中我們要遵循“取之有據(jù)，舍之有理”的原則。對收集起來的材料進行審查、甄別其真?zhèn)?，判定有無保存價值。如，有人在入黨過程中多次寫了申請書，有人被審查時對同一問題多次寫了交待材料，有人對同一問題在不同時期寫了內(nèi)容相同的證明材料，鑒別時，只需選取1-2份內(nèi)容全、手續(xù)完備、字跡清楚的歸入本人檔案，其余的剔除。這就避免了人事檔案的臃腫龐雜，使其精煉簡明，更好地發(fā)揮作用。

二、材料格式的規(guī)范化

很多人事檔案材料是以表格的形式記載信息情況的，材料表格設(shè)計是否合理，尺寸大小是否規(guī)范，印刷和書寫的質(zhì)量是否有保證都將影響到人事檔案的質(zhì)量。

（1）首先，表頭要清晰明確地表達所記錄的內(nèi)容，避免含糊不清、文不對題。人事檔案的每一份材料都具有相對的獨立性：履歷表記錄人員個人簡況簡歷；鑒定表記錄對人員某一時期學習或工作的鑒定；工資表記錄人員工資變動情況等等。有些單位在制表時將兩種不同性質(zhì)的材料印刷在同一份表格上，極易造成混亂。在日常的管理工作中，我們發(fā)現(xiàn)很多部隊人員的工資表、任免表和技術(shù)等級調(diào)整表通用“干部任免審批表”一種表頭，不仔細鑒別很容易搞混。這種情況給人事檔案的整理和查閱帶來很大不便，更會影響有關(guān)部門對人員的了解和任用。其次，項目的排列要合理。表格材料常常包括很多項目，項目的排列必須清楚有序，每一項后面要留足夠空白以供填寫。

（2）目前，人事檔案材料仍以紙質(zhì)材料為主，材料用紙和印刷書寫材料的質(zhì)量直接關(guān)系到人事檔案的保存問題。目前機關(guān)多用新聞紙、二號和三號印刷紙制作文件材料，一旦遇光和高溫后，容易發(fā)黃變脆，縮短檔案壽命；鐵道部門的職工工資單使用極薄的蠟光紙印刷，在收集、轉(zhuǎn)遞的過程中極易損毀。因此，人事檔案材料要用質(zhì)量較好的紙張書寫或印刷。另外，用純藍墨水、鉛筆、圓珠筆、復寫紙印刷或書寫的檔案材料，不耐光、不耐熱、受潮或長期磨擦或字跡容易浸化消退。應提倡使用墨汁、藍黑墨水或碳素墨水書寫材料。

（3）人事檔案材料的大小尺寸也應有一定的規(guī)范。一般說來，最好采用16K紙印刷或書寫，需要歸檔的材料長度應為26厘米左右，寬度19厘米左右。在印刷或書寫時應注意留出天地的邊白，以便編寫材料號碼和頁碼。左側(cè)邊白要稍寬，便于打孔裝訂。

人事檔案材料規(guī)范化的實現(xiàn)是我們檔案管理工作邁向現(xiàn)代化的第一步。它不僅提高了我們的工作效率，而且也實現(xiàn)了檔案的利用價值。身為蘭臺人我們應在日常的管理工作中嚴把質(zhì)量關(guān)，這是我們的工作，也是我們的責任。